작업의 우선 순위를 (재)지정하는 방법

할 일 목록이 점점 길어지고 모든 작업을 저글링하는 것이 익스트림 스포츠처럼 느껴지는 바쁜 세상에서 스트레스를 받기 쉽습니다.

좋은 점은 모든 작업이 동일하지 않다는 것입니다. 일부 작업은 다른 작업보다 더 평등합니다. 우선순위가 무엇인지 생각해 보셨습니까? 당신의 어떤 작업이 다른 작업보다 더 평등합니까? 덜 압도되는 좋은 방법은 단순히 우선 순위를 지정하는 것입니다. 일, 건강, 개인 생활 등 우선 순위를 분류하는 것도 좋은 생각입니다.

이 기사에서는 작업 우선 순위와 작업 우선 순위를 지정하는 방법에 중점을 둘 것입니다. 또한 우선 순위를 다시 지정해야 할 수 있는 징후와 그 방법에 대해서도 알아보겠습니다.

우선 순위와 목표의 차이점

(재)우선순위 지정에 대해 알아보기 전에 목표와 우선순위를 구분해야 합니다. 목표와 우선순위는 종종 같은 의미로 사용되기 때문입니다. 그들은 손에 손을 잡고 있지만 두 가지 다른 것입니다.

목표는 달성하고자 하는 구체적인 것인 반면, 우선순위는 귀하에게 중요하고 대부분의 시간을 할애하는 것입니다.

예를 들어, 당신의 목표가 어려운 시험을 통과하는 것이라면 당신의 우선순위는 아마도 공부일 것입니다. 직장에서 승진하는 것이 목표라면 모든 요구 사항을 충족하기 위해 열심히 노력하는 것이 우선입니다. 목표가 매출 증대라면 신제품 출시나 영업팀과 함께 새로운 전략을 수립하는 것이 우선 순위일 수 있습니다.

101 우선 순위를 지정하는 방법

특히 두 작업이 모두 중요한 경우 한 작업의 우선 순위를 다른 작업보다 우선시하는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다. 그리고 여러 작업이 관련되면 상당히 압도적일 수 있습니다.
스트레스를 덜 받으면서 우선 순위를 바로 정하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁이 있습니다.

마스터 할 일 목록 만들기

종이 한 장을 들고 / 빈 문서를 열고 크고 작은 모든 작업의 ​​목록을 만드십시오. 임의의 종이에 낙서하거나, 휴대전화의 메모 앱으로 작성하거나, 스크린샷을 찍거나, 플래너에 메모한 모든 작은 할 일을 수집하세요. 하나의 마스터 할 일 목록에 모든 작업이 있을 때 더 쉽습니다.

모든 것을 작성한 후에는 큰 할일 목록을 살펴보고 천천히 그리고 신중하게 작업을 시작하십시오. 월별, 주별, 일일 목표로 나눕니다. 그 달에 가장 중요한 몇 가지 작업을 선택하고 주간 및 일일 할일을 위해 더 작은 덩어리로 쪼개십시오. 또한 프로세스를 더 빠르고 쉽게 만들고 싶다면 다양한 종류의 할일 목록 템플릿이 있습니다.

목록을 볼 수 있는 곳에 보관

목록을 만든 후에는 눈에 잘 띄는 곳에 놓으십시오. 자주 볼 수 있도록 앞 어딘가에 두십시오. 비전 보드의 더 지루한 사촌처럼 노트북이나 책상 앞 벽에 붙일 수 있습니다.

시야에 할 일 목록이 있으면 가능한 한 빨리 일을 처리하고 싶은 마음에 집중하고 동기를 부여받을 수 있습니다.

한 번에 한 가지만 하세요.

유혹적일 수 있다는 것을 알지만 멀티태스킹은 하지 마십시오. 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행할 수 없습니다. 몇 개의 절반만 완료한 작업으로 끝납니다. 한 번에 하나의 작업을 수행하고 완전히 끝내고 다음 작업으로 넘어가는 것이 훨씬 더 효율적입니다.

당신에게 진정으로 중요한 것이 무엇인지 생각해보세요

우선 순위를 지정해야 하는 작업이 항상 명확한 것은 아닙니다. 우선 순위 지정 기술을 마스터하려면 자기 반성을 해야 합니다. 사물의 관점에서 생각하기 위해 종종 다음과 같이 자문해 보는 것이 도움이 됩니다. 내일을 더 좋게 만들기 위해 오늘 할 수 있는 가장 중요한 일은 무엇입니까?

목표를 가장 빨리 달성할 수 있는 것은 무엇입니까?

이것을 우선순위로 삼는(아니면) 가능한 결과는 무엇입니까?

시간에 민감한 작업은 무엇입니까?

나만, 그리고 나만이 잘할 수 있는 것은 무엇일까요?

나의 가장 가치 있는 활동은 무엇입니까?

자연스러운 리듬 알기

당신의 자연스러운 리듬과 집중력이 최고조에 달할 때를 인식하십시오. 언제 가장 기분이 좋습니까? 하루 중 특정 시간에 특히 생산성이 높다는 것을 눈치채셨나요? 당신은 오전, 오후, 또는 야간에 가장 효율적으로 일하십니까?

당신의 대답이 무엇이든 그 때 당신은 그날의 가장 중요한 일을 해야 합니다.

전략적으로 작업 교차

열심히 일하는데도 아무 일도 하지 않는 것처럼 보이는 날들을 아십니까? 목록이 너무 많아지면 몇 가지 빠르고 쉬운 작업을 완료하여 성취감을 주고 계속하려면 약간의 바람을 피우십시오.

변화에 열려 있으십시오

새로운 정보가 나오면 유연하고 열린 마음으로 우선순위를 다시 정하십시오. 시간이 지남에 따라 우선 순위가 바뀌는 것도 괜찮습니다. 계획을 중단하고 재고해야 할 수도 있음을 알려주는 특정 징후가 있습니다. 계속해서 읽고 계획이 무엇인지 알아보십시오.

다시 우선순위를 정해야 할 징후

"일이 잘못되면 그들과 함께 가지 마십시오." - 엘비스 프레슬리

때로는 포기하고 선회할 때를 아는 것이 지혜입니다. 시간, 노력, 돈을 들인 것을 포기하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 그러나 잘못된 일에 더 많은 시간, 노력, 돈을 쓰는 것은 더 나쁩니다. 다음은 다시 우선 순위를 지정해야 하는 몇 가지 징후입니다.

• 당신은 많은 일을 하지만 아무것도 하지 않고 있는 것처럼 느낍니다.
• 당신은 혼란스럽고 집중하지 못한다고 느낀다.
• 일상 업무는 스트레스를 주고/하거나 부정적인 감정만 유발합니다.
• 당신은 오랫동안 어떤 일을 했지만 결과의 징후가 없습니다.
• 일을 그만두기가 힘들고 재미있는 일이 귀찮은 일처럼 느껴집니다.

(재)우선순위화 기법

우선 순위 지정을 처음으로 처리하든 작업의 ​​우선 순위를 다시 지정하기로 결정하든 도움이 될 수 있는 특정 기술이 있습니다. 다음은 가장 쉽고 인기 있는 것들입니다.

ABCDE 방법

이 블로그 게시물의 시작 부분에서 마스터 할 일 목록을 가져옵니다. 각 작업 옆에 다음 문자 중 하나를 씁니다.

A – 최우선 과제. 그것들은 가장 중요하고 당신이 그것을 달성하지 못하면 가장 큰 결과를 낳고 당신이 그것을 성취하면 가장 큰 상을 받게 될 것입니다.
최대 3개의 A 작업을 가질 수 있으며 우선 순위를 지정해야 합니다. A1, A2 및 A3으로 표시합니다.

B – 중요하지만 A만큼 많지 않은 작업 보상과 부정적인 결과는 더 작습니다. B 작업은 A 작업이 모두 완료되면 수행해야 합니다.

C – 하기 좋은 작업. 그것들을 끝내지 않으면 아무런 결과도 없을 것입니다. C 작업을 완료한다고 세상을 바꿀 수는 없지만 A 작업과 B 작업을 마친 후에도 시간과 에너지가 남아 있다면 할 수 있습니다.

D – D는 대리인을 나타냅니다. 다른 사람이 할 수 있는 작업이므로 A 작업에 집중할 수 있습니다.

E – E는 제거를 좋아합니다. E 작업은 중요하지 않고 할 일 목록에서 공간을 차지해서는 안 되는 작업입니다.

아이비 리 방식

1918년에 Bethlehem Steel Corporation의 사장인 Charles M. Schwab은 믿을 수 없을 정도로 성공적인 사업가였습니다. 그는 세계에서 가장 부유한 사람 중 한 명이었습니다.

그는 팀의 효율성을 높이고 일을 더 잘하고 더 빠르게 처리하기로 결정하면서 유명한 생산성 컨설턴트인 Ivy Lee를 고용했습니다. 이 대표는 각 회사의 임원들과 15분씩 시간을 내어 다음과 같은 방법을 설명했다.

1. 매일 업무가 끝나면 내일 완료해야 할 6가지 작업을 적습니다. 6개 미만의 작업이 있을 수 있지만 그 이상은 아닙니다.
2. 그들의 진정한 중요성을 순서대로 정리하십시오. 재정적 가치와 같은 추가 측정항목을 사용하여 주문을 결정할 수 있습니다.
3. 직장에 도착하면 첫 번째 작업에 집중하십시오. 작업이 완료될 때까지 작업한 다음 두 번째 작업으로 이동합니다.
4. 같은 방식으로 나머지 목록을 살펴보세요. 모든 일을 끝내지 못한다면 미완성 일을 내일의 목록으로 옮기십시오.
5. 반복하다.

결과는 너무 만족스러워 Lee는 6자리(오늘날의 돈)를 받았습니다.

이 방법의 주요 장점은 시작(종종 가장 어려운 부분)이 용이하다는 것입니다. 결정 피로를 줄여줍니다. 너무 많은 일을 하고 자신을 과도하게 사용하지 않도록 합니다. 그것은 또한 당신이 시간과 에너지를 의도적으로 사용하도록 강요하는데, 이것이 아마도 그것이 매우 간단하면서도 효과적인 이유일 것입니다.

MIT(가장 중요한 작업)

모든 사람이 Ivy Lee에 동의하는 것은 아닙니다. 어떤 사람들은 매일 6개의 작업은 너무 많으며 일일 우선순위를 3개 이상 선택해서는 안 된다고 생각합니다.

MIT 전략은 우리 모두가 하루에 제한된 시간과 에너지를 가지고 있다는 전제를 기반으로 하므로 하루를 바칠 MIT(가장 중요한 작업)를 최대 3개까지 선택해야 합니다. MIT는 가장 큰 차이를 만들고 목표 달성을 위해 최대한 멀리 갈 수 있는 중요한 작업입니다. 확신이 서지 않는다면 가장 불편하고 불안한 일이 무엇인지 생각해 보십시오. 가장 두려워하는 일은 아마도 가장 먼저 해야 할 일일 것입니다.

마음이 여전히 신선하고 집중되어 있는 근무일의 시작 부분에 2-3개의 MIT를 수행해야 합니다. 일찍 끝낼 것 같다면 몇 가지 해야 할 일을 추가할 수 있습니다. 마치면 좋겠지만 그다지 중요하지 않은 것입니다.

단일 작업 우선 순위 지정

상황이 어려워지면 할 일 목록을 훨씬 더 무자비하게 줄여야 할 수도 있습니다. 이것은 수행 중인 작업 유형에 따라 일부에게는 단기 솔루션이 될 수 있고 다른 일부에게는 일상적인 옵션이 될 수 있습니다.

기본적으로 하나의 더 큰 작업이나 여러 작업과 관련된 테마를 선택하고 하루 종일 집중합니다. 예를 들어, 근무일 중 나의 우선 순위는 블로그 게시물을 작성하는 것입니다. 그것이 내가 집중하는 유일한 것이지만 연구, 실제로 쓰기(아이러니하게도 시간이 가장 적게 소요됨), 편집과 같은 몇 가지 관련 작업이 포함되어 있습니다.

아이젠하워 행렬

아이젠하워 행렬은 Dwight D. Eisenhower의 이름을 따서 명명되었습니다. 그는 제2차 세계대전 당시 5성 장군이자 미국의 34대 대통령이었고 DARPA와 NASA의 창립자였습니다(무엇보다도). 그래서 그가 꽤 생산적인 사람이었다고 해도 과언이 아닙니다.

아이젠하워 매트릭스를 사용하면 중요도와 긴급도에 따라 작업을 나눌 수 있습니다.

• 중요하고 긴급한 작업 - 먼저 수행해야 하는 작업.
• 중요하지만 긴급하지 않은 작업 - 나중에 수행하도록 예약해야 하는 작업. 운동이나 장기 비즈니스 전략 수립과 같은 것들이 이 범주에 속할 수 있습니다.
• 긴급하지만 중요하지 않은 작업 – 가장 중요한 작업에 집중할 수 있도록 위임해야 하는 작업. 이 컨텍스트에서 "중요하지 않음"은 반드시 귀하가 수행할 필요는 없으며 다른 사람도 수행할 수 있음을 의미합니다. 이러한 작업의 예로는 특정 전자 메일에 응답하고, 블로그 게시물을 업로드하거나, 회의 일정을 잡을 수 있습니다.
• 중요하지도 긴급하지도 않은 – 할 일 목록에서 삭제해야 하는 작업.

때때로 긴급성과 중요성 사이를 결정하기 어려울 수 있습니다. 긴급한 작업은 시간에 민감한 반면 중요한 작업은 우리의 장기 목표와 사명에 기여합니다.

파레토 원리

어느 날 이탈리아의 경제학자 빌프레도 파레토는 자신의 정원을 거닐다가 자신의 완두콩 식물의 20%가 완두콩의 80%를 생산한다는 사실을 발견했습니다. 그 결과 더 많은 결론이 도출되었습니다. 많은 산업과 회사에서 가장 생산적인 부분 20%가 생산의 80%를 책임집니다. 인구의 20%가 부의 80%를 소유하고 있습니다. 20%의 고객이 수익의 80%를 만듭니다.

이것은 나중에 파레토 원리로 알려지게 되었습니다. 말했듯이 20%의 행동이 80%의 결과를 가져옵니다. 즉, 작업의 20%가 결과의 80%를 가져오는 것을 찾아 그것에 집중하는 것은 훌륭한 우선 순위 지정 기술입니다. 어떤 것이 당신의 20%인지 확실하지 않다면, 당신의 어떤 일이 가장 큰 차이를 만들어내는지 알아내고 목표 달성을 가장 쉽게 하십시오.

MoSCoW 방식

당신이 묻기 전에 – 아니요, 그것은 러시아의 수도와 관련이 없습니다. 더 쉬운 발음을 위해 두 개의 "o"가 추가된 MSCW(must, should, could, would)의 약어입니다.

요구 사항을 관리하는 데 널리 사용되는 기술입니다. 4가지 범주로 나눕니다.

• M(필수) – 협상할 수 없는 요구 사항이 없으면 프로젝트가 실패합니다.
• S(해야 함) – 필수 사항은 아니지만 많은 가치를 추가하는 중요한 것입니다.
• C(있을 수 있음) – 바람직하지만 필요하지 않은 요구 사항 생략하면 영향이 적거나 없을 것입니다.
• W(없을 것) – 우선순위가 아닙니다. 그들은 미래에 포함하는 것이 좋을 수 있습니다.

결론

(재)우선순위 지정 기술을 마스터하는 것은 비즈니스와 개인 생활 사이의 경계가 종종 모호해지고 스트레스로 인한 질병이 매일 악화되는 오늘날의 세계에서 중요합니다. 절대적으로 강조해야 하는 경우 모든 작업이 강조할 가치가 있는 것은 아니라는 점을 인식하는 것이 중요합니다. 이것이 우선 순위 지정의 목적입니다. 당신의 마스터 할 일 목록을 잡고 당신에게 진정으로 중요한 것이 무엇인지 생각하기 시작하십시오.