비즈니스의 소프트웨어 계약을 재협상하여 비용 절감

중소기업은 현재 SaaS(Software-as-a-Service) 계약을 다시 검토하고 조건을 재협상하여 COVID-19 위기에 비추어 비용을 절감할 수 있습니다.

참고: 이 기사는 독자들에게 미국의 비즈니스 관련 우려 사항을 알리기 위한 것입니다. 법적 조언을 제공하거나 특정 조치를 지지하기 위한 것이 아닙니다. 특정 상황에 대한 조언은 법률 고문에게 문의하십시오.

결혼식 및 인물 사진 작가 Alana Lindenfeld에게 SaaS 계약을 재협상하기로 한 결정은 쉬운 결정이었습니다. COVID-19 발생으로 정상적인 비즈니스 프로세스가 중단되었으며 Lindenfeld는 유지를 위해 비용을 절감해야 했습니다.

Lindenfeld는 "법적으로 세션이나 결혼식을 촬영할 수 없는 기간 동안 비용을 절감하기 위해 일부 소프트웨어를 다운그레이드해야 했습니다."라고 말했습니다.

그녀는 두 공급업체에 모두 연락하여 Adobe 및 Pixieset 구독 비용을 절감할 수 있었고 다른 소규모 비즈니스에서도 동일한 작업을 수행하도록 권장합니다.

중소기업은 이 경기 침체 기간 동안 비용을 절감하기 위해 SaaS 계약을 재협상할 수 있습니다. Gartner에 따르면 기업의 36%가 공급업체 및 공급업체와 새로운 조건을 협상했거나 협상할 계획입니다(전체 조사는 고객에게 제공됨).

다음은 동일한 작업을 수행할 수 있는 방법과 재협상 프로세스가 작동하는 방식에 대한 분석입니다.

소프트웨어 계약을 재협상하는 5단계.

1. 소프트웨어 요구 사항 재평가

COVID-19는 기업 운영 방식을 변화시켰고, 많은 사람들이 사무실 내 근무 문화에서 원격 근무 문화로 빠르게 전환해야 했습니다. 이러한 기업의 소프트웨어 요구 사항도 변경되었습니다.

SurveySensum의 마케팅 책임자인 Girdharee Saran은 COVID-19로 인한 손실을 계산한 후 비즈니스의 소프트웨어 계약을 재평가할 때임을 깨달았습니다.

이 프로세스를 시작하기 위해 Saran과 그의 팀은 모든 활성 소프트웨어 구독 목록을 만들고 세 가지 범주로 나누었습니다.

1. 계속해야 함: 공급자가 할인을 제공하지 않더라도 비즈니스 프로세스에 중요한 소프트웨어입니다.
2. 없이 생존 가능 : 이 월간 구독은 있으면 좋지만 완전히 필요한 것은 아닙니다.
3. 새로운 요구 사항 : 이 범주는 회사의 원격 작업 전환 및 다른 팀 구성원 및 고객과의 원거리 협업 및 커뮤니케이션을 용이하게 하는 소프트웨어가 필요함에 따라 등장했습니다.

2. 작은 글씨를 포함한 계약서 읽기

재협상할 계약을 확인한 후에는 소프트웨어 공급업체에 연락하기 전에 계약을 읽고 해당 조건을 이해하는 것이 중요합니다.

현재 소프트웨어 계약 재협상을 지원하는 기업 변호사인 Maria Veronica Saladino는 기업이 1단계에서 재협상을 위해 지정한 소프트웨어에 대해 다음 질문에 답할 것을 제안합니다.

• 기존 계약은 현재 무엇을 제공합니까?
• 어떤 조건에서 계약이 종료됩니까?
• 위기나 경기 침체 시 계약에 재협상 조항이 있습니까?
• 기존 계약에서 위반으로 간주되는 것은 무엇입니까?
• 지불할 수 없는 경우 공급업체는 어떤 조치를 취합니까?
• 귀하가 통제할 수 없는 상황(예: 전염병)에 직면하여 귀하를 계약에서 해방시키는 불가항력 조항이 있습니까?

불가항력이란 무엇입니까?

불가항력 조항은 당사자가 계약상의 의무를 이행할 것으로 기대하는 것이 비합리적이거나 불가능할 수 있는 당사자의 통제를 벗어난 상황의 경우 당사자를 계약에서 면제합니다.

이러한 상황에는 전쟁, 자연 재해, 파업 또는 예상치 못한 입법이 포함될 수 있으며 일반적으로 전염병이 발생할 수 있습니다.

Gartner에 따르면 조직의 18%는 이미 COVID-19로 인해 불가항력 계약 조항을 발동했으며 37%는 이를 고려하고 있습니다(고객이 전체 조사 가능).

불가항력 조항을 발동하기로 한 결정은 가볍게 여겨져서는 안 되며 이것이 공급업체와의 장기적인 관계에 어떤 영향을 미칠지 고려해야 합니다.

Columbia Law의 Eric Talley는 Gartner와의 인터뷰에서 다음과 같이 말했습니다. 클라이언트).

불가항력 조항은 비즈니스를 보호하기 위해 고안되었지만 공급업체와의 관계를 손상시킬 수도 있습니다. 이 조항을 발동하기 전에 외부 위원회를 찾아야 합니다.

3. SaaS 제공업체가 고객을 수용하기 위해 이미 무엇을 하고 있는지 알아보십시오.

Lindenfeld는 소프트웨어 공급업체에 연락하기 전에 이러한 공급업체가 고객을 위해 이미 무엇을 하고 있는지 조사했습니다.

많은 SaaS 제공업체는 이미 기업이 살아남는 데 도움이 되는 도구에 대한 무료 또는 할인 액세스를 제공하고 있습니다.

예를 들어 HubSpot은 소규모 비즈니스를 위한 제품군을 기존 고객에 대해 할인된 가격으로 제공하고 있으며 Adzooma는 2020년 6월 1일까지 전체 플랫폼을 무료로 제공합니다.

이러한 SaaS 제공업체 및 기타 여러 업체는 이미 "우리는 함께 합니다"라는 정서를 반영하고 비즈니스 커뮤니티에 대한 지원을 보여주기 위해 플랫폼에 대한 무료 또는 할인 액세스를 제공하고 있습니다.

4. 재협상을 통해 얻고자 하는 것을 결정하십시오.

소프트웨어 공급업체에 연락하기 전에 협상을 통해 얻고자 하는 것이 무엇인지 파악하십시오. PPC Protect의 설립자인 Neil Andrew는 다음과 같이 말했습니다.

일부 기업은 계약을 취소해야 하거나 취소하기를 원할 수 있지만, 다른 기업은 지불 일시 중지 또는 연기, 할인 적용, 비용 절감을 위해 기능 축소 또는 비즈니스의 새로운 요구 사항을 충족하기 위해 일시적으로 기능 확장을 모색합니다.

재협상을 통해 얻고자 하는 것과 타협할 수 있는 것이 무엇인지 생각해 보십시오. 일부 SaaS 공급업체는 계약을 완전히 취소하지 않을 수 있지만 기능이나 라이선스 수를 줄여 구독 비용을 줄일 수 있습니다.

Andrew는 "SaaS 공급업체는 현금 흐름이 전혀 없는 것보다 최소한 약간의 현금 흐름을 확보하고 있는지 확인합니다."라고 말했습니다. "훌륭한 SaaS 공급업체는 가능한 한 많은 지원을 제공하여 가치 있는 장기적 관계를 제공하려고 할 것입니다."

5. 투명하고 공감하며 백업 계획을 가지고 있습니다.

기업은 재정 상황에 대해 투명해야 하고 소프트웨어 공급업체에 대해 공감해야 합니다.

Alpha Bravo Development의 프로젝트 관리자인 Josh Sanders는 "우리는 고객에게 동정을 표하며 고객이 마치 자신의 머리 위에 있는 것처럼 느끼기를 원하지 않습니다."라고 말했습니다. "기업이 자신의 비즈니스가 어떻게 피해를 입는지 설명하면 뭔가 해결될 수 있습니다."

Girdharee Saran은 회사의 CRM 제공업체에 연락하여 재정 상황을 명확하게 설명했습니다. COVID-19로 인한 수익 손실을 고려할 때 플랫폼 사용에 대한 지불은 이제 재정적 부담이었습니다. 그 결과 그들은 거래를 성사시킬 수 있었습니다.

소프트웨어 공급업체와 투명하게 대화하되 공감하는 것도 잊지 마십시오. 모두에게 스트레스가 많은 시기입니다.

RedMonocle 및 Windward Consulting Group의 설립자인 Sean McDermott는 소프트웨어 공급업체도 현재 어려움을 겪고 있음을 기업에 상기시키고 싶었습니다.

SaaS 공급업체는 구독 수익에 크게 의존하며 계약을 완전히 포기할 수는 없지만 고객이 합리적인 솔루션을 찾도록 기꺼이 도울 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 대체 소프트웨어 솔루션을 고려하십시오.

Saran은 자신의 CRM 플랫폼으로 상호 유익한 솔루션에 도달한 긍정적인 경험이 있었지만 화상 회의 및 웨비나 소프트웨어 제공업체와 유사한 솔루션에 도달할 수 없었습니다.

COVID-19 이전에 그의 회사는 100명의 참석자 계획에 비용을 지불하고 있었습니다. 팀이 원격으로 이동함에 따라 원격 커뮤니케이션에 대한 수요가 증가했습니다. Saran은 최대 500명의 참석자를 수용할 수 있도록 계획을 일시적으로 업그레이드하고 싶었지만 비용 인상을 감당할 수 없었습니다. 그는 공급업체와 협상을 시도했지만 결국에는 더 저렴한 비용과 향상된 기능을 갖춘 대체 솔루션으로 옮겼습니다.

회사가 계약 조건에 대한 타협을 거부하자 대안 솔루션을 선택한 Goalry의 설립자 Ethan Taub도 "기능은 대체될 ​​수 있지만 우수한 고객 서비스는 불가능합니다."라고 말했습니다.

위기 상황에서 소프트웨어 계약을 재협상하면 중소기업이 비용을 절약할 수 있습니다.

위기 상황에서 비용을 절감하면 중소기업이 살아남고 정리해고를 피할 수 있으며 기업이 볼 수 있는 한 곳은 SaaS 계약입니다.

COVID-19는 모든 산업에 고유한 부담을 주어 이 경제 폭풍을 헤쳐나가기 위해 기업 간의 유연성을 필요로 합니다. 함께 협력하여 상호 유익한 솔루션을 찾고 다른 비즈니스의 과제를 염두에 두십시오.

참고: 이 문서에서 선택한 응용 프로그램은 예시이며 보증 또는 권장 사항이 아닙니다.