위험 관리 방법: 프로젝트 관리자를 위한 가이드

프로젝트 관리자가 위험을 줄이고 성공률을 높이는 5가지 효과적인 팁.

프로젝트 관리자로서 "프로젝트 관리 위험"을 읽을 때 가장 먼저 떠오르는 것은 무엇입니까?

프로젝트를 오류 없이 만드는 것을 목표로 하는 경우 "프로젝트 관리 위험"이라는 문구가 놀라울 수 있습니다. 위험은 모든 형태와 규모로 발생하지만 그렇다고 해서 위험에 대해 아무 것도 할 수 없는 것은 아닙니다. 위험은 추구할 기회가 될 수도 있고 피할 위협이 될 수도 있습니다. 이는 모두 어떻게 받아들이느냐에 달려 있습니다.

위험 관리는 프로젝트의 성공에 필수적입니다. 그러나 어떻게 위험을 적절하게 관리합니까? 어디서 시작합니까? 프로젝트가 엉망이 되지 않도록 하려면 어떻게 해야 합니까?

도움을 드리기 위해 이 블로그에서 이 모든 질문에 답합니다. 또한 프로젝트가 궤도를 벗어나지 않도록 위험을 적절하고 효율적으로 관리하기 위한 실용적인 팁을 공유합니다.

위험은 프로젝트 성공에 어떤 영향을 미칩니까?

"위험"이라는 용어는 일반적으로 삶의 여러 측면에서 사용됩니다. 프로젝트 관리와 관련하여 위험은 프로젝트 목표에 영향을 미치는 모든 장애물 또는 바람직하지 않은 이벤트로 정의됩니다. 작업 완료 지연에서 비용 증가에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다.

위험은 여러 방식으로 전체 프로젝트 성공에 영향을 줍니다.

• 그들은 뭔가 잘못되어 프로젝트 결과에 부정적인 영향을 미칠 가능성을 높입니다.
• 그들은 프로젝트 완료를 지연시키거나 더 나쁜 것은 완전한 취소로 이어집니다.
• 그들은 비용을 증가시켜 프로젝트 수익에 해를 끼칩니다.

요컨대, 위험은 프로젝트 성공에 부정적인 영향을 미칠 가능성이 있습니다. 따라서 그들은 그렇게 취급되어야 합니다. 이러한 이유로 프로젝트 관리자를 고용할 때 프로젝트 위험을 관리하는 능력은 필수 기술로 간주됩니다.

위험은 주로 프로젝트의 다음 측면에 영향을 줍니다.

• 범위: 위험으로 인해 프로젝트 범위가 변경되어 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간에 영향을 줍니다.
• 일정: 위험으로 인해 프로젝트 일정이 지연되어 완료 날짜와 프로젝트의 전체 비용에 영향을 줍니다.
• 비용: 위험은 프로젝트와 관련된 비용을 증가시켜 전체 프로젝트 예산을 방해합니다.
• 품질: 위험은 프로젝트 결과물의 품질에 영향을 미치며 프로젝트의 평판을 저해합니다.

1. 위험 식별을 팀 활동으로 만듭니다.

프로젝트 위험 관리와 관련하여 할 수 있는 가장 중요한 일 중 하나는 위험 식별을 팀 활동으로 만드는 것입니다. 전체 팀을 참여시킴으로써 프로젝트와 관련된 잠재적 위험을 식별할 가능성이 높아집니다.

또한 위험 식별 프로세스에 팀을 참여시킴으로써 위험 관리 전략을 구현하기 위해 팀으로부터 동의를 얻을 수 있습니다. 프로젝트 위험 식별을 팀 활동으로 만드는 방법은 다음과 같습니다.

• 모든 사람이 회의 중에 아이디어 를 제공하도록 하십시오. 이를 통해 팀은 다양한 위험 시나리오를 브레인스토밍하고 가능한 솔루션을 제안할 수 있습니다. 이러한 브레인스토밍 세션 동안 팀 구성원에게 팀 회의 외부, 일상적인 비즈니스 운영 중에 직면하는 위험도 보고하도록 요청하십시오.
• 모든 사람이 위험 관리 프로세스를 이해하도록 하십시오. 이렇게 하면 모든 팀 구성원이 위험 관리 방법에 대해 동일한 페이지에 있도록 하는 데 도움이 됩니다.

위험을 식별한 후에는 팀과 협력하여 위험을 완화하거나 방지할 전략을 개발하십시오. 여기에는 비상 계획 개발, 프로젝트 일정 수정 또는 프로젝트 예산 변경이 포함될 수 있습니다.

2. 위험 허용 범위를 결정합니다.

위험 허용 범위는 프로젝트 관리자가 프로젝트 목표를 달성하기 위해 기꺼이 수용할 수 있는 위험의 양입니다. 허용 가능한 불확실성의 수준과 허용 가능한 잠재적 손실의 양을 나타냅니다.

위험 허용 범위를 결정하는 한 가지 방법은 프로젝트 관리 소프트웨어의 위험 관리 기능을 사용하는 것입니다. 이를 통해 프로젝트와 관련된 모든 위험을 입력한 다음 각각의 확률을 식별할 수 있습니다. 결과를 사용하여 위험 대응 계획을 작성할 수 있습니다.

예를 들어, 위험이 발생할 가능성은 낮지만 프로젝트에 심각한 영향을 미칠 경우 이를 방지하기 위한 조치를 취할 수 있습니다. 반면에 위험이 발생할 가능성이 더 높지만 영향이 미미할 경우 이를 수용하기로 결정할 수 있습니다.

Capterra의 2021년 프로젝트 관리 사용자 설문조사에 따르면 프로젝트 관리자의 43%가 프로젝트 관리 소프트웨어에 위험 관리 기능이 있으며 이를 사전에 사용하고 있습니다. (여기에서 설문조사 방법론을 참조하십시오.)

3. 관리할 위험 결정

모든 프로젝트 위험을 관리할 수 있거나 관리해야 하는 것은 아닙니다. 위험 관리의 잠재적 이점 및 비용을 관리하지 않을 경우의 잠재적 이점 및 비용과 비교해야 합니다. 위험을 식별하고 평가한 후에는 위험 허용 범위와 사용 가능한 리소스를 기반으로 조치를 취할 위험을 결정하십시오.

식별된 모든 위험을 관리하거나 일부만 관리하도록 결정할 수 있습니다. 예를 들어 허용 범위가 낮으면 가장 심각한 위험, 즉 프로젝트 목표에 심각한 위협이 되는 위험만 처리하도록 선택할 수 있습니다. 어떤 위험을 관리하기로 선택하든 이를 해결하기 위한 적절한 위험 완화 계획이 있는지 확인하십시오.

4. 위험 완화 계획 수립

관리할 위험을 결정한 후에는 이러한 위험을 방지하거나 해결하기 위한 조치 계획을 개발하고 계획의 각 작업을 담당하는 사람을 설정해야 합니다. 계획은 직면하고 있는 특정 위험과 사용 가능한 리소스에 맞게 조정되어야 합니다.

또한 계획에는 비상 계획 개발, 프로젝트 일정 수정 및 프로젝트 예산 변경과 같은 전략 조합이 포함될 수 있습니다. 또한 프로젝트가 진행됨에 따라 계획을 모니터링하고 업데이트하는 프로세스를 설정해야 합니다.

견고한 위험 관리 계획을 수립하기 위한 핵심은 프로젝트 계획 기능과 함께 올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 활용하는 것입니다. 이 소프트웨어는 잠재적인 위험을 조기에 식별하고 필요한 전략을 개발하며 위협을 완화하여 프로젝트 실패를 방지하는 데 도움이 됩니다.

5. 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 위험 추적

위험 완화 계획을 개발한 후에는 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 이를 추적해야 합니다. 이렇게 하면 새로운 위험이 발생할 때 이를 식별하고 기존 위험이 악화되거나 개선되는지 여부를 판단하는 데 도움이 됩니다.

위험 추적에는 심각도 또는 가능성의 변화를 모니터링하고 완화 및 방지 노력의 진행 상황을 추적하는 것이 포함됩니다. 위험 등록을 생성하거나 정기적인 위험 회의를 수행하는 것과 같은 다양한 도구와 기술을 사용하여 이를 수행할 수 있습니다.

네트워크 및 시스템 엔지니어링을 다루는 모든 프로젝트를 관리하는 TRG Datacenters의 선임 네트워크 엔지니어 Eric McGee와 위험 등록의 중요성과 위험 모니터링 및 평가를 개선하기 위해 이를 사용하는 방법에 대해 이야기했습니다.

Eric은 프로젝트 위험 관리에 대한 자신의 접근 방식은 자신과 그의 팀이 프로젝트의 모든 잠재적 위험을 기록하는 위험 레지스터를 만드는 것이라고 말했습니다. 위험 레지스터는 종종 차트 형식으로 제공되며 각 위험을 항목화하고 우선 순위 수준, 잠재적 영향 및 제안된 완화 조치가 명확하게 표시되므로 위험 관리가 간단해집니다.

"위험 등록부에 정성적 및 정량적 정보를 포함하면 위험 평가 및 시각화가 보다 포괄적입니다."

에릭 맥기

TRG 데이터 센터의 선임 네트워크 엔지니어

프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 위험을 추적할 때 다음 요소를 고려하십시오.

• 무엇을 추적해야 합니까? 새로운 또는 잠재적인 위험을 식별하기 위해 올바른 정보를 추적하고 있는지 확인하십시오.
• 누가 추적할까요? 위험을 추적할 사람을 지정하여 적시에 모니터링하고 해결할 수 있도록 합니다.
• 언제 추적해야 합니까? 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 위험을 추적하여 발생하는 새 위험 또는 잠재적 위험을 식별할 수 있습니다.
• 어떻게 추적해야 합니까? 모든 사람이 수행해야 할 작업을 알 수 있도록 추적 프로세스를 정의합니다.

새로운 위험 발생 시 보고하는 시스템을 만들고 모든 프로젝트 이해 관계자에게 정기적으로 전달합니다. 정기적인 위험 검토를 수행하고 그에 따라 위험 레지스터를 업데이트하고 필요한 경우 완화 조치를 설정합니다. 또한 프로젝트 후 검토를 수행하여 프로젝트 중에 구체화된 모든 위험을 학습합니다.

보너스 팁: 위험을 활용하십시오

일부 위험은 적절하게 관리된다면 실제로 프로젝트에 도움이 될 수 있습니다. 이것을 "기회"라고 합니다. 기회는 올바르게 관리될 경우 프로젝트의 더 나은 결과로 이어질 수 있는 긍정적인 위험입니다.

예를 들어, 신제품 출시는 여러 위험을 초래할 수 있지만 시장 점유율을 확보할 수 있는 기회도 제공합니다. 출시를 잘 관리하면 회사는 기회를 활용하고 시장에서 입지를 높일 수 있습니다.

위험 관리 소프트웨어를 찾고 계십니까? Capterra의 최고의 위험 관리 소프트웨어 솔루션 목록을 확인하십시오. 또한 이 비디오를 시청하여 위험 관리 소프트웨어 사용의 장단점을 이해하여 올바른 도구를 선택하십시오.

설문조사 방법론

Capterra는 2021년 3월에 422명의 미국 기반 프로젝트 관리자를 대상으로 프로젝트 관리 사용자 설문조사를 실시했으며 이 중 367명은 프로젝트 관리 소프트웨어 사용자입니다. 자격을 갖춘 응답자는 의사 결정자이거나 조직의 일상적인 프로젝트 관리에 상당한 관여를 하고 있습니다. 우리는 각 응답자가 당면한 의미와 주제를 완전히 이해할 수 있도록 질문에 단어를 썼습니다.

Capterra는 중소기업에서 프로젝트를 관리하는 528명의 미국 기반 전문가를 대상으로 2021년 12월 직장 설문조사에서 감성 지능을 실시했습니다. 응답자는 고용 상태(정규직), 사업 규모(직원 2~500명), 프로젝트 관리 참여(매우 참여)에 대해 심사를 받았습니다.