귀하의 비즈니스가 회계 솔루션을 업그레이드할 준비가 되었다는 5가지 신호

구식 회계 소프트웨어로 인해 시간과 비용이 많이 듭니까? 이 다섯 가지 위험 신호를 찾으십시오.

이 글을 읽고 있을 즈음에는 매년 악몽 같은 세금 시즌을 통과한 것입니다(희망합니다). 축하합니다! 이제 잘한 일에 대한 좋은 레모네이드로 자신을 대우하고 꿈을 통해 당신을 스토킹하는 IRS의 공포에서 벗어나 잠을 시작할 수 있습니다.

이것이 귀하의 첫 번째 세금 악몽이든지 아니면 매년 세금 시즌과 관련된 불안에 시달렸든지 간에, 저는 충분하지 않거나 오래된 회계 소프트웨어가 귀하의 고민의 큰 부분을 차지했다는 것을 기꺼이 감수합니다.

CPA이자 매사추세츠의 비즈니스 고문인 Irene Wachsler는 소기업 소유주가 저지르는 가장 큰 실수 중 하나는 "적절한 회계 시스템에 투자하지 않기 때문에 모든 적격 공제를 받지 않는 것"이라고 말합니다.

누락된 공제는 귀하의 불충분한 회계 시스템으로 인해 시간과 비용이 낭비되고 있다는 신호 중 하나일 뿐입니다.

Wachsler는 "자동화된 은행 피드와 은행 규칙이 있는 클라우드 회계 시스템을 사용하면 많은 소규모 비즈니스 문제를 쉽게 해결할 수 있다"고 덧붙였습니다.

머리를 뜯는 것보다 훨씬 멋지지 않습니까?

회계 소프트웨어 업그레이드가 필요한 5가지 위험 신호

이 기사에서는 최신 회계 기술이 어떻게 도움이 될 수 있는지에 대한 유용한 정보와 함께 귀하의 비즈니스가 회계 시스템을 업그레이드해야 한다는 5가지 경고 신호를 살펴보겠습니다.

1. 비즈니스를 운영하는 것보다 회계 소프트웨어를 사용하는 데 더 많은 시간을 보내고 있습니다.

주의해야 할 경고 표시:

• 당신은 기본적인 회계 업무를 따라잡기 위해 밤낮으로 일하고 있습니다.
• 회계 업무에 소요되는 대부분의 시간은 데이터 입력량이 많습니다.
• 급여 및 인보이스 발행과 같은 기본 회계 작업은 비즈니스 성장에서 멀어지게 합니다.

이것이 문제인 이유: 회계 소프트웨어(그리고 실제로 거의 모든 비즈니스 소프트웨어)는 시간을 따라서 회계 도구가 비즈니스 성장에 사용할 수 있는 시간을 돌려주지 않는다면 제 역할을 하지 못하는 것입니다.

공정하게 말해서, 많은 거래와 고객으로 인해 회계가 조금이라도 복잡하다면 소프트웨어 부족만큼이나 인력 문제도 문제가 될 수 있습니다. 이 경우 자신의 회계를 처리하는 데 주당 10시간을 할애할지 아니면 그 시간을 되돌릴 수 있도록 처리하는 데 한 달에 전문가에게 수백 달러를 지불할지 스스로에게 물어봐야 합니다.

새로운 회계 소프트웨어가 도움이 되는 방법: 현재 세대의 회계 소프트웨어는 비용 관리를 위한 영수증 스캔부터 송장 발행 및 부기 같은 일상적인 프로세스 자동화에 이르기까지 다양한 방법으로 시간을 절약할 수 있습니다. 급여를 수동으로 실행했다면 매주 몇 시간씩 급여를 처리해야 할 것입니다. 급여가 통합된 회계 소프트웨어를 사용하면 인생이 바뀔 수 있습니다.

통합에 대해 말하면 맞춤형 시간 절약의 핵심입니다. 기존 회계 제품은 수백 명의 앱 개발자와 관계를 구축하여 CRM에서 POS 시스템, 회계 시스템에 이르기까지 모든 것을 연결할 수 있습니다. 이렇게 하면 앱 간 클릭 수를 줄이고 데이터를 가져와 시간을 절약할 수 있습니다.

예를 들어, Intuit 연구(2018년 11월 QuickBooks Connect에서 공유됨)에 따르면 각 QuickBooks Online 사용자는 최소 하나의 앱을 연결하여 일주일에 약 루틴을 설정한 다음 우리가 알고 있는 것을 고수하는 것은 인간의 본성입니다. 따라서 누락된 항목을 찾는 가장 좋은 방법은 인기 있는 회계 도구를 시연하고 공급업체 담당자에게 어떻게 시간을 절약할 수 있는지 물어보는 것입니다.

2. 귀하의 회계 도구는 더 이상 업데이트되지 않습니다.

주의해야 할 경고 표시:

• 귀하의 회계 소프트웨어가 정기적으로 충돌합니다.
• 귀하의 회계 소프트웨어가 해커에 의해 침해되었습니다.
• 운영 체제가 업데이트되었을 때 회계 소프트웨어의 기능이 손실되었습니다.

이것이 문제인 이유: 회계 소프트웨어가 오픈 소스이고 더 이상 지원되지 않기 때문이든 더 이상 비즈니스를 수행하지 않는 회사에서 배포했기 때문이든 업데이트되지 않는 소프트웨어를 사용하는 것은 최신 기능은 귀하의 데이터와 고객의 데이터를 보호하는 것입니다.

"인공 지능, 가상 CPA 및 세금 문서를 IRS에 전달하는 자율 드론이 필요하지 않기 때문에 최신 회계 소프트웨어가 필요하지 않습니다."라고 말할 수 있습니다.

우선, 드론을 통해 연방 건물에 물건을 배달하려고 해서는 안 됩니다. 둘째: 지원되지 않는 소프트웨어의 가장 큰 위험은 바람에 흔들리는 활짝 열린 백도어와 같은 해킹에 대한 취약성입니다. 업데이트된 회계 소프트웨어에 대한 운영 비용을 확보하고 싶지 않아 은행 정보가 유출되었다는 사실을 고객에게 설명하시겠습니까?

새로운 회계 소프트웨어가 도움이 되는 방법: 비즈니스 뒤에 현대적이고 업데이트된 회계 시스템이 있으면 귀하의 데이터와 고객 데이터가 잘 관리되고 있다는 사실을 알고 밤에 편안하게 잠을 잘 수 있습니다. 데이터 보안 외에도 회계 도구는 매년( 적어도 ) 변화하는 세법을 반영하여 업데이트해야 합니다.

예를 들어 2017년 말 세금 감면 및 고용법이 통과된 이후 시스템이 업데이트되지 않은 경우 소프트웨어가 찾을 수 없기 때문에 수많은 공제 및 세금 공제를 놓치게 될 수 있습니다. 또는 더 나쁜 것은, 구식 소프트웨어가 여전히 활성 상태라고 생각하는 공제(예: 접대 비용)를 취하고 IRS 감사를 위해 표시할 수 있습니다.

3. 귀하의 회계 소프트웨어는 모바일 장치에서 작동하지 않습니다

주의해야 할 경고 표시:

• 귀하의 회계 소프트웨어에는 iOS 또는 Android용 기본 앱이 없습니다.
• 귀하의 회계 소프트웨어는 모바일 장치에서 기능이 제한됩니다.
• 회계 소프트웨어는 모바일 장치에서 작동하지만 중요한 기능이 부족합니다.

이것이 문제인 이유: 약 10년 전만 해도 태블릿과 스마트폰에서 회계 소프트웨어에 액세스할 수 있다는 것은 비행기를 타고 스포츠 펍에서 아케이드 게임을 하는 것과 같이 드물고 사치스러운 일이었습니다. 그 이후로 많은 것이 변했습니다.

2019년에는 모바일 장치와 분산된 팀이 확산되면서 비즈니스 리더에게 모바일 액세스가 필수 요소입니다.

고객 청구서 문제를 해결하기 위해 금요일 자정에 사무실로 차를 몰고 가야 하는 경우 회계 소프트웨어가 실제로 도움이 됩니까? 아니면 작업을 하고 있습니까? 또한 회계 도구가 Android에서와 마찬가지로 iOS 기기에서도 잘 작동하여 필요한 모든 사람이 사용할 수 있고 미래에도 사용할 수 있도록 하고 싶습니다.

새로운 회계 소프트웨어가 도움이 되는 방법: Android 및 iOS 기능은 이제 QuickBooks 및 Wave Accounting(이 글을 쓰는 시점에서 가장 인기 있는 목록의 상위 2개)과 같은 널리 사용되는 회계 도구의 표준이 되어 다음에서 회계 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다. 직장에서 데스크톱 컴퓨터에서와 같이 기차 또는 버스.

비즈니스 리더로서 책상에 앉아서 재무 보고서를 보거나 장부의 균형을 맞출 수 있는 연속 5시간이 얼마나 드문지 알고 있습니다. 그러나 이동 중에 공항에서 또는 토요일 오후에 소파에서 이 작업을 수행할 수 있다면 비즈니스의 재정 상태를 더욱 잘 파악할 수 있을 것입니다.

4. 회계 소프트웨어가 새로운 앱과 통합되지 않습니다.

주의해야 할 경고 표시:

• 인보이스 발행 또는 비용 관리와 같은 작업을 위한 별도의 앱이 있지만 핵심 회계 도구와 통합되지 않으므로 몇 시간 동안 지루한 데이터 입력에 매진해야 합니다.
• 계정 소프트웨어가 일부 앱과 통합되는 데 사용되었지만 앱이 업데이트된 이후로 업데이트되지 않았으므로 더 이상 함께 작동하지 않습니다.
• 회계 소프트웨어는 매우 적은 수의 앱 목록과 통합되므로 익숙하지 않은 앱을 사용하게 됩니다.

이것이 문제인 이유: 모든 사람은 다르게 일하는 것을 좋아하고, 각자가 다른 작업을 처리하기 위해 선호하는 도구가 있습니다. 어떤 회계 도구와 앱을 사용할지 결정해야 하며 그 결정을 회계 소프트웨어에 맡겨서는 안 됩니다.

소프트웨어가 새 앱과 통합되지 않으면 개발자가 시스템 업데이트를 게을리하거나 다른 개발자와 협력하지 않는다는 의미입니다. 이러한 이유들 중 어느 것도 시스템의 유용성에 대한 좋은 징조가 아닙니다.

새로운 회계 소프트웨어가 도움이 되는 방법: QuickBooks 및 Xero("가장 인기 있는 회계 소프트웨어 상위 20개" 목록의 상위 5개 공급업체 중 2개)는 각각 500개 이상의 앱과 통합됩니다. 즉, 비용 추적, 송장 보내기, 지불 수락 또는 비즈니스 회계 및 재정과 관련된 거의 모든 작업을 수행하는 것과 상관없이 이러한 시스템은 귀하 와 함께 일할 준비가 되어 있으며 귀하가 원하는 방식으로 일을 하도록 강요하지 않습니다.

이전 비즈니스 파트너로부터 인보이스 발행 도구를 물려받았지만 별로 마음에 들지 않았다고 가정해 보겠습니다. 새로운 맞춤형 회계 소프트웨어를 사용하여 앱 마켓플레이스로 이동하여 다양한 인보이스 발행 앱을 탐색하고 리뷰를 읽고 사용해 보고 시스템에 적합하고 삶을 더 쉽게 만들어주는 앱을 찾을 수 있습니다.

5. 회계 소프트웨어에는 자동화 기능이 거의 또는 전혀 없습니다.

주의해야 할 경고 표시:

• 변경 사항이 거의 없지만 동일한 고객에게 월별 인보이스를 수동으로 보내고 있습니다.
• 색이 바랜 종이 영수증을 집계하여 비용을 관리합니다.
• 매월 말에 은행 거래 명세서를 부기 소프트웨어와 조정하는 데 몇 시간을 보냅니다.

이것이 문제인 이유: 자동화는 한때 공상과학 소설과 환상의 소재였으나 이제는 현대 사회에서 비즈니스를 수행하는 일반적인 부분일 뿐입니다. 자동화 기능이 있는 회계 소프트웨어를 사용하지 않는다면 비즈니스 성장에 더 좋은 시간을 낭비하고 있는 것입니다.

수동 회계 작업의 또 다른 문제는 소프트웨어보다 실수하기 쉽다는 것입니다. 자동화는 깨끗한 데이터를 가지고 있는 한 시스템이 절대 실수하지 않도록 합니다. 반면에 오전 2시에 50번째 인보이스를 입력할 때 실수할 가능성이 매우 높습니다.

새로운 회계 소프트웨어가 도움이 되는 방법: 최신 회계 소프트웨어는 송장 발행, 급여, 비용 관리 및 은행 조정과 같은 작업에서 데이터 입력을 제거할 수 있습니다.

QuickBooks Online 자동화 기능에 대한 이 비디오 연습을 확인하십시오.

"QuickBooks Online의 회계사 모범 사례 및 자동화"(출처)

송장과 영수증 더미를 찾아 헤매는 대신 자동화된 프로세스를 설정하고 매월 말에 숫자를 다시 확인하여 모든 것이 확인되었는지 확인합니다. 그렇게 하면 데이터 입력 전문가가 되는 대신 비즈니스를 운영하는 데 시간을 할애할 수 있습니다.

회계 솔루션을 업그레이드하지 못하는 이유는 무엇입니까? 이 기사에서 다루지 않은 회계 시스템 업그레이드를 방해하는 문제가 있습니까? 비용? 분석에 의한 마비? 커뮤니티 칼리지 프로젝트로 90년대 초에 처남이 프로그래밍한 오픈 소스 시스템 이외의 다른 작업을 거부하는 조잡한 회계사? 당신과 당신의 팀의 삶을 더 쉽게 만들어 줄 무언가로 당신을 업그레이드하는 것을 방해하는 것이 무엇이든 나는 그것에 대해 듣고 싶습니다. Twitter @AndrewJosConrad에서 저에게 연락하십시오. 그 동안 회계 및 재무 블로그에서 회계 기술의 미래부터 배울 수 있는 최고의 핀테크 팟캐스트에 이르기까지 모든 것에 대한 팁을 확인하세요.