다중 회선 전화 시스템 및 최고의 전화 선택에 대한 초보자 가이드

회사가 빠르게 성장하고 있다면 회사의 전화 시스템보다 더 성장했을 가능성이 있습니다.
한 번에 많은 통화를 처리할 수 없으면 판매 비용이 발생하고 고객 경험이 저하됩니다. 다중 회선 전화 시스템은 통화 보류 등과 같은 필수 기능을 제공합니다.
가장 좋은 점은 더 이상 전화 잭이나 전화 번호를 변경할 필요가 없다는 것입니다. 여러 회선을 지원하도록 비즈니스 전화 시스템 을 설정하는 몇 가지 방법이 있습니다.
이 안내서는 귀하의 필요에 맞는 올바른 다중 회선 전화 시스템을 찾는 데 도움이 될 것입니다.

• 다회선 전화 시스템이란 무엇입니까?
• 다중 회선 전화 시스템은 어떻게 작동합니까?
• 다회선 전화기의 종류
• 다회선 전화 시스템을 설정하는 방법
• 고급 전화 시스템 기능
• 다회선 전화 시스템의 이점

다회선 전화 시스템이란 무엇입니까?

다중 회선 전화 시스템을 사용하면 두 개 이상의 통화를 동시에 처리할 수 있습니다. 이를 통해 직원은 통화를 보류하고 내부 또는 외부 번호로 전화를 걸고 회선으로 돌아갈 수 있습니다.
다중 회선 전화기는 한 번에 하나의 전화 통화만 유지할 수 있는 단일 회선 전화기와 다릅니다. 마찬가지로, 그들에게 할당된 하나의 전화 번호가 있습니다. 회선이 사용 중일 때 발신자는 음성 메일 또는 통화 중 신호로 연결됩니다.

신규 직원을 고용하고 고객 기반을 확장할 때 단일 라인 접근 방식은 성장을 방해합니다.
기업은 다음 두 가지 주요 방법 중 하나로 다중 회선 전화 시스템을 설정할 수 있습니다.

• 사내 다중 회선 전화 시스템 – 이 노후화된 사내 전화 시스템에는 통신 장비가 필요합니다. 예로는 PBX(Private Branch Exchange) 또는 KSU(Key System Unit)가 있습니다. 둘 다 관리하려면 많은 기술이 필요합니다.
• 클라우드 기반 다중 회선 전화 시스템 – 이 최신 전화 시스템은 클라우드에 존재하여 전화기에 무제한 전화 회선을 제공합니다. 클라우드 전화 시스템은 발신음에 도달하기 위해 사용자가 현장에 있을 필요가 없습니다. 이에 대한 예로는 최신 VoIP 전화 서비스와 일부 IP PBX가 있습니다.

사업주는 기존 전화 시스템을 설치한 후 거의 건드리지 않았습니다. 대부분의 경우 여러 회선과 전화 번호가 있는 단일 장치가 비즈니스 요구 사항을 충족했습니다.
한때 PBX 시스템 은 설치 및 유지 관리 비용이 저렴했습니다. 기술이 발전함에 따라 자격을 갖춘 기술자가 부족해졌습니다. 하드웨어와 재능으로 인해 유지 비용이 상당히 많이 듭니다. 또한 원격 작업에 필수적인 기능이 부족합니다.
클라우드 기반 다중 회선 전화 시스템은 VoIP (Voice over Internet Protocol) 기술을 활용합니다. 이 최신 전화 시스템은 별도의 회선이 아닌 인터넷 연결을 사용하여 작동합니다. 이러한 전화 시스템은 모든 규모의 회사에 더 많은 기능과 비용 효율성을 제공합니다.

다회선 전화 시스템은 어떻게 작동합니까?

다중 회선 전화 시스템은 별도의 내선 번호로 내부 전화 네트워크를 만듭니다. 이 기능을 통해 교환원은 수신 전화를 보류하고 다른 내선의 실시간 존재를 확인할 수 있습니다.
기존 및 클라우드 기반은 여러 전화선을 지원하는 두 가지 유형의 전화 시스템입니다. 각 전화 시스템 유형의 차이점을 알아야 합니다.

기존의 다중 회선 전화 시스템

아날로그 다중 회선 전화 시스템은 두 가지 종류가 있습니다.
첫 번째는 단일 유선 전화가 기존 전선을 사용하여 2회선 기능을 제공하는 경우입니다. 노란색과 검은색 전선을 사용하여 전화 잭에 연결합니다. 사용하려면 전화 회사에서 추가 회선 비용을 지불해야 합니다. 아날로그 핸드셋은 플래시 버튼을 사용하여 회선을 전환하고 통화를 보류할 수 있습니다.
두 번째 유형은 Private Branch Exchange 또는 줄여서 PBX 입니다. 기본 유선 전화 또는 트렁크를 통해 여러 전화 회선을 허용합니다. 이들은 음성 메일, 착신 전환 및 스피커폰과 같은 전화 기능을 제공합니다. 외부 회선에 연결하기 위해 9를 눌러야 하는 경우 PBX가 있습니다.
수신 회선이 사용 중일 때 발신자는 통화 중 신호를 받게 됩니다. 이러한 제한은 성장해야 하는 비즈니스의 주목할만한 문제입니다.
기존 전화 시스템에는 여러 회선을 수용할 수 있는 탁상 전화가 필요합니다. 이러한 전화기는 헤드셋 또는 무선 전화기 (DECT) 기능과 같은 기능을 제공합니다. 그러나 그 인기는 대안인 VoIP에 대해 계속해서 하락하고 있습니다.
클라우드에서 실행되는 다중 회선 전화 시스템은 VoIP 및 PBX 시스템의 장점을 모두 제공합니다. 그들이 어떻게 작동하는지 알아보기 위해 내부를 살펴보겠습니다.

클라우드 기반 다회선 전화 시스템

기존 전화 시스템의 후속 제품은 클라우드 전화 시스템입니다. 무한한 확장성과 함께 다중 회선 기능을 제공합니다. 또한 많은 주문형 비즈니스 기능이 포함되어 있습니다.

이것이 어떻게 가능한지?
이러한 유형의 다중 회선 전화 시스템은 VoIP(Voice over Internet Protocol)를 사용합니다. VoIP로 지역 전화 회사를 완전히 우회하십시오. 신뢰할 수 있는 비즈니스 VoIP 제공업체 인 Nextiva는 클라우드에서 인상적인 가동 시간으로 완벽한 전화 시스템을 제공합니다.
클라우드 전화 시스템은 통화를 데이터 패킷으로 변환합니다. 가까운 데이터 센터로 전송합니다. 몇 밀리초 만에 IP 전화는 오디오를 여러분이 들을 수 있는 소리로 변환합니다. VoIP 공급자는 비즈니스 클래스 사용자 전용 가상 PBX를 제공합니다.
"가상"은 다중 회선 전화 시스템과 관련하여 중요한 차이점입니다.
내선 번호는 실제 전화선이 아닙니다. 전화 잭도 없습니다. 이는 통화를 대기시키거나 통화 주차를 제공하는 클라우드 PBX에 대한 논리적 표현입니다. 회선당 최대 525개의 통화를 대기열에 넣을 수 있습니다. 전화가 많이 옵니다!
안정적인 인터넷 연결만 있으면 원하는 만큼 회선을 사용할 수 있습니다.

다회선 전화의 유형(및 사용 사례)

회사의 전화를 선택하는 것이 기회의 게임일 필요는 없습니다. 다중 회선 전화 시스템과 함께 사용할 전화기에는 몇 가지 유형이 있습니다. 더 많은 라인이 있다고 항상 더 나은 것은 아닙니다.
우리는 예와 함께 회선 수를 기반으로 전화를 분류했습니다.

2회선 전화

2회선 전화 시스템은 통화량이 예측 가능한 소규모 기업에 이상적입니다.
두 줄을 사용할 수 있는 회사 사용 사례의 예는 다음과 같습니다.

• 판매용 라인과 서비스용 라인이 하나씩 있는 개인사업자.
• 직원이 2명인 소규모 사무실 이므로 각각 하나의 라인이 있습니다.
• 들어오는 전화와 관리를 위한 하나의 회선을 수락하는 소규모 소매점 .

약 $80에 2회선 VoIP 탁상 전화기 를 찾을 수 있습니다. Poly VVX 150은 예산이 부족한 사람들에게 탁월한 선택입니다.

4회선 전화

직원이 통화를 보류, 웜 트랜스퍼해야 하는 경우 4회선 전화가 적합합니다.
사용 중인 4회선 전화의 다음 예를 확인하십시오.

• 영업 담당자 및 계정 관리자가 있는 소규모 대행사 에서 들어오는 고객 전화에 응답합니다.
• 지원 담당자가 있는 고객 서비스 팀 이 고객, 공급업체 및 직원에게 다시 전화를 겁니다.
• 여러 수신 전화에 응답하고 전환해야 하는 안내원.

4라인 전화기의 가격은 핸드셋당 약 $160부터 시작합니다. Poly VVX 250 또는 Cisco IP Phone 6851은 강력한 VoIP 전화 를 위한 훌륭한 선택입니다.

6-12회선 전화기

다회선 전화의 다음 계층은 낮은 VoIP 전화보다 더 나은 성능을 제공합니다. 표준 전화기보다 더 빠른 칩셋, 더 많은 메모리, 훨씬 더 많은 사용자 정의 기능이 있습니다. 이 수준에서 회선 존재 및 소프트키와 같은 고급 기능을 제공합니다.
이러한 비즈니스 요구 사항에 가장 적합한 옵션은 다음과 같습니다.

• 임원의 회선 상태를 확인하고 알아야 하는 임원 비서 .
• 한 번에 여러 통화를 모니터링해야 하는 팀 감독자 .
• 경영진과 재고 및 가격을 확인해야 하는 고위 계정 임원 .

5회선 이상의 탁상 전화기는 일반적으로 $250 이상입니다. 비용 효율적인 Nextiva X-885 VoIP 전화는 단 190달러에 12개 회선을 지원합니다.
최고의 유연성을 위해 Nextiva X-835 VoIP 전화를 사용해보십시오. 다음은 비즈니스 전화 시스템 애호가인 Prince Rich의 리뷰입니다.

비디오: Rich Technology Group의 Nextiva X-835 장치 검토

유연한 전화선 수

사용 가능한 전화선 수가 미리 정의된 전화를 선택하는 데 어려움이 있습니까? 비즈니스 커뮤니케이션 요구 사항을 이해하고 미래 요구 사항을 예상해야 합니다.
회사에서 사용하는 회선 수에 관계없이 더 많은 회선을 처리할 수 있는 전화기를 사용하는 것이 항상 좋습니다. 이러한 전화기에는 단 하나의 전선만 필요하므로 설치가 간편하다는 점을 지적하는 것이 중요합니다.
연중 내내 4개의 전화선이 필요하지만 바쁜 계절에는 최대 10개의 전화선이 필요하다면 어떻게 하시겠습니까?
기존 전화 시스템으로는 통화량을 빠르게 확장할 수 없습니다. 그리고 공격적으로 고용하는 경우 더 많은 회선을 추가하고 새 핸드셋을 구입해야 합니다.
여기에서 호스팅된 VoIP 가 제공됩니다. 요구 사항이 변경되면 관리 대시보드에서 바로 필요할 때 전화선을 더 추가할 수 있습니다.
새 핸드셋을 구입하는 대신 스마트폰에서 비즈니스 전화 앱 을 사용할 수 있습니다. 붐, 완료!

다회선 전화 시스템을 설정하는 방법

기존 전화 시스템 경로를 따라가면 전화 회사에서 모든 회선을 설치해야 합니다. 또한 온프레미스 PBX와 모든 것을 설정하는 기술자를 위한 막대한 예산을 따로 마련해야 합니다. PBX와 인터페이스하도록 유선 전화를 구성해야 합니다.
클라우드 기반 다중 회선 전화 시스템은 더 간단한 대안입니다. 인터넷 연결만 있으면 20분 정도 소요됩니다.

다음은 여러 회선으로 가상 전화 시스템 을 설정하는 4단계입니다.

1. 비즈니스 전화 서비스를 선택하십시오. 비즈니스 요구 사항에 따라 계획을 선택하십시오. Nextiva에는 강력한 기능으로 가득 찬 다양한 전화 요금제 가 있습니다. 무료로 사용해 볼 수도 있습니다.
2. 전화번호 확장을 할당합니다. 관리 포털에서 각 팀 구성원의 내부 확장을 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 내부 전화 걸기와 통화 전환이 쉬워집니다.
3. 전화 인사말을 녹음하십시오. 맞춤 인사말을 업로드하거나 휴대전화(또는 컴퓨터)에서 인사말을 녹음하세요. 사람들이 회사에 전화를 걸 때 강렬한 첫인상을 남기십시오.
4. 전화 걸기 및 받기 시작: 아직 VoIP 전화가 없는 경우 전화가 올 때까지 기다릴 필요가 없습니다. 소프트폰 앱 덕분에 iOS 또는 Android 스마트폰으로 시작하십시오.

1시간 이내에 다중 회선 전화 시스템을 갖게 됩니다. Nextiva의 VoIP 전화에는 모든 설정이 포함되어 있으므로 연결해야 합니다.

다회선 전화 시스템의 고급 기능

다회선 전화 시스템으로 무엇을 할 수 있습니까? 그들은 여러 전화 내선보다 훨씬 더 많은 것을 제공합니다. 일부 기능은 온프레미스 PBX와 클라우드 전화 시스템 간에 다릅니다.
다중 회선 전화 시스템에 포함하고 싶은 주요 VoIP 기능 에 대해 알아보겠습니다.

1) 자동 교환

자동 전화 교환 은 발신자의 키패드 입력을 기반으로 수신 전화를 적절한 사람이나 팀으로 연결합니다.
자동 교환을 사용하면 대기 시간이 단축되어 고객 경험이 향상됩니다. 또한 회사의 규모에 관계없이 전문적인 비즈니스의 이미지를 전달할 수 있습니다.
미리 만들어진 자동 전화 교환 스크립트 덕분에 시간을 절약할 수 있습니다.

2) 통화 보류 및 통화 주차

통화 보류를 사용하면 통화를 일시 중지하여 동료와 이야기하거나 다른 전화를 받을 수 있습니다. 통화 파킹 도 비슷하지만 보류한 통화를 다른 사람이 다시 검색할 수 있다는 추가 이점이 있습니다.
보류 및 주차 통화는 모든 고객 통화를 해결하는 이점을 제공합니다. 또한 대기 음악 은 발신자를 참여시키고 지불 옵션과 같은 사용자 지정 메시지를 알려줍니다.

3) 통화 분석

통화량을 측정하고 이를 비즈니스 활동과 연결하면 조직을 확장하는 데 도움이 됩니다. Nextiva의 비즈니스급 인터넷 전화 서비스 는 실시간 통화 데이터 및 비즈니스 분석을 표시합니다.
감독자는 보고서를 보고 리더십과 직원이 최고의 성과를 낼 수 있도록 맞춤형 대시보드를 생성할 수 있습니다.

4) 착신전환

착신 전환 기능을 사용하면 모든 전화 번호 또는 장치로 통화를 전송할 수 있습니다. 공급자에 따라 음성 메일, 사무실 전화 또는 휴대 전화로 통화를 라우팅할 수도 있습니다.
착신 전환을 사용하면 사무실에 없을 때를 포함하여 작업을 계속할 수 있습니다. 부재중 전화 및 부재중 비즈니스 기회를 제거할 수 있습니다.

5) 통화 라우팅

통화 라우팅 은 정의한 기준에 따라 모든 사람에게 인바운드 통화를 연결하는 VoIP 기능입니다. 이 논리에는 시간, 발신자 ID 및 자동 전화 교환 선택 항목이 포함됩니다.
다음 정책 중 하나를 사용하여 팀으로 통화를 라우팅할 수 있습니다.

• 라운드 로빈: 팀 전체에 동일한 방식으로 통화가 분산됩니다.
• 일반: 시간순으로 전화를 받습니다.
• 유니폼: 통화가 가장 오랫동안 통화 가능한 상담원에게 연결됩니다.
• 동시: 모든 전화가 울리고 먼저 전화를 받은 상담원이 전화를 받습니다.
• 가중치: 각 상담원에게 라우팅할 통화 비율을 설정합니다.

6) 비즈니스 음성 메일

제 시간에 전화를 받지 않으면 발신자가 음성 메일을 남길 수 있습니다. 즉, 잠재 고객이나 고객을 기쁘게 할 기회를 잃지 않을 것입니다. 그렇지 않으면 경쟁자에게 눈을 돌릴 수 있습니다.
비즈니스 음성 메일은 음성 메일 스크립트 를 이메일이나 문자 메시지로 보낼 수도 있습니다. 적시에 후속 조치를 취할 수 있도록 음성사서함을 최신 상태로 유지하십시오.

7) 스크린 팝

스크린 팝 은 전화가 울리는 순간 발신자에 대한 실시간 정보를 보여줍니다. Nextiva의 Call Pop은 고객 감정 및 과거 상호 작용과 같은 데이터를 표시합니다. 이는 CRM과 통합되어 고객 경험을 한 차원 높여줍니다.

8) 수신자 부담 전화번호

무료 비즈니스 번호 는 전국적인 인지도를 얻는 데 도움이 됩니다. 수신자 부담 전화번호는 800/888/866 지역 번호로 유선 전화에 요금을 부과하지 않습니다.
잠재 고객과의 신뢰를 구축하고 마케팅 캠페인 전반에 걸쳐 수신 전화를 추적합니다. 1-800-CONTACTS와 같은 무료 전화번호를 받고 더욱 강력한 브랜드를 구축할 수도 있습니다.

9) 오디오 회의

전화 또는 인터넷 연결을 사용하여 회의를 주최하는 회의 통화를 사용합니다. 전화 회의는 모든 최신 전화 시스템의 필수 요소이지만 일반적으로 유선 설정을 위한 추가 기능입니다.
전화 회의 는 값비싼 PBX나 타사 서비스 없이 참가자를 모을 수 있습니다. 동료, 파트너 또는 고객과 생산적인 회의를 즐길 수 있습니다. 클라우드 기반 VoIP 솔루션은 참가자도 HD 통화 품질을 경험할 수 있음을 의미합니다.

10) 통화 녹음

전화 통화를 녹음하면 팀에 대한 책임감과 교육 기회가 늘어납니다. 잠재 고객과 고객 경험에 대한 강력한 통찰력을 발굴합니다.
대용량 콜 센터에서 채택한 VoIP 통화 녹음 에는 카세트나 장비가 필요하지 않습니다. 이 기능을 사용자 지정하여 모든 통화를 녹음하거나 사용자를 선택하거나 주문형으로 녹음합니다.

다회선 전화 시스템의 이점

다중 회선 전화 시스템의 장점에 대해 여전히 확신이 필요하십니까? 다음은 고려해야 할 몇 가지 특전입니다.

비용 절감

클라우드 전화 시스템 경로를 사용하는 것이 팀에 여러 전화선을 제공하는 가장 좋은 방법입니다.
POTS(Plain Old Telephone System)를 기반으로 하는 유선 전화 시스템의 비용은 평균적으로 회선당 50달러입니다. 해당 통화 계획은 일반적으로 시내 통화 전용입니다. 또한 오늘날 회사에서 사용하는 비즈니스 전화 기능이 부족합니다.
AT&T, Verizon, CenturyLink 및 Frontier와 같은 기업에서 클라우드로 옮겨온 것은 비밀이 아닙니다. 통신 비용을 최대 65%까지 절감하고 있습니다.
VoIP 기반 전화 시스템의 비용은 매달 회선당 20달러 미만입니다. 또한 무제한 통화 덕분에 설치, PBX 서버 또는 통행료를 지불하지 않아도 됩니다.

신뢰할 수 있음

전화 시스템은 안정적이고 안전해야 합니다. 사내 전화 시스템은 전원 또는 네트워크 중단에 취약합니다.
VoIP 전화 시스템은 중복성을 위해 여러 데이터 센터에 의존합니다. 전화 인프라에 무슨 일이 일어나더라도 비즈니스는 중단 없이 작동합니다.
또한 최고의 서비스 제공업체는 PCI, SOC 2 및 HIPAA 를 포함한 표준을 준수합니다. 보안 감사에 대해 걱정하는 대신 고객에게 집중하십시오. 만세!

유연성

원격으로 고용하거나, 새 사무실을 열거나, 하이브리드 인력으로 전환한다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 직원이 어디서나 작업할 수 있는 전화 시스템이 필요합니다.
기존의 다중 회선 전화 시스템은 사무실로 제한됩니다. 원격으로 작업할 때 통신이 어려워집니다.
클라우드 기반 전화 시스템은 팀에 필요한 도구를 제공할 수 있는 유연성을 제공합니다. 휴대전화와 인터넷 연결을 통해 편리하게 업무를 처리할 수 있습니다.

확장성

회사가 성장하고 있고 기술이 방해가 되는 것을 원하지 않는다면 클라우드 VoIP 시스템 이 최선의 선택입니다. 전화선을 쉽게 추가할 수 있습니다. 동일한 전화 시스템에 더 많은 위치를 추가하는 것조차 기술적인 기술 없이 수행할 수 있습니다.
수요가 급증하거나 인원이 늘어날 때 전화 서비스가 당신을 방해하지 않습니다. 고객 서비스 팀을 확장할 수 있는 다른 방법으로 통화 대기열을 찾으십시오.
Nextiva와 같은 클라우드 전화 제공업체는 인상적인 99.999% 가동 시간과 가용성을 자랑합니다.

편의

다중 회선 전화 시스템은 귀하와 귀하의 직원들의 생활을 단순화합니다. 그들은 생산성을 높이고 회사를 앞으로 나아가게 할 수 있습니다.
자동 교환 및 수신자 부담 전화번호와 같은 기능 덕분에 고객 사이에서 신뢰를 얻을 수 있습니다. 인바운드 콜 센터 를 설정해야 하는 경우 하루 이내에 완료할 수 있습니다.
전화 회사가 당신을 좌초시키는 시대는 지났습니다. 도움의 손길이 필요하시면 연중무휴 24시간 연락주십시오.

최고의 비즈니스 전화 시스템을 경험하십시오

업무용 전화 시스템을 선택할 때는 현재와 몇 년 후의 요구 사항을 고려하십시오. 고객과 소통하는 이상적인 방법은 무엇입니까? 귀하의 커뮤니케이션 플랫폼은 귀하의 성공 여부를 결정할 수 있습니다.
사내 다중 회선 전화 시스템은 귀하의 잠재력을 제한할 수 있습니다. 비용을 증가시키고 팀이 필요로 하는 고급 기능을 거부함으로써 방해가 됩니다.
클라우드 기반 전화 시스템은 신생 기업, 중견기업 및 기업 모두를 위한 최고의 표준입니다. US News 는 Nextiva를 2020년과 2021년 전국 최고의 비즈니스 전화 서비스로 선정했습니다.
Nextiva는 유선 전화 비용의 절반 미만으로 완전한 다중 회선 전화 시스템을 제공합니다. $18.95/월 부터 시작하면 뒤돌아보지 않을 것입니다.