(시간) 효율성을 극대화할 수 있는 방법이 있습니까?

하루에 모든 일을 하기에는 시간이 충분하지 않다고 생각한 적이 있습니까?

부정적인 측면에서, 곧 24시간 이상을 가질 가능성은 거의 없습니다.

긍정적인 면에서는 24시간 이상이 필요하지 않습니다. 이미 있는 시간을 최대한 활용할 수 있는 방법이 많이 있습니다.

이 기사에서는 효율성을 최대화하고 시간을 최대한 활용하는 방법을 살펴보겠습니다.

업무 효율성에 대한 오해

(시간) 효율성의 비밀에 대해 알아보기 전에 몇 가지 대중적인 신화를 파헤쳐야 합니다.

효율적이라는 것은 가능한 한 열심히 일하는 것을 의미합니다

우선 순위가 높은 작업을 처리하지 않고 할 일 목록에서 덜 중요한 작업을 완료하는 데 하루 종일 보낸 적이 있습니까? 아니면 실제 작업을 하지 않고 할 일 목록을 작성하고, 조사하고, 가능한 모든 결과에 대해 생각하는 데 모든 시간을 보내고 있습니까?

가족과 친구를 위한 시간이 거의 없는 경우, 항상 무언가를 하고 있지만 목표에 가까워지지 않고, 일하지 않을 때 죄책감이 든다면, 당신은 확실히 바쁘지만 생산적입니까?

바쁘다는 것이 반드시 생산성과 같은 것은 아닙니다. 작업 완료는 작업에 소요된 시간보다 생산성을 더 잘 나타내는 지표입니다.

재택근무는 효율성이 떨어집니다.

때로는 집에서 일하는 것이 본질적으로 잠옷을 입고 Netflix를 시청하고 직장 노트북이 옆에 열려 있는 동안 애완동물과 노는 것을 의미한다는 오해가 있습니다.

최근 연구는 다르다. 집에서 일하는 것이 사무실에서 일하는 것보다 더 생산적인 것으로 보인다. 16,000명의 근로자를 포함하여 9개월에 걸쳐 수행된 스탠포드 대학의 연구에 따르면 재택 근무가 생산성을 13% 증가시키는 것으로 나타났습니다. 업무 성과 향상으로 업무 환경이 더욱 편리해졌고, 쉬는 날과 병가가 줄어들었습니다.

ConnectSolutions의 설문 조사에 따르면 한 달에 몇 번 이상 원격으로 일하는 사람들의 77%가 생산성이 향상되었다고 밝혔습니다. 30%는 더 적은 시간에 더 많은 일을 하고 24%는 같은 시간에 더 많은 일을 합니다.

성공하려면 성공한 사람들의 습관을 따라야 합니다

모든 성공한 사람의 아침 일과는 극도로 일찍 일어나기, 엄격한 운동 일과, 찬물로 샤워하기, 명상, 독서, 감사 일기 쓰기, 매우 건강한 아침 식사 등을 포함하는 것 같습니다. 목록은 계속됩니다. 그리고 모든 것은 오전 9시 이전입니다.

나는 그러한 일상이 그들에게 효과가 있고 그들이 그것을 즐긴다는 것에 만족하지만 그들의 습관을 모방하는 데에는 몇 가지 문제가 있습니다.

1. 모든 사람을 위한 것도 아니고 모든 사람의 라이프스타일에 맞지도 않습니다. 매일의 습관을 자신과 목표, 생활 방식에 맞게 조정해야 합니다. 우리는 모두 다르기 때문에 어떤 것이 다른 사람들에게 효과가 있다는 사실이 당신에게도 효과가 있다는 보장을 주지는 않습니다.
2. 이것은 논쟁의 여지가 있을 수 있지만 1) 당신이 아침형 인간이고 생산성이 최고조에 달할 때 또는 2) 아침 일찍 중요한 일을 해야 하는 경우가 아니면 오전 5시에 일어날 이유가 없습니다.
3. 다른 사람의 습관과 일상이 당신의 생산성에 대해 나쁘게 느껴지거나 당신이 매분을 중요하게 생각하지 않기 때문에 죄책감을 느끼게 하지 마십시오. 이것은 우리를 다음 신화로 이끕니다...

당신은 하루의 매초마다 생산적이어야 합니다

휴식을 취하는 것은 일하는 것만큼 생산적입니다. 항상 일을 해야 하는 것은 너무 피곤해서 제대로 집중할 수 없기 때문에 소진, 피로, 성과 저하로 이어질 것입니다.

전문가들은 하루에 최소 7시간의 수면을 권장하며, 일할 때는 정기적으로 휴식을 취하여 정신을 상쾌하고 집중할 수 있도록 합니다. 작업 간격은 25분(Pomodoro 기법의 경우처럼 5분 휴식 포함)에서 90분(20분 휴식 시간 포함)까지 가능합니다.

거기에 있는 모든 생산성 앱을 다운로드하면 도움이 됩니다.

우리가 생산성 앱을 좋아하는 한, 이러한 앱을 모두 다운로드하여 사용하려고 하면 일반적으로 득보다 실이 더 많습니다. 압도당하는 것을 방지하려면 가장 도움이 될 것이라고 생각되는 항목만 다운로드하여 시작하여 효과가 있는지 테스트하십시오.

그들이 한다면 — 훌륭합니다.

그리고 그렇지 않은 경우 항상 대안을 다운로드하거나 다른 것을 시도할 수 있습니다.

효율성을 극대화하는 방법

이제 몇 가지 통념을 깨뜨렸으므로 시간을 최대한 활용하는 것부터 미루는 습관을 없애는 것까지 효율성을 극대화하는 가장 효과적인 방법이 있습니다.

시간 추적

효율적이라는 것은 시간을 최대한 활용하고 현명하게 사용하는 것을 의미합니다.

하지만 먼저 자신에게 물어봐야 합니다. 무엇에 시간을 보내나요?

모른다면 시간 추적을 시작해야 합니다. 이 연습은 시간을 보내는 방식을 분석하고 다음과 같은 질문에 대한 답변을 제공하는 데 도움이 됩니다.

• 더 많은 시간을 할애해야 하는 일이 있습니까?
• 귀하의 필요 사항에 더 잘 맞도록 일정을 변경할 수 있습니까?
• 시간 관리에서 개선이 필요한 부분은 무엇입니까?

또한 시간 추적을 통해 특정 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간을 정확하게 추정할 수 있습니다. 또한 성과를 검토하는 데 도움이 되는 데이터도 제공합니다.

개구리를 먹다

프랑스 요리의 팬이 될 필요는 없습니다. 개구리를 먹으십시오(Eat the frog) 방법은 근무 초기에 가장 두려운 일을 하는 것을 수반합니다.
"개구리"는 매우 어려운 작업, 매우 중요한 작업 또는 매우 어렵고 중요한 작업이 될 수 있습니다. "개구리"가 끝나면 덜 중요한 다음 작업으로 이동하십시오.

완벽한 것보다 완료된 것이 낫다는 것을 기억하십시오.

항상 최선을 다해야 합니다. 그러나 지나치게 비판적이 되어 자신과 다른 사람에 대해 비현실적으로 높은 기준을 설정하면 문제가 될 수 있습니다.

완료하는 것이 완벽한 것보다 낫다는 것을 기억하고 100% 완벽하지는 않더라도 작업을 완료하십시오. 이 사고 방식은 다음과 같습니다.

• 결과를 얻을 수 있도록 도와주세요.
• 과로와 소진을 피하십시오.
• 생산성을 높이십시오.
• 시간 절약에 도움이 됩니다.
• 정신 건강에 더 쉽게.

적극적으로 행동하라

효율적인 사람은 능동적인 사람입니다. 그들은 현재 상황이 자신의 길을 선택하도록 하는 대신 자신이 통제하는 것에 집중하고 결정을 내림으로써 자신의 길을 만듭니다. 어떻게 하면 더 적극적으로?

• 미리 계획하십시오.
• 팀원과 관리자에게 시기적절한 업데이트를 제공합니다.
• 팀 토론에 적극적으로 참여하십시오.
• 문제 해결;
• 피드백을 구하십시오.
• 실수에 연연하지 말고 실수로부터 배우십시오.

일이 잘못되면 플랜 B를 가지고

사전 예방적이고 미리 계획하는 것에 대해 말하면 계획이 실패할 가능성이 있다는 점을 고려하십시오. 잘 생각한 만큼 항상 예상치 못한 일이 발생할 수 있습니다. 놀람 요인을 최소화하려면 잘못될 수 있는 일을 살펴보고 만일을 대비하여 플랜 B를 만드십시오.

산만함 최소화

가장 주의를 산만하게 하는 것이 무엇인지 생각해 보십시오.

당신의 전화입니까? 알림을 끄거나 전화기를 다른 방에 두십시오.

동료들과 이야기하는 것입니까? 당신이 중요한 일을 하고 있고 쉬는 시간에 채팅할 것이라고 미리 알려주십시오.
시끄러운 직장입니까? 노이즈 캔슬링 헤드폰에 투자하십시오.

준비는 성공의 열쇠입니다. 워크플로, 방해할 수 있는 요소, 중단을 피하기 위해 필요한 단계를 더 잘 알수록 더 효율적입니다.

덜 중요한 작업 위임

자신에게 물어보십시오. 어떤 작업이 귀하의 정확한 기술과 일치하며 귀하가 구체적으로 수행해야 합니까? 그것들은 가장 중요한 작업입니다. 할 일 목록의 우선 순위로 만드십시오. 주요 작업을 처리하는 데 충분한 시간과 에너지를 가질 수 있도록 우선 순위가 가장 낮은 사람을 위임하십시오.

효과적인 의사 소통

직장에서의 효과적인 의사 소통은 명확하고 간결하며 존중하며 개방적이고 빈번합니다. 다른 사람들은 적극적으로 경청하는 동안 모든 사람은 팀 토론 중에 말하고 자신의 의견을 말할 차례가 되어야 합니다. 토론의 요점과 해결하려는 문제를 항상 염두에 두십시오. 원활한 의사소통은 실수와 오해를 최소화하고 모든 일이 순조롭게 진행되도록 합니다.

팀이 원격으로 작업하거나 하이브리드 작업 모델을 채택한 경우 특히 그렇습니다. 이 경우 이메일에서 팀 채팅 앱에 이르기까지 올바른 커뮤니케이션 도구를 찾는 것도 마찬가지로 중요합니다. 우리 팀은 팀 채팅 및 협업 앱으로 Pumble을 사용합니다. 사용자 수에 제한이 없는 무료이며 채팅 기록에 대한 액세스를 제공하므로 예산 솔루션을 찾는 팀에 적합합니다.

"아니오"라고 말하는 법을 배우십시오

시간은 소중합니다. 일과 사생활을 포함하여 모든 것을 완료하는 데 하루에 1440분밖에 걸리지 않습니다. 당신이 그것을 사용하는 방법에 까다롭습니다.

그러나 다른 사람들은 아마도 당신의 시간에 대해 같은 감정을 갖고 있지 않을 것이므로 "아니오"라고 말하는 법을 배워야 합니다. 단호하지만 예의 바르십시오. 사람들에게 당신의 거절에 대한 이유를 제공하되 너무 많이 설명하지 말고 너무 자세히 설명하십시오.

미루는 데 '2분 규칙'을 사용하라

이 팁은 제가 가장 좋아하는 팁입니다. 생산성을 높이는 데 도움이 되는 것이 있다면 바로 이것입니다.

첫 번째 단계는 가장 어려운 단계입니다. 그렇기 때문에 2분 이상 걸리지 않아야 합니다. 가능한 한 쉽게 시작하십시오.

"쓰기"는 "새 문서 열기"가 되고, "운동"은 "운동복 입기"가 되고, "이메일 살펴보기"는 "이메일 앱 열기"가 됩니다.

나쁘지 않은 것 같죠?

시작할 수 있게 되면 해야 할 일을 계속하고 끝내는 것이 갑자기 훨씬 쉬워집니다.

도움을 요청

막히면 도움을 요청하는 것이 부끄러운 일이 아닙니다. 특히 신입사원이라면 신경이 쓰일 수 있다는 것을 이해하지만 배우는 가장 빠른 방법은 물어보는 것입니다. 게다가, 쉽게 피할 수 있는 실수를 하는 것보다 물어보고 올바르게 하는 것이 좋습니다.

첫 번째 옵션은 답변이 아직 공유되지 않았는지 또는 Google 검색으로만 가능한지 확인하는 것입니다. 그렇지 않은 경우 문제에 적합한 사람을 찾아 문의하십시오.

회의가 이메일이 될 수 있다면 이메일로 만드세요

Atlassian에 따르면 평균적인 회사원은 비생산적인 회의에 참석하는 데 한 달에 31시간을 보냅니다. 평균적인 회의 참석자의 91%는 회의 중 공상을 하고, 73%는 다른 일을 하고, 39%는 잠을 자고, 45%는 참석하는 회의 수에 압도된다고 말했습니다.

회의에서 논의하고 브레인스토밍해야 하는 사항이 있습니다. 다른 사람들은 이메일일 수 있습니다. 전자의 경우 회의를 일관되고 생산적으로 유지하십시오.

생각하지 못한 효율성을 극대화하는 추가 방법

미루기, 무질서함 및 생산성에 대한 다른 적과 싸우는 일반적인 방법 외에도 효율성을 최대화하기 위해 시도할 수 있는 재미 있고 흥미로운 것들이 있습니다.

적합한 재생 목록 찾기

음악 없이는 기능을 수행할 수 없는 사람 중 한 명이라면 작업하기에 완벽한 곡을 찾는 것이 성공의 중요한 요소입니다. 일부는 배경 소리가 있는 앱을 선호하고, 일부는 lo-fi 또는 재즈 라디오를 즐기고, 일부는 특히 허슬을 위한 YouTube 재생 목록이 있습니다. 아니면 노이즈 캔슬링 헤드폰이 도움이 될까요? 음악은 생산성에 긍정적인 영향과 부정적인 영향을 미칠 수 있으므로 올바른 재생 목록을 찾으십시오.

적절한 음악적 배경의 중요성을 무시하지 마십시오!

상설 회의 개최

스탠딩 미팅을 해보세요. 이름 그대로 모두가 서 있는 미팅입니다. 이상하게 보일 수 있지만 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 시간이 덜 걸립니다.
• 팀을 계속 참여시켜 성과를 향상시킵니다.
• 더 정확합니다.
• 몸에 스트레스를 덜 줍니다. 특히 오랜 시간 앉아 있으면 아프기 시작할 수 있는 목, 등, 어깨가 됩니다.

자신에게 작은 보상을 줘

일부 작업은 매우 지루하고/하거나 어렵지만 수행해야 하며 더 나쁜 것은 사용자가 구체적으로 수행해야 한다는 것입니다.

많은 경험적 연구 끝에 나는 그러한 작업을 수행하는 가장 좋은 방법은 나에게 작은 보상을 약속하는 것이라는 결론에 도달했습니다. 나는 반대 방법을 사용하는 사람들에게 이야기했습니다. 그들은 일을 하지 않으면 스스로 벌을 선택하지만 나는 보상 방법을 더 좋아합니다. 그것은 당신이 당신의 일과 부정적인 관계가 아니라 긍정적인 관계를 형성하도록 합니다.

그리고 Parks and Recreation의 Tom과 Donna의 현명한 말에 따르면 “자신을 대해야” 합니다.

반복 가능한 단축키 찾기

무언가를 계속해서 반복하는 자신을 발견하면 항상 동일한 프로세스를 반복하는 데 시간을 낭비하지 말고 대신 자동화하십시오.

예를 들어, 동일하거나 매우 유사한 답변이 필요한 이메일을 많이 받은 경우 동일한 내용을 여러 번 입력하는 대신 템플릿을 만드십시오.

작업 공간을 쾌적하고 영감을 주는 곳으로 만드십시오.

같은 장소에서 8시간 이상을 보낸다면 그 장소를 즐거운 시간으로 만드십시오. 다음과 같이 할 수 있습니다.

• 책상, 노트북, 휴대폰을 깔끔하게 정리합니다. 사용하지 않는 모든 것을 버리고 삭제하여 Marie Kondo가 당신을 자랑스러워하게 만드십시오. 책상 위의 식물이나 액자 사진처럼 중요하거나 그녀가 말했듯이 "기쁨을 돋우는" 물건만 두십시오.
• 공간을 더 즐겁게 일할 수 있도록 개인적인 손길을 더합니다.
• 너무 밝지 않은 적절한 조명을 선택하면 깨어 있고 집중할 수 있습니다.

어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 온라인에서 영감을 찾아보십시오. 개인적으로 가장 좋아하는 것은 YouTube의 미학적 책상 설정과 문구 컬렉션입니다. 마치 마법에 걸린 것처럼 감상합니다. 형언할 수 없는 기쁨을 가져다주는 것 외에도 충동적으로 불필요한 것들을 많이 사게 되니 주의해서 지켜봐 달라.

미루면 책임 파트너를 찾으십시오

사람들은 보통 헬스장에 갈 때나 건강식을 할 때 이렇게 하는데, 직장에도 적용해 보지 않겠습니까? 미루는 일이 힘들다면 같은 배를 타고 있는 사람을 찾아 서로 책임을 지고 순조롭게 진행되도록 하십시오.

이것은 양날의 검이기 때문에 책임 친구를 선택할 때 주의하십시오. 결국 서로가 더 많은 일을 미루게 되면서 역효과가 날 수 있습니다. 이는 우리가 달성하려는 목표와 정반대입니다.

결론

효율성이란 최소한의 노력으로 최대의 생산성을 달성하는 것을 의미합니다. 우리의 경우, 그것은 또한 현명하게 일하고 시간에 대해 의도적이라는 것을 의미합니다. 산만함을 최소화하고 "개구리 먹기"부터 올바른 재생 목록을 찾고 작업 달성에 대한 약간의 보상을 제공하는 것까지 이를 달성하는 방법은 많이 있습니다. 자신에게 가장 잘 맞는 방법을 찾기만 하면 효율성을 극대화할 수 있는 좋은 방법을 찾을 수 있습니다.