영업 통화를 녹음하는 방법: 팀 리더가 알아야 할 사항

모든 영업 통화는 수익을 얻거나 성장시킬 수 있는 기회입니다.

영업 통화는 영업 팀을 위한 피드백, 중요한 흥분의 순간, 통찰력으로 가득 차 있습니다. 이러한 통찰력은 영업사원의 마음속에 들어오고 스티커 메모에서 빠르게 잊혀지거나 사라집니다.

판매 도구가 판매 통화를 기록하는 데에도 도움이 되지 않으면 실행 가능한 통찰력을 잃고 이번 분기 할당량을 놓칠 위험이 있습니다.

영업 리더로서 귀하는 시장 진출 모션을 업데이트하고 향상시키기 위해 통화 녹음을 저장해야 합니다.

판매 상호 작용, 모범 사례, 수익 증대를 위한 유용한 콜 센터 기능을 기록하는 쉬운 방법을 알아보십시오.

영업 통화를 녹음하는 5가지 방법

클라우드 전화 시스템은 다양한 사용 사례에 적합한 방법을 선택할 수 있는 통화 녹음 기능을 제공합니다. 언제 사용해야 하는지 자세히 알아보려면 자세히 알아보세요.

1. 자동 통화 녹음

자동 통화 녹음 기능을 사용하면 영업팀 구성원이 수동 개입 없이 모든 통화를 녹음할 수 있습니다. 콜드 콜, 후속 조치, 데모 또는 중요한 비즈니스 대화가 될 수 있습니다.

모든 통화를 자동으로 녹음하면 영업 담당자는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 통화 중에 공유된 중요한 세부정보를 재생하고 들을 수 있습니다.
• 잠재 고객의 억양이 불분명한 대화에서 맥락을 파악하세요.
• 잠재 고객에게 후속 통화에서 동일한 정보를 반복하도록 요청하지 마십시오.

이러한 녹음은 나중에 교육, 새로운 계정 임원 온보딩 및 품질 보증에 도움이 됩니다. 이들은 금융 서비스, 의료, 통신 사업에 대한 법률 준수를 지원합니다.

이러한 녹음을 자동으로 만드는 이유는 무엇입니까? 클라우드 전화 시스템 내에서 옵션을 켤 수 있습니다. 경고음, 전선 또는 카세트 테이프가 없습니다. 로그인만 하면 언제든지 통화를 들을 수 있습니다.

2. 주문형 통화 녹음

영업사원은 대화의 특정 부분 녹음을 시작하고 중지할 수 있습니다.

고객의 개인 정보를 존중하고 주요 논의와 관련된 법적 요구 사항을 준수할 수 있습니다. 전원이 켜지면 양측 모두 "녹음 중"과 같은 메시지를 듣게 됩니다.

전화 시스템을 사용하면 원하는 대로 이러한 메시지를 맞춤 설정할 수 있습니다. 쉬운 옵션은 품질 및 교육 목적으로 통화가 녹음될 수 있다는 점을 통화 흐름에 언급하는 것입니다.

영업사원은 모든 것보다는 가치 있는 대화를 녹음하는 데 더 나은 능력을 갖추고 있습니다. 다시 재생하기 위해 돌아올 때 상황이 덜 복잡해집니다. 필요한 것을 찾기 위해 대화를 진행하는 대신 바로 핵심으로 이동할 수 있습니다.

3. 감독자가 시작한 녹음

영업 리더는 감독자가 시작한 녹음을 사용하여 영업 통화를 원격으로 모니터링하고 피드백을 제공합니다.

이러한 녹음에서는 고객의 추측을 피하기 위해 통화가 녹음되고 있는지 여부를 알리지 않는 경우가 많습니다. 이러한 이유로 전문가들은 이를 선택적 무음 녹음이라고 부르기도 합니다.

감독자가 시작한 녹음이 도움이 되는 몇 가지 상황은 다음과 같습니다.

• 팀의 성과를 모니터링하고 개선하도록 돕습니다.
• 통화 모범 사례를 따르는 영업사원을 인정하고 감사합니다.
• 부서간 지원을 통해 문제를 해결하기 위해 까다로운 논의를 다시 검토합니다.

4. 전화회의 녹음

전화회의에서 여러 사람의 음성을 녹음합니다.

대규모 조직에서는 전화 회의 녹음을 사용하여 다양한 분야의 우선순위 및 업데이트 기록을 유지합니다. 부서장이 보고하는 대규모 스탠드업 회의와 같습니다.

회사는 다음을 포함하여 다양한 다른 이유로 이를 사용합니다.

• 그룹 토론이나 브레인스토밍 세션을 통해 세부 정보를 캡처합니다.
• 부서 간 회의를 기록합니다.
• 통화 후 모든 참가자에게 녹음에 대한 액세스를 제공하여 동일한 페이지에 있도록 합니다.

5. 화상회의 녹화

영업사원은 시각적 프레젠테이션이나 데모가 성공적인 영업의 핵심인 업계에서 화상 회의 녹화를 사용합니다. 서비스형 소프트웨어(Software as a Service) 기업은 통화 후 잠재 고객의 감정을 검토하기 위해 이를 사용합니다.

기업은 다음과 같은 여러 영역에서 이점을 누리고 있습니다.

• 특정 사용 사례에 대한 판매 활동을 최적화합니다.
• 잠재 고객의 실제 고통을 검토하고 관련 마케팅 자료를 활용합니다.
• 귀하의 제품이나 서비스에서 기대하는 바에 대한 잠재 고객의 피드백을 수집합니다.

영업 통화를 녹음하는 모범 사례

이제 통화 녹음 방법을 선택하는 방법을 알았으므로 성공을 위해 설정하려면 몇 가지 모범 사례가 필요합니다. 다음은 판매 통화를 녹음하는 동안 따를 수 있는 몇 가지 방법입니다.

규정 준수 유지

녹음된 대화와 관련된 지역, 주, 연방법을 살펴보세요. 많은 법률에서는 녹음을 시작하기 전에 양측 모두의 동의를 받도록 규정하고 있습니다.

이러한 법률은 주마다 다릅니다. 일부는 한 당사자의 동의가 필요한 반면 다른 일부는 모든 당사자의 동의가 필요합니다. 귀하의 비즈니스에 적용되는 사항을 확인하세요.

️ 녹음 알림 자동화

영업사원은 잠재고객과 고객에게 통화를 녹음할 수 있는지 구두로 물어볼 수 있습니다. 그러나 이는 핵심 대화의 일부가 아닙니다. 잠재 구매자는 귀하의 시간을 신뢰합니다. 그리고 옆으로 치우치지 않고도 도움을 줄 수 있는 방법을 빠르게 공유할 수 있어야 합니다.

VoIP 시스템은 통화가 시작될 때 고객에게 자동으로 알림을 보내 핵심 토론에 바로 참여할 수 있도록 합니다.

️ 목적을 말해주세요

녹음 목적을 명시하고 존중하는 것이 중요합니다. 대화를 녹음하는 이유를 당사자들에게 알리고 약속을 준수하세요.

교육, 법적 문서, 품질 보증 등 무엇이든 녹음 알림에 추가하거나, 추가할 수 없는 경우 구두로 명시하세요.

녹음을 안전하게 보관하세요

고객 데이터를 자신의 데이터처럼 보호하세요. 기밀성에 영향을 미치는 보안 위협으로부터 통화 녹음 및 녹취를 보호하세요. 권한이 있는 사람이나 시스템만 영업 대화에 액세스할 수 있도록 역할 기반 액세스 제어를 채택할 수 있습니다.

ID 및 액세스 관리 소프트웨어를 사용하면 이러한 보안 조치를 구성하여 내부 또는 외부 위협으로부터 녹음을 안전하게 유지할 수 있습니다.

녹음된 통화 검토

통화 녹음은 판매 성과 지표를 다음 단계로 끌어올릴 수 있는 대화 인텔리전스를 팀에 제공합니다. 특정 계정이 거래로 전환되거나 중단된 이유를 확인할 수 있습니다. 이 피드백을 통해 사람들을 코칭하고 판매 팁을 제공하여 그들이 개선되도록 할 수 있습니다.

이러한 녹음을 정기적으로 검토하면 영업, 마케팅, 제품 팀 및 기타 비즈니스 기능에 대한 기회의 일관된 흐름을 유지합니다. 마케팅팀은 어떤 자산을 만들 수 있는지에 대한 힌트를 얻고 제품 팀은 실제 고객 피드백을 받아 향후 스프린트를 구상합니다.

고객의 취향을 존중합니다

고객이 녹음을 원하지 않으면 녹음하지 마세요. 하지만 이의를 처리하는 프로세스가 있으므로 일반적인 워크플로로 인해 고객이 가능한 최상의 경험을 누리는 데 방해가 되는 장애물이 생기지 않습니다.

영업 코칭은 팀이 이러한 상황을 헤쳐나가는 데 도움을 주어 전반적인 성과를 향상시킵니다.

통화 녹음의 대안

전화 통화 녹음에는 여러 가지 대안이 있습니다. 사용 사례에 따라 주어진 상황에 적합한 것이 무엇인지 결정할 수 있습니다.

1) 실시간 통화 모니터링

감독자는 통화 모니터링을 통해 인바운드 또는 아웃바운드 통화를 들을 수 있습니다. 영업사원과 고객은 이를 인지할 수도 있고, 인지하지 못할 수도 있습니다. 영업 리더는 실시간 품질 보증을 위해 이 기능을 사용합니다. 이는 영업 담당자가 모범적인 영업 관행을 따르도록 동기를 부여합니다.

통화가 원활하지 않을 경우 회사 기준에 맞는 통화 품질을 유지할 수 있도록 실시간 안내를 제공할 수 있습니다.

실시간 통화 모니터링의 주목할만한 이점은 다음과 같습니다.

• 고객 커뮤니케이션 개선: 관리자는 통화를 듣고 즉각적인 피드백을 제공하여 팀이 설정된 품질 표준을 일치하도록 격려하고 상담원이 최선을 다하도록 동기를 부여합니다.
• 정기 교육 비용 절감: 직원이 업무를 배우면서 교육 비용이 절감됩니다.
• 실시간으로 문제 파악: 통화 모니터링을 통해 영업사원이 잠재 고객과 효과적으로 소통하는 데 방해가 되는 문제를 찾아냅니다. 영업 관리자는 Barge-in을 사용하여 필요한 경우 적시에 지침이나 개입을 제공할 수 있습니다.

2) 참여

참여 기능을 사용하면 영업 관리자가 통화에 참여할 수 있습니다. 그들은 복잡한 판매를 돕기 위해 토론에 참여한 모든 당사자와 대화할 수 있습니다. 통화가 계획대로 진행되지 않는 경우 개입을 통해 이를 수정할 수 있습니다.

다음은 주목할만한 이점 중 일부입니다.

• 직접적인 피드백 제공: 영업사원의 도움으로 서비스 품질과 전반적인 만족도에 대한 피드백을 받으세요.
• 협업을 통한 자신감 향상: 영업사원은 필요할 때 도움을 받을 수 있다는 확신을 갖게 됩니다. Barge-in을 사용하면 리더로서 협력하여 숫자에 관심을 갖고 있지만 기꺼이 참여하여 까다로운 상황을 헤쳐나갈 의지가 있음을 보여줍니다.
• 영업 프로세스 속도 향상: 영업 사원이 특정 사용자 정의에 대해 엔지니어의 지원이 필요한 경우 동일한 통화에 엔지니어를 추가하여 제안을 제공할 수 있습니다. 이렇게 하면 앞뒤로 줄어들고 프로세스 속도가 빨라집니다.

3) 통화 후 설문조사

통화 후 설문조사에서는 고객이 영업 담당자와 통화한 직후 회사로부터 전화를 받습니다.

그들은 “XYZ와 통화해 주셔서 감사합니다. 1부터 5까지의 통화에 얼마나 만족하시나요? 5개는 매우 만족스럽습니다.” 그들은 전화로 번호를 누르고 피드백을 제공합니다.

일부 회사는 전화를 통해 이러한 설문조사를 수행하는 반면 다른 회사는 피드백 제출 링크가 포함된 문자 메시지를 보냅니다.

통화 후 설문조사는 이를 구현하는 기업에 다음과 같은 많은 이점을 제공합니다.

• 고객의 신뢰도 향상: 고객의 의견이 존중되고 고려된다는 점을 보여줍니다.
• 직원 교육 지원: 피드백은 교육 프로그램 개선에 도움이 됩니다.
• 빠르고 쉽게 설정: 통화 후 설문조사는 일반적으로 구현 및 실행이 쉽습니다.

4) 영업 관리자 콜백

이는 영업 상담 후 영업 관리자가 고객에게 수행하는 후속 조치입니다. 이를 수행하여 고객의 경험을 이해하고 해결되지 않은 문제나 우려 사항을 해결할 수 있습니다.

영업 관리자 콜백에는 다음과 같은 여러 가지 이점이 있습니다.

• 고객 만족도 향상: 품질 보증 및 감독의 추가 계층을 설정하면 구매자는 귀하가 자신의 문제점과 피드백을 소중히 여긴다는 것을 알게 됩니다.
• 책임 입증: 영업사원이 문제를 효과적으로 처리할 수 없는 경우 회사가 문제 해결에 대한 책임을 진다는 것을 보여줍니다.
• 판매 기회 증가: 관리자는 이러한 통화 중에 추가 판매 기회를 식별하고 조치를 취할 수 있습니다.

컨택 센터를 통해 영업팀의 통화 녹음이 간소화됩니다.

클라우드 기반 컨택 센터는 영업 조직에 클라우드의 확장성과 유연성을 제공하여 대규모 전화 통화를 걸고, 기록하고, 기록하고, 분석할 수 있도록 해줍니다. 다음은 클라우드 컨택 센터에 대한 최신 정보를 제공하는 간략한 개요입니다.

효율성 증가

VoIP 전화 시스템을 사용 하면 통화를 녹음하고 필요할 때 쉽게 액세스할 수 있도록 저장할 수 있습니다. 메모를 뒤쫓거나 관리자에게 보낸 대화 내용을 찾는 번거로움을 피할 수 있습니다.

선택한 시간에 원하는 컨텍스트를 제공합니다. 물론, 녹음물에 접근할 수 있는 권한이 있는 경우에만 가능합니다.

효율성을 높이는 방법은 다음과 같습니다.

• 신속한 적응: 확장 팀은 변동하는 통화량을 처리합니다. VoIP 시스템은 물리적 인프라를 구축하기 위해 큰 노력을 기울이지 않고도 필요에 따라 쉽게 확장 및 축소할 수 있습니다.
• 교육 개선: 실제 사례를 통해 영업 담당자를 교육하여 신속하게 업무를 수행하고 업무에 적응할 수 있도록 도와줍니다.
• 데이터 기반 의사 결정: 고객에게 가장 적합한 방식으로 영업 프로세스를 설정하면 영업 프로세스가 반복될 가능성이 줄어듭니다.
• 기존 비즈니스 시스템과 쉽게 연결: Nextiva와 같은 VoIP 전화 시스템은 기존 CRM 및 기타 시스템과 연결하기 위한 통합 기능을 제공합니다.

더 나은 고객 경험 제공

VoIP 시스템을 사용하면 통화 녹음을 실시간 통화 모니터링이나 통화 후 설문 조사와 같은 다른 대안 및 보완 요소와 연결할 수 있습니다. 이를 통해 실시간 지원을 제공하고 고객 피드백을 실시간으로 구현할 수 있으므로 고객 경험이 향상됩니다.

이러한 요소는 고객 경험을 향상시키는 데 중추적인 역할을 합니다.

• 판매 전략 최적화: 고객 피드백을 기반으로 판매 전략을 맞춤화하여 고객의 요구 사항을 더 효과적으로 해결할 수 있습니다.
• 더욱 빠르게 문제 해결: VoIP 통화 녹음을 통해 문제에 대한 전후 상황을 확인할 수 있으므로 지원 팀이 개입하여 문제를 해결할 수 있습니다.
• 일관된 커뮤니케이션 품질 유지: 통화 녹음은 관리자가 전체 팀을 코칭하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 모든 사람이 동일한 방식으로 상황을 처리할 수 있습니다.

비용 절감 및 보안 강화

VoIP 전화 시스템으로 통화를 녹음하면 물리적 인프라를 구축하는 데 많은 투자를 하지 않아도 됩니다. 기존 시스템을 채택하는 데 드는 초기 비용을 줄여줍니다.

또한 VoIP 보안은 통화 암호화 및 기타 조치를 엄격하게 시행하여 위협으로부터 비즈니스 통신을 안전하게 보호합니다.

VoIP 전화 시스템을 강력하게 뒷받침하는 몇 가지 다른 이점은 다음과 같습니다.

• 자동 업데이트: VoIP 솔루션 제공업체는 취약점으로부터 시스템을 보호하기 위해 업데이트를 관리하고 시스템을 패치합니다.
• 유지 관리 비용 절감: 규모를 확장하면서 새 라인을 추가하지 않으므로 유지 관리 비용이 줄어듭니다.
• 신뢰성 및 데이터 보안 유지: Nextiva와 같은 VoIP 전화 시스템은 99.999% 가동 시간을 제공하여 전화기를 연중무휴 24시간 작동 상태로 유지합니다. 이러한 솔루션 제공업체는 엄격한 침투 테스트를 수행하여 취약점을 찾고 사기 완화 전략을 채택합니다.

글로벌 도달 범위 제공

클라우드 기반 VoIP 서비스는 기업에 전 세계적으로 접근할 수 있는 기회를 제공합니다. 인터넷을 통해 언제 어디서나 높은 비용 없이 누구에게나 전화를 걸 수 있습니다. 마찬가지로, 해외 고객도 현지 요금으로 귀하에게 전화할 수 있으므로 전 세계적으로 귀하의 비즈니스에 더 쉽게 접근할 수 있습니다.

국제적으로 사업을 운영하는 경우 VoIP를 고려해야 하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

• 통화 비용 절감: VoIP를 사용하면 인터넷을 통해 국제 통화가 이루어지며 녹음 내용을 쉽게 저장할 수 있습니다. 국제 전화 요금을 지불할 필요가 없습니다.
• 글로벌 시장 개척: 통화나 녹음이 현지 시장에만 국한되어서는 안 됩니다. VoIP 기능을 활용하여 국제 전화를 걸고 전 세계적으로 고객을 유치하세요.

Nextiva로 더욱 간편해진 녹음

영업 통화 녹음 도구는 더 많은 거래를 성사시키는 데 필요한 지식을 제공합니다. 전화로 잠재 고객에게 전화를 걸거나 비디오 데모를 진행하는 동안 통화 녹음을 사용하여 귀중한 통찰력으로 영업 워크플로를 개선하세요.

Nextiva의 클라우드 콜센터는 이러한 판매 통화를 녹음합니다. 이를 통해 분석이 간편해지고 영업 성과 관리가 간소화됩니다. 클라우드를 통해 경로를 선택하는 것이 더 저렴하고, 더 안전하며, 가장 중요한 것은 팀의 요구 사항에 더 잘 적응할 수 있다는 것입니다.

NextivaONE 의 통화를 처리할 수 있는 충분한 유연성과 함께 엔터프라이즈급 안정성과 보안이 함께 제공됩니다.