프로젝트 비용 관리: 기본 사항, 단계 및 주요 목표

비즈니스에서 새로운 프로젝트를 맡을 때 작업의 성패는 프로젝트 관리 노력의 효율성에 달려 있으며 프로젝트 관리 노력의 가장 중요한 요소는 프로젝트 관리 비용을 처리하는 것 입니다.

또한 부정확한 프로젝트 비용 추정은 프로젝트가 예산을 초과하거나 완전히 실패하는 주된 이유 중 하나일 수 있습니다.

프로젝트를 성공적으로 완료하려면 비용을 보다 정확하게 제어, 분석 및 예측하고 나쁜 결과를 방지할 수 있어야 합니다.

프로젝트 예산 범위 내에서 유지하는 데 도움이 되도록 다음 사항을 설명합니다.

• 프로젝트 비용 관리의 정의,
• 프로젝트 비용 관리의 주요 목표,
• 프로젝트 관리 비용을 계산하는 방법 및
• 프로젝트 비용 관리의 4단계.

또한 프로젝트 비용 관리에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문도 다룰 예정이니 계속 함께 해주세요.

프로젝트 비용 관리란 무엇입니까?

프로젝트 비용 관리 는 프로젝트 예산 및 후속 비용의 추정 및 할당과 프로젝트 비용 관리를 포함하는 프로세스입니다.

프로젝트 비용 관리를 통해 프로젝트의 재무 상태를 명확하게 파악할 수 있습니다. 프로젝트 관리자가 향후 비용을 예측하고 그에 따라 조치를 취하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 비용 관리의 이점 중 일부는 다음과 같습니다.

• 비용 절감,
• 효율성 향상 및
• 진행 상황 추적.

중요한 프로젝트 비용 관리 용어

프로젝트 비용 관리와 관련된 몇 가지 중요한 용어를 쉽게 이해할 수 있도록 보다 자세히 설명하겠습니다.

이 섹션에서는 다음 용어에 대해 설명합니다.

• 프로젝트 비용 및
• 프로젝트 예산.

프로젝트 비용은 얼마입니까?

전반적으로 프로젝트 비용 은 비즈니스 거래 또는 작업 프로젝트를 금전적으로 충당하고 완료하는 데 필요한 총 자금입니다.

프로젝트 비용에는 다음이 포함됩니다.

1. 직접 비용 — 직접 비용은 프로젝트와 직접적으로 관련되고 해당 프로젝트를 완료하는 데 필요한 비용입니다.
2. 간접 비용 — 프로젝트의 간접 비용은 프로젝트 완료로 직접 연결되지는 않지만 해당 프로젝트를 수행하는 회사 또는 개인에게는 여전히 중요한 비용입니다. 따라서 개별 프로젝트 비용의 일부입니다.

직접 비용 에는 다음 비용이 포함됩니다.

• 프로젝트에서 작업하는 전문가 — 예: 회사 직원 또는 아웃소싱 계약자 및 프리랜서.
• 장비 — 즉, 직원, 계약자 또는 프리랜서가 프로젝트를 완료하는 데 사용하는 도구 및 기계입니다.
• 재료 — 즉, 프로젝트를 완료하는 데 필요한 물리적 재료(도구나 기계가 아님).
• 프로젝트 관리 작업 — 즉, 주어진 시간 전에 특정 요구 사항에 따라 프로젝트 완료를 용이하게 하기 위한 모든 작업입니다.
• 엔지니어링 작업 (필요한 경우) — 즉, 프로젝트를 완료하기 위한 모든 연구, 설계 작업 및 장비 설치.
• 운송 (해당하는 경우) — 즉, 맞춤 요율, 완제품을 소매업체로 가져오는 것 등

간접 비용 에는 다음 비용이 포함됩니다.

• 운영 간접비 — 즉, 사무실 임대료, 공과금, 보험, 일반 사무 장비 및 자재.
• 목표 연봉 — 즉, 간접비 및 기타 비용을 충당하는 데 필요한 돈 외에 회사 또는 개인이 얻고자 하는 깨끗한 이익입니다.

직간접 비용을 처리하고 예산 범위 내에서 유지하는 것은 원활한 프로젝트 비용 관리를 위해 필수적입니다.

프로젝트 예산은 얼마입니까?

프로젝트 예산 은 특정 기간(마감일) 내에 프로젝트를 실행하기 위해 계획되고 할당된 총 금액입니다.

프로젝트 예산은 프로젝트의 초기 비용 추정을 기반으로 하며 일반적으로 프로젝트 비용 관리의 효율성에 따라 달라집니다. 4가지 주요 프로젝트 예산 관리 기술이 있습니다.

1. 증분 — 프로젝트 내에서 작업 시간을 추적하고 향후 해당 작업을 완료하는 데 필요한 실제 시간을 이해합니다.
2. 활동 기반 — 이상적인 수익 을 계산하고, 1년 동안 작업해야 하는 프로젝트 수와 해당 수익에 도달하기 위한 가격을 고려하고, 해당 프로젝트의 비용을 계산하여 각 개별 프로젝트 예산을 결정합니다.
3. 가치 제안 — 항목이 프로젝트에 제공하는 가치에 따라 예산에 항목을 추가합니다. 항목/작업/전문가가 프로젝트에 중요한 경우 계획된 예산에 추가됩니다.
4. 제로 기반 — 이 예산 관리 기술은 가치 제안과 유사합니다. 차이점(및 항목이 예산에 포함되기 위한 조건)은 항목이 하나의 프로젝트가 아니라 각각의 새로운 비즈니스 기간에 대해 타당한 이유가 있고 유용함을 입증해야 한다는 것입니다. 새 업무 기간에 중요한 모든 항목이 예산에 대해 승인됩니다.

프로젝트 예산과 관련된 모든 비용을 관리하는 가장 좋은 방법에 대해 자세히 알아보려면 다음 예산 비용 관리 기술을 살펴보십시오.

예산 비용 관리 기법

예산을 지키고 가능한 한 비용을 줄이려면 다음을 수행해야 합니다.

• 시간을 효율적으로 사용하도록 직원 교육 — 올바른 시간 관리 요령을 따르고 올바른 시간 관리 기술을 향상하면 팀의 시간 효율성이 향상되어 비용을 절감하는 데 도움이 됩니다.
• 최신 기술 활용 — 프로젝트 관리 도구 외에도 비용 효율적인 방식으로 직원의 작업을 자동화하는 데 도움이 되는 다른 비즈니스 도구를 도입해 보십시오.
• 작업 아웃소싱 — 회사 외부에서 평판이 좋은 전문가를 고용하여 작업의 일부(비즈니스 관련 또는 프로젝트별 작업)를 처리하면 비용을 절감하는 데 도움이 됩니다.
• 간접비를 줄이십시오 — 보험은 협상할 수 없는 간접비이지만, 없이도 일하고 ​​생활할 수 있는 간접비가 있습니다. 예를 들어 프리랜서 작업을 위한 도심의 세련된 사무실이나 세련되지만 유용하지는 않은 유틸리티가 있습니다. 예산을 최대한 활용하기 위해 가능한 한 줄이십시오.

프로젝트에서 비용 관리의 중요성과 나열된 비용 관리 기술은 거의 자명합니다. 설정된 프로젝트 예산을 준수하기 위해 비용을 관리하려는 경우 기본적으로 설정된 예산이 결정을 안내하도록 합니다.

프로젝트 비용 관리를 목표로 하지 않으면 통제 불능 상태가 될 수 있으며 잘못된 관리로 인해 전체 프로젝트가 무너질 수 있습니다.

프로젝트 비용 관리의 주요 목표는 무엇입니까?

적절한 프로젝트 비용 관리의 이점은 다음을 포함하는 프로젝트 비용 관리의 주요 목표 에서 비롯됩니다.

• 프로젝트 시작 시 설정된 가치 기준에 따라 프로젝트 납품에 중점을 두고,
• 모든 거래, 지불 및 프로젝트 관련 변경 사항을 모니터링하고 문서화합니다.
• 전반적인 사업 비용을 줄이기 위해 노력합니다.

일반적으로 적절한 프로젝트 비용 관리의 주요 목적은 프로젝트 관리자가 프로젝트를 성공적으로 완료하도록 돕는 동시에 불필요한 프로젝트 비용을 줄이는 것입니다. 프로젝트는 비용을 추적하고 프로젝트 예산 내에서 유지하는 경우에만 진정으로 성공할 수 있습니다.

프로젝트 관리 비용을 계산하는 방법

주요 시설 프로젝트에 대한 프로젝트 관리 비용을 결정할 때 Northwestern University는 다음 원칙을 고수했습니다. 프로젝트가 클수록 프로젝트 자체의 총 비용에 비해 프로젝트 관리 비용이 낮아집니다.

프로젝트 규모에 따라 프로젝트 관리 비용을 어떻게 계산했는지 알아보려면 아래 표를 살펴보세요.

프로젝트가 점점 더 비싸지고 커짐에 따라 프로젝트 관리 비용은 그들이 사용하는 차등 프로젝트 관리 수수료 시스템에 따라 점차 감소하고 있습니다.

수수료는 프로젝트 자체 초기에 결정된 프로젝트 예산을 기준으로 하며 해당 프로젝트 기간 내내 동일하게 유지되어야 합니다.

본질적으로 프로젝트 관리 비용은 프로젝트 규모에 따라 다르지만 사용하기로 선택한 프로젝트 관리 소프트웨어의 가격에 따라서도 달라지며 이 역시 예산에 포함되어야 합니다.

프로젝트 비용 관리의 4단계는 무엇입니까?

최상의 방법으로 프로젝트 비용을 관리하려면 다음의 간단한 4단계를 따르십시오.

• 자원 계획,
• 비용을 추정하고,
• 비용 예산을 결정하고
• 비용을 통제하십시오.

1단계: 리소스 계획

리소스 계획에는 프로젝트 범위를 검토한 다음 향후 리소스 파악이 포함됩니다. 이러한 리소스는 프로젝트를 완료하는 데 필요합니다. 프로젝트 범위는 프로젝트를 완료하기 위해 수행해야 하는 작업의 모든 측면을 결정하는 프로젝트 개요입니다.

프로젝트 리소스에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 프로젝트 수행에 필요한 사람들,
• 장비 및 도구,
• 각 작업에 필요한 시간.

프로젝트를 성공적으로 완료할 수 있게 해주는 모든 것이 리소스로 간주됩니다.

포괄적인 리소스 계획을 만들려면 다음을 정의해야 합니다.

• 프로젝트에 얼마나 많은 사람들이 필요한지,
• 어떤 유형의 경험을 보유해야 하는지,
• 어떤 종류의 장비가 필요할 것이며,
• 각 활동의 정확한 일정은 무엇입니까?

그러나 자원 계획에 쏟는 노력과 상관없이 항상 피할 수 없는 장애물이 발생할 가능성이 있습니다. 이 경우 특정 리소스를 사용할 수 없게 될 가능성을 고려해야 합니다.

리소스 할당을 추적하는 것도 중요합니다. 리소스 할당 추적은 프로젝트 관리자에게 수행해야 할 작업에 대한 명확한 개요를 제공하고 작업 위임을 용이하게 하는 데 도움이 됩니다.

필요한 모든 리소스의 전체 인벤토리가 확보되면 다음 단계에서 볼 수 있듯이 비용을 추정할 수 있습니다.

2단계: 리소스 비용 추정

리소스 계획 작성을 완료하는 즉시 이전에 할당된 리소스에 대한 모든 비용을 추정해야 합니다.

각 리소스의 비용을 결정하고 다양한 요소를 고려하는 것은 소모품, 도구 및 전체 프로젝트 예산과 관련된 모든 의사 결정 프로세스에 필수적입니다.

필요한 가격 정보를 모두 수집한 후에 예상 비용을 계산할 수 있습니다.

가장 정확한 수치를 얻기 위해 다음을 수행할 수 있습니다.

• 프로젝트 시간과 비용을 추적하고,
• 프로젝트에 관련된 모든 사람의 활동을 모니터링하고
• 돈이 어디로 가는지 실시간으로 확인하십시오.

비용 예산에 대해 자세히 알아보려면 바로 세 번째 단계로 넘어가겠습니다.

3단계: 비용 예산 결정

비용 예산을 결정하는 것은 프로젝트 비용 관리의 핵심입니다.

간단히 말해서 비용 예산 은 프로젝트가 달성하려는 모든 작업 및 이정표에 필요한 모든 비용의 합계입니다. 비용 예산을 알면 예상 비용과 비교하여 실제 비용을 관리하는 데 도움이 됩니다.

비용 예산 결정은 프로젝트 일정에 따라 크게 달라집니다. 또한 작업 기간과 이정표를 알고 있으면 프로젝트 마감일을 더 쉽게 추적할 수 있습니다.

비용 예산 전략을 세우면 프로젝트 관리자가 향후 단계에 대해 보다 정확한 예산을 추정하거나 초과를 방지할 수도 있습니다.

4단계: 비용 관리

비용을 관리한다는 것은 프로젝트가 진행되는 동안 모든 비용을 주시하고 기록하는 것을 의미합니다.

이 프로세스를 통해 재료 또는 서비스 가격 변경과 같은 특정 조정이 있을 때 적절한 조치를 취할 수 있습니다. 비용 관리는 비용을 절감하고 프로젝트의 수익성을 유지하는 데 도움이 되기 때문에 중요합니다.

최상의 방법으로 비용을 제어하려면 다음을 수행해야 합니다.

• 프로젝트가 범위 내에 있는지 확인하고
• 이해관계자들과 협력하고,
• 일정을 따르고 시간을 관리하며,
• 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하십시오.

프로젝트 비용 관리에 대해 자주 묻는 질문

프로젝트 비용 관리에 대해 여전히 의문이 있는 경우 몇 가지 자주 묻는 질문을 검토하고 알아야 할 모든 사항을 살펴보겠습니다.

• 프로젝트 관리 소프트웨어 및
• 프로젝트 비용 추정.

프로젝트 관리 소프트웨어가 필요하십니까?

프로젝트 관리에서 더 중요한 프로젝트 비용 중 하나는 프로젝트 관리 소프트웨어이며 더 중요한 프로젝트 관리 질문 중 하나는 프로젝트 관리 소프트웨어 비용과 관련됩니다.

물론 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 전체 목적은 프로젝트 관리 프로세스를 가속화하고 더 많이 만드는 것입니다.

• 정밀한,
• 정확하고
• 비용 효율적입니다.

따라서 이러한 소프트웨어를 사용하면 장기적으로 본질적으로 비용을 절약할 수 있습니다.

프로젝트 계획에 사용할 수 있는 많은 프로젝트 관리 도구가 있지만 사용하기 쉬운 올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 찾으면 프로젝트 추적 프로세스를 단순화할 수 있습니다.

예를 들어 Plaky와 같은 프로젝트 관리 도구에서 다음을 수행할 수 있습니다.

• 팀원들과 협력하고,
• 모든 작업을 한 곳에 보관하고
• 프로젝트 진행 상황을 추적하십시오.

프로젝트 계획에 프로젝트 비용 관리 소프트웨어 비용을 포함해야 하지만 Plaky와 같이 많은 기능을 모두 무료로 사용할 수 있는 다른 옵션이 있습니다.

프로젝트 비용 견적이란 무엇입니까?

프로젝트 비용 추정 은 다음을 예측하는 프로세스입니다.

• 비용,
• 수량 및
• 프로젝트를 완료하기 위해 필요한 모든 자원의 가격.

그러나 프로젝트 완료 전에 추정하는 것을 고려하면(예기치 않은 비용 및 변경 사항을 고려할 수 없음을 의미) 불확실한 경우가 많으며 프로젝트 예산을 설정하고 비용을 관리하는 출발점에 불과합니다.

프로젝트 비용을 추정할 때 다음을 포함해야 합니다.

• 정확해야 합니다 — 비용을 과대 평가하거나 과소 평가하지 마십시오. 성취하고자 하는 것, 자원 및 기간과 관련하여 추정하십시오.
• 정확해야 합니다 — 컨설턴트, 작업자 및 프리랜서는 프로젝트 성공에 필수적이지만 프로젝트 추정에서 가장 중요한 요소는 소요 시간입니다. 따라서 모든 프로젝트에서 시간을 추적하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 각 프로젝트 유형에 대한 정확한 시간을 알 수 있으므로 향후 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간을 더 쉽게 예측할 수 있습니다.
• 프로젝트 요구 사항(및 제한 사항) 이해 — 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간, 팀원 수 및 금전적 자원을 과소 평가하지 않도록 주의하십시오.

다양한 전문가들이 다양한 방식으로 프로젝트 견적에 접근하므로 프로젝트를 관리하는 데 사용할 수 있는 비용 견적 유형을 살펴보겠습니다.

프로젝트 관리의 비용 견적 유형

프로젝트 관리에는 몇 가지 효과적인 유형의 비용 견적이 있습니다.

1. 전문가 판단 — 이 추정은 추정자의 이전 지식과 경험을 기반으로 하므로 노련한 전문가에게 가장 적합합니다.
2. 품질 비용 — 이 추정치는 잠재적인 실패를 관리하고 프로젝트 품질 저하를 방지하는 데 사용된 비용을 기반으로 합니다. 손실을 최소화하고 어디에서 돈을 절약할 수 있는지 분석하는 데 도움이 됩니다.
3. 공급업체 입찰 분석 — 이 견적은 공개 프로젝트 입찰에서 주로 사용됩니다. 경쟁업체를 분석하고 자신의 입찰가를 추측해야 하기 때문입니다.
4. 프로젝트 추정 소프트웨어 사용 — 이 추정은 전문 프로젝트 추정 소프트웨어에서 제공하는 수치에 의존합니다.
5. 예비 분석 - 이 추정은 잠재적인 프로젝트 위험과 해당 위험을 수용하기 위해 확보해야 하는 예비 자원을 수용하는 데 사용됩니다.
6. 3점 추정 — 이 추정에는 가장 가능성이 높은 추정(A), 낙관적 추정(B) 및 비관적 추정(C)의 평균 추정이 포함됩니다. 예: A = $60,000, B = $55,000, C = $80,000. (B + 4A + C)/6 공식에 따르면 예시 추정치에 대한 3점 추정치는 $62,000입니다.
7. 유사 추정 — 이 추정은 이전의 유사한 프로젝트에서 수집한 데이터를 기반으로 합니다. 일반적으로 새 프로젝트의 초기 단계에서 사용됩니다.
8. 파라메트릭 추정 — 이 기법은 유사한 추정 기법과 유사하지만 사용된 과거 데이터가 다양한 프로젝트 변수 간의 관계를 기반으로 한다는 차이점이 있습니다.
9. 상향식 추정 - 이 추정은 현재 프로젝트를 이미 설정한 작업 패키지와 비교하여 계산됩니다. 그런 다음 현재 프로젝트에 대한 견적을 작성합니다.

프로젝트를 가장 잘 추정하는 방법 — 예

프로젝트 비용 산정 예제 를 통해 프로젝트를 산정하는 방법을 보여드리겠습니다. 이 예에서는 다음을 고려합니다.

• 프로젝트에 참여하는 전문가,
• 그들의 시간당 요금,
• 그들이 사용하는 재료뿐만 아니라
• 특정 작업을 완료하는 데 필요한 시간입니다.

프로젝트를 추정하려는 경우 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.

1. 모든 전문가를 나열하고,
2. 각각의 시간당 요금을 나열하고,
3. 모든 장비와 재료를 포함하여 필요한 모든 물리적 자원을 나열하십시오.
4. 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간을 추정하고
5. 최종 가격을 계산합니다.

이제 팀 구성원이 할당된 프로젝트 관련 작업에 총 300시간을 소비할 것으로 예상했습니다. 구체적으로는 다음과 같습니다.

• Lisa Johnson(시급: $45)은 작업 1에 30시간을 소비합니다.
• John Bautista(시급: $45)는 작업 2에 70시간을 소비합니다.
• Katie Stark(시급: $50)는 작업 3에 50시간을 소비합니다.
• Austin White(시급: $40)는 작업 4에 120시간을 소비합니다.
• Thomas Clark(시급: $50)는 작업 5에 30시간을 소비합니다.

예상 총 300시간에 대한 공식은 다음과 같습니다.

시급 x 근무시간(직원 1인당)

방정식은 다음과 같습니다.

$45 x 30 + $45 x 70 + $50 x 50 + $40 x 120 + $50 x 30 = $13,300

앞에서 언급했듯이 직원을 포함하는 것 외에도 자재 및 장비의 청정 비용도 고려해야 합니다. 재료의 경우 단위 수뿐만 아니라 단위당 가격도 포함해야 합니다.

또한 계획한 예산과 실제 비용을 비교하면 이 두 가지의 차이를 알 수 있습니다.

마지막으로 진행 상황을 추적하면 일정을 변경하여 특정 작업에 더 많은 시간을 허용하고 계획된 예산이 한계에 도달하는 시점을 추적할 수 있습니다.

결론: 성공적인 프로젝트를 위해서는 적절한 프로젝트 비용 관리가 필수!

결국 예상 시간, 리소스 및 비용이 예산을 지배하는 요소입니다.

반면 예산과 프로젝트 규모는 프로젝트 관리 비용과 프로젝트 관리 소프트웨어 비용을 결정합니다.

모든 것을 고려할 때 프로젝트 관련 결정은 예상 프로젝트 예산에 따라 결정되어야 합니다.

전체 프로젝트 비용이 예산을 초과하지 않으면 프로젝트 비용 관리가 성공적이었다고 결론을 내릴 수 있습니다.

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