효과적인 프로젝트 위험 관리 프로세스를 구축하는 4단계

프로젝트 관리자로서 얼마나 경험이 많거나 프로젝트 작업을 얼마나 잘 계획하더라도 일이 계속 잘못될 수 있습니다. 완전히 피하거나 관리할 수 없는 몇 가지 위험이 있습니다. 그리고 이것은 목표 달성을 위해 프로젝트를 순조롭게 유지하는 핵심 업무에 추가됩니다.

그렇다면 예상치 못한 프로젝트 위험에 어떻게 대처합니까? 위험 계획이 솔루션입니다.

위험에 대한 계획은 프로젝트 성공의 열쇠입니다. 모든 문제를 막을 수는 없지만 프로젝트 일정에 차질이 없도록 미리 대비할 수 있습니다.

프로젝트 위험 관리를 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 지금 바로 찾아오셨습니다. 이 블로그에서는 프로젝트를 제시간에 최대한 효율적으로 완료하는 데 도움이 되는 효과적인 위험 관리 프로세스를 설정하는 4단계를 나열합니다. 하지만 먼저 기본을 배우자!

위험 관리 프로세스는 무엇이며 왜 필요한가요?

위험 관리 프로세스는 프로젝트 관리의 중요한 단계입니다. 잠재적인 위험을 식별하고 심각한 문제와 궁극적인 프로젝트 실패를 일으키기 전에 이를 해결할 계획을 세우는 데 도움이 됩니다.

이 프로세스에는 일반적으로 위험 식별, 평가, 대응, 모니터링 및 보고가 포함됩니다. 대부분의 프로젝트에서 위험 관리 프로세스는 기술, 조직 및 외부의 세 가지 유형의 위험을 해결하는 데 도움이 됩니다.

• 기술적 위험: 프로젝트와 관련된 기술과 관련된 위험입니다. 여기에는 설계 또는 구성의 실패, 소프트웨어 또는 하드웨어 문제 또는 데이터 보안 문제가 포함될 수 있습니다.
• 조직적 위험 : 이러한 위험은 회사 내부에서 발생합니다. 예를 들어, 프로젝트 팀원이 그만두거나 비즈니스에 충분한 자금이 없을 때.
• 외부 위험: 이러한 위험은 조직 외부에서 발생합니다. 몇 가지 예는 자연 재해, 시장 변동, 경제 불안정 및 전염병입니다.

프로젝트가 잘 작동하고 목표를 달성하려면 위험 관리 전략을 마련하는 것이 중요합니다. 위험이 미칠 수 있는 부정적인 영향을 피하거나 줄이는 데 도움이 됩니다.

모든 프로젝트에는 약간의 위험이 따릅니다. 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 위험을 이해하고 식별하고 처리할 수 없을 정도로 커지기 전에 관리 및 줄이기 위한 조치를 취하는 것이 중요합니다. 위험을 식별하는 방법에는 여러 가지가 있지만 프로젝트에 적합한 기술을 사용하는 것이 가장 좋습니다.

다음은 잠재적인 프로젝트 위험을 결정하고 평가하기 위한 몇 가지 위험 식별 기술입니다.

• 브레인스토밍 세션을 갖습니다. 프로젝트 팀 및 관련 이해 관계자와 함께 위험 시나리오를 브레인스토밍하십시오. 이렇게 하면 모든 사람이 같은 페이지에 있고 프로젝트에 무엇이 잘못될 수 있는지 이해합니다. 잠재적인 위험이 현실화되면 대부분의 경우 이미 위험을 고칠 계획을 생각한 것입니다.
• 위험 매트릭스를 사용하십시오. 각 위험의 확률(낮음, 중간, 높음) 및 영향(낮음, 중간, 높음)을 평가하여 가장 가능성이 높은 문제에 집중하고 위험 완화 단계를 계획하는 데 도움이 되는 도구입니다.
• 위험 등록을 유지합니다. 각 위험에 대한 정보(설명, 잠재적 영향, 가능성 등)를 기록함으로써 위험 등록부는 식별된 위협과 이를 완화하기 위해 취한 조치를 추적하는 데 도움이 됩니다.
• SWOT 분석 을 수행 합니다. 프로젝트의 강점, 약점, 기회 및 위협을 평가하여 발생할 수 있는 모든 가능한 위험을 고려하고 이를 예방하거나 줄이기 위한 단계를 계획할 수 있습니다.
• 인과관계 다이어그램을 활용하십시오. 각 가능한 위험의 원인과 결과를 평가하여 다른 방법으로는 고려하지 않았을 수 있는 잠재적인 프로젝트 문제를 식별할 수 있습니다.

가능한 모든 위험을 식별했다면 이제 그것이 프로젝트에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 평가할 때입니다. 이 단계를 위험 분석이라고 하며 어떤 프로젝트 위협에 우선 순위를 지정하고 어떤 조치를 취해야 하는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 여기에는 각 잠재적 위험 이벤트의 결과를 이해하는 것이 포함됩니다.

정성적 위험 분석 vs. 정량적 위험 분석

---

정성적 위험 분석은 가능성과 영향의 규모로 프로젝트 위기를 평가하는 데 도움이 되는 주관적인 프로세스입니다. 프로젝트 위험의 우선 순위를 지정하는 데 사용되며 사용할 수 있는 위험 데이터가 거의 없거나 위협을 수량화하기 어려울 때 종종 사용됩니다.

정량적 위험 분석은 데이터에 크게 의존하며 위험을 정량화하기 쉬운 경우에 자주 사용됩니다. 일반적으로 전문가가 프로젝트 위험 대응에 대한 결정을 내리기 위해 수행합니다. 이 위험 분석 접근 방식은 가능성과 영향에 숫자 값을 할당한 다음 수학적 모델을 사용하여 전체 프로젝트 위험을 계산합니다.

위험을 정확하게 평가하는 네 가지 방법은 다음과 같습니다.

1. 위험 확률 및 영향 매트릭스: 이 매트릭스는 위험이 발생할 가능성과 프로젝트에 미칠 수 있는 피해를 평가하여 위험의 우선 순위를 지정하는 데 도움이 됩니다.
2. 위험 순위 지정: 이 방법은 심각도에 따라 위험 순위를 지정하므로 가장 중요한 프로젝트 문제에 먼저 집중할 수 있습니다.
3. 위험 히트 맵: 이 맵은 프로젝트에 가장 부정적인 영향을 미칠 가능성이 있는 위험을 시각화합니다.
4. 위험 분석 구조: 위험을 범주 및 하위 범주로 분류하여 더 잘 이해하고 평가할 수 있습니다.

위험을 식별하고 평가한 후 다음 단계는 위험을 완화하기 위한 대응 계획을 작성하는 것입니다. 명확하고 상세한 대응 계획은 잠재적 위험을 식별하고 각 위험을 처리하는 방법을 정의합니다. 또한 응답 프로세스의 각 단계를 담당하는 사람을 식별합니다. 이렇게 하면 관련된 모든 사람이 자신의 역할을 알고 신속하게 조치를 취할 수 있습니다.

아래 이미지는 위험 이벤트를 효율적으로 관리하기 위해 대응 계획을 사용하기 위한 팁을 강조 표시합니다.

위험 관리 프로세스는 "설정하고 잊어버리는" 작업이 아니므로 정기적으로 추적해야 합니다. 이 프로세스의 마지막 단계는 식별된 모든 프로젝트 취약성을 인지하고 제어할 수 있도록 하는 것입니다. 여기에는 위험 완화 조치 구현, 위험 상태 추적 및 보고, 추가 위협 방지가 포함됩니다.

정기적인 위험 모니터링 및 통제는 계획대로 대응 계획을 실행하는 데 도움이 됩니다. 또한 모든 새로운 위험을 설명하고 기존 위험을 통제할 수 있도록 합니다.

위험을 모니터링하고 통제하기 위한 몇 가지 조치에 대해 논의해 보겠습니다.

• 추세 분석을 수행합니다. 위험 데이터의 패턴이나 추세를 파악하고 놓쳤을 수 있는 잠재적 위험을 식별합니다.
• 위험 감사를 수행합니다. 위험 관리 프로세스의 전반적인 효율성을 평가하고 개선 영역을 식별합니다.
• 위험 시뮬레이션을 사용합니다. 다양한 프로젝트 위험 시나리오(예: 공급업체가 중요한 구성 요소를 제공하지 못하면 어떻게 되는지)를 테스트하고 프로젝트 결과에 어떤 영향을 미치는지 확인합니다.
• 위험 관리 계획을 실행합니다. 발생할 수 있는 모든 프로젝트 불확실성을 완화합니다.
• 위험 통제를 조정합니다. 프로젝트가 진행됨에 따라 프로젝트 위험 환경의 변화에 ​​따라 모니터링 빈도를 높이거나 낮추는 등 위험 관리 조치를 조정합니다.

프로젝트를 위험 없이 만들기 위해 모든 것을 결합하십시오.

프로젝트 위험이 실제 문제로 바뀌는 것을 방지하는 가장 좋은 방법은 잘 운영되는 위험 관리 프로세스를 갖는 것입니다. 우리가 논의한 단계는 프로젝트 로드맵에서 불쾌한 놀라움의 기회를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 프로젝트가 순조롭게 진행되고 의도한 결과를 제공할 수 있습니다. 그러니 위험 관리 프로세스를 실행하고 프로젝트 성공을 축하하십시오!