성공적인 원격 근무의 핵심: 전략적 의사소통

게시 됨: 2022-06-12

코로나바이러스 팬데믹으로 인해 회사와 직원이 원격 근무를 채택하게 되면서 관리자와 팀 모두 풀타임 재택 근무가 얼마나 급격한 변화인지 깨닫기 시작했습니다.

많은 회사에서 직원이 수년 동안 원격 근무를 허용했으며 많은 직원은 일주일에 한두 번 정도 재택 근무에 익숙합니다. 불행히도 이러한 관행은 회사 전체의 정규직 재택 근무를 모방하는 것과는 거리가 멉니다.

전일제 원격 근무에 익숙하지 않은 대부분의 사람들은 조직과 의사 소통을 핵심 과제로 여기는 경향이 있습니다. 집에서 일하는 동안 조직적이고 동기 부여를 유지하는 방법에 대한 조언을 제공하는 콘텐츠를 온라인에서 많이 찾을 수 있으며 Zoom, Slack 및 기타 직장 커뮤니케이션 도구의 효과적인 사용에 대해 논의하는 기사의 수도 급증했습니다.

이러한 문제는 크게 나타나고 고려되어야 하지만 사람들은 종종 집에서 효과적으로 일하기 위해 수행해야 하는 덜 명확하고 종종 보다 근본적인 변화를 간과합니다.

일상적인 문제와 회의를 화상 회의로 이전하는 것 외에도 많은 사람들이 원격으로 작업할 때 기능적으로 자신의 역할이 크게 바뀌지 않을 것이라고 가정합니다. 팀이 대부분의 작업을 컴퓨터에서 수행하고 일정에 동일한 주간 회의가 있는 경우 기존 전략이 더 이상 효과적이지 않을 것으로 예상하는 이유는 무엇입니까?

역할에 따라 다르지만 이 가정은 일반적으로 잘못된 것입니다. 성공하고 효율적인 원격 작업에는 동기 부여된 팀 이상이 필요하고 평소와 같은 회의를 화상 회의로 마이그레이션해야 합니다.

마케팅 및 디자인과 같은 분야에서 원격 근무는 종종 팀 구성원이 의사 소통하고 일상을 구성하는 방법에 대한 보다 근본적인 재고를 요구합니다. 그 이유는 결과물이 더 추상적이고 주관적이기 때문입니다.

원격 작업에서 오는 더 깊은 문제

사람들이 원격 근무로 이동함에 따라 많은 조정이 필요했습니다. 그러나 다음은 처리하지 않을 경우 장기적인 워크플로 문제를 일으키는 몇 가지 지속적인 문제입니다.

생산성 병목 현상

개방형 및 임시 통신의 이점은 일반적으로 원격으로 작업할 때까지 당연한 것으로 간주됩니다.

퇴근 첫 주에 많은 사람들이 업무에서 발생하는 작은 병목 현상을 알아차리기 시작할 것입니다. 일반적으로 빠른 대화로 해결할 수 있는 문제지만 이제는 Slack 메시지 교환이나 짧은 통화 일정이 필요한 문제입니다.

시간이 지남에 따라 이러한 병목 현상으로 인해 작업 시간이 파편화되고 생산성이 저하될 수 있습니다. 그러나 더 큰 우려는 그것이 불가피하게 가정의 증가로 이어진다는 것입니다.

근로자가 설명을 듣고 그룹 합의를 수립할 기회가 적기 때문에 의사 소통을 보증할 만큼 중요하지 않은 모호한 작업과 관련하여 더 많은 가정을 해야 합니다. 따라서 여러 사람이 관련된 결과물의 응집력이 약간 저하될 수 있으며, 이는 다음 문제로 이어집니다.

더 긴 기간에 걸쳐 진행되는 이니셔티브나 프로젝트의 경우, 팀원들이 예정된 회의 외에 상호 작용하고 평준화할 능력이 없을 때 팀 구성원 간에 기대치를 맞추는 것이 훨씬 더 어려워집니다.

기대치를 맞추는 어려움

여러 팀에 걸쳐 기대치를 맞추는 것은 교차 기능 프로젝트를 관리할 때 항상 가장 어려운 일 중 하나였습니다. 원격으로 작업할 때 부서 간 프로젝트 고유의 어려움이 팀까지 확장될 수 있습니다!

예를 들어, UX 작성자와 UX 디자이너는 일반적으로 완벽하게 조화를 이루며 작업하지만 원격 작업으로 인해 UX 작성자 제도 마이크로카피가 일반적으로 제품 디자인과 일치하지 않을 수 있습니다.

해결되지 않은 질문 하나 또는 가정 하나가 만들어지면 모든 퍼즐 조각이 예전처럼 잘 맞지 않을 때 결과물이 탈선하고 팀 내에서 혼란이나 좌절을 초래할 수 있습니다.

동기와 노력 수준이 동일하게 유지되거나 증가하더라도 이러한 문제는 사라지지 않을 것입니다. 이러한 문제는 개인과 팀이 일상 업무를 의사소통하고 구성하는 방식에 더 큰 변화가 필요합니다.

분명히 이러한 문제는 역할과 산업의 특성에 따라 스펙트럼에 존재합니다. 그러나 다른 회사에서 어려움을 겪고 있는 공간에서 운영하더라도 회사 전체의 원격 근무 의무 기간 동안 번성할 수 있는 팀과 조직 전체(예: Zapier)가 있습니다.

이러한 조직과 문화에서 무엇을 배울 수 있습니까? 이 회사들은 원격 근무의 문제를 어떻게 극복합니까?

마음챙김과 전략적 의사소통을 중심으로 작업

수년간 전사적 원격 근무를 성공적으로 도입한 Zapier와 같은 회사를 보면 회사 문화의 핵심에 커뮤니케이션이 내장되어 있음을 알 수 있습니다. 그들은 거의 100% 원격 근무자로서 커뮤니케이션을 관리하는 방법에 대한 전체 전자책을 출판했습니다. 읽을 가치가 있습니다.

원격 작업으로 효과적으로 전환하는 회사와 팀은 일반적으로 커뮤니케이션을 문화의 중심 구성 요소로 가지고 있습니다. 더 나아가 그들은 의사소통을 할 때 전략적이고 신중하며 의사소통을 중심으로 프로세스와 워크플로를 집중합니다. 어떻게 같은 일을 할 수 있습니까?

작업 구성 및 우선 순위 지정

원격으로 일한다는 것은 근무일을 구성하는 방식에 훨씬 더 주의를 기울여야 한다는 것을 의미합니다. 더 모호하고 움직이는 부분이 있는 작업은 해당 팀 구성원과의 회의 전에 작업해야 중요한 질문을 하고 생산적인 대화를 할 수 있습니다.

이것은 또한 모든 사람이 병목 현상을 피할 수 있도록 중요한 커뮤니케이션을 중심으로 일상을 구성하는 것이 중요하기 때문에 작업을 구성하고 우선 순위를 정할 때 다른 사람을 더 많이 고려해야 한다는 것을 의미합니다.

회의 조직 및 우선 순위 지정

회의 중에 염두에 두고 전략적으로 생각하고 문제와 모호한 점을 미리 예측하여 가정을 최소화하는 데 필요한 설명을 얻는 것이 중요합니다. 모든 사람은 회의에 참석한 것보다 더 많은 질문으로 회의를 떠날 때의 느낌에 익숙합니다. 이러한 회의는 특히 모든 사람이 원격으로 작업할 때 프로젝트를 방해할 수 있습니다.

반복 작업 및 주간 동기화의 경우 처음에는 잘못된 의사 소통과 딸꾹질이 예상됩니다. 여러 사람이 관련된 일부 프로세스는 원격 작업으로 완벽하게 전환될 수 있지만 다른 프로세스는 그렇지 않을 수 있습니다.

일이 예상대로 진행되지 않을 때 문제나 모호성을 유발한 영역을 식별하고 변경하여 결국 모든 사람이 실행할 수 있는 완벽한 의사소통의 흐름, 길이 및 구조를 찾을 수 있도록 귀하와 귀하의 팀이 찾도록 하십시오.

테이크아웃

결국 재택근무를 하는 개인이 구조화되지 않은 방식으로 설명을 요청해야 하는 것은 거의 불가피합니다. Slack 및 기타 직장 생산성 도구에서 전송되는 메시지의 양은 급증하지만 사람들이 원격 작업에 익숙해지면 점차 줄어들 것입니다.

비효율적이고 성가시게 보일 수 있지만 무언가에 대한 설명이 필요한 경우 누군가에게 인스턴트 메시지를 보내는 것은 결코 잘못된 일이 아닙니다. 물어볼 가치가 있는지 여부를 따져보고 있다면 아마도 그럴 것입니다!

가정을 할 수 있는 부분과 할 수 없는 부분에 대한 판단은 원격으로 작업할 때 팀이 훨씬 빠르게 발전할 수 있는 부분입니다. 팬데믹 이후 사무실로 복귀하기 전에 회사 전체에 걸친 원격 근무의 강제 실험에 은벽이 있다면, 그것은 우리 모두가 더 낫고 더 마음을 다잡는 의사소통자가 되는 방법을 배우도록 강요받을 것이라는 점입니다.