생산성을 극대화하는 8가지 원격 협업 팁

작업자에게 원격 협업은 새로운 표준입니다. 그러나 많은 조직이 원격 이전 수준의 생산성에 도달하기 위해 고군분투하고 있습니다.

예상됩니다. 직원들이 대면 회의에 익숙하거나 단순히 문제를 논의하기 위해 다른 데스크에 들르면 작은 작업도 긴 이메일 체인, 마감일 놓침, 원격 협업이 필요할 때 잊어버린 IM으로 커질 수 있습니다.

하지만 이럴 필요는 없습니다. 다음은 원격 공동 작업을 개선하는 데 도움이 되는 8가지 팁입니다.

8 원격 협업 팁

1. 친화 거리 줄이기

누구에게나 거리가 고립될 수 있지만 원격 팀 구성원에게는 특히 그렇습니다. 물리적 거리 외에도 팀이 효율적으로 작업하기 위해 극복해야 하는 두 가지 다른 유형이 있습니다.

• 운영 거리(팀 규모, 대역폭 및 기술 수준)
• 친화성 거리(가치, 신뢰 및 상호의존성)

Erica Dhawan과 Tomas Chamorro-Premuzic의 HBR 기사에 따르면 원격 팀은 친밀도 거리의 영향을 가장 많이 받습니다. 신뢰를 구축하기 위한 일관된 대면 상호 작용 및 팀워크가 없으면 원격 직원은 팀의 일원이 아니라 이메일 아바타와 상호 작용하는 사람처럼 느낄 수 있습니다. 신체 언어 부족, 모호한 텍스트, 직장과 집 사이의 경계 축소는 모두 원격 협업에 위협이 됩니다.

그러나 선호도 거리를 제거할 수 없더라도 Dhawan과 Chamorro-Premuzic은 거리를 줄이는 쉬운 방법이 있다고 제안합니다.

대부분의 원격 커뮤니케이션을 일반 화상 통화로 전환해 보십시오. 이는 이메일이나 음성 통화보다 교감을 형성하고 공감을 형성하는 데 훨씬 더 나은 수단입니다. 그리고 사람들이 정기적으로 상호 작용하고 협업 기술을 실제로 경험할 수 있는 가상 팀 빌딩 의식을 설계하십시오.

비디오 채팅은 커뮤니케이션 채널에서 쉽게 사용할 수 있습니다. 팀 구성에 관해서는 테마가 있는 날이나 재미있는 운동을 중심으로 하는 가상 모임에 대한 아이디어가 많이 있습니다.

원격 작업의 본질적인 고립과 싸우기 위해 더 많이 노력할수록 친화성 거리는 팀에 부정적인 영향을 줄 것입니다.

2. 경계 설정 및 준수

원격 팀의 경우 작업은 사무실에서 한 번은 했더라도 오전 9시에 시작하거나 오후 5시에 끝나는 경우가 거의 없습니다. 생활 공간이 작업 공간과 같을 때 경계는 분명하지 않지만 설정하는 데 중요합니다. Dhawan과 Chamorro-Premuzic은 그 이유를 보여주는 두 가지 시나리오를 제시합니다.

밤 10시, 회사 변호사가 동료로부터 문자를 받고 일정 시간 이후 업무 관련 문자에 대한 프로토콜이 있는지 궁금해합니다.

길고 유동적인 클라이언트 저녁 식사 후, 광고 임원은 상사로부터 경비를 제때 제출하라고 상기시키는 이메일을 엽니다. 이 세세한 관리에 짜증이 난 그는 검열되지 않은 생각으로 즉시 응답합니다.

이 두 가지 상호 작용이 원격 직원을 화나게 할 수 있는 이유를 쉽게 알 수 있습니다. 또한 광고 임원의 상사는 자신이 저녁 식사 중이라는 사실을 알 수 없으며 기업 변호사의 상사는 시간 가는 줄 모르거나 모든 동료가 일중독자라고 가정할 수 있다는 점을 이해하기 쉽습니다.

이것이 원격 팀에게 경계가 중요한 이유입니다. 그들은 팀 관계를 무너뜨릴 수 있는 가정과 잘못된 의사소통의 가능성을 줄입니다. 당연히 FYI의 설문 조사에 따르면 원격 근무자가 직면하는 가장 큰 두 가지 문제는 의사 소통 및 경계 설정과 관련이 있습니다.

경계를 설정하는 방법

이러한 경계를 설정하는 두 가지 중요한 방법은 통신 시간 및 유형입니다.

• 시간 : 사무실에서 근무하는 시간이 9시에서 5시인 경우, 5시 이후의 모든 통신은 다음날 오전 9시까지 응답되지 않을 수 있음을 원격 팀이 알고 있는지 확인하십시오. 사무실에 있을 때 이것이 정책이 아니더라도 원격 직원이 이미 항상 직장에 있는 것처럼 느낄 때 비슷한 것을 설정하는 것이 중요합니다. 또한 위와 같은 시나리오가 발생하지 않도록 합니다.
• 유형 : 동료가 이메일을 보내면 즉시 답장을 보내야 할 것 같지 않습니다. 반면 Slack 메시지를 보내면 조금 더 빨리 응답할 수 있습니다. 우리가 인식하든 못하든, 의사소통 유형에는 어느 정도 긴급성이 부여되어 있습니다.

우리가 매일 사용하는 것 중에서 이메일이 가장 낮은 우선 순위를 갖고, 인스턴트 메시징이 약간 더 높고, 문자 메시지가 그보다 약간 더 높으며, 전화 통화가 가장 높습니다. 각각에 맞게 사용해야 합니다. 긴급하지 않은 일에 대해 전화하지 말고, 마찬가지로 중요한 일 에 대해 이메일을 보내지 마십시오.

여러 플랫폼에서 연락하는 유형이라면 이 커뮤니케이션 계층 구조가 적합합니다. 문자 및 전화 통화는 긴급한 문제에 사용되어야 하며 남용되어서는 안 됩니다. 문자나 전화를 걸어야 할 정도로 중요한 내용이 아닌 한 업무 시간 내에 모든 비즈니스 커뮤니케이션을 유지하도록 노력하십시오.

직장과 집이 같은 장소인 경우가 많기 때문에 원격 직원은 혼자 소파에 있든 친구와 함께 식당에 있든 전원을 끄고 재충전할 시간과 공간이 필요합니다. 명확한 경계가 없으면 원격 팀은 작업이 언제 끝나는지 알 수 없으며 관리자는 언제 작업이 끝났는지 알 수 없습니다.

3. 결함에 대한 시간 구축

Microsoft Teams가 고장나고, 행아웃은 화면 공유를 지원하지 않으며, 악당이 Zoom 회의를 폭파합니다…

우리는 모두 원격 협업 도구로 기술적인 어려움을 겪었으므로 지금쯤이면 이에 대비해야 합니다. 그러나 일부 원격 팀은 그렇지 않습니다. 그리고 이를 해결하려면 종종 플랫폼을 더듬거리거나, 다른 것으로 전환하거나, 예정된 다른 이벤트를 미루거나, 심지어 나중으로 미루기도 합니다.

어떻게 그들을 위해 계획합니까? 조직 행동 전문가인 Bob Sutton에 따르면 콘텐츠가 유사한 경우 가상 프레젠테이션이 대면 프레젠테이션보다 25% 더 오래 지속될 것으로 예상해야 합니다. 즉, 회의가 지속될 것으로 예상되는 시간마다 실행 시간에 15분을 추가합니다. 30분으로 예정된 경우 약 40분을 예상합니다. 즉석에서 문제를 수정하기 위해 무질서하거나 당황할 가능성이 적습니다.

4. 조직에서 데이터에 액세스할 수 있도록 합니다.

원격 협업의 가장 큰 문제 중 하나는 거리가 본질적으로 사일로를 만든다는 것입니다. 사람들이 모두 한 곳에 있지 않으면 정보를 얻기가 쉽지 않습니다.

예를 들어 디자이너가 이메일과 Slack에 응답하지 않고 하드 드라이브에 있는 이미지 파일이 필요한 경우 사무실까지 걸어갈 수 없습니다. 기다려야 합니다.

작가가 헤드라인을 작성하기 위해 이미지가 필요하고, 개발자가 페이지를 작동시키기 위해 와이어프레임이 필요하고, 클라이언트가 관리자가 완제품을 승인하기를 기다리고 있을 때 단 하나의 장애물이 어떻게 전체 프로젝트를 지연시킬 수 있는지 쉽게 알 수 있습니다. 상당히.

이런 일이 발생하지 않도록 하려면 정보가 조직 전체에 자유롭게 흘러야 합니다.

• 모든 사람이 액세스할 수 있는 중앙 위치에 온라인으로 데이터를 저장 합니다.
• 부서에 관련 파일 및 폴더에 대한 액세스 권한을 부여 하십시오.
• 직원들 간에 일정을 공유 하여 가용성에 대한 아이디어를 얻습니다.

많은 조직이 이미 이러한 변경을 수행했지만 일부 기존 조직은 이전 방식으로 운영할 수 있었습니다. 그러나 정보 액세스가 우선시되지 않으면 대부분이 원격으로 작업하므로 원격 공동 작업은 확실히 어려움을 겪을 것입니다.

5. 프로젝트 관리에 인색하지 마십시오

원격 작업 관리는 대면 작업 관리와 다릅니다. 팀이 사무실에 있을 때 프로젝트 관리 도구 없이 작업할 수 있지만 원격으로 할 수 없다는 것이 매우 빨리 명백해질 것입니다.

같은 이유로 원격 비즈니스는 데이터를 액세스 가능하게 구성해야 합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에 인색해서는 안 됩니다. Trello 및 Asana와 같은 도구는 구성원에게 책임을 묻고 관리자가 프로젝트를 더 작은 개별 작업으로 구성할 수 있도록 하여 팀이 마감일을 맞추는 데 도움이 됩니다. 이러한 작업은 자세히 작성되고 특정 팀 구성원에게 할당됩니다.

위의 예에서 팀이 Trello를 사용하는 경우 관리자는 디자이너가 자신의 파일을 소프트웨어 또는 Dropbox와 같은 파일 공유 플랫폼에 특정 날짜까지 업로드하도록 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 디자인이 완료되면 디자이너는 파일을 공유 폴더에 업로드할 때까지 자신의 작업이 완료되지 않았음을 알 수 있습니다. 디자이너는 작업을 완료로 표시할 수 있으며 소프트웨어는 페이지의 헤드라인 작성을 시작하도록 카피라이터에게 알립니다. 이 프로세스는 인스턴트 메시징 및 더 긴 화상 통화를 통한 체크인을 최소화하여 프로젝트에 집중할 수 있는 시간을 확보합니다.

간단하게 들릴 수 있지만 마감 기한을 넘기는 장애물에는 복잡한 솔루션이 필요하지 않습니다. 조직화된 솔루션이 필요합니다. 모든 원격 작업자가 고유한 도구와 워크플로, 서로 다른 시간대, 작업 관리 솔루션을 가지고 있을 때 원격 팀을 추적하려면 필수입니다.

6. 원격 협업 도구에 투자

재택 근무를 시작한 이후 지식 근로자의 거의 2/3가 협업 도구 사용을 늘렸습니다. 그러나 작업에 적합한 협업 소프트웨어를 찾는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다.

예

심도 있는 대면 회의가 필요한 부서에서는 Zoom과 같은 고성능 화상 회의 솔루션에 투자하는 것이 합리적입니다. 콘텐츠에 더 의존하는 사람들에게는 댓글 달기 및 그룹 편집을 허용하는 Google 문서와 유사한 도구가 더 유용합니다.

그러나 프로젝트를 완료하기 위해 작가, 디자이너, 개발자, 전략가, 심지어 관리자의 의견이 필요한 디자인에 중점을 둔 광고 부서는 어떻습니까?

일반적으로 페이지 디자인에 대한 팀 협업은 지저분한 이메일 체인과 표시된 스크린샷을 의미할 수 있습니다. Instapage가 아닙니다.

팀과 함께 클릭 후 랜딩 페이지를 만들어야 하는 경우 Instapage 협업 솔루션을 사용하면 모든 구성원이 실시간으로 동일한 페이지에서 작업할 수 있습니다. 페이지 요소를 디자인하고, 사본을 작성하고, 코드를 편집하고, 댓글을 남기고, 승인을 위해 관리자에게 제출합니다. Instapage 협업 솔루션이 생산성을 즉시 높이는 방법에 대해 자세히 알아보십시오.

7. 생산성 기준 재평가

현재의 원격 작업 환경은 아무도 대비하지 못한 특정 현상의 결과입니다. 팀은 원격 근무에 대한 교육을 받지 않았으며 시스템도 마련되지 않았습니다. 이러한 이유로 원격 팀의 생산성이 전환 이전 수준에 도달할 것이라고 생각하는 것은 비현실적입니다. 적어도 단기적으로는.

팀을 과로하게 하여 이러한 생산성 격차를 메우면 의도한 것과는 반대의 효과가 나타납니다. 일어날 가능성이 더 높은 것은 그들을 태우거나 적대적인 작업 환경을 만드는 것입니다. 현재 수준의 생산성을 개선하기가 항상 쉬운 것은 아닙니다. 관리자는 현재 생산성 척도를 재평가하고 원격 직원이 업무를 수행하는 데 필요한 것을 지원하기 위해 노력하는 것이 더 나을 것입니다.

8. 직원에게 필요한 것이 무엇인지 물어보십시오.

원격 직원 관리자의 기대치는 일반 사무실 관리자와 많이 다릅니다. 사람 중심의 직책으로서 관리자는 의사 소통이 쉽지 않고 거의 대면하지 않는 고립된 환경으로 전환하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

새로운 원격 팀을 지휘하고 그들을 어떻게 지원해야 할지 확신이 서지 않는 경우 최악의 상황은 자신이 무엇을 하고 있는지 아는 척하거나 직원이 원하는 것을 알고 있다고 가정하는 것입니다. 모든 비즈니스는 다릅니다.

새 소프트웨어의 이점을 누릴 수 있는 사람이 있는 반면, 다른 사람은 업무를 마친 후 재충전하기 위해 더 엄격한 경계가 필요할 수 있습니다. 팀에 필요한 것이 무엇인지 정확히 알지 못하는 것은 잘못된 것이 아닙니다. 그들에게 물어보는 것이 더 나은 원격 협업으로 바늘을 움직이지 않는 솔루션에 리소스를 낭비하는 것보다 낫습니다.

Instapage에서 엔터프라이즈 데모 받기

원격 팀을 지원하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 올바른 원격 공동 작업 도구가 있는지 확인하는 것입니다. Instapage에는 세 가지 유형의 거리로 인해 발생하는 사일로를 없애기 위한 협업 솔루션이 내장되어 있습니다. 무료 엔터프라이즈 데모를 요청하여 전체 팀이 동일한 페이지에 표시되어 그 어느 때보다 빠르게 클릭 후 랜딩 페이지를 생성하는 방법을 알아보십시오.