원격 사무실 전화 시스템: 기능, 비용 및 이점

COVID-19 전염병으로 인해 많은 기업이 원격 근무를 해야 했습니다. 그리고 우리가 알아낸 바와 같이 많은 직원들이 단순히 사무실 건물 내에서 일할 필요가 없어 생산성을 높일 수 있지만, 업무를 효율적으로 수행하기 위해서는 적절한 장비가 필요합니다.

이제 구직자의 환경에서 많은 예비 직원이 재택 근무 혜택이 있는지 알고 싶어합니다. 시장의 변화에 ​​빠르게 적응하는 회사는 그렇지 않은 회사보다 더 나은 성과를 내는 경향이 있습니다. 팀이 집에서 일할 수 있도록 하기 위해 무엇을 할 수 있습니까? 한 가지 솔루션은 원격 사무실 전화 시스템을 채택하여 팀이 어디서나 통신할 수 있도록 하는 것입니다.

최근 비즈니스 커뮤니케이션 설문조사에 따르면 38% 이상의 회사 에 원격으로 일하는 팀원이 있으며, 사무실 에 물리적으로 오지 않는 사람들의 경우 이메일이나 전화를 통해 상사와 커뮤니케이션하는 경향이 더 많습니다.

이제 그들이 원하는 것을 제공할 때입니다. 즉, 어디서나 액세스할 수 있는 업무용 전화입니다. 팀 을 위한 원격 사무실 전화 시스템을 사용할 때 입니다.

원격 사무실 전화 시스템에서 기대할 수 있는 주목할만한 기능, 비용 및 뛰어난 이점을 살펴보겠습니다.

• 원격 전화 시스템의 필수 기능
• 원격 전화 시스템 비용
• 원격 전화 시스템의 이점
  • 사무실 전화번호를 사용하여 재택근무
  • 클라이언트 및 동료와 연결 유지
  • 모두가 하나의 사무실 전화 시스템을 공유합니다.
  • 이동 중 가용성
  • 음성 및 화상 회의
  • 정리 및 집중 유지
  • 세분화된 맞춤형 사용자 권한 생성
  • 전화 시스템 보안에 대한 유지 관리가 필요 없는 접근 방식
  • 개인 정보 보호
• 원격 사무실 전화 시스템의 미래

원격 사무실 전화 시스템에서 무엇을 찾아야 합니까? 12가지 필수 기능

원격 작업 도구 및 전략은 작업장에서 더 큰 유연성을 달성하는 데 중요한 역할을 합니다. 원격 사무실 전화 시스템을 만드는 가장 좋은 방법은 고품질 VoIP 전화 시스템으로 시작하는 것입니다.

VoIP 전화 시스템은 한 때 고급 콜 센터용으로 예약된 기능을 사용자에게 제공합니다. 이러한 기능은 이제 대부분의 최신 사무실 전화 시스템의 표준입니다.

원격 사무실 전화 시스템을 선택할 때 찾아야 하는 12가지 필수 VoIP 기능은 다음과 같습니다.

1. 자동 통화 분배 - 고객 서비스 또는 고객 지원 콜 센터와 같은 유형의 콜 센터를 운영하는 경우 자동 콜 분배(ACD)가 가장 친한 친구입니다. ACD를 사용하면 수신 전화가 자동으로 분산되어 사용 가능한 내선 또는 그룹으로 연결되도록 규칙과 기준을 설정할 수 있습니다.
2. 자동 교환 - 타사 VoIP 전화 시스템은 자동 교환을 통해 통화를 보다 효율적이고 전문적으로 만듭니다. 가상 비서는 발신자를 메뉴로 맞이하고 내선 번호나 지역 번호로 연결합니다.
3. 발신자 표시 - 오프사이트 작업에 대한 어떤 것도 추측 게임과 관련되어서는 안 됩니다. 발신자 ID를 사용하면 원격 에이전트가 업무용 전화에서 멀리 떨어져 있어도 누가 전화를 걸고 있는지 확인할 수 있습니다.
4. 착신 전환 - 상담원이 수신 전화를 받고 회사 전화에서 떨어져 있는 경우 휴대 전화로 전화를 받을 수 있습니다. 이 기능과 통화 전환을 통해 빠르고 원활하게 전환할 수 있습니다.
5. 통화 대기열 - 자동 통화 대기열은 팀이 바쁠 때 발신자를 대기 상태로 만듭니다. 통화량이 많은 경우 이 기능은 발신자가 전화를 끊을 확률을 낮춥니다. 전화 시스템이 전화를 많이 받는 경우 필수입니다.
6. 시각적 음성 메일 - 표준 음성 메일 시스템은 유용하고 간단합니다. 그러나 음성 메일을 관리하는 것은 비효율적입니다. 원격 사무실 전화 시스템을 사용하면 팀이 컴퓨터에서 음성 메일 메시지를 듣고 모바일 앱을 사용하여 재생하고 신속하게 처리할 수 있습니다.
7. 음성 메일에서 이메일로 - 음성 메일보다 더 효율적인 것은 무엇입니까? 음성 메일을 자동으로 변환하여 받은 편지함으로 전달하는 시스템입니다. 이 기능은 팀에서 음성 메일 메시지를 듣는 시간을 절약하고 응답 시간을 개선합니다. 이메일과 마찬가지로 전달할 수도 있습니다.
8. 음성 메일 전달 - 때로는 작은 것이 집중력을 크게 높여줍니다. 팀 구성원이 전화를 받았지만 즉시 응답할 수 없는 일반적인 시나리오를 생각해 보십시오. 이 기능을 사용하여 메시지를 팀원에게 전달하여 프로젝트에 집중할 수 있습니다.
9. 고급 통화 관리 - 직원이 모두 같은 지붕 아래 있지는 않지만 훨씬 더 효과적으로 관리할 수 있습니다. VoIP를 사용하면 N-Way 통화, 회의 브리지 및 동시 연결과 같은 보다 강력한 통화 기능에 액세스할 수 있습니다. 이들 모두는 사무실의 요구 사항에 맞게 사용자 정의할 수 있습니다.
10. 통화 분석 - 클라우드 기반 사무실 시스템은 엄청난 양의 데이터를 집계하는 데 이상적입니다. 귀하의 최대 통화 시간은 언제입니까? 통화는 어디에서 시작됩니까? 개인 및 팀 성과를 추적하면 고객에게 더 나은 서비스를 제공하는 데 도움이 됩니다. 통화 분석은 읽기 쉬운 대시보드에서 객관적인 보고서를 제공합니다. 팀과 함께 메트릭 및 KPI 를 표시할 수도 있습니다.
11. 통화 녹음 - 자동 및 주문형 통화 녹음을 구현하여 영업 및 지원 팀을 지도합니다. 비즈니스 리더는 증가된 책임을 높이 평가합니다. 전화 통화는 클라우드에 녹음되기 때문에 추가 장비나 전선이 필요하지 않습니다.
12. 모바일 앱 - 직원에게 모든 기능을 갖춘 모바일 앱을 제공하여 일반적인 사무실 환경을 뛰어넘습니다. 원격 팀의 경우 동일한 비즈니스 전화 시스템에 연결된 iPhone 또는 Android 앱으로 비트를 놓치지 않습니다.

원격 전화 시스템 비용은 얼마입니까?

공정한 질문입니다. 원격 사무실 전화 시스템 에 얼마를 지출 하시겠습니까?

가격은 다양하지만(필요한 기능에 따라 회선당 비용 이 $20 미만일 수 있음) 유선 전화 설정보다 거의 항상 저렴합니다. 몇 가지 이유가 있습니다.

첫째, 값비싼 하드웨어에 얽매이지 않습니다. 소프트폰이라고 하는 하드웨어가 필요 없는 컴퓨터 응용 프로그램은 원격 전화를 위한 최상의 옵션입니다. 사무실 전화를 교체하면 기업이 상당한 비용 절감을 실현할 수 있습니다. 원격 직원은 Android 및 Apple 휴대폰에서 소프트폰 앱을 다운로드할 수 있을 뿐만 아니라 Mac 및 Windows 컴퓨터용 데스크톱 프로그램도 다운로드할 수 있습니다.

둘째, 기능이 풍부합니다. 원격 전화 시스템은 기존 전화선보다 더 많은 전화 기능을 제공합니다. 이러한 기능의 대부분은 일반적으로 하나의 고정 요금에 포함되어 있기 때문에 갑작스러운 요금에 영향을 받지 않습니다.

셋째, 원격 사무실 전화 시스템 에 새 전화선 을 추가하는 것이 더 빠르고 비용 효율적 입니다. 기존 PBX 시스템에 추가 전화선과 배선을 설치할 필요가 없습니다. 몇 번의 클릭만으로 더 많은 VoIP 회선을 추가할 수 있습니다.

마지막으로, 월별 결제가 아닌 연간 계약을 통해 더 많은 비용을 절감할 수 있습니다.

비용면에서 VoIP 기반 원격 사무실 전화 시스템 은 최고의 투자입니다. 그러나 이점은 어떻습니까? 기존 전화 시스템과 비교하면 어떻습니까?

원격 전화 시스템의 이점은 무엇입니까?

원격 액세스는 유연성을 의미하며 유연성은 최고 수준의 고객 서비스의 핵심입니다. 결국, 고객의 수만큼 많은 고객의 요구가 있습니다. 자원이 많을수록 직원은 이러한 요구 사항을 충족할 수 있는 장비를 더 잘 갖추게 됩니다.

다음은 원격 사무실 전화 시스템을 통해 비즈니스에서 얻을 수 있는 최고의 이점입니다.

1. 사무실 전화번호를 사용하여 집에서 일하십시오.

집에서 사무실 전화를 어떻게 사용할 수 있는지 궁금하세요? VoIP 및 원격 사무실 전화 시스템이 필요한 솔루션입니다. 이제 전화를 받기 위해 더 이상 책상에 얽매이지 않아도 됩니다. VoIP 전화선은 인터넷이 있는 곳이면 어디에서나 전화를 받고 받을 수 있습니다. 탁상 전화기에서 착신 전환할 필요 없이 앱에서 전화를 받고 인터넷이 있는 곳이면 어디에서나 작업할 수 있습니다.

2. 클라이언트 및 동료와 연결 유지

사무실에 없을 때는 거의 병가를 낸 것과 같습니다. 귀하가 보이지 않으면 귀하의 팀과 고객이 귀하에게 연락하기 어렵습니다. 원격 전화 시스템을 통해 팀은 온라인 상태를 유지하고 어디에서 작업하든 액세스할 수 있습니다.

더 나은 연결성을 위해 클라우드 전화 시스템에는 관리되는 디렉터리와 주소록이 포함되어 있으므로 연락을 유지하는 것이 훨씬 더 쉬워졌습니다.

3. 모두가 하나의 사무실 전화 시스템을 공유합니다.

집에서 일할 때 나머지 팀과 의사 소통하는 것이 번거로울 수 있습니다. 원격 직원을 지원하도록 설계된 원격 사무실 전화 시스템을 사용하면 이러한 문제가 발생하지 않습니다.

시간과 돈이 필요할 때 개인 휴대 전화를 추적하고 싶지 않습니다. 하나의 VoIP 전화 시스템으로 착신 전환을 통해 사무실 안팎에서 팀을 계속 연결할 수 있습니다.

가상 PBX 시스템은 시내 및 무료 전화번호도 제공합니다. PBX 시스템을 사용하면 직원이 사무실 확장을 사용하여 액세스할 수 있습니다.

4. 이동 중 가용성

집에서 일하는 것은 사무실 환경에서 일하는 것과 매우 다릅니다. 원격 근무자는 특히 여행을 하는 경우 일정을 더 잘 제어할 수 있습니다.

여기에서 지배적인 이점은 직원이 사무실에서 멀리 떨어져 있어도 사무실 전화 시스템이 기능을 희생하지 않는다는 것입니다. 신뢰할 수 있는 업무용 전화 앱 을 사용하면 직원은 모든 컴퓨터나 스마트폰에서 전화선에 액세스할 수 있습니다. 필요한 것은 인터넷 연결뿐입니다. Wi-Fi를 통해서도 적절하게 작동할 수 있습니다.

원격 직원은 이동 중에 중요한 전화를 놓칠 위험이 없어야 합니다. 이동성은 에이전트가 모든 장치에서 신뢰할 수 있도록 하여 비즈니스를 강화합니다.

5. 음성 및 화상 회의

커뮤니케이션은 모든 성공적인 팀의 핵심입니다. Fortune 500에서 Navy SEALS까지. 팀 의사 소통에 대한 규칙적인 주기와 신뢰를 구축하는 것이 성공하는 것입니다.

대화를 해석에 맡길 수 없습니다. 비디오의 힘을 통해 팀과 라이브로 말하고 프레젠테이션을 라이브로 전달하는 것은 매우 중요합니다. 빠른 설명과 톤과 뉘앙스의 표현이 가능합니다. 원격 팀 전체를 강화하기도 합니다.

사무실 구성원이 서로 다른 앱 사이를 이동하며 대화를 나누는 것을 발견했다면 커뮤니케이션 위기 에 직면한 것입니다. 집중을 유지하려면 팀과 채팅할 때와 같이 간단한 작업을 완료하는 데 필요한 움직임의 수를 제한하십시오.

원격 사무실 전화 시스템은 음성, 영상, 채팅 및 이메일 간에 쉽게 전환할 수 있는 통합 커뮤니케이션 을 제공합니다. 상황에 관계없이 팀이 보호됩니다.

일대일 화상 채팅과 화면 공유를 제공하는 비디오 기능을 찾으십시오. 이러한 기능은 관리자와 보고서가 공유하는 일상적인 일과를 보완합니다. Skype 또는 Google 행아웃과 같은 개인 앱은 비즈니스에 적합하지 않습니다.

결국 불확실성을 원하지 않습니다. 화상 회의는 프레젠테이션, 영업 프레젠테이션 또는 제품 데모에 이상적입니다.

6. 조직적이고 집중하기

클라우드 전화 시스템이 생산적인 작업 환경을 유지하는 데 도움이 된다는 사실을 알고 계셨습니까? 사무실의 이름없는 영웅입니다. 원격 팀 의 경우 조직과 생산성을 유지하는 데 도움이 되는 전화 시스템이 있어야 합니다.

항상 업데이트되는 회사 디렉토리를 통해 직원들은 서로를 찾고 대화를 시작할 수 있습니다. 이를 통해 고객 질문을 해결하는 시간을 절약하고 보다 직접적인 커뮤니케이션을 유도할 수 있습니다.

마찬가지로, 집중해야 할 때 전화 시스템은 온라인 상태를 관리하여 회의 중이거나 자리를 비웠거나 단순히 오프라인 상태임을 다른 사람에게 알립니다.

어느 쪽이든 사용하기 쉽고 처음부터 널리 채택되는 전화 시스템을 원합니다.

7. 세분화된 맞춤형 사용자 권한 생성

내부 오류나 남용으로부터 회사 전화 시스템을 어떻게 보호합니까? 제로 트러스트 모델을 사용하면 필요에 따라 VoIP 기능을 선택할 수 있는 권한을 할당할 수 있습니다.

사용자 및 위치별 권한을 통해 조직은 시스템 설정을 관리하는 사람을 제어할 수 있습니다. 이러한 보안 설정을 사용하면 비즈니스 연속성 을 위험에 빠뜨리지 않고 통신 기능에 대한 액세스를 유지할 수 있습니다.

IT 리더는 전화 시스템이 클라우드에서 호스팅되어 자연 재해와 방해 공작에 대한 복원력이 있다는 사실을 알고 조금 더 쉽게 숨을 쉴 수 있습니다.

8. 전화 시스템 보안에 대한 유지 관리 없음 접근 방식

VoIP 공급자가 전화 시스템의 모든 보안 프로토콜 을 제어하고 유지 관리하는 방법을 이해하는 것이 중요합니다. 이 개념은 회사에서 보안 인프라를 유지할 필요가 없음을 의미합니다.

전화 시스템은 VoIP를 사용하므로 SIP도 사용하여 각 전화 통화와 메시지를 설정합니다. 웹사이트가 사용자와 서버 간의 모든 트래픽을 보호하는 것과 마찬가지로 전화 시스템도 동일한 기능을 제공할 수 있습니다.

강력한 원격 사무실 전화 시스템을 통해 사용자 간의 향상된 통화 보안을 활성화할 수 있습니다. 이로 인해 추가 대기 시간이 발생하지 않으며 다른 사람이 대화를 도청할 수 없으므로 안심할 수 있습니다. TLS (Transport Layer Security) 및 SRTP(Secure Real-Time Transport Protocol)로 인해 통화 암호화가 가능합니다.

VoIP 제공업체 에 연락하여 회사의 보안 설정을 확인하십시오.

9. 개인 정보 보호

현장 직원조차도 사무실 밖에서 고객 및 동료와 의사 소통합니다. 이런 일이 발생하면 업무용 통화를 위해 개인 연락처 정보를 사용하는 경우가 많습니다.

유감스럽게도 이렇게 하면 회사에서 관리하지 않는 커뮤니케이션 채널을 통해 원치 않는 연락을 받을 수도 있습니다. 사람들은 개인 휴대폰 번호에 대해 매우 보호적입니다.

비즈니스 관점에서 이러한 상황은 신뢰성을 크게 손상시킬 수 있습니다. 개인 휴대전화나 집 전화번호를 통해 고객에게 연락하는 것은 비전문적입니다.

클라우드 기반 VoIP 시스템은 회사 전화 번호 와 개인 번호를 구분합니다.

집이나 개인용 컴퓨터에서 이메일에 액세스하는 것은 간단합니다. 비즈니스 전화 시스템이 유연하지 않아야 하는 이유는 무엇입니까? 나중에 참조할 수 있도록 모든 비즈니스 커뮤니케이션을 기록하고 문서화하는 것이 가장 좋습니다.

관련: 재택 근무와 사무실 근무의 장단점

원격 사무실 전화 시스템을 설정하는 방법

1. 인터넷 연결을 테스트하여 모든 VoIP 기능을 지원할 수 있는지 확인합니다.

첫째, 관심 있는 모든 VoIP 기능을 지원할 수 있는 인터넷 연결이 있어야 합니다. 일반적으로 한 줄에 약 100kbps의 업로드 및 다운로드가 필요합니다.

이 VoIP 속도 테스트 를 통해 인터넷 연결이 VoIP를 처리할 준비가 되었는지 확인하십시오.

2. VoIP 제공업체 및 요금제를 선택합니다.

물론, 우리는 귀하가 당사를 선택하기를 원합니다. Nextiva는 귀하의 VoIP 서비스 제공업체이지만 비즈니스에 필요한 기능을 갖춘 제공업체를 선택해야 합니다.

먼저 비즈니스에 가장 중요한 VoIP 기능 을 고려하십시오. 선호하는 기능 목록을 알면 비즈니스에 가장 적합한 제공업체를 찾는 데 도움이 됩니다.

3. 회사 전화번호를 얻습니다.

회사 전화 번호가 이미 있는 경우 많은 VoIP 공급자가 원격 사무실 전화 시스템을 설정할 때 기존 전화 번호를 사용할 수 있습니다.

회사 전화번호가 아직 없는 경우 많은 VoIP 제공업체에서 패키지에 전화번호를 포함할 것입니다. 회사 전화번호를 얻기 위해 알아야 할 것은 지역 번호, 수신자 부담 전화 번호, 가상 번호 또는 가상 번호 중에서 원하는 번호 유형입니다.

4. 원격 사무실 전화를 설정합니다.

공급자와 하드웨어가 있으면 사무실에서 설정을 완료할 차례입니다. 특정 단계는 하드웨어와 직원 수에 따라 다릅니다. 모든 세부 사항이 포함된 Nextiva의 이 비디오를 확인하십시오.

원격 사무실 전화 시스템의 미래

직원들이 위치에 구애받지 않게 됨에 따라 회사의 전화 시스템도 마찬가지입니다. 비즈니스 리더는 클라우드 기반 전화 시스템 의 입증된 이점을 보게 될 것입니다.

기업은 이미 클라우드의 이점을 깨달았습니다. 수백만 개의 기업이 Google 및 Office 365를 사용하여 이메일을 주고받으므로 값비싼 서버를 유지 관리할 필요가 없습니다.

원격 사무실 전화 시스템으로 이동하는 것은 다음으로 중요한 조치입니다.

기업은 직원을 지원하기 위해 기술과 플랫폼을 계속 발전시킬 것입니다. Upwork 는 2028년까지 고용주의 거의 4분의 3이 원격 팀을 갖게 될 것으로 예상합니다.

이러한 극적인 변화의 한 예가 팩스입니다. 한때 전형적인 사무실의 필수품으로 여겨졌던 것은 이제 아주 드물다. 오늘날에는 이메일처럼 온라인 팩스 서비스 를 사용하여 팩스를 보내고 받을 수 있습니다. 온라인 팩스를 사용하면 부피가 큰 하드웨어, 토너를 절약하고 내부 워크플로를 개선할 수 있습니다.

통신의 다양성을 유지하면 기업이 예상치 못한 상황에 대비하는 데 도움이 됩니다. 전화 시스템을 클라우드로 이동하면 조직이 혁신을 이루고 시장의 모든 변화를 견디는 데 도움이 됩니다.