PBX를 VoIP로 전환하기 위한 최고의 가이드

"우리는 기술적인 문제가 많아 천천히 작업을 수행하고 고객 전화에 응답하거나 기본적인 문제를 해결하는 데 몇 시간이 걸리기를 원합니다."

...절대로 사업이 없다고 말했어요.

고객이 귀하의 비즈니스에 신뢰와 돈을 투자할 때, 그들은 그와 정반대의 결과를 기대합니다. 그리고 이것이 중소기업이든 대기업 이든 훌륭한 기업이 그들에게 제공하려고 노력하는 것입니다.

그러나 오늘날 이러한 기업의 업무 방식(사무실 내 업무와 원격 및 하이브리드 접근 방식을 결합하는 경우가 많음)은 실제로 비즈니스 커뮤니케이션 측면에 도전하고 있습니다.

내부적으로나 고객과의 커뮤니케이션이 원활하게 진행되고 문제가 효율적으로 해결되도록 하려면 어떻게 해야 합니까?

기존의 PBX 전화 시스템으로는 불가능합니다. 그러나 클라우드 기반 PBX를 사용하면 비즈니스와 업무 스타일에 꼭 맞는 형태로 구성할 수 있으므로 무한합니다.

PBX를 VoIP 전화 시스템으로 교체하려는 경우 이 가이드가 적합합니다.

기업이 PBX 시스템을 교체하는 이유

PBX (사설 교환기)는 회사의 내부 전화 네트워크에서 작동합니다. 강력합니다. 외부 세계와의 통화를 처리하고 맞춤형 인사말, 통화 라우팅 등의 기능을 제공합니다.

그러나 PBX 설정에는 상당한 제한이 있습니다. 더욱 빠르게 변화하고 유연하며 현대적인 비즈니스를 영위할수록 기존 PBX의 장벽은 더욱 커집니다.

온프레미스 전화 시스템을 번거롭게 만드는 이유는 다음과 같습니다.

• 높은 설정 비용: 장비, 설치, 서버룸과 같은 공간은 상당한 비용이 듭니다. PBX 설정 비용은 사용자당 약 $1,000이며 하드웨어 비용도 추가됩니다.
• 유지 관리 문제: 문제 해결을 위해서는 대기 중이거나 사내 IT 전문가가 필요합니다. PBX 시스템의 지속적인 비용은 각 사용자당 월 최대 $100까지 가능합니다.
• 제한된 확장성, 유연성 및 업그레이드 옵션: 각각의 신규 사용자는 새로운 물리적 전화선을 추가해야 하며, 새로운 위치나 사무실을 여는 것은 크고 비용이 많이 드는 노력입니다.
• 물리적 인프라에 대한 의존성: PBX 전화 시스템에 적용하려는 많은 변경 사항에는 전문가의 참여가 필요하며 잠재적인 가동 중지 시간도 필요합니다.
• 최신 비즈니스 도구와의 통합 부족: CRM, 웹 세미나 도구 또는 팀 채팅 앱과 통합하고 싶으십니까? 행운을 빕니다.

더 좋은 방법은? 회사 전화, 이메일, 영상, 공동 작업 등 모든 작업을 한 곳에서 모든 장치에서 수행할 수 있는 통합 커뮤니케이션 접근 방식입니다.

VoIP 전화 서비스 선택의 장점

클라우드 기반 경로를 사용하면 다음을 포함하여 비즈니스 전화 시스템에 대한 모든 것이 더 좋아집니다.

확장성과 유연성

시간이 지남에 따라 전화선에 대한 비즈니스 요구가 변합니까? 생각해 보세요: 신입 직원을 위한 새 전화선 추가, 휴일 동안 콜센터 용량 확장 및 축소, 새로운 임시 또는 영구 위치 및 사무실 개설.

클라우드 PBX를 사용하면 추가 물리적 인프라, 새로운 구리선 또는 해당 지역의 컨설턴트가 필요하지 않습니다. 전화 시스템 관리 대시보드를 조정하면 몇 주가 아닌 몇 시간 만에 전화 시스템을 확장할 수 있습니다.

비용 절감

필요한 유일한 하드웨어는 거대한 서버실이나 아날로그 전화가 아니라 인터넷 라우터와 노트북, 스마트폰과 같은 인터넷 연결 장치뿐이므로 호스팅된 PBX의 초기 비용은 낮거나 전혀 없습니다. 시스템에서 IP 전화를 사용하는 것은 훌륭할 수 있지만 선택 사항입니다.

또한 안정적이고 예측 가능한 월간 구독료를 지불하고 있으며 사용자당 월 25달러까지 저렴하며 VoIP 공급자가 필요한 모든 유지 관리를 처리합니다. 손이 필요 없으며 비용 효율적입니다.

관련 기사

2023년 비즈니스 VoIP 비용은 얼마입니까?

고급 기능 및 통합

지금까지는 기본적인 전화 통화에 만족했을 수도 있지만 VoIP는 음성 메일에서 이메일로, 자동 전화 교환, 통화 녹음, 고급 통화 관리, 라우팅 등과 같은 통화 기능을 더욱 강화합니다. 화상 회의 및 SMS 메시징과 같은 추가 채널의 보너스도 있습니다.

또한 헬프데스크 플랫폼, CRM 도구, 협업 플랫폼 등 이미 사용하고 있는 강력한 도구와 전화 통신을 통합 할 수도 있습니다. 고객 대화를 기록하기 위해 한 도구에서 다른 도구로 이동하는 대신 모든 것이 자동으로 수행됩니다.

이동성 및 원격 근무

재택근무를 하거나 정기적으로 출장을 가는 직원이 있습니까? VoIP를 사용하면 회사 구성원 누구나 인터넷 연결이 가능한 곳이면 어디에서나 전화 시스템에 액세스할 수 있습니다.

이는 회사 전화번호로 전화를 걸고 받을 수 있는 모바일 앱인 소프트폰 덕분입니다.

이렇게 하면 마찰의 순간 없이 고객과 계속 대화하거나 내부적으로 협업할 수 있습니다.

신뢰성 및 가동 시간

클라우드 기반 전화 통신은 안전하고 안정적입니다. 예를 들어, Nextiva의 네트워크는 여러 통신업체급 데이터 센터에 의존합니다. 그 중 하나에 문제가 있으면 다른 곳도 있으므로 전화 시스템이 문제없이 원활하게 작동할 수 있습니다.

통화 암호화, 최고의 보안 표준, 24시간 모니터링을 통해 99.999% 가동 시간을 보장합니다. VoIP를 사용하면 고객과의 대화를 놓치지 않을 것입니다.

최고의 PBX 마이그레이션 체크리스트

성공적인 PBX 교체 계획은 다음 네 단계로 구성됩니다.

• 1단계: 마이그레이션 전 계획
• 2단계: 기술적 준비
• 3단계: 마이그레이션
• 4단계: 마이그레이션 후

우리는 PBX 전화 시스템에서 클라우드 기반 VoIP 시스템으로 원활하게 전환하기 위해 각 단계에서 수행해야 하는 모든 단계를 다룹니다.

1단계. 마이그레이션 전 전화 시스템 계획

계획 단계에서는 완료해야 할 세 가지 필수 작업이 있습니다. 귀하는 이미 회사의 통신 시스템 업그레이드를 시작했을 수도 있습니다.

전화 시스템에 필요한 요구 사항 나열

귀하에게 적합한 회사 전화 서비스를 선택하려면 필요한 것의 목록부터 시작하여 나중에 해당 기능을 제공하는 제공업체와 일치시킬 수 있도록 하십시오.

• 회선 및 내선 수: 자체 전화선이 필요한 직원은 몇 명입니까? 부서와 각 부서의 특정 전화 내선 번호는 어떻습니까?
• 필수 통신 기능: 국내 및 국제 통화, HD 전화 통화, 자동 전화 교환, 통화 라우팅, 음성 메일 기능, 통화 선별 및 녹음, 착신 전환, 사용자 지정 음악 대기 등을 고려하세요.
• 비즈니스 도구 통합: 새 전화 시스템과 통합하려는 도구 유형과 특정 공급자를 나열합니다. 예를 들어 CRM 통합이 필요한 경우 Salesforce, HubSpot 또는 기타 항목인지 확인하세요. 헬프 데스크, 생산성 및 공동 작업 도구에 대해서도 동일한 접근 방식을 취하십시오.

예산과 발생할 비용을 결정하세요.

클라우드 전화 시스템으로의 마이그레이션, 즉 설정 자체는 큰 비용이 들지 않습니다. 기술자의 시간이 몇 시간씩 필요하지 않습니다. 대부분의 제공업체에서 필요한 것은 공급업체가 귀하에게 계정 세부정보를 제공하고 기존 번호를 이전하거나 새 번호를 생성하는 것뿐입니다.

아직 갖고 있지 않다면 고품질 광대역 연결, 이더넷 포트, 어댑터 및 IP 전화(필요한 경우) 등 VoIP 비용 에 추가될 수 있는 사항이 있습니다.

이 시점에서 PBX 전화 시스템에 대해 이미 지속적으로 지불하고 있는 비용(매월 사용자당 약 100달러, 시간이 지남에 따라 교체해야 하는 정기 유지 관리 및 하드웨어 포함)을 측정하는 데 시간을 할애하십시오.

대부분의 VoIP 서비스 제공업체가 사용자당 매월 청구하는 금액(일반적으로 풍부한 기능 세트에 대해 30~50달러 범위)과 비교해 보세요.

이 정보를 사용하여 필요한 선불 비용과 월예산을 추정해 보세요.

이상적인 서비스 제공업체를 조사하고 선택하세요.

귀하의 필요와 예산에 맞는 제공업체를 찾으려면 조사를 하십시오.

시장에서 가장 좋은 옵션은 GetVoIP, G2 및 Trustpilot과 같은 리뷰 사이트입니다. 각 제공업체의 웹사이트를 분석하고 다음 사항에 유의하세요.

• 제공되는 기능: 필수 기능 및 선택적 추가 기능 포함
• 가격: 필요한 기능, 선택한 결제 빈도, 보유할 사용자 수에 따라 변경되는 방식
• 기존 전화번호: 중단 없이 계속 사용할 수 있도록 현재 번호를 이전하는지 여부
• SLA: 공급자의 서비스 수준 계약 및 평균 가동 시간

마지막으로, 귀하와 유사한 고객(동일 업종, 비슷한 규모, 귀하와 비슷한 요구 사항)의 리뷰를 분석하여 VoIP 제공업체 선택 범위를 좁힙니다.

관련 기사

Nextiva 리뷰: 8,400개 이상의 검증된 고객 리뷰가 말하는 것

2단계: 네트워크 및 환경 준비

기술 준비 단계에서 중요한 것은 다음과 같습니다.

네트워크 평가 수행

VoIP 전화 시스템은 인터넷 연결 없이는 작동하지 않습니다. 그리고 모든 종류의 전화 회선, 업로드 및 다운로드에 대해 최소 100kbps의 고속 광대역 연결이 필요합니다.

이는 대부분의 고품질 인터넷 서비스 제공업체에게 쉬운 일이겠지만, 현재 필요한 전화선 수와 향후 성장할 수 있는 전화선 수에 대해 통신 제공업체에 확인하는 데 시간을 좀 투자하세요.

또한, 라우터를 통과하는 네트워크 트래픽의 우선 순위를 지정하는 방법인 QoS( Quality of Service )를 구현해야 합니다. VoIP는 네트워크 정체 및 지터 로 인해 에코, 지연 및 통화 중단이 발생할 수 있습니다.

설정에서 음성 트래픽의 우선순위를 지정하는 것이 좋습니다. 당신이 알아야 할 사항은 다음과 같습니다.

관련 보안 조치를 취하세요.

고객이나 동료와의 모든 전화 통화는 암호화되어야 합니다. 그렇지 않으면 귀하의 비즈니스가 데이터 유출, 피싱, 스팸, 악성 코드에 노출될 가능성이 있으며 고객 신뢰도 하락하게 됩니다.

주요 VoIP 보안 조치에는 SOC 2 규정 준수(개인 정보 보호, 보안, 가용성 및 데이터 무결성), PCI 규정 준수(카드 결제) 및 ISO/IEC 20071(보안 위협)이 포함됩니다.

또한 모든 통화를 가로채는 것으로부터 보호하는 전송 계층 보안 및 보안 실시간 전송 프로토콜과 같은 표준을 사용한 통화 암호화가 필요합니다.

환자 정보 등 특히 민감한 데이터를 다루는 경우, 선택한 제공업체가 HIPAA를 준수하는지 확인하세요.

사용하려는 모든 통합을 테스트하세요.

계획 단계에서는 VoIP 서비스를 통합하려는 도구를 식별했습니다. 이제 이러한 통합을 테스트해 볼 시간입니다.

예를 들어, 전화 서비스를 HubSpot과 같은 CRM과 통합하는 경우 VoIP 제공업체의 정보가 HubSpot으로 원활하게 전달되는지, 그 반대의 경우인지 테스트하세요. 그렇지 않은 경우 공급자에게 문의하여 수정 사항을 알아보고 장기적으로 문제가 될 수 있는지 조사하십시오.

귀하는 앞으로 수년 동안 공급자에게 의지할 수 있도록 모든 것이 원활하게 실행되기를 원합니다.

3단계. 전화 시스템 설정

마이그레이션 단계는 기술적으로 할 일 목록에서 벗어납니다. 이는 서비스 제공업체가 귀하를 위해 처리할 단계입니다.

그래도 앞으로 무슨 일이 일어날지 아는 것은 가치가 있습니다. 이러한 주요 프로세스는 PBX 교체 프로세스의 이 단계에서 수행됩니다.

모든 PBX 구성, 음성 메일 및 모든 관련 데이터를 백업하세요.

새로운 통신 시스템으로 처음부터 시작하고 싶지는 않습니다.

전화번호, 메모, 음성 메일, 설정이 이미 설정되어 있다는 것을 알았지만 더 이상 해당 설정이 없다는 것을 깨닫는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다.

이러한 시나리오로 인해 작업 속도가 느려지고 고객이 지원을 더 오래 기다리게 되며 관련된 모든 사람이 실망하게 됩니다.

나중에 추측하지 않도록 기존 PBX 구성을 최대한 잘 문서화하세요. 이것이 바로 견고한 공급자가 이전 PBX 설정을 중단한 지점부터 정확하게 시작하고 실행할 수 있도록 보장하는 이유입니다.

기존 전화번호를 새 전화 서비스로 이전

번호 이전은 이전 이동통신사와 서비스 제공업체 간에 기존 전화번호를 새 전화번호로 이전하는 프로세스입니다.

이는 귀하가 이동하려는 번호를 소유하고 있음을 증명해야 함을 의미합니다. 그러면 제공업체의 포팅 전문가가 이동통신사와 협력하여 모든 것이 올바르게 이동하는지 확인합니다.

기존 번호를 이전한 후 서비스 제공업체에 문의하여 기존 번호가 제대로 작동하고 완벽하게 작동하는지 테스트하십시오. 고객이 연락할 때 막다른 골목에 도달하지 않도록 해야 합니다.

관련 기사

DID(Direct Inward Dialing)란 무엇이며 필요한가요?

귀하의 요구 사항과 작업 흐름에 맞게 시스템 구성을 설정하세요

전화 시스템이 어떻게 설정되어 있는지, 그리고 필요한 작업과 일치하는지 다시 확인하세요.

여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 각 위치 또는 부서에 대한 내선 번호 지정 방식입니다 .
• 주요 지리적 위치에 있는 비현지 고객을 위한 무료 전화번호입니다 .
• 업무 시간, 메뉴, 내선 번호 또는 부서를 기반으로 한 고급 통화 라우팅 및 통화 흐름입니다.
• 인사말, 전달, 음성 메일을 이메일로, 음성 메일을 문자로 포함한 음성 메일 받은 편지함.
• 대기 중이거나 대기열에 있거나 전송 중인 발신자를 위한 맞춤 음악입니다 .

이것이 바로 새 전화 시스템을 설치한 첫날부터 문제나 고객 불만 없이 원활하게 시작할 수 있는 방법입니다.

직원 교육 및 역량 강화

최고의 비즈니스 도구는 실제로 정기적으로 사용하는 도구입니다.

그렇기 때문에 모든 직원이 적응하여 새 전화 시스템을 편안하게 사용할 수 있도록 해야 합니다.

이를 보장하는 두 가지 주요 방법이 있습니다.

• 새 휴대폰과 앱의 중요한 특징과 기능을 강조하는 집중 교육 세션을 실행하세요 . 직원들이 시스템의 기능을 알게 되면 시스템을 최대한 활용하고 효율적으로 작업할 수 있는 역량을 갖추게 됩니다.
• 나중에 참조할 수 있도록 리소스, 가이드, 튜토리얼이 포함된 지식 기반에 액세스할 수 있습니다 . 이를 위해 공급자에게 의지하십시오. 예를 들어 Nextiva의 지원 센터에는 다양한 기능, 장치 및 목표에 대한 비디오와 가이드가 가득합니다.

4단계: 마이그레이션 후 VoIP 전화 시스템 출시

PBX 마이그레이션이 완료된 후 마지막으로 해야 할 일은 다음과 같습니다.

통화 관리 기능을 철저히 테스트하세요.

새로운 전화 서비스를 통해 귀하에게 중요한 모든 것을 철저하게 테스트해 보세요.

여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 바쁜 시간에도 선명한 고품질 오디오를 보장하기 위해 동시 전화 통화 걸기
• 통화 흐름이 예상대로 실행되는지 확인하기 위해 다양한 내선 및 전화번호로 다양한 시간에 전화 걸기
• 비즈니스 도구 통합이 양방향으로 작동하는지 확인
• 테스트 음성 메일을 남겨서 음성 메일 받은 편지함과 전달이 작동하는지 확인하세요.
• 올바르게 작동하는지 확인하기 위해 호출을 테스트 라우팅합니다.

시스템 성능을 모니터링하고 필요한 경우 최적화

속도 테스트 등 정기적인 성능 테스트를 실행하여 고품질 음성 통화를 위한 최적의 조건을 만드십시오. 네트워크 문제, 예상보다 낮은 대역폭 또는 이상적이지 않은 네트워크 설정은 고객 경험에 영향을 미칠 수 있습니다.

Nextiva 속도 테스트를 사용하면 다음을 검사할 수 있습니다.

• 지연 시간
• 다운로드 및 업로드 속도
• 패킷 손실
• 지터

각 전화 회선의 속도가 100kbps 미만, 패킷 손실이 0% 이상, 핑이 70ms 이상, 지터가 70ms 이상인 경우 인터넷 서비스 제공업체에 문의하는 것이 좋습니다. QoS 구성을 검토하는 것도 도움이 될 수 있습니다.

직원들로부터 새로운 시스템에 대한 피드백 수집

새로운 시스템과 시스템 사용 경험에 대해 직원들로부터 적극적으로 피드백을 구하세요.

다음과 같은 질문이 포함된 설문조사를 보내세요.

• 지금까지 어떤 기능을 사용해 보셨나요?
• 매일 어떤 기능을 사용하시나요?
• 새로운 전화 시스템과 관련하여 어떤 문제나 어려움을 겪은 적이 있습니까?
  • 그렇다면 직접 또는 제공업체 지원팀의 도움을 받아 문제를 해결할 수 있었습니까?
• 마이그레이션 이전의 전화 시스템 기능이 누락되었습니까?
• 정기적으로 효율적이고 원활하게 의사소통을 진행할 수 있습니까?

이러한 답변을 사용하여 잠재적인 개선 사항을 개발하고 시간이 더 지난 후 향후 설문 조사를 생성하세요.

공급자로부터 모든 직원에 대한 지속적인 지원을 보장하세요.

귀하의 비즈니스 VoIP 제공업체는 서비스 문제로 어려움을 겪고 있는 개별 직원에 대해 걱정할 필요가 없도록 지원을 잘 제공해야 합니다.

교육을 진행하는 동안 그리고 지속적으로 지원을 받을 수 있는 최선의 방법과 기대되는 표준을 팀에 명확하게 알리십시오.

최고의 제공업체는 설정 및 온보딩 단계뿐만 아니라 고객이 항상 서비스에 만족하는지 확인합니다. 고객 지원에는 이를 반영해야 합니다.

고객 지원에 대한 Nextiva의 접근 방식을 Amazing Service 라고 합니다. 우리는 기술이 제대로 작동하는지 확인합니다. 하지만 저희에게 연락하셔야 한다면 저희가 모든 것을 처리해 드리겠습니다.

지속적인 화이트 글러브 서비스는 고객이 계속해서 승리할 수 있는 방법입니다.

PBX에서 VoIP로 마이그레이션 체크리스트

1단계. PBX 마이그레이션 계획

• 전화 시스템에서 필요한 모든 것을 나열하십시오.
• 예산과 발생할 비용을 결정하세요.
• 이상적인 서비스 제공업체를 조사하고 선택하세요.

2단계. 네트워크 및 환경 준비

• 네트워크 평가 수행
• 관련 보안 조치를 취하세요.
• 사용하려는 모든 통합을 테스트하세요.

3단계. 전화 시스템 설정

• 모든 PBX 구성, 음성 메일 및 모든 관련 데이터를 백업하세요.
• 기존 전화번호를 새 전화 서비스로 이전
• 귀하의 요구 사항과 작업 흐름에 맞는 방식으로 시스템 구성을 설정하세요.
• 팀원을 교육하고 역량을 강화하세요.

4단계. VoIP 전화 시스템 출시

• 모든 통화 관리 기능을 철저히 테스트하세요.
• 시스템 성능을 모니터링하고 필요한 경우 최적화
• 직원들로부터 새로운 시스템에 대한 피드백 수집
• 제공업체의 지속적인 지원을 보장하세요.

Nextiva로 간편한 통신 마이그레이션

현명하고 야심찬 기업은 기존 PBX 시스템에 시간이 부족하다는 사실을 알고 있습니다. 그들은 자신의 필요에 맞춰 성장하고 적응할 수 있는 현대적이고 유연한 전화 서비스를 갈망하고 있습니다.

Shelby American이 PBX 전화 시스템을 클라우드로 옮겼을 때 사례를 살펴보세요. 그들은 고객 경험을 개선하고, 팀 커뮤니케이션을 강화하고, 일반적인 관리 기능을 단순화하기를 원했습니다.

회사의 PBX 마이그레이션은 빠르고 원활하게 이루어졌으며, 비즈니스 운영을 유지하기 위해 크게 의존하는 통화는 고객 수요가 증가하는 와중에도 원활하게 이루어졌습니다.

이것이 핵심입니다. 모든 단계를 안내하여 PBX 시스템을 교체하는 데 도움을 줄 수 있는 공급자를 선택하는 것입니다.

Nextiva의 비즈니스 전화 서비스를 선택하시면 해당 정보를 얻으실 수 있습니다. 과거의 PBX 문제에서 벗어나 현재와 미래에 더욱 스마트하게 커뮤니케이션하게 될 것입니다.