투명한 프로젝트 계획이란 무엇이며 왜 필요한가요?

당신은 가장 큰 경쟁자에게 갈 수 있는 거대한 계약을 체결했습니다. 그러나 고객의 매개변수 내에서 제 시간에 프로젝트를 완료하기 위해 속도, 민첩성 및 기술을 약속함으로써 연못에 있는 큰 물고기의 가격을 과소평가했습니다.

비즈니스 소유자는 고객을 놀라게 할 마케팅 팀의 능력과 기술에 대해 걱정하지 않습니다. 그러나 최근에 모든 경력 전환이 진행됨에 따라 업계 내에서 새로운 비즈니스를 시작하기 위해 경쟁이 치열한 분야에서 프로젝트의 중요한 세부 사항이 경쟁자에게 누출되는 것을 원하지 않습니다. 팀이 내부 프로젝트를 통해 자체 마케팅에서도 성공하기를 원합니다.

그러나 고객의 기대 이상으로 제공하기 위해 가능한 모든 이점이 필요하기 때문에 프로젝트의 모든 단계에서 팀에 권한을 부여하고자 합니다. 프로젝트 관리 커뮤니케이션에서 투명성을 우선시하는 것은 성공을 위해 필요한 중요한 측면입니다.

투명한 계획은 모든 이해 관계자가 필요한 정보에 액세스할 수 있도록 공개 프로젝트 관리 커뮤니케이션으로 시작됩니다. 문서, 이메일, 회의, 교육 또는 디지털 및 물리적 자산에 대한 액세스가 필요할 수 있습니다. 이러한 항목은 효율적이고 찾기 쉬워야 하며 협업 소프트웨어 통합은 프로젝트 관리에 가져올 수 있는 또 다른 중요한 요소입니다.

프로젝트 전체에 관해서는 모든 사람이 같은 페이지에 있어야 하지만 각 사람이 각 작업을 수행하는 사람을 알고 있는지 확인해야 합니다. 프로젝트 관리자는 또한 문서, 메모 및 이해 관계자 간의 커뮤니케이션에 빠르고 쉽게 액세스하여 프로젝트가 일정대로 유지되도록 해야 합니다.

투명성은 팀 구성원이 프로젝트 일정 내에서 작업을 계속 수행하고 문제가 발생하면 문제를 해결하며 프로젝트를 진행하여 제시간에 결과물을 달성할 수 있도록 도와줍니다.

매주 PM(프로젝트 관리) 소프트웨어를 사용하는 업계 전문가 243명을 대상으로 한 설문 조사에 따르면 실제로 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 사람들은 협업 기능을 선호하는 것으로 나타났습니다. Software Advice에 따르면 응답자의 총 54%는 통합 협업 및 커뮤니케이션 도구를 선호했으며 13%는 독립형 협업 도구를 선호했습니다. ^[1] 협업 기능은 소유자와 관리자가 팀 내에서 프로젝트 관리 커뮤니케이션과 투명성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

재택근무 시대에 소상공인에게는 소통과 협업이 더욱 중요합니다. 하이브리드 소규모 비즈니스의 직원들은 주중 일부를 직접 대면하고 원격으로 일한다고 말합니다. 하이브리드 작업 모델의 가장 큰 두 가지 과제는 프로젝트 중 생산성 유지(40%)와 효과적인 의사 소통 및 협업(35%)입니다. , GetApp의 2021년 조사 ^[*] 에 따르면 미국 중소기업의 의사 결정권자 503명과 직원 488명을 대상으로 합니다. 이들 대부분의 회사에서 하이브리드 모델 채택이 발생했기 때문에 두 가지 끊임없는 과제는 생산성 관리와 프로젝트 팀의 효과적인 커뮤니케이션 및 협업 유지를 포함합니다. 프로젝트 관리 도구는 원격 팀과의 지속적인 커뮤니케이션에 매우 중요합니다.

프로젝트 소유자 또는 비즈니스 소유자는 회사의 모든 사람에게 완전한 투명성을 유지하는 것을 꺼릴 수 있습니다. 모든 사람이 계약의 가치나 계약 세부 사항을 알 필요는 없습니다. 그러나 관리자와 팀 구성원이 수익성에 대해 걱정하는 경우 해결 방법이 있습니다. 계약의 가치를 정의하는 대신 각 직원이 특정 작업을 수행하는 데 필요한 최대 시간을 보여줍니다. 그런 다음 팀이 프로젝트를 더 빨리 완료할 수 있다면 더 많은 수익을 얻을 수 있다는 인상을 줍니다.

소유자와 관리자는 재정을 공개하지 않고도 프로젝트의 측면을 명확하게 정의할 수 있습니다.

마감일은 프로젝트를 진행하고 정시에 완료하는 데 중요합니다. 모든 사람은 목표를 달성하고 있는지 알기 위해 프로젝트에 소요된 시간을 추적할 수 있어야 합니다. 프로젝트 내의 모든 목표는 명확해야 하고 명확한 기한이 있어야 합니다.

이해 관계자는 프로젝트 전체에서 수행해야 하는 작업이 무엇인지 정확하게 알아야 합니다. 직원 부재나 누군가 도움이 필요한 경우 중복될 수 있지만 역할을 명확하게 정의하면 모든 사람이 중복 노력 없이 업무를 계속 수행할 수 있습니다.

모든 사람은 할당된 시간 내에 목표를 달성하기 위해 도구와 리소스가 필요합니다. 적절한 도구, 제품 및 서비스를 마음대로 사용할 수 있도록 하여 프로젝트의 이해 관계자에게 권한을 부여합니다. 팀 리더는 팀 동료에게 성공하기 위해 무엇이 필요한지 물어봐야 하기 때문에 프로젝트 관리 커뮤니케이션은 여기에서 매우 중요합니다.

크든 작든 모든 프로젝트는 여러 가지 이유로 잘못될 수 있습니다. 문제가 발생했을 때 문제를 파악하는 것이 중요합니다. 어려움이 더 큰 문제로 눈덩이처럼 불어날 때를 기다리는 것보다 즉시 해결하는 것이 더 쉽기 때문입니다.

직원 간의 내부적인 잘못된 의사 소통은 프로젝트 단계를 지연시킬 수 있습니다. 고객 측의 의사 소통 부족으로 인해 팀의 잘못이 아니더라도 마감 시간을 놓칠 수도 있습니다. 문제가 발생할 경우에 대비하여 변경된 타임라인을 구축하십시오.

422명의 프로젝트 관리자를 대상으로 한 설문 조사에 따르면 프로젝트의 4분의 1이 제시간에 결과를 제공할 확률이 50% 미만입니다. ^[**] 이는 고객에게 제공되는 비즈니스 가치를 감소시키고 예산을 초과하여 원래 완료 일정을 초과할 가능성을 높이는 데 기여합니다.

문제를 계속 파악하고 계획대로 일이 진행되지 않는다는 사실을 인지하는 것이 문제를 효율적으로 완화하는 열쇠입니다.

명확하게 정의된 프로젝트 계획이 있으면 작업하는 모든 사람과 프로젝트 자체에 도움이 됩니다. 모두가 기대치와 마감일을 이해하고 큰 그림과 작은 세부 사항을 보고 프로젝트를 완료하도록 진행합니다.

5.1 팀워크 최적화

모든 사람이 다른 사람이 수행하는 역할을 알면 개인은 프로젝트의 더 큰 범위에서 팀의 기능을 더 잘 이해할 수 있습니다. 이러한 사항을 알면 프로젝트 관리 의사 소통, 책임 및 도움을 요청할 사람(필요한 경우)이 향상됩니다.

5.2 두통 완화

일부 작업은 다른 작업이 완료될 때까지 시작할 수 없습니다. 지연이 발생하면 프로젝트 관리자와 팀 구성원은 추가 지연을 피하는 방법을 식별할 수 있습니다. 또한 전체 팀이 마감일 준수의 중요성을 이해하도록 돕는 학습 도구 역할도 합니다.

5.3 직원들에게 동기를 부여

투명한 마감일과 명확한 프로젝트 관리 커뮤니케이션은 모든 사람이 자신의 행동에 대해 책임을 지도록 함으로써 직원에게 동기를 부여합니다. 개인은 프로젝트를 추적할 때 자신의 작업이 다른 모든 사람에게 어떤 영향을 미치는지 정확히 확인할 수 있습니다.

프로젝트 계획의 투명성을 촉진할 수 있는 몇 가지 빠른 실행 및 솔루션은 다음과 같습니다.

모든 이해 관계자의 캘린더/타임라인을 공유합니다. 특히 종속성이 있는 경우 다른 작업이 완료되는 시점을 아는 것만으로도 프로젝트를 적절한 속도로 진행할 수 있습니다.

브레인스토밍 및 상태 업데이트를 위한 회의를 개최합니다. 주간 팀 체크인 및 월별 상태 업데이트가 여기에 적합합니다. 개별 체크인은 도움이 필요한 사람이 있는지 물어보는 것이 좋습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 , 워크플로 관리 소프트웨어 및 협업 도구 와 같은 디지털 도구를 사용 합니다. 그들은 관련된 모든 사람과의 의사 소통을 개선하면서 일상적인 작업을 줄일 수 있습니다.

목표 달성의 성공을 축하하십시오! 프로젝트가 완전히 완료되지는 않았지만 새로운 수준에 도달하는 것은 축하할 이유가 됩니다.

이 시리즈의 2부에서는 투명한 프로젝트 계획을 작성하기 위한 단계별 지침에 대해 논의할 예정이니 계속 지켜봐 주시기 바랍니다.

설문조사 방법론

* GetApp Hybrid Work Survey는 2021년 4월 직원 2~250명 규모의 미국 중소기업에서 의사 결정권자 503명과 직원 488명을 대상으로 진행되었습니다. 이 설문조사의 목표는 하이브리드 작업 모델과 관련된 과제, 선호도 및 결과에 대해 알아보는 것이었습니다.

** Capterra의 프로젝트 관리 사용자 설문조사는 2021년 3월 미국에 기반을 둔 프로젝트 관리자 422명을 대상으로 진행되었으며, 이 중 프로젝트 관리 소프트웨어 사용자는 367명입니다. 그들은 사용하고 투자에서 어떤 결과를 보았는지 원합니다. 자격을 갖춘 응답자는 의사 결정자이거나 조직에서 일상적인 프로젝트 관리에 상당한 관여를 하고 있습니다. 우리는 각 응답자가 당면한 의미와 주제를 완전히 이해할 수 있도록 질문에 단어를 썼습니다.

출처

1. 협업 도구, 소프트웨어 조언에서 팀이 원하는 것