구매 주문이란 무엇입니까? 자신의 것을 만드는 방법?

공급업체 관리와 관련하여 소규모 비즈니스를 운영하려면 특정 제품이나 서비스가 필요하므로 공급업체에 연락하여 필요한 사항을 알려야 합니다. 그들은 그것을 제공합니다. 당신은 그것에 대한 비용을 지불합니다.

너무 쉬운 것 같나요? 예, 제품을 구매하는 과정은 설명보다 더 복잡할 수 있습니다. 결제 문제, 공급 부족, 잘못된 배송을 초래하는 잘못된 의사 소통 및 일정 중단이 있을 수 있습니다.

그럼에도 불구하고 안정적이고 시기적절한 방식으로 신뢰할 수 있는 판매자로부터 서비스를 획득하는 것이 반드시 사실일 필요는 없습니다. 가능할 수 있으며 구매 주문을 선택하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 그렇기 때문에 아래 기사를 주의 깊게 따라야 하는 이유 는 무엇이며 구매 주문서란 무엇이며 어떻게 생성합니까?

구매 주문이란 무엇입니까?

정의

PO라고도 하는 구매 주문서는 미래에 배송될 특정 상품이나 서비스의 판매에 대해 공급업체에 지불하기로 약속한 구매자가 보내는 공식 문서입니다.

구매자가 얻는 이점은 즉시 지불 없이 주문을 마감할 수 있다는 것입니다. 판매자의 관점에서 PO는 구매자가 상품이나 서비스가 선적될 때 지불할 의무가 있기 때문에 위험 없이 구매자에게 신용을 제공하는 방법입니다.

모든 PO에는 구매자와 공급업체가 배송 및 지불을 추적하는 데 도움이 되는 고유 번호가 첨부되어 있습니다. 총괄 PO는 특정 최대값에 도달할 때까지 지속적으로 상품 또는 서비스를 구매하기로 약속합니다.

예

다양한 유형의 구매 주문

1. 표준 구매 주문

표준 구매 주문이 가장 인기 있고 인정받고 있습니다. 이 경우 구매자는 구매 정보에 대해 명확하고 구매하려는 제품 또는 서비스, 수량, 배송 일정 및 지불 정책을 결정할 수 있습니다.

예를 들어, 프린터 카트리지가 부족한 비즈니스는 필요한 양과 구입 시기를 정확히 알고 있기 때문에 표준 구매 주문을 마감할 수 있습니다.

2. 계획된 구매 주문

계획된 구매 주문을 함에 따라 구매자는 사전에 구매 주문을 함으로써 해당 제품에 대한 회사의 미래 수요를 예측합니다. 이 상황에서 상품, 가격, 결제 정책 등의 정보는 알고 있지만 수치는 추측에 의한 것이며 배송일은 잠정적이다.

예를 들어, 프린터 카트리지가 부족한 동일한 비즈니스가 계획된 구매 주문을 하는 경우 구매자는 보다 유연한 배송 일정으로 필요한 프린터 카트리지 수를 예상할 것입니다.

3. 일괄 구매 주문

일괄 구매 주문을 사용하면 구매자가 가격 할인을 협상하기 위해 동시에 많은 주문을 합니다.

예를 들어, 동일한 비즈니스가 한 공급업체로부터 프린터 카트리지와 용지를 많이 주문하여 유리한 거래를 협상할 수 있는 경우 이러한 제품을 구입하기 위해 일괄 구매 주문을 사용하는 것을 생각할 수 있습니다.

4. 계약 구매 주문

계약 구매 주문은 가장 공식적인 변형으로 간주됩니다. 이 상황에서 구매자와 판매자는 계약을 참조하는 구매 주문이 해제되기 전에 구매자의 조건에 대한 계약을 체결합니다. 이러한 종류의 구매 주문은 관련된 사람들에게 가장 법적 보호를 제공합니다.

예를 들어, 동일한 비즈니스가 제품, 번호, 가격 및 약속된 상품의 배송 일정을 설명하는 공급자와 계약을 체결하고 표준 구매 주문을 따르는 경우 이러한 비즈니스는 계약 구매 주문 계약에 따라 유지됩니다.

구매 주문서와 송장: 차이점은 무엇입니까?

구매자는 구매 주문을 생성하고 공급업체는 송장을 생성합니다. 공급업체는 특정 지불 조건이 있는 경우 지불을 수집하는 방법으로 송장을 보내거나 주문에 대한 지불이 확인되었음을 기록하는 방법으로 잔액이 0인 송장을 보낼 수 있습니다.

구매 주문과 송장 모두 청구 주소 및 배송 목적지와 같은 동일한 세부 정보를 포함합니다. 송장은 일반적으로 구매 주문 번호를 참조하며 두 문서가 서로 연관되어 있고 서로 일치함을 명확히 하기 위해 송장 번호가 있습니다. 주요 차이점은 주문 정보와 구매 주문에 포함된 추가 기술 정보가 송장에 추가되지 않는다는 것입니다.

다음 예를 살펴보십시오.

구매자인 John은 조직 내 부서로부터 사무실에 있는 컴퓨터용 새 모니터가 필요한 정보를 얻었습니다. 그는 모니터의 수와 세부 요구 사항을 보여주는 구매 주문을 합니다.

모니터를 판매하는 회사가 주문을 받습니다. 그들이 주문을 공급할 수 있음을 확인하면 PO를 통과하고 지불을 받거나 지불이 마지막으로 합의된 지불 조건을 기반으로 할 것으로 예상되는 상품을 보냅니다. 결제가 완료되면 주문이 처리되고 배송 날짜와 추적 세부 정보가 포함된 모니터가 배송되고 John은 청구서를 받습니다.

송장은 상품이 배달되기 전에 보낸 지불을 식별하거나 돈이 먼저 보내지지 않은 경우 지불 만료 날짜로 구성됩니다. John은 인보이스가 구매 주문과 일치하는지 확인하고 포장 명세서를 확인하여 주문한 모든 제품이 수령되었는지, 주문 및 수령한 상품에 대해서만 지불이 이루어졌는지 확인하기 위해 3방향 매칭이라는 프로세스를 확인합니다.

구매 주문은 종종 다른 종류의 문서와 혼동됩니다. 주문과 계약 간의 불일치, 구매 주문과 작업 주문 간의 불일치, 구매 주문과 판매 주문 간의 불일치를 아는 것이 필수적입니다.

구매 주문 기능

구매자는 공급업체로부터 제품을 주문하기로 선택합니다.

주문을 완료하기 전에 구매자는 공급업체의 항목 또는 서비스가 충족할 수 있는 요구 사항을 명확히 해야 합니다. 이 단계에서 구매자는 필요한 재화나 서비스, 필요한 품목의 수(가능한 경우), 언제 필요한지 확인해야 합니다.

예를 들어, 제품 주문을 소비자에게 전달하기 위해 새 상자를 주문해야 하는 경우 필요한 상자 수와 필요한 시간을 계산합니다.

예상되는 휴가가 다가오고 있다고 가정해 보겠습니다. 정확한 수량을 주문하기 위해 전년도의 박스 주문을 보고 이번 휴가에 예상 성장을 곱할 수 있습니다.

구매자가 구매 주문 초안을 작성하고 승인을 위해 공급업체에 보냅니다.

위의 세부 정보를 사용하여 구매자는 구매 주문의 개요를 작성하고 승인을 위해 공급업체에 보내야 합니다. 구매 주문서를 공급업체에 보낼 때 프로세스가 일정대로 진행되는지 확인하려면 승인이 필요하다는 것을 보여주십시오.

이상적으로는 응답이 제 시간에 도착하여 일정에 따라 상품이나 서비스를 받거나 구매자가 다른 공급업체로부터 구매할 수 있는 충분한 시간을 확보해야 합니다.

위의 예에서 상자를 공급할 수 있는 판매자를 명확히 하고 필요한 상자의 수와 필요할 때 이 정보를 사용하여 구매 주문서 초안을 작성할 수 있습니다.

공급업체는 구매 주문을 검토하고 요청을 이행할 수 있는지 확인합니다.

공급업체가 구매 주문서를 받으면 요청을 검토하고 재고 또는 가용성을 확인하여 구매 기한까지 주문을 이행할 수 있는지 확인하는 것은 공급업체에 달려 있습니다.

박스 배송 상황에서 판매자는 귀하의 주문을 검토했으며, 재고 및 배송 능력을 검토한 후 귀하의 요청을 이행할 수 있음을 확인합니다.

구매 주문 승인

공급업체가 구매자의 안내에 따라 요청을 이행할 수 있는 경우 구매 주문을 승인하고 법적 구속력을 갖게 됩니다.

박스 회사는 귀하의 요청을 이행할 수 있기 때문에 확인을 위해 승인된 구매 주문서 사본을 귀하에게 발송합니다.

제품 또는 서비스 이행

구매 주문이 승인된 후 판매자는 합의된 대로 상품 또는 서비스를 공급할 책임이 있습니다. 이 단계에서 그들은 구매 주문서의 수량에 대한 송장을 생성하여 구매자에게 보낼 수 있습니다. 송장에는 제공된 제품, 관련 수량 및 지불해야 하는 금액이 요약되어 있어야 합니다.

예를 들어, 상자 선적을 승인한 후 주문 처리된 주문과 미지불 수량에 대한 송장을 받아야 합니다. 이 판매자는 인보이스를 발행한 후 30일 이내에 지불해야 하는 순 30개의 지불 조건을 가지고 있습니다.

인보이스 지불

이 마지막 단계에서 구매자의 책임은 공급업체의 지불 조건에 따라 송장을 지불하는 것입니다.

승인된 지불 조건으로 송장에 대한 지불을 제출하는 것은 구매자에 따라 다릅니다.

구매 주문을 생성하는 방법은 무엇입니까?

구매 오더를 생성하시겠습니까? 포함해야 할 사항은 다음과 같습니다.

• 헤더 - 회사 이름, 사업장 위치, 구매 주문 날짜 및 주문 번호를 포함한 회사 정보를 표시합니다.
• 판매자 정보 - 구매 주문에 대한 적절한 수신자를 포함합니다. 여기에 벤더 회사 이름, 자세한 연락처 이름 및 벤더 회사 주소를 입력합니다.
• 배송처 - 주문을 배송해야 하는 위치, 배송 방법, 배송 조건 및 잠정 배송 날짜를 식별합니다.
• 주문 정보 - 주문에 포함된 모든 항목에 대해 제품 코드 또는 SKU 번호, 항목 이름 또는 설명, 필요한 단위 수, 단위당 가격 및 모든 제품의 배송 날짜가 포함된 라인 항목을 제공하십시오.
• 요약 - 소계, 적용 가능한 할인, 세금, 배송료 및 총계를 제공하여 구매 주문을 완료합니다.

요약

이 기사를 통해 구매 주문 의 정의와 생성 방법을 이해할 수 있기를 바랍니다. 또한 구매 주문서와 송장의 차이점에 대한 지식도 포함됩니다.

의견 상자에 질문을 남겨주세요. 우리는 당신을 돕고 지원하기 위해 여기 있습니다. 언제든지 문의해 주세요.