부드러운 알림 이메일을 작성하는 방법? (단계 및 예)

당신이 어떤 직업 분야에 있든 오늘날의 빠르게 변화하는 세계화 세계에서 모든 것이 디지털화를 향해 나아가고 있습니다.

어떤 형태로든 전자 메일 마케팅을 포함하는 경우 모든 비즈니스에 종사할 수 있습니다. 미리 알림은 고려하고 작업해야 할 사항이라는 것을 알고 있습니다.

미리 알림 이메일은 주제를 원하는 방향으로 효율적으로 안내하고 특정 방향으로 대화를 탐색하는 데 도움이 되며 소비자와의 참여 및 상호 작용을 늘리고 지속적인 비즈니스 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다.

부드러운 리마인더 이메일의 개념은 매우 단순해 보이지만 잘 계획되어야 합니다. 즉, 작성 방법, 어조, 단어 선택 등의 측면에서 잘 생각해야 합니다. 작은 세부 사항은 하루가 끝나면 알림 이메일이 독자를 설득하는 것을 목표로 합니다.

부드러운 알림 이메일을 만드는 데 필요한 모든 것을 찾으려면 이 블로그를 계속 읽으십시오. 알림 이메일을 완성하는 데 도움이 되는 최고의 팁을 선별했습니다.

미리 알림 이메일이란 무엇이며 언제 작성해야 합니까?

미리 알림 이메일은 조치를 취하도록 요청하기 위해 누군가에게 보내는 친근한 이메일입니다. 특정 요점을 전달하지만 딱딱한 느낌을 주지 않는 메시지를 전달하는 이메일입니다. 그들은 본질적으로 전문적이고 효과적이지만 동시에 친절하고 부드럽습니다.

보다 명확하게 이해할 수 있도록 한 가지 간단한 예를 들어 보겠습니다. 고객이 결제 기한을 놓친 경우 부드럽게 상기시키고 결제 예상 시기를 묻는 이메일을 미리 알림이라고 합니다. 이메일.

리마인더 이메일을 보내는 데는 두 가지 주요 목적이 있습니다. 첫 번째는 고객에게 정중하고 빠른 답변을 촉구하는 방법이고 두 번째는 귀하와 사람들을 가능하게 하는 커뮤니케이션 라인을 다시 설정하는 데 도움이 된다는 것입니다. 동일한 페이지에 머물도록 이메일을 받는 사람.

중요한 이벤트가 발생해야 하는 경우 또는 발생했어야 하는데 발생하지 않은 경우와 같이 부드러운 알림 이메일이 필요한 상황이 많이 있습니다. 미리 알림 이메일을 보내야 하는 몇 가지 주요 시나리오를 나열했습니다.

1. 다가오는 중요 이벤트

사람들이 잊어버릴 위험을 감수할 수 없는 몇 가지 사건이 있습니다. 따라서 미리 알림 이메일을 보내는 것이 필요합니다.

2. 연체료

이것은 쉬운 일이 아닙니다. 지불 기한이 맞지 않으면 부드러운 알림을 보내는 것이 필수입니다.

3. 작업 기한을 놓친 경우

모든 비즈니스는 시간 제약으로 운영됩니다. 근무 기한을 놓친 직원들에게 정중한 방법으로 상기시켜 주는 것이 필요합니다.

4. 보류 중인 계약

보류 중인 구직 면접 이든 지원서든 이러한 시나리오에서는 부드러운 알림 이메일을 보내야 합니다.

5. 커뮤니케이션 실패

모두가 바쁜 일정으로 인해 무언가를 약속하고 잊어버리기 쉽습니다. 나는 우리 모두가 이것에 대해 유죄라고 생각합니다. 따라서 연락을 다시 설정하라는 부드러운 알림 이메일을 보내는 것은 귀하의 좋은 조치입니다.

이제 미리 알림 이메일에 대해 조금 알았으니 이메일을 보낼 적절한 시간을 살펴보겠습니다!

부드러운 알림 이메일을 보낼 적절한 시간은 언제입니까?

미리 알림 이메일을 보낼 적절한 시간을 결정하는 것은 까다로울 수 있습니다. 위압적으로 보일 위험을 감수하고 싶지 않기 때문에 너무 일찍 보내는 것은 좋지 않습니다. 또한 이메일을 보내는 내용에 따라 많이 달라집니다. 개인 친구인가요? 중요한 사건에 관한 것입니까? 아니면 마감일을 놓쳤습니까? 취업 면접 콜백일까요? 주제의 특성에 따라 기간이 결정됩니다.

예를 들어 작업 마감일을 놓친 경우 영업일 기준 하루 안에 미리 알림 이메일을 보낼 수 있습니다. 유사한 시나리오는 지불 마감일을 놓친 경우 마감일로부터 영업일 기준 1일 후에 미리 알림 이메일을 보내는 것이 적절할 것입니다. 계속 미루면 그 사람은 결국 잊어버릴 수 있습니다. 그리고 장기간 후에 의사 소통을 다시 설정하는 것이 더 어려울 것입니다.

그러나 특정 기한이 지정되지 않은 작업에 대해 후속 조치를 취하려는 경우에는 조금 더 기다리는 것이 예의입니다. 아마도 일주일 정도일 수도 있습니다. 특히 호의를 베푸는 경우에 알림 이메일을 너무 일찍 보내면 좋지 않은 인상을 줍니다.

취업 면접 후속 이메일의 경우 어떤 회사의 채용 프로세스도 신속하게 완료될 수 없다는 점을 명심해야 합니다. 서두르지 않고 부드러운 알림 이메일을 보내는 대신 최소 1~2주(바람직하게는 10-14일)를 기다릴 수 있다면 잠재적인 고용주의 시간과 권한에 대한 존중뿐만 아니라 귀하의 인내심의 질을 보여줍니다. .

이벤트(업무용 또는 개인용)인 경우 영업일 기준 2일 전에 알림을 보내 수신자에게 신체적, 정신적으로 이벤트를 준비할 수 있는 충분한 시간을 줍니다.

우리가 설명한 이 모든 예에서 얻은 교훈은 이메일의 특성에 따라 적절한 시간 프레임에 대한 아이디어를 제공한다는 것입니다.

이제 이메일 알림을 보낼 적절한 시간을 알았으므로 알림을 작성하는 방법을 살펴보겠습니다! '완벽한' 부드러운 리마인더 이메일은 없을 수 있지만 이메일 초안을 작성할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 팁이 있습니다.

부드러운 알림 이메일을 작성하는 방법?

1. 적절한 제목

알림 이메일을 열기 전에 받는 사람이 가장 먼저 보게 되는 것입니다. 따라서 적절한 제목을 선택하는 것이 중요합니다. 제목 줄을 추가하면 이메일을 받는 사람이 스팸 발송자가 아님을 확인할 수 있습니다. 특히 귀하를 잘 알지 못하고 반드시 귀하의 연락처 정보를 가지고 있지 않을 수 있는 구직 면접관 또는 벤더의 경우입니다.

미리 알림 이메일이 누락된 작업 기한 또는 누락된 지불과 같은 긴급한 내용인 경우 ' 조치 필요 ' 또는 ' 응답 필요 '와 같은 제목이 주의를 끌고 사람들이 알림 이메일을 열도록 설득하세요. 누군가에게 약속한 호의를 상기시키는 경우라면 '팔로우 업'과 같은 말이 예의입니다.

2. 받는 사람에게 인사하기

부드러운 알림 이메일은 항상 받는 사람에게 인사하는 것으로 시작해야 합니다. 미리 알림으로 바로 뛰어드는 것은 무례하고 독자에게 불쾌감을 줄 수 있습니다. 받는 사람에게 즉시 인사하면 미리 알림 이메일에 친근한 분위기를 주고 나머지 이메일의 톤을 설정합니다.

받는 사람에게 인사하는 방법을 결정하는 것이 어려울 수 있지만 스트레스를 받을 필요는 없습니다. 일과 관련된 주제라면 'Mr.' 또는 '부인' 전문적입니다. 좀 더 개인적인 주제라면 '친애하는'과 같은 인사말을 사용할 수 있습니다. 캐주얼한 어조를 설정하려면 '안녕하세요' 또는 '안녕하세요'와 같은 인사말을 사용할 수도 있습니다.

3. 친근한 메시지로 시작

초기 인사말 후에는 항상 친근한 메시지로 부드러운 알림 이메일을 시작해야 합니다. 주제에서 벗어나지 마십시오. 구체적이고 수신자와 관련된 내용을 참조하는 것이 가장 좋습니다. 예를 들면 – "모든 일이 순조롭게 진행되기를 바랍니다." 또는 "최근 성공을 축하합니다....'.

받는 사람이 당신에게 좋은 일을 해주거나 호의를 베풀겠다고 약속한 경우, 감사 인사로 미리 알림 이메일을 시작할 수 있습니다. 이에 대한 예는 “기여해 주셔서 대단히 감사합니다…” 또는 “…에 대한 귀하의 제안에 감사드립니다”입니다. 알림 이메일을 누구에게 보내는지 모른다면 안전하게 플레이하고 "좋은 하루/주를 보내길 바랍니다"라고 인사하는 것도 좋습니다.

4. 비난하는 언어를 사용하지 마십시오

글을 쓰는 방식에 주의를 기울이고 비난하는 말이나 상대방의 잘못을 암시하는 어떤 것도 사용하지 마십시오. "당신은 지불에 늦었습니다..." 또는 "당신은 마감일을 놓쳤습니다..."와 같은 문자 그대로의 표현을 사용하는 것을 피하는 것이 가장 좋습니다. 그렇게 하면 메시지를 전달하고 수신자에게 전적으로 책임을 전가하지 않을 수 있습니다.

5. 구체적으로 작성

적절한 제목을 제공하고 인사말을 마친 후에는 너무 많이 덤벼들지 않는 것이 가장 좋습니다. 콘텐츠의 성격에 관계없이 아무도 길고 정교한 이메일을 읽을 시간이나 인내심이 없습니다. 따라서 무뚝뚝하지 않고 요점을 파악 해야 합니다.

미리 알림 이메일의 궁극적인 목표는 후속 조치를 촉구하는 것입니다. 따라서 후속 조치가 필요함을 분명히 해야 합니다.

“할 수 있으면 고맙겠습니다.” 또는 “예상할 수 있을 때 알려주세요…

6. 후속 커뮤니케이션 장려

알림 이메일은 후속 커뮤니케이션을 장려해야 합니다. 필요한 메시지를 전달한 후에는 의사 소통의 라인을 여는 한두 줄을 포함해야 합니다.

예를 들어 "질문이 있으시면 언제든지 연락해 주십시오..." 또는 "답변을 기다리겠습니다..."와 같은 문구를 사용하는 것이 좋습니다. 이러한 발언은 우호적인 관계 형성 의 기반을 마련하고 후속 소통의 장을 열어줍니다.

7. 마무리

마지막 팁은 적절하게 로그오프하여 알림 이메일을 종료하는 것을 절대 잊지 않는 것입니다. 몇 가지 적절한 승인 단어는 다음과 같습니다. 최고의 안부, 친절한 안부, 진심으로 등.

그런 다음 전체 이름으로 끝내거나 받는 사람이 개인적인 친구인 경우 이름으로 끝낼 수 있습니다. 마무리하기 전에 "이 이메일을 우선적으로 처리해 주셔서 감사합니다..." 또는 "답변을 기다리겠습니다..." 와 같은 적절한 마무리 문장을 추가한 후 서명해야 합니다.

이제 부드러운 알림 이메일의 초안을 작성하는 방법을 알았지만 작동 방식을 이해하는 데 도움이 되는 몇 가지 예를 보여드리고 싶습니다! 구경하다!

미리 알림 이메일 예

다음은 귀하를 위해 큐레이팅한 세 가지 알림 이메일 예시입니다.

1. 부드러운 지불 알림 이메일

제목 줄: 보낸 사람: 송장(76543) 연체 지불

레나 부인,

나는 당신이 사랑스러운 한 주를 보내고 있기를 바랍니다.

2022년 11월 15일 결제 예정인 송장(76543)과 관련하여 귀하로부터 아직 $200의 결제를 받지 못했다는 점을 알려드립니다.

이 인보이스는 이제 기한이 지났고 우리에게 상당히 문제가 되고 있습니다. 결제가 가능한 시점을 알려주시면 매우 긴급한 문제이므로 대단히 감사하겠습니다.

친애하는,

애슐리 마일즈

2. 이벤트 알림 이메일

친애하는 수잔,

2022년 12월 3일 오전 10시에 예정된 회사 제품 출시 이벤트에 대한 알림 이메일입니다. 그곳에서 뵙기를 기대합니다. 이벤트 관련 문의 및 문의는 편하게 해주세요.

따뜻한 안부,

앤 터커

3. 면접 알림

안녕하세요,

2022년 12월 5일 Avery Building(3층, Room 3B)에서 회사와의 예정된 인터뷰를 상기시켜 드립니다.

귀하의 전문 지식을 논의 및 테스트하고 귀하가 우리 회사에 적합한지 여부를 평가하기를 기대합니다.

질문이 있으시면 알려주십시오. 시간 내주셔서 미리 감사드립니다. 곧 귀하와 대화할 수 있기를 기대합니다!

감사합니다,

제이든 로크

에이버리 레코드

시작하기 전에 몇 분 만에 멋진 전문 대화형 이메일을 만들 수 있는 도구를 소개하겠습니다! 자세히 알아보려면 계속 읽어보세요!

Elink: 미리 알림 이메일을 만드는 완벽한 도구!

Elink.io는 아름답고 반응이 빠른 이메일을 몇 분 안에 만들고 보낼 수 있는 가장 빠르고 쉬운 방법입니다! 예산이 가볍고 사용하기 쉬우며 사람들이 클릭하고 싶어하는 멋진 알림 이메일을 만들고 공유하는 데 필요한 모든 기능이 함께 제공됩니다.

이 플랫폼에는 완전히 반응하는 템플릿의 방대한 컬렉션이 있습니다! 템플릿을 선택하고 공유해야 하는 콘텐츠에 대한 링크를 추가할 수 있으며 elink는 놀랍고 완벽하게 반응하는 대화형 비즈니스 이메일을 즉시 생성합니다!

이 템플릿의 가장 좋은 점은 원하는 대로 사용자 지정할 수 있다는 것입니다. 즉, 미리 알림 이메일의 머리글과 바닥글에 이미지, 텍스트, 글머리 기호 목록, 번호 매기기 목록, 버튼, 소셜 아이콘 및 구분선을 추가할 수 있습니다.

elink에서 아름답게 제작된 이메일의 도움으로 청중에게 부드럽게 상기시키십시오!

마무리

훌륭한 알림 이메일은 효율적일 뿐만 아니라 영향력도 큽니다. 그것은 의도된 목적을 달성하고 친절하게 수행합니다.

미리 알림 이메일은 우호적인 관계를 유지하면서 유용한 정보를 기억하는 데 도움을 주고 수신자에게 다가오는 마감일 및 이벤트에 대한 인식을 고취시킵니다.

부드러운 알림 이메일을 작성하는 방법을 알았으므로 이제 남은 것은 초안 작성을 시작하는 것입니다. elink와 함께라면 작업도 훨씬 쉬워집니다! 즐거운 이메일 보내기, 여러분!

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