작업표의 실수를 최소화하는 방법

일할 때 얼마나 자주 출근하거나 퇴근하는 것을 잊습니까? 당신이 잘 조직된 직원이라 할지라도 특히 바쁜 날에는 작업표를 작성하는 것이 일반적으로 마음을 잊게 할 것입니다. 그리고 이 작은 실수가 작업표의 전체 정확도에 영향을 줄 수 있습니다.

작업표 오류에 대한 주제를 더 잘 이해할 수 있도록 직장에서 발생할 수 있는 가장 일반적인 경우에 대해 설명합니다. 더 중요한 것은 작업표에서 실수를 최소화하는 방법을 알려 드리겠습니다.

종이와 디지털 작업표

작업표 실수의 기본 사항에 대해 더 깊이 알아보기 전에 먼저 종이 작업표와 디지털 작업표의 차이점을 명확히 합시다.

종이 작업표 를 사용할 때 직원은 수동으로 근무 시간을 입력해야 합니다. 그런 다음 매일, 매주, 격주 또는 매월 감독자 또는 관리자에게 작업표를 전달합니다. 종이 작업표에는 일반적으로 다음과 같은 세부 정보가 포함됩니다.

• 시작 시간,
• 종료 시간,
• 점심시간,
• 초과 근무 시간.

작업자가 작업표 작성을 마치면 관리자가 총 근무 시간을 계산해야 합니다. 또한 일부 작업표에는 휴가 시간, 병가 등과 같은 범주가 포함됩니다.

반면에 디지털 작업표 를 사용하면 근무 시간을 훨씬 쉽게 추적할 수 있습니다. 직원은 하루가 끝날 때 수동으로 시간을 입력하거나 작업하는 동안 타이머로 시간을 추적할 수 있습니다. 그런 다음 디지털 작업표는 일, 주, 월 또는 연도당 총 근무 시간을 자동으로 계산합니다. 다음으로, 관리자나 감독자는 직원이 기록한 시간을 분석할 수 있습니다. 또 다른 편리한 기능은 작업자가 프로젝트의 청구 가능 시간과 청구 불가능 시간을 기록할 수 있다는 것입니다.

모든 종류의 작업표를 사용하는 주요 이점은 무엇입니까? 기록 시간 외에도 작업표는 다음을 수행하는 데 도움이 됩니다.

• 출석과 초과 근무를 추적하고 직원에게 지불해야 하는 금액에 대한 더 나은 단서를 제공합니다.
• 특정 프로젝트에서 작업한 시간이 몇 시간인지 확인하려면 프로젝트를 주시하세요. 따라서 고객에게 청구해야 하는 비용이 얼마인지 알 수 있습니다. 게다가 작업표를 사용하면 더 나은 프로젝트 예산을 만들 수 있습니다.
• 공정 노동 기준법(FLSA) 및 국방 계약 감사 기관(DCAA)과 같은 산업 표준 및 규정 준수를 따릅니다.

가장 흔한 작업표 오류는 무엇입니까?

작업표와 작성 방법에 익숙하더라도 실수를 범할 수 있습니다. 그리고 그것은 완벽합니다. 그러나 가장 일반적인 작업표 오류를 인식할 수 있게 되면 작업표를 엉망으로 만들 가능성이 줄어듭니다.

입력 오류

종이 작업표의 경우 직원이 수동으로 작성해야 합니다. 나중에 관리자는 이러한 작업표를 검토하고 데이터를 분석합니다. 따라서 짐작할 수 있듯이 직원이 읽을 수 없는 필체를 가지고 있으면 관리자나 감독자가 일부 숫자를 잘못 해석할 수 있습니다. 예를 들어 숫자 1은 숫자 4처럼 보일 수 있습니다. 그러면 다음 오류가 발생합니다.

계산 오류

관리자가 작업표의 특정 부분을 잘못 읽으면 총 근무 시간을 제대로 계산할 수 없습니다. 읽을 수 없는 필기로 인한 실수 외에도 다른 유형의 계산 오류는 숫자를 반대로 하고 잘못된 숫자를 추가하는 것입니다.

실제로는 무엇을 의미합니까? 관리자가 계산을 잘못하면 직원은 총 근무 시간에 대해 적절한 금액을 받지 못합니다. 따라서 근로자는 급여가 적거나 초과됩니다.

또한 계산 오류도 클라이언트에 영향을 줄 수 있습니다. 그 이유는 다음과 같습니다. 정확한 작업표가 있다는 것은 회사에서 고객을 위한 정확한 송장도 생성할 수 있음을 의미합니다. 반대로, 작업표가 정확하지 않으면 송장이 정확하지 않을 뿐입니다.

시간 도용

시간 절도는 직원이 일하지 않은 시간에 대해 급여를 받을 때 발생합니다. 이 작업표 실수는 여러 가지 방법으로 나타날 수 있습니다.

• 노동자들은 연장된 휴식을 취한다
• 직원이 동료를 대신하여 출근하거나 퇴근합니다(버디 펀치).
• 근로자는 개인 활동(소셜 미디어, 웹사이트 탐색 등)을 하는 데 시간을 보냅니다.
• 근로자가 일할 때 출근하거나 퇴근하는 것을 잊습니다.

Statistic Brain Survey에 따르면 버디펀치에 대해 말하자면, 이러한 유형의 시간 절도는 기업에서 연간 500억 달러의 비용을 발생시킵니다.

건망증이 있는 직원의 경우, 본의 아니게 근무 시간을 기록하지 않는 직원이 있다는 점을 언급할 가치가 있습니다. 예를 들어, 직원들이 하루 종일 많은 일을 할 때 작업표를 작성하는 것은 단순히 그들의 기억에서 벗어나는 것입니다. 반면에 일부 작업자는 작업을 마친 후에도 의도적으로 시간 추적기를 계속 작동시킵니다. 따라서 직원이 의도적으로 로그아웃하는 것을 잊었을 때 더 많은 작업 시간을 확보하기 위해 이 작업을 수행합니다(실제로 그렇게 많은 시간을 투입하지 않았음에도 불구하고). 그런 얄미운 행동이겠죠?

임금 착취

시간 절도는 직원의 잘못이지만 임금 절도는 항상 고용주의 잘못입니다. 이 작업표 실수는 고용주가 직원에게 급여를 적게 지급할 때 발생합니다. 따라서 고용주는 FLSA(공정근로기준법) 규정을 위반합니다.

고용주가 다음과 같은 경우와 같은 여러 유형의 임금 도용이 있습니다.

• 노동자들에게 급여를 주지 않는다
• 직원들에게 최저 임금보다 적게 지불
• 직원의 초과 근무 또는 시간 외 근무에 대한 비용을 지불하지 않습니다.

손상된 작업표

이러한 유형의 오류는 종이 작업표를 사용하는 경우에만 발생할 수 있습니다. 상상할 수 있듯이, 작업표를 책상 전체에 두면 실수로 물이나 커피를 쏟을 가능성이 높습니다. 따라서 이러한 작업표가 손상되므로 근무 시간을 다시 작성해야 합니다. 또한 관리자는 모든 데이터를 다시 계산해야 합니다.

이러한 손상 외에도 물리적 작업표는 다른 작업 문서 사이에서 쉽게 잘못 배치될 수 있습니다.

작업표 오류를 최소화하는 방법은 무엇입니까?

종이 또는 디지털 작업표를 사용하든 관계없이 이전에 언급한 몇 가지 실수를 처리할 가능성이 있습니다. 이러한 오류를 최소화하는 데 도움이 되도록 몇 가지 실용적인 팁을 제공합니다.

투명한 시간 추적 시스템 설정

고용주와 관리자는 명확한 시간 추적 시스템을 설정하고 모든 직원이 이러한 규칙을 이해하도록 해야 합니다. 따라서 작업자는 근무 시간을 기록하는 방법을 정확히 알 수 있으므로 작업표 오류가 줄어듭니다.

시간 추적 지침에는 다음 범주가 포함되어야 합니다.

• 시간 기록 방법 . 직원들이 근무 시간을 어떻게 기록하기를 원하십니까? 예를 들어, 하루 또는 일주일에 한 번 종이 작업표에 시간을 수동으로 추가합니다. 또는 디지털 작업표를 사용합니다. 작업자가 시간 추적 시스템과 관련하여 문제나 우려 사항이 있는 경우 이러한 문제를 해결해야 합니다. 종이 작업표를 선택하는 경우 작업표를 올바르게 사용하는 방법과 안전하게 보관할 수 있는 위치에 대한 모든 세부 정보를 직원에게 제공하십시오.
• 추적 중단 . 일부 회사에서는 하루 중 휴식 시간을 추적하는 것이 의무적인 반면 다른 회사에서는 이 부분을 건너뜁니다. 회사에서 직원에게 예정된 휴식 시간을 기록하도록 요구하는 경우 이 세그먼트를 입력하는 방법을 알려주십시오. 또한 귀하가 고용주로서 조기 또는 늦은 퇴근을 허용하는 경우 직원에게도 이 규칙에 대해 알리십시오.
• 초과 근무 추적. 회사에서 직원에게 초과 근무를 허용하는 경우 해당 사실을 직원에게 알려야 합니다. 또한 초과 근무가 허용되는 상황을 정의하고 직원에게 이러한 추가 시간을 기록하는 방법을 알려주십시오. 따라서 임금 도난의 위험을 피할 수 있습니다.

여기서 중요한 또 다른 팁은 시간 추적 시스템에 대한 모든 필수 정보가 포함된 문서를 만드는 것입니다. 그런 다음 이 문서를 모든 직원과 공유하거나 회사의 Wiki 페이지에 보관하십시오.

명확한 시간 절도 정책을 가지고

회사에서 시간 도용을 방지하는 가장 편리한 방법은 회사의 공식 시간 도용 정책을 설정하는 것입니다. 다음을 포함해야 합니다.

• 시간 절도로 간주되는 행동의 예,
• 이러한 규정을 어길 경우 직원이 겪을 결과.

관리자는 또한 시간 절도로 간주되지 않는 항목을 설명해야 합니다. 예를 들어 직원들에게 하루 종일 휴식을 취할 권리가 있음을 상기시키십시오. 물론 근로자는 회사의 휴식 시간 및 기간에 대한 규칙을 준수해야 합니다.

시간 절도와 관련하여 직원과 직원 간의 정직을 장려하는 것이 중요합니다. 직원이 신뢰와 인정을 받는다고 느끼면 자신이 맡은 일을 최선을 다할 가능성이 높아집니다. 따라서 그들은 시계를 속이려고 하지 않을 것입니다.

작업표 템플릿 사용

매일 작업표의 중요한 범주를 정렬하고 채우는 것에 대해 걱정하는 대신 작업표 템플릿을 사용해 볼 수 있습니다. 다음과 같은 다양한 유형의 템플릿이 있습니다.

• 매월 및 반월
• 매주 및 격주
• 일일 시간별 및 일일 감독자 작업표
• 프로젝트 시간표.

예를 들어 고용주이고 근로자에게 일주일에 한 번 급여를 지급하는 경우 Weekly 작업표를 사용할 수 있습니다. 이 경우 직원은 시작 및 종료 시간과 점심 시간을 기록해 두어야 합니다. 휴가 및 병가를 추가하는 열도 있습니다. 또한 감독자는 직원의 정규 근무 시간과 초과 근무 시간을 계산하여 총 근무 시간을 얻을 수 있습니다.

출처: Clockify의 무료 인쇄 가능한 작업표 템플릿

종이 작업표를 선호하는 경우 이 템플릿을 PDF로 인쇄하고 데이터를 기록하십시오. 또는 관리자이고 직원의 작업을 검토하려는 경우 직원에게 이러한 템플릿의 Google 스프레드시트 또는 Google 문서도구 양식에 근무 시간을 기록하고 공유하도록 조언하세요.

작업표 템플릿은 계산 오류가 자주 발생하는 경우 특히 유용합니다. 이 문제를 해결하려면 템플릿의 Google 스프레드시트 버전을 사용해야 합니다. 따라서 계산 기술을 업그레이드할 수 있습니다.

제출하기 전에 작업표를 검토하십시오.

고용주와 관리자는 직원에게 작업표를 상사에게 보내기 전에 검토할 기회를 주어야 합니다. 이것이 작업자가 오류를 조기에 발견하고 추가 문제를 일으키기 전에 오류를 수정하는 가장 좋은 방법입니다. 이미 설명했듯이 정확한 작업표를 제출하면 적절한 지불이 보장되고 시간 및 임금 도난의 위험이 낮아집니다.

매일 시간표를 작성하세요

금요일에 일주일 내내 근무 시간에 로그인하는 습관이 있을 수 있습니다. 하지만 그 주에 한 모든 작업을 기억할 것이라고 확신하십니까? 그렇지 않으면 주간 타임라인에 약간의 공백이 생깁니다.

이러한 실수를 방지하려면 매일 작업표를 작성하는 것이 좋습니다. 왜 그렇게 중요합니까? AffinityLive 연구에 따르면 하루에 한 번 작업표를 처리하는 직원은 일주일에 한 번 작업표를 작성하는 직원에 비해 기록 관리에서 더 정확합니다.

이제 매일 근무 시간을 기록하는 것을 잊어버릴까봐 걱정된다면 두 가지 훌륭한 솔루션이 있습니다.

• 캘린더 초대. 매일 같은 시간(예: 근무일의 마지막 30분)에 대한 캘린더 초대를 추가합니다. 그런 다음 작업표에 데이터를 입력하는 데 몇 분을 보내십시오. 또한 관리자는 모든 팀 구성원을 매주 초대할 수 있습니다. 더 나아가 리더는 이러한 초대에 "작업표 검토"라는 이름을 지정할 수 있습니다. 이는 일주일에 한 번 작업표를 다시 확인하라는 완벽한 알림이 될 것입니다.
• Clockify 알림. Clockify와 같은 디지털 작업표를 선택하는 경우 작업표 미리 알림을 사용해 보세요. 먼저 팀에서 추적해야 하는 목표 시간(일, 주 또는 월)을 설정해야 합니다. 그런 다음 누군가가 목표 시간보다 많 거나 적게 기록하는 경우 미리 알림을 보낼지 여부를 선택합니다. 목표 시간을 추적하지 않은 사람은 Clockify에서 다음과 같은 이메일을 받게 됩니다.

출처: Clockify의 대상 및 미리 알림

매일 작업표를 작성하는 것이 곧 새로운 일상이 된다는 것을 깨닫게 될 것입니다.

결론

작업표를 작성할 때 실수를 하는 것은 꽤 자주 발생할 수 있습니다. 시간 및 임금 도용과 같은 작업표 오류를 방지하기 위해 고용주 또는 관리자는 회사의 공식 시간 추적 시스템 및 시간 도용 정책을 설정해야 합니다. 직원의 경우 작업표를 상사에게 제출하기 전에 주의 깊게 검토해야 합니다. 그것이 실수를 조기에 발견하는 가장 좋은 방법입니다. 마지막으로 작업표 템플릿을 사용하면 계산 오류의 위험이 줄어들기 때문에 누구에게나 도움이 될 수 있습니다.