프로젝트에 대한 효과적인 위험 관리 계획을 만드는 방법
게시 됨: 2022-05-07잘 계획된 위험 관리 계획은 프로젝트의 성공을 돕습니다.
프로젝트 관리자인 Adele은 어려운 프로젝트를 처리하는 능력을 보여줌으로써 자신의 가치를 증명할 방법을 항상 찾고 있었습니다. 어느 날 그녀는 대부분의 관리자가 피했을 프로젝트를 맡았습니다. 프로젝트는 복잡했고 여러 위험 요소를 포함했습니다. 잘못될 수 있는 부분이 많았지만 잠재적인 보상은 높았다. Adele은 전략적 위험 관리 계획을 세울 만큼 자신감이 있었기 때문에 성공했습니다.
매일 사업을 하는 사람들은 위험을 감수합니다. 때로는 그러한 위험이 보상을 받을 때도 있고 그렇지 않을 때도 있습니다. 그러나 Adele과 같은 성공적인 위험 감수자들과 실패한 사람들을 구분하는 것은 위험 관리 계획에 대한 준비입니다.
Adele과 마찬가지로 복잡한 프로젝트를 처리하고 모든 잠재적 위험을 완화하려는 프로젝트 관리자라면 프로젝트 위험 관리 계획을 수립하는 것이 좋습니다.
위험 관리 전략이 없는 것은 재난에 대한 확실한 처방이지만 동시에 하나를 만드는 것이 벅차게 보일 수 있습니다. 그렇기 때문에 위험 관리 계획을 세우는 데 도움이 되는 5가지 간단한 단계를 마련했습니다. 이러한 단계를 통해 잠재적인 문제가 처음부터 발생하지 않도록 방지하는 방법을 설명합니다. 그러나 먼저 위험 관리 계획의 기본 사항을 알아보겠습니다.
위험 관리 계획이란 무엇입니까?
위험 관리 계획은 위험을 식별, 분석, 평가 및 대응하는 단계를 설명합니다. 또한 긍정적인 프로젝트 결과를 극대화하기 위해 위험을 모니터링하고 프로젝트에 미치는 영향을 최소화하는 전략도 포함합니다.
| 프로젝트 위험 관리 계획의 주요 구성 요소 | |
|---|---|
| 프로젝트 위험 배경 | 여기에는 프로젝트, 목표 및 관련된 모든 이해 관계자 목록에 대한 설명이 포함됩니다. |
| 방법론 | 여기에는 사용할 위험 관리 프로세스와 프로세스 동안 사용할 도구 및 기술에 대한 설명이 포함됩니다. |
| 리스크 분석 구조 | 여기에는 기술, 재무 또는 조직과 같은 유형별 모든 프로젝트 위험 분석이 포함됩니다. |
| 위험 범주 | 여기에는 높음, 중간 또는 낮음과 같이 존재하는 모든 위험 범주에 대한 철저한 설명이 포함됩니다. |
| 위험 평가 매트릭스 | 여기에는 모든 잠재적 위험 요소, 영향 및 발생 가능성이 나열된 표가 포함됩니다. |
| 리스크 대응 계획 | 여기에는 회피, 완화 또는 이전과 같은 위험 이벤트가 발생할 때 취해야 할 조치에 대한 설명이 포함됩니다. |
| 역할과 책임 | 여기에는 위험 관리와 관련된 다양한 작업을 수행하는 담당자의 목록이 포함됩니다. |
왜 위험 관리 계획이 있어야 합니까?
위험이 없는 프로젝트는 없습니다. 위험에 대해 미리 생각하고 계획함으로써 위험이 존재하고 해결해야 함을 인정합니다. 잘 계획된 위험 관리 계획을 통해 잠재적인 문제가 압도적인 장애물이 되기 전에 방지하거나 완화할 수 있습니다.
적절한 위험 관리 계획을 구현하고 위험 감소에 필요한 조치를 취하면 프로젝트가 순조롭게 진행되고 원하는 목표를 달성할 수 있습니다. 그렇기 때문에 많은 채용 담당자가 프로젝트 관리자를 고용 할 때 프로젝트 위험을 관리하는 능력을 강조하고 가장 중요한 후보자 기술 중 하나로 간주합니다.
잘 구성된 프로젝트 위험 관리 계획은 다음을 지원합니다.
- 프로젝트를 순조롭게 진행하고 일정을 잡으세요
- 값비싼 놀라움을 피하십시오
- 큰 문제가 되기 전에 위험 완화
- 팀원들 간의 원활한 의사소통
- 회사의 명성을 보호하십시오
지금쯤이면 위험 관리 계획이 모든 프로젝트의 중요한 부분이라는 것이 분명해졌습니다. 시장, 날씨 또는 경쟁자를 통제할 수는 없지만 위험을 관리하기 위해 항상 필요한 예방 조치를 취할 수 있습니다. 아래에는 프로젝트에 대한 효과적인 위험 대응 계획을 수립하는 5가지 쉬운 단계가 있습니다.
1. 위험 식별 및 위험 레지스터 생성
첫 번째 단계는 프로젝트 목표에 잠재적으로 영향을 미칠 수 있는 모든 위험을 식별하는 것입니다. 프로젝트 수명 주기 초기에 위험 식별을 수행하면 잠재적인 문제를 완화하기 위한 올바른 조치를 취하는 데 도움이 됩니다.
팀과 함께 브레인스토밍하여 이 단계를 마스터하세요. 이전 프로젝트 분석; SWOT 분석으로 알려진 강점, 약점, 기회 및 위협에 대한 철저한 분석을 수행합니다.
프로젝트에서 식별할 일반적인 위험:
- 지연 또는 마감일 누락: 필요한 작업량을 과소평가하거나 공급업체와의 문제 또는 기타 외부 요인과 같은 다양한 이유로 발생할 수 있습니다.
- 범위 크리프: 이것은 프로젝트의 범위가 확장되고 점점 더 많은 기능이나 작업을 추가하는 자신을 발견할 때입니다. 계속하고 싶은 마음이 들 수 있지만 범위 확장은 비용과 시간 초과로 빠르게 이어질 수 있습니다.
- 비용 초과: 이는 예상치 못한 비용(예: 예상보다 높은 재료 가격) 또는 범위 확대(프로젝트 범위가 처음에 합의된 것 이상으로 확장되는 경우)로 인해 발생할 수 있습니다.
- 기술 또는 장비의 예상치 못한 문제: 하드웨어 오류에서 소프트웨어 호환성 문제에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다.
"식별된 위험"이 있으면 위험 등록부에 추가하십시오. 위험 등록부는 모든 위험, 잠재적 영향 및 발생 가능성을 나열하는 문서입니다. 모든 위험과 그 상태를 추적하는 데 도움이 되는 중요한 도구입니다.
2. 위험 분석 및 영향 평가
위험 평가는 위험 관리 프로세스의 중요한 단계입니다. 모든 위험을 식별하고 위험 레지스터에 추가했으면 위험 분석을 시작할 때입니다. 각 위험에 대해 영향과 가능성을 분석해야 합니다.
영향은 위험이 구체화될 경우 발생할 수 있는 잠재적인 재정적 또는 운영적 손실이고, 가능성은 위험이 실제로 발생할 확률입니다. 낮음, 중간 또는 높음과 같은 척도로 영향과 가능성을 모두 평가하십시오. 이렇게 하면 우선 순위를 지정해야 하는 위험을 식별하는 데 도움이 됩니다.
위험 영향 및 가능성을 평가하는 몇 가지 방법:
- 위험 매트릭스 사용: 이 도구는 위험과 프로젝트에 대한 잠재적 영향을 시각화하는 데 도움이 됩니다.
- 확률 및 영향 평가 사용: 여기에는 각 위험이 발생할 가능성과 발생하는 경우 잠재적 영향을 평가하는 것이 포함됩니다.
- 델파이 방법 사용: 이 기술에는 전문가 그룹으로부터 위험과 잠재적 영향에 대한 정보를 얻는 것이 포함됩니다.
- 위험 순위 도구 사용: 이 도구는 낮음, 중간 및 높음과 같은 척도를 사용하여 영향과 가능성에 따라 위험 순위를 지정합니다.
3. 위험에 대처하는 방법 결정
이제 각 위험의 잠재적 영향과 가능성을 알았으므로 위험에 대처하는 방법을 결정하십시오. 위험 및 심각도에 따라 위험 완화 전략을 개발하거나 위험을 다른 당사자에게 이전하거나 위험을 수락할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 위험이 무엇인지 이해하고 위험을 완화하기 위해 무엇을 할 수 있는지 이해하는 것입니다.
위험에 대처하는 몇 가지 일반적인 방법:
- 위험 이전: 위험을 보험 회사와 같은 다른 당사자에게 이전하는 경우입니다. 이는 재정적 위험(예: 비용 초과), 운영상의 위험 또는 기술 문제에 대해 수행할 수 있습니다.
- 위험 수용: 위험 의 잠재적 영향을 수용할 수 있다고 결정하고 이를 완화하기 위한 조치를 취하지 않는 경우입니다. 신중하게 고려한 후에만 수행해야 하며 가볍게 사용해서는 안 됩니다.
- 위험 회피: 위험을 완전히 피하기 위한 조치를 취하는 경우입니다. 예를 들어 데이터 도난의 위험이 있는 경우 네트워크를 보호하기 위해 보안 소프트웨어를 설치합니다.
프로젝트 위험을 보완하고 원하는 결과를 도출하는 데 도움이 되는 방법을 선택해야 합니다. 이렇게 하면 프로젝트 위험을 통제할 수 있고 원치 않는 예상치 못한 상황이 발생할 가능성을 최소화할 수 있습니다.
4. 위험을 처리하기 위한 실행 가능한 계획 개발
위험을 처리하는 올바른 방법을 결정했으면 위험을 처리하기 위한 계획을 개발해야 합니다. 이 계획은 현실적이고 달성 가능해야 하며 특정 프로젝트에 맞게 조정되어야 합니다.
완화 단계의 진행 상황을 추적할 수 있도록 타임라인이 포함되어야 합니다. 일부 위험은 결코 완전히 제거될 수 없음을 기억하는 것이 중요합니다. 특정 수준으로 영향을 최소화하도록 관리할 수 있습니다.
Website Rating의 설립자/CEO인 Mathias Ahlgren은 Capterra에 실행 가능한 위험 관리 계획의 중요성에 대해 이야기하고 자신의 관점을 공유했습니다.
위험 관리 계획을 세울 때 고려해야 할 사항:
- 명확한 목적 설정: 계획에는 관련된 모든 사람이 목적을 이해할 수 있도록 명확한 목적이 있어야 합니다.
- 각 작업에 대한 책임자 식별 : 계획의 각 작업에 대한 책임이 있는 사람을 식별해야 합니다. 이렇게 하면 작업을 제시간에 완료하는 데 도움이 됩니다.
- 기한 할당: 계획의 각 작업에 기한을 할당하여 모든 사람이 일정을 추적하고 집중할 수 있도록 합니다.
- 의사 소통 계획 만들기: 위험 요소와 해결 방법에 대해 팀원과 이해 관계자에게 알릴 계획을 세웁니다.
5. 정기적으로 위험 모니터링 및 검토
위험 관리는 지속적인 프로세스이므로 위험을 지속적으로 모니터링하고 검토하는 것이 중요합니다. 이는 위험이 적절하게 해결되고 계획이 여전히 유효한지 확인하는 데 도움이 됩니다.
새로운 위험이 나타나거나 완화 단계가 완료되면 위험 관리 계획을 업데이트하는 것도 중요합니다. 위험을 면밀히 주시함으로써 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 할 수 있습니다.
정기적인 위험 모니터링 및 검토를 위한 몇 가지 입증된 방법:
- 정기 회의 일정 잡기: 프로젝트 팀과 정기 회의 일정을 잡고 위험 요소와 해결 방법에 대해 논의합니다.
- 이해 관계자와 정기적으로 의사 소통: 이는 모든 사람이 위험과 해결 방법을 인식하는 데 도움이 됩니다.
- 각 프로젝트 이정표에서 위험을 검토하십시오. 이렇게 하면 위험이 효과적으로 해결되고 계획이 제대로 진행되고 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다.
- 위험 관리 소프트웨어 사용 : 프로젝트 주기 초기에 위험을 식별 및 평가하고, 상세한 완화 계획을 작성하고, 지속적으로 위험을 모니터링 및 검토하는 데 사용합니다.
결과 중심의 프로젝트 위험 계획으로 성공 보장
위험 관리 계획을 세우는 것은 모든 프로젝트에서 필수적인 단계입니다. 사이버 공격에서 예상치 못한 재정에 이르기까지 위험은 극복하기 어려운 장애물이 될 수 있습니다.
그러나 결과 중심 접근 방식을 사용하면 프로젝트와 관련된 위험을 포괄적으로 이해하고 이를 해결하기 위한 효과적인 계획을 세울 수 있습니다.
프로젝트의 위험을 관리하는 데 어려움을 겪고 있거나 극복할 수 없는 것처럼 보이는 새로운 위험에 직면한 경우 앞서 언급한 "구현하기 쉬운" 단계가 성공을 잡는 데 도움이 될 수 있습니다.
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설문조사 방법론
Capterra는 2021년 12월 중소기업에서 프로젝트를 관리하는 미국 기반 전문가 528명을 대상 으로 직장 설문 조사에서 감성 지능을 실시했습니다. 응답자는 고용 상태(정규직), 사업 규모(직원 2명 – 500명), 프로젝트 관리 참여(매우 참여)에 대해 심사를 받았습니다.