“회의는 나쁜 조직의 징후입니다. 회의는 적을수록 좋다.” – 피터 드러커

그들을 사랑하든 싫어하든 회의는 우리가 일이라고 부르는 많은 부분을 차지합니다. 이것이 우리가 아이디어를 토론하고, 업데이트를 공유하고, 프로젝트에 대한 브레인스토밍을 하고, 작업을 완료하는 방법입니다. 그러나 많은 비즈니스 리더는 회의를 필요악으로 여기며 우리가 너무 자주 만나는 이유를 쉽게 이해할 수 있습니다.

유감스럽게도 노련한 리더와 신임 관리자 모두에게 "모든 사람을 한 방에 모으자"는 본능을 극복하는 것이 어려울 수 있습니다. 결과? 직원들은 흐름 시간 이 거의 또는 전혀 주어지지 않고 프로젝트가 항상 지연되고 팀 생산성이 저하됩니다.

숫자는 거짓말을 하지 않는다!

평균적인 직원 은 매달 62번의 회의 에 참석 하고 업무 시간의 5분의 1을 기껏해야 비생산적인 회의에 보냅니다. 기업의 사다리가 올라갈수록 상황은 더 나빠집니다. 중간 관리자와 고위 경영진은 회의 시간의 35-50%를 보냅니다. 생산성의 엔진이 되는 대신 두 번의 비즈니스 회의 중 하나는 시간 낭비로 간주됩니다. 2019년에는 제대로 조직되지 않은 회의로 인해 미국 기업에 3,990억 달러의 손실이 발생했습니다.

분명히 말해서, 우리는 모든 비즈니스 회의를 제거할 수 없습니다. 종종 함께 일하고, 집단 행동을 취하고, 일을 완료하는 데 도움이 됩니다 . 더 나은 회의 와 더 많은 성과를 얻을 수 있습니다. 또한 Facebook, Asana 및 Okta와 같은 다양한 비즈니스에서 볼 수 있는 회의 없는 날 과 같은 조치를 구현 하면 비생산적인 회의를 줄이고 직원이 완료해야 하는 실제 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.

회의가 없는 날이란?

회의가 없는 날은 집중적으로 일하는 날입니다. 기본적으로 매주 회의가 없는 날이므로 귀하(및 귀하의 팀)는 작업을 완료하는 데 집중할 수 있습니다. 어떤 기업은 수요일을 선택하고 다른 기업은 회의가 없는 날에 목요일을 더 좋아합니다. 그럼에도 불구하고 모든 직원은 꼭 필요한 경우가 아니면 회의가 없는 날에 회의를 예약하지 않는다는 것을 알고 있습니다. 따라서 모든 직원이 방해받지 않고 최선을 다할 수 있습니다.

회의 없는 날의 장점

• 직원들이 중단 없이 집중할 수 있도록 지원
• '흐름의 상태'를 달성하는 것이 더 쉬워서 생산성이 향상됩니다.
• 관리자를 포함한 모든 사람이 "실행자"가 되도록 허용
• 회의에서 직원의 참여도를 높입니다.

직원들이 중단 없이 집중할 수 있도록 지원

비생산적인 회의는 분명히 시간 낭비이지만 각 회의는 또한 직장에서 직원의 "흐름"을 방해하고 추가 작업 시간을 잡아먹습니다. 미친듯이 생산적인 30분 회의라 할지라도 사람들이 다시 처음으로 돌아가려면 평균 23분이 더 걸립니다. 그러한 회의는 매일 몇 번이고 당신도 모르게 하루의 절반이 사라졌습니다! 회의가 없기 때문에 팀은 깊은 작업 과 계속 미루어지는 더 큰 프로젝트에 완벽한 중단 없는 작업 영역을 즐깁니다 .

'흐름의 상태'를 달성하는 것이 더 쉬워서 생산성이 향상됩니다.

사람들이 산만함 없이 좋아하는 일을 할 때, 그들은 뛰어난 출력으로 이어지는 '흐름의 상태'에 들어갑니다. 업무를 방해하는 회의 없이 직원은 작업 목록에서 더 많은 작업을 확인하고 생산성을 높일 수 있습니다. 또는 회의가 없는 날에는 더 복잡하고 시간이 많이 소요되는 작업을 처리하고 나머지 주에는 더 작고 관리하기 쉬운 작업을 처리할 수 있습니다.

관리자를 포함한 모든 사람이 "실행자"가 되도록 허용

대부분의 관리자는 업무 시간의 약 35%를 회의에서 무릎을 꿇고 보내는 일정을 짜는 일에 익숙합니다 . 비즈니스 전반에 걸쳐 회의 없는 날을 구현하면 관리자를 포함한 모든 사람이 집중 작업을 수행할 수 있는 더 많은 기회를 얻을 수 있으므로 "실행자"가 될 수 있습니다.

회의에서 직원의 참여도를 높입니다.

회의가 너무 많으면 생산성뿐만 아니라 참여도 죽입니다. 거의 73%의 직원 이 회의에서 다른 작업을 하고 있다고 인정 하고 39%는 회의 중에 잠이 들었다고 말합니다. 하루의 등식에서 회의를 제거하면 모든 직원 일정이 동기화되므로 실제로 나머지 주에 회의 일정을 잡기가 더 쉬워집니다. 또한 직원 들이 스트레스를 덜 받고 이러한 회의에 더 잘 준비되기 때문에 직원 참여도가 높아집니다 . 텍사스 오스틴에 있는 모바일 디자인 및 개발 에이전시인 Jackrabbit Mobile의 파트너인 Jonathan Rosenberg는 매주 하루가 아닌 이틀 회의가 없는 날을 채택하고 있다고 말합니다.

회의 없는 날을 구현하는 방법

• 팀의 동의 받기
• 요일에 동의
• 캘린더 정리
• 소통하고 격려하라
  

최소한 회의와 관련하여 적은 것이 더 많다는 것을 확신하게 되면 다음과 같이 회의 ​​없는 날을 시작하여 팀 문화에 통합할 수 있습니다.

팀의 동의 받기

회의가 없는 날 제안서를 제시하고 피드백을 요청하세요. 개별 기여자는 쉽게 팔릴 것이며 집중적인 작업에 더 많은 시간을 할애할 것입니다. 관리자의 경우 - 회의가 없는 날이 어떻게 끝없는 할 일 목록 을 파고 더 많은 작업을 수행할 수 있는 시간을 제공하는지 설명하십시오.

요일에 동의

회의가 없는 날에 모든 사람이 동의하도록 하는 것은 어려울 수 있습니다. 모든 사람(또는 대부분의 사람들)에게 효과가 있는 것이 무엇인지 확인하기 위해 전사적 설문조사 를 실시 합니다(Flock 채널에서 설문조사 를 실시할 수도 있습니다.). 분산된 팀이나 원격 팀은 시간대 중복을 기반으로 전화를 거는 것이 더 쉬울 수 있습니다.

캘린더 정리

가치를 추가하지 않는 회의는 취소하십시오. 상태 회의를 제거하십시오. 대신 프로젝트 관리 시스템을 사용하여 진행 상황을 주시하십시오. 시청 , 팀 체크인 및 1:1 일정을 다른 요일로 변경합니다. 관리자와 협력하여 모든 직원의 일정에 대해 비즈니스 전체에서 이 작업이 반복되도록 합니다.

소통하고 격려하라

모든 직원이 회의가 없는 날에 무엇을 기대해야 하는지와 귀하가 달성하고자 하는 혜택을 아는 것이 중요합니다. 회의뿐만 아니라 직원들이 회의가 없는 날을 최대한 활용할 수 있는 방법에 대해서도 올바른 기대치를 설정해야 합니다.

때로는 회의가 없는 날에 회의 일정을 잡아야 할 수도 있으므로 미리 그 기대치를 명확하게 설정해야 합니다. 지정된 회의 없는 날에 회의가 예정되어 있으면 팀이 회의를 옮기도록 격려하고 회의가 없는 날이 비즈니스 전체에 어떤 이점이 있는지 반복하십시오.

우오

가장 중요한 것은 회의가 없는 날을 팀 일정에 맞추기 위해 유연성을 유지하고 새로운 방법을 시도하는 데 열려 있어야 합니다. 회의가 없는 날은 개별 기여자나 관리자뿐만 아니라 팀의 모든 사람을 위한 것임을 기억하십시오. 모범을 보이고 관리자와 리더를 포함한 모든 사람이 회의 없는 날을 활용하도록 권장합니다. 회의를 보다 효율적이고 효과적으로 만드는 방법 에 대한 피드백을 받기 위해 팀을 수시로 설문조사합니다 .

귀하의 비즈니스에 회의 없는 날을 도입하는 것에 대해 어떻게 생각하십니까? 조직 전체에 구현하는 방법에 대한 질문이 있습니까? 우리에게 이야기하십시오. :)