Excel이나 메모 그 이상: SMB 운영 간소화를 위한 필수 팁

사업을 시작했을 때 고객은 소수에 불과했습니다. Excel 스프레드시트 에 세부 정보를 저장하고 관리하는 것이 합리적이었습니다 .

하지만 회사가 성장함에 따라 고객 기반도 성장했습니다. 현재 귀하 또는 귀하의 영업 담당자는 필요한 고객 세부 정보를 찾기 위해 스프레드시트 에서 수백(수천은 아니더라도) 행을 스크롤해야 합니다 .

귀하의 SMB가 이러한 문제로 어려움을 겪고 있다면 귀하는 혼자가 아닙니다. 최근 법안! CRM 조사 보고서에 따르면 SMB 소유자 의 39%가 스프레드시트를 사용하여 고객 정보를 관리하는 것으로 나타났습니다.

그러나 모든 산업 분야에 걸쳐 디지털 혁신이 비즈니스의 표준이 되면서 노트와 스프레드시트는 더 이상 고객 관계를 관리하고 비즈니스 요구 사항을 충족하는 데 적합하지 않습니다 . 이를 확장 가능한 CRM 솔루션으로 교체해야 하는 이유와 Excel을 CRM으로 사용하는 것을 중단할 때 고려해야 할 사항은 다음과 같습니다.

고객 데이터 관리를 위해 노트와 엑셀 사용을 중단해야 하는 이유

가장 먼저 해야 할 일 - Excel 스프레드시트는 Quickbooks 및 LinkedIn 과 같은 다양한 소스의 데이터 세트를 저장하고 , 빠른 계산을 실행하고, 차트와 그래프를 만드는 데 적합합니다. 마찬가지로 메모 작성 앱을 사용하면 고객과의 대화 에서 핵심 내용을 빠르게 기록할 수 있습니다 .

그러나 효과적인 CRM(고객 관계 관리)에 있어서 이러한 기능만으로는 충분하지 않습니다. 다음은 Excel을 CRM 시스템으로 사용할 때 발생하는 몇 가지 일반적인 단점입니다 .

버전 관리 문제

그림을 그려보세요. 고객 데이터 가 포함된 스프레드시트를 영업팀과 공유합니다 . 각 팀원은 자신의 컴퓨터에 파일을 다운로드하고 고객과 대화한 후 관련 세부 정보를 업데이트합니다. 머지않아 중복 되거나 부정확한 데이터를 처리해야 하여 일관성 없는 통신이 발생하게 됩니다.

접근성 부족

스프레드시트는 특히 모바일 친화적이지 않습니다. 이로 인해 영업 담당자가 이동 중에 고객 데이터에 액세스하고 업데이트하기가 어려워지며 , 이는 고객 대면 회의의 결과에 영향을 미칠 수 있습니다.

보안 문제

Microsoft Excel은 암호로 고객 데이터 스프레드시트를 보호하는 것 외에 강력한 보안 기능을 제공하지 않습니다. 민감한 데이터 에 대한 무단 액세스를 방지하기 위해 할 수 있는 일은 많지 않습니다 . 더 나쁜 것은 직원이 자신의 컴퓨터에 파일을 다운로드하고 회사를 떠나더라도 고객 데이터를 계속 사용할 수 있다는 것입니다 .

제한된 분석 기능

메모와 스프레드시트에는 고객 행동, 구매 내역, 서비스 요청 등에 대한 수많은 유용한 데이터가 담겨 있습니다. 그러나 사용 가능한 데이터를 실행 가능한 통찰력으로 전환하는 정교한 분석 기능이 부족합니다.

확장성 문제

고객 기반이 성장함에 따라 스프레드시트 에서 고객 데이터를 관리하는 것은 악몽에 불과할 것입니다. 잠재 고객에게 마지막으로 연락한 시간을 알아내기 위해 끝없는 행을 스크롤한다고 상상해 보십시오. 또는 영업 담당자가 세부 정보 업데이트를 잊어버렸기 때문에 잘못된 전화번호로 후속 SMS를 보내는 경우도 있습니다. 이러한 종류의 비효율성으로 인해 리드가 퍼널에서 빠져나갈 수 있습니다.

CRM 소프트웨어가 스프레드시트보다 나은 이유

CRM 소프트웨어를 사용하기 시작한 중소기업 중 4분의 1 이상이 수익과 회사 성장에 상당한 증가를 경험했다는 사실을 알고 계셨습니까 ? 그러나 수익 개선이 Excel 대신 CRM 소프트웨어를 사용해야 하는 유일한 이유는 아닙니다 . Excel 대신 CRM을 사용해야 하는 데는 여러 가지 이유가 있습니다 .

고객 데이터 관리 개선

Act 와 같은 CRM 플랫폼 ! CRM은 고객 정보를 수집, 저장, 관리할 수 있는 중앙 집중식 대시보드를 제공합니다. 이는 단일 정보 소스를 생성하며 다양한 부서의 직원이 파일 공유를 활용 하고 고객과 상호 작용하기 전에 이를 참조할 수 있습니다. 정보를 수정하면 변경사항이 실시간 으로 반영됩니다 . 이는 모든 사람에게 각 클라이언트에 대한 통합되고 업데이트된 보기를 제공하여 사용자 경험을 향상시킵니다 . 또한 의사 결정 속도를 높이고 비즈니스 프로세스를 단순화합니다 .

행동! 직원들이 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 고급 검색 필터도 제공합니다. 이는 원활한 고객 상호 작용을 촉진 하고 궁극적으로 구매 경험을 향상시킵니다.

또한 클라우드 서비스를 갖춘 CRM 솔루션을 사용하면 여러 팀 구성원이 위치에 관계없이 동시에 클라이언트 데이터에 액세스하고 작업할 수 있습니다. 따라서 온프레미스 팀 에 비해 하이브리드 또는 원격 팀에 특히 적합합니다 .

고객 라이프사이클에 대한 더 깊은 통찰력

CRM 솔루션을 사용하면 고객에 대한 정보가 이름, 전화번호, 마지막 구매 날짜와 같은 몇 가지 필드에만 국한되지 않습니다. 대신 Act! 잠재 고객의 전체 여정을 계획하고 판매 유입 경로의 어느 위치에 있는지 이해하는 데 도움이 됩니다.

이러한 통찰력을 통해 틀에 박힌 접근 방식을 따르는 대신 각 리드에 대한 마케팅 및 영업 활동을 맞춤화할 수 있습니다. 또한 다양한 리드가 판매 유입 경로를 통해 어떻게 이동하는지 모니터링하고 잠재 고객을 멀어지게 만드는 마찰 지점을 식별할 수 있습니다.

자동화된 워크플로우로 효율성 향상

최신 CRM 시스템에는 광범위한 자동화 기능이 제공됩니다. 예를 들어, 행위! 자동 알림 및 경고를 설정할 수 있습니다. 영업 담당자에게 특정 작업을 할당하고 소프트웨어가 자동으로 알리도록 할 수도 있습니다. 이러한 기능은 시기적절한 후속 조치를 보장하고 전환을 극대화하는 데 유용합니다 .

게다가 액트! 특정 클라이언트 작업을 기반으로 트리거되는 자동화된 워크플로를 구성 할 수 있습니다 . 예를 들어, 새로운 리드가 퍼널에 들어올 때 자동으로 전송되는 환영 이메일을 설정할 수 있습니다. 마찬가지로 고객이 첫 구매를 완료하면 이메일 설문조사를 보낼 수 있습니다.

이러한 자동화된 워크플로우는 수동 후속 조치의 필요성을 제거하고 작업을 간소화 하는 데 도움이 됩니다 . 대신 고객 지원 및 영업 팀은 유지율 및 전환율 향상과 같은 더 중요한 작업에 집중할 수 있습니다.

고급 분석 및 보고

최첨단 CRM 솔루션은 단지 고객 정보만 저장하는 것이 아닙니다. 사용 가능한 데이터를 분석하고 고객 확보 비용(CAC), 고객 평생 가치(CLV), 고객 만족도 점수(CSAT)와 같은 중요한 지표를 추적하는 데 도움이 됩니다.

마케팅 및 영업팀은 이러한 지표를 손쉽게 활용하여 보다 정확한 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다. 또한 이러한 통찰력을 수익 예측을 생성하는 데 유용한 의미 있는 보고서로 전환할 수 있습니다.

이동 중 액세스

Act!를 포함한 많은 CRM 플랫폼은 직원이 어디서든 고객 데이터 와 통찰력 에 쉽게 액세스할 수 있는 모바일 앱을 제공합니다 .

Act!의 모바일 앱 (Android 및 iOS )은 영업 담당자에게 운전 및 목적지에 대한 통찰력을 제공합니다. 또한 앱에서 고객 정보를 업데이트하여 다른 팀 구성원도 같은 페이지에 있도록 할 수 있습니다. 영업 담당자의 생산성을 향상하고 성과가 높은 팀을 구축하기 위해 알림을 사용자 정의하는 것도 가능합니다 .

추가 혜택

CRM 플랫폼은 이메일 템플릿 라이브러리와 함께 통합 마케팅 자동화 및 개인화 는 물론 타사 도구와의 수많은 통합을 포함하여 여러 가지 다른 이점을 제공합니다. 행동! 고객 데이터 보호를 위해 암호화, 다단계 인증 등 강력한 보안 조치도 사용합니다 .

스프레드시트에서 CRM으로 전환: 주요 고려 사항

CRM 소프트웨어는 여러 가지 이점을 제공하지만 소규모 기업 에 적합한 소프트웨어를 찾는 것이 중요합니다 . 모든 CRM 플랫폼이 동일하게 만들어지는 것은 아니며, 잘못된 솔루션은 해결하는 것보다 더 많은 병목 현상을 추가할 수 있습니다.

다음은 귀하의 비즈니스를 위한 프로세스 최적화 및 방해 없는 성장을 위한 올바른 CRM 플랫폼을 식별하기 위한 몇 가지 팁입니다 .

요구사항과 예산 개요

CRM 플랫폼은 자동화된 워크플로 및 데이터 바로가기 부터 파이프라인 관리 및 보고에 이르기까지 다양한 기능을 제공합니다 . 그러나 귀하의 비즈니스에는 제공되는 모든 기능이 필요하지 않을 수도 있습니다. 귀하의 고유한 요구 사항을 평가하고 필수 항목 목록을 만드십시오. 그런 다음 필요에 따라 현실적인 예산을 정의하고 해당 범위의 가격 으로 CRM을 찾으십시오.

호환성 확인

선택한 CRM 플랫폼에 관계없이 기존 기술 스택과 호환 되는지 확인하세요. Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, 캘린더 앱 등 일반적으로 사용되는 도구와의 통합을 찾아보세요 . 또한 Windows 나 macOS 와 같은 운영 체제 에서 작동할 수 있는지 확인하세요 .

학습 곡선을 고려하세요.

기능이 가득한 CRM 솔루션을 찾는 것은 작업의 절반에 불과합니다. 또한 직원들이 이를 최대한 활용하도록 해야 합니다. 따라서 현재 기술 능력을 평가하고 새로운 CRM 소프트웨어를 사용할 수 있는지 여부를 결정하는 것이 중요합니다. 스프레드시트 에서 CRM으로 원활하게 전환하려면 교육 프로그램을 구현해야 할 수도 있습니다 .

Act로 CRM 게임을 강화하세요!

고객 데이터를 스프레드시트 에 저장하는 것은 지금까지 소규모 기업 에서만 가능했습니다 . 지속적인 고객 관계를 구축하고 회사의 급격한 성장을 원한다면 Act!와 같은 강력한 솔루션을 사용하세요! 협상불가입니다. 자동화된 워크플로 및 보고 와 같은 고급 기능을 사용하면 리드를 보다 효과적으로 육성하고 매출을 늘릴 수 있습니다.

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