정확한 작업 시간 추정 방법

정확한 시간 추정은 작업을 계획하고 분석하는 데 도움이 됩니다. 결과적으로 시간과 심부름을 적절하게 관리할 수 있습니다.

그러나 프로젝트를 완료하는 데 걸리는 예상 시간에 실수를 하는 것은 상대적으로 쉽습니다. 대부분 사람들은 무언가를 완료하는 데 걸리는 시간을 추측하는 데 서투른 것으로 악명이 높기 때문입니다.

이 오산은 매우 일반적이며 다음 중 하나에서 발생할 수 있습니다.

• 그들이 더 빨리 끝낼 것이라는 낙관론, 또는
• 자신에게 정말로 필요한 것보다 더 많은 시간을 주고 싶은 충동.

따라서 다음 2가지 시나리오가 발생할 가능성이 가장 높습니다.

• 수정 및 필요한 조정에 몇 시간을 더 들이는 대신 시간을 덜 예상하고 결국 프로젝트를 서두를 수 있습니다.
• 이 추가 시간을 다른 프로젝트에 할당하는 대신 더 많은 시간을 예상하고 더 일찍 끝내고 마감일 전에 남은 시간을 미루는 데 보낼 수 있습니다.

이 블로그 게시물은 작업 시간 추정의 정확성을 높이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 유용한 시간 추정 계산기를 위한 무료 템플릿을 제공합니다.

잘못된 시간 추정의 결과(및 이를 방지하는 방법)

시간 예측이 좋지 않으면 일정이 중단될 수 있으며 실제 마감 시간이 늦어질 수도 있습니다.

결과적으로 프로젝트 납품이 늦어지면 함께 작업하는 클라이언트가 반복되는 클라이언트가 되지 않도록 할 수 있습니다.

일부 고객은 예상 마감일을 어길 경우 프로젝트 결과를 실패로 표시할 수도 있습니다.

이 모든 것은 정확한 시간 추정치를 설정하는 것이 성공적인 비즈니스를 육성하는 데 얼마나 중요한지 보여줍니다.

따라서 모든 프로젝트는 예상 시간에 의존하고 관련된 모든 사람의 일정에 영향을 미친다는 점을 항상 염두에 두십시오.

그렇다면 시간 추정은 어떻게 할까요?

글쎄, 당신은 당신의 프로젝트 작업에 대한 정확한 시간 추정치를 만들고, 해당 작업을 더 작은 할당으로 나누는 것이 중요합니다.

작업을 더 작은 할당으로 나누는 활동을 "미시 생산성" 추구라고 합니다.

미량 생산성은 다음 프로세스로 구성됩니다.

• 주요 업무를 파악하고,
• 해당 작업을 하위 작업으로 조각화하고,
• 모든 하위 작업을 나열하고,
• 각 하위 작업을 완료하는 데 필요한 시간 추정
• 하위 작업 사이의 휴식 시간에 할당할 수 있는 시간 추정.

이 기술을 성공적으로 채택하면 모든 작업을 관리 가능하고 실행 가능하게 만드는 올바른 방법을 배우게 됩니다.

예를 들어, "블로그 게시물 작성"은 실제로 다음과 같은 여러 다른 작업이 필요하기 때문에 단일 작업이 될 수 없습니다.

• 연구를 수행하고,
• 관련 자료를 찾아보면,
• 콘텐츠를 개선하기 위해 관련 키워드를 찾고,
• 정리된 개요를 작성하고,
• 실제 내용을 작성하고,
• 교정, 맞춤법 및 문법 검사,
• 효과적인 헤드라인 작성,
• 메타 설명 작성,
• 비주얼을 만들고,
• WordPress에 게시물 업로드.

위의 예에서 미시적 생산성을 추구한다는 것은 하나의 주요 작업을 10개의 더 작은 할당으로 나누고 각각에 별도의 시간 슬롯을 추가로 할당하는 것을 의미합니다.

이 접근 방식의 심리적 효과는 다음과 같습니다.

• 우리가 더 목표 지향적 인 것을 도와주세요.
• 긍정적인 자아상을 높이고,
• 미루는 데 드는 시간을 줄이고 결국
• 더 나은 시간 예측을 할 수 있도록 도와주세요.

정확한 작업 견적을 만들기 위한 7가지 궁극적인 팁

시간 추정의 전문가가 될 수 있도록 가장 중요한 효율적인 추정 공식, 팁 및 요령을 모았습니다.

실용적인 팁으로 바로 들어가서 정확한 작업 견적을 만드는 과정을 더 자세히 설명하겠습니다.

팁 #1: 완료해야 하는 작업 목록을 만드세요

거기에 도달하기 위해 무엇을 해야 하는지 알지 못하면 멀리 갈 수 없습니다.

따라서 시간을 추정하기 전에 일정 기간 동안 완료해야 하는 작업 목록을 정의해야 합니다.

가장 좋은 방법은 간단한 할일 목록을 만드는 것입니다. 여기에는 그날의 심부름과 과제를 정리할 수 있습니다.

☐ 헨리 B에게 전화하십시오.

☐ 마케팅 팀과의 회의

☐ 프로젝트 제안서 작성

☐ 베키의 파티에 대해 엘리너에게 이메일 보내기

☐ 고객과 함께 비즈니스 브런치에 참석

☐ 루크 S.와의 만남

☐ 시간표 작성

심부름과 과제를 이런 식으로 배치하면 완료하는 데 걸리는 시간을 더 쉽게 예측할 수 있습니다.

각 과제에 특정 시간을 할당할 수 있으며 결과적으로 해당 시간 프레임을 벗어날 가능성이 줄어듭니다.

그렇기 때문에 기본적으로 명확한 목표를 설정하는 것이 가장 중요하며 개인 시간 기록이 모든 것을 파악하는 데 도움이 되는 이유입니다.

따라서 그러한 추정치의 예를 제공하고 이에 따라 그날의 총계를 제공하겠습니다.

• 헨리 B에게 전화하기 — 10분
• 마케팅 팀과의 회의 — 25분
• 프로젝트 제안서 작성 — 4.5시간
• Becky의 파티에 대해 Elinor에게 이메일 보내기 — 10분
• 고객과 함께하는 비즈니스 브런치 참석 — 1.5시간
• 루크 에스와의 만남 — 25분
• 작업표 작성 — 5분

결국 이러한 예상 시간(예: 7시간 15분)을 더하면 하루의 총 예상 시간을 쉽게 계산할 수 있습니다.

팁 #2: 우선 순위에 대한 시간 추정에 더 많은 노력을 기울이십시오.

적절한 시간 추정의 또 다른 중요한 측면은 우선 순위입니다.

경험에 따르면 항상 우선순위의 심부름과 할당에 대부분의 시간을 할당해야 합니다.

그리고 이를 올바르게 수행하고 시간 낭비를 최소화하려면 우선 순위 작업과 기타 할당 모두에 대한 예상 시간을 정의하는 데 추가 노력을 기울여야 합니다.

따라서 우선 순위는 가장 중요하고 시급한 작업입니다. 이러한 작업은 완료해야 하는 정확한 마감일이 있는 작업이거나 하루 동안 달성하려는 목표에 중요한 작업입니다.

예를 들어, 내일을 위해 ~1,000단어의 프로젝트 제안서를 작성해야 합니다. 이 작업에 대한 시간을 예측하는 능력은 완료 여부에 영향을 미칠 수 있습니다.

가장 먼저 해야 할 일은 제안의 개요를 만들고 부제목을 정의하는 것입니다. 그것들은 별도의 작업으로 사용될 수 있으며, 다음과 같은 방법으로 별도의 예상 시간을 설정 해야 합니다.

• 각 부제목에 대해 작성할 단어 수를 추정하십시오.
  • (예: " 개요: 100–150 단어 ", " 목표: 200–300 단어 " 등)
• 단어 수와 관련하여 각 소제목을 작성하고 편집하는 데 필요한 시간을 추정합니다.
  • (예: " 100-150단어 - 30분 ", " 200-300단어 - 1시간 " 등)

소제목에 대한 예상 시간을 완료했으면 이 숫자를 더하세요. 이것은 우선 순위 작업에 대한 총 예상 시간입니다.

특히 최상의 결과를 얻으려면 생물학적 황금 시간을 계산해야 합니다. 즉, 하루 중 가장 생산적이고 집중하며 작업을 완료하기 위해 동기를 부여할 수 있는 시간을 계산해야 합니다. 이 시간이 작업을 더 빨리 완료할 가능성이 가장 높은 시간입니다. 따라서 우선 순위 작업을 위해 이 시간 슬롯을 저장하십시오.

추가로, 우선 순위 작업에 가장 긴 시간을 할당하면 본질적으로 이 작업에 모든 에너지를 집중해야 한다는 신호를 보내는 것입니다.

팁 #3: 시간 추정 공식 사용

프로젝트를 완료하는 데 걸리는 일수를 정의하는 공식적 접근 방식을 찾을 때 프로그램 평가 및 검토 기법(PERT라고도 함)을 기반으로 하는 시간 추정 공식보다 더 멀리 볼 필요가 없습니다. .

그렇다면 PERT의 시간 추정 유형은 무엇입니까?

PERT는 프로젝트 시간을 계산하는 방법입니다. 여기에는 다음을 고려하는 시간 추정 공식이 포함됩니다.

• 낙관적 시간 추정(A)
• 가장 가능성이 높은 예상 시간(B)
• 비관적 시간 추정(C)

PERT가 어떻게 작동하는지 더 잘 이해하기 위해 예를 살펴보겠습니다.

낙관적 예상 시간(A)

이것은 프로젝트 유형을 완료하는 데 걸리는 가능한 가장 짧은 시간입니다. 이는 최상의 추정치라고도 하며 프로젝트 전체에 걸쳐 순조롭게 진행됨을 의미합니다.

요컨대, 낙관적 시간 추정은 모든 것이 완벽할 때 적용됩니다.

• 팀원 모두가 제 시간에 일을 끝내고,
• 수정이 필요 없으며,
• 예산에 문제가 없고,
• 재료와 장비에 문제가 없습니다.

예를 들어, 과거 경험에 따르면 팀의 프로젝트 유형에 대한 낙관적 시간 추정치는 225일이며, 이는 A = 225 임을 의미합니다.

가장 가능성이 높은 예상 시간(B)

이것은 프로젝트 유형을 완료하는 데 걸릴 것으로 생각하는 현실적인 시간입니다.

가장 가능성이 높은 추정치 라고도 하며 프로젝트 전체의 평균 항해를 의미합니다.

가장 가능성이 높은 예상 시간은 프로젝트 진행 방식에 대한 모든 것이 평균일 때 적용됩니다.

• 모든 것이 일반적으로 계획대로 진행되며,
• 대부분의 사람들은 제 시간에 일을 끝내고,
• 평균 수정 횟수가 필요합니다.

예를 들어, 과거 경험에 따르면 팀의 프로젝트 유형에 대한 가장 가능성 있는 예상 시간은 360일이며, 이는 B = 360 임을 의미합니다.

비관적 시간 추정(C)

이것은 프로젝트 유형을 완료하는 데 소요될 것으로 생각하는 가능한 가장 긴 시간입니다.

이는 최악의 경우 추정치 라고도 하며 프로젝트 전반에 걸쳐 빙산을 의미합니다.

프로젝트를 최종적으로 완료하기 전에 몇 가지 문제가 발생하면 비관적 예상 시간이 적용됩니다.

• 대부분의 팀원들은 마감일 전에 마무리하는 데 문제가 있습니다.
• 최종 검토를 위해 프로젝트를 제출하기 전에 많은 수정이 필요하며,
• 귀하의 재료 및 장비에 대한 주요 문제 및
• 귀하의 예산에 대한 주요 문제.

예를 들어, 과거 경험에 따르면 팀의 프로젝트 유형에 대한 비관적 예상 시간은 375일, 즉 C = 375 일입니다.

실제 계산 — 시간 추정 공식

시간 추정 공식은 이러한 모든 유형의 추정이 동일하게 가능하다는 점을 고려하며 공식 자체(E)는 다음과 같습니다.

E = (A+4B+C)/6

나열된 낙관적(A = 225), 가장 가능성 있는(B = 360) 및 비관적 시간 추정(C = 375)을 취하면 숫자가 누적되는 방식은 다음과 같습니다.

E = (225+4*360+375)/6

전자 = 340

따라서 340일 이내에 해당 프로젝트를 완료할 가능성이 가장 높습니다.

그러나 문제가 발생하면 계산과 시간 범위를 확장해야 합니다. 여기에서 표준 편차가 시작됩니다.

공식은 다음과 같습니다.

SD = (CA)/6

표준 편차 공식은 낙관적 및 비관적 시간 추정만 고려하고 총 시간 추정이 실제로 얼마나 정확한지 알려줍니다.

SD = (375-225)/6

SD = (150)/6

SD = 25

표준 편차가 25일이면 프로젝트가 시간 추정 공식이 알려주는 것보다 25일이 더 걸리고 25일 더 적을 수 있음을 의미합니다. 따라서 이러한 유형의 프로젝트는 결국 315일에서 365일 이 소요될 수 있습니다.

팁 #4: 프로젝트 기간 계산기 사용

프로젝트 기간 계산기는 이전에 이야기한 내용을 기반으로 합니다.

• 시간 추정 및
• 표준 편차 공식.

프로젝트를 완료하는 데 필요한 대략적인 예상 일수는 여전히 알 수 있지만 계산이 자동으로 처리되기 때문에 더 빨리 얻을 수 있습니다.

다음을 사용하여 Excel에서 간단한 프로젝트 기간 계산기를 만드는 방법은 다음과 같습니다.

• 시간 추정 공식(E = (A+4B+C)/6),
• 표준 편차 공식(SD = (CA)/6).

"시간 추정 공식" 셀에 대해 다음과 같이 작성합니다. =ROUNDUP((C4+C5*4+C6)/6)

"표준 편차" 셀에 대해 다음과 같이 작성합니다. =ROUNDUP((C6-C4)/6)

"가장 짧은 예상 프로젝트 기간" 셀에 대해 다음과 같이 작성하십시오. =ROUNDUP(C8-C9)

"가장 긴 예상 프로젝트 기간" 셀에 대해 다음과 같이 작성하십시오. =ROUNDUP(C8+C9)

이제 다음 셀에 데이터를 입력해야 합니다.

• 낙관적 시간 추정,
• 가장 가능성이 높은 예상 시간 및
• 비관적 시간 추정.

그렇게 하면 데이터에 예상 시간과 표준 편차가 표시됩니다.

또한 가장 짧은 예상 기간과 가장 긴 예상 기간이 자동으로 계산됩니다.

무료로 프로젝트 기간 계산기 다운로드

ROUNDUP 함수를 사용하는 것은 선택 사항이지만 예상 일수를 정수로 반올림하므로 적극 권장합니다.

추가 프로젝트에 동일한 수식을 사용하려면 아래와 같이 수식이 포함된 셀의 가장자리에서 커서를 누른 상태로 드래그하기만 하면 됩니다.

따라서 "145", "234", "345"를 입력하면 프로젝트를 완료하는 데 예상되는 시간이 238일 이고 표준 편차가 34일이라는 것을 알 수 있습니다. 이 유형의 프로젝트를 완료하는 데 272일 .

팁 #5: 시간 추적

프로젝트 기간 계산기는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 날짜를 알려주므로 클라이언트에게 대략적인 추정치를 제공하는 데 유용합니다.

그러나 작업을 자세히 계획 및 분석하고 해당 프로젝트에서 작업하는 동안 따를 기능적 일정을 생성하려면 보다 정확한 추정이 필요합니다. 이때 시간 추적기가 중요합니다.

시간 추적기는 시간 추정을 정확한 과학으로 만듭니다. 이전 프로젝트에 소요한 총 시간(시간, 분, 초)을 알려주고 대부분의 시간이 소요된 작업을 식별할 수 있습니다.

또한 "프런트 엔드" 또는 "백 엔드" 작업과 같이 가장 많은 시간을 보낸 작업 유형을 알려줍니다.

프로젝트 관리에서 시간 추적이 중요한 이유는 무엇입니까?

음, 우선, 시간 추적 기록을 유지함으로써 완전히 검증 가능한 과거 경험을 기반으로 하는 특정 유형의 프로젝트에 대한 시간 추정치를 만들 수 있습니다.

시간 추적 데이터를 수집하기 위해 작업 작업을 시작할 때마다 타이머를 쉽게 시작하고 적절한 프로젝트와 연결할 수 있습니다.

이 작업을 마치면 타이머를 중지합니다. 이렇게 하면 해당 프로젝트의 총 시간에 이 시간을 더하게 됩니다.

이 프로세스에 대한 대안도 있습니다. 특정 작업을 완료한 후 작업표에 시간을 수동으로 입력할 수 있습니다.

프로젝트가 끝나면 현재 사용한 정확한 시간과 미래에 같은 유형의 프로젝트에 투자할 가능성이 있습니다. 따라서 당신의 클라이언트.

또한 청구 가능 시간과 청구 불가능 시간을 구분할 수 있을 뿐만 아니라 프로젝트 작업으로 얻은 돈을 이해할 수 있으므로 향후 프로젝트 비용 관리를 개선하는 데 도움이 됩니다.

예상 시간을 정의하기 위해 시간을 추적하는 방법: 예제 #1

몇 시간을 며칠로 바꾸고 프로젝트 기간 계산기가 실제로 얼마나 정확한지 확인할 수도 있습니다.

예를 들어 보겠습니다. 프로젝트에 283시간 39분을 보냈습니다.

글쎄, 그것은 쉽게 당신이 하루 8시간 동안 이 프로젝트에 일한 35.5일을 의미합니다.

그러나 이것이 시간 추적기 내에서 시간 추정치를 관리하고 정의하는 유일한 방법은 아닙니다.

예상 시간을 정의하기 위해 시간을 추적하는 방법: 예제 #2

또한 Clockify는 실시간 추적 결과를 이러한 추정치와 비교하기 전에 작업 및 전체 프로젝트에 대한 추정치를 정의할 수 있는 추정 시스템을 제공합니다.

따라서 시간 추적을 시작하면 실시간 진행 상황을 예상 작업과 비교할 수 있습니다.

또한 항상 예상과 비교하여 완료된 작업의 백분율을 확인할 수 있습니다.

이렇게 하면 원래 예상 시간이 벗어났는지 확인할 수 있을 뿐만 아니라 얼마나 벗어났는지도 알 수 있습니다.

따라서 적절한 프로젝트 일정을 예측하고 설정하는 기술을 연마하는 동시에 비현실적인 마감 시간으로 인한 압박을 피할 수 있습니다.

팁 #6: 낭비할 시간을 계산하십시오

프로젝트에 대한 시간을 추정할 때 낭비해야 하는 시간을 간과하기 쉽습니다. 따라서 다음 사항을 고려하는 것을 잊지 마십시오.

• 방해,
• 주의를 산만하게 하고
• 유휴 미루기.

먼저, 직장에서 매일 "시간을 낭비"할 가능성이 있는 활동을 나열하십시오.

그런 다음 예상 시간을 할당합니다.

• 매 2시간 - 25분마다 담배를 피우러 외출
• 오후 간식으로 스콘을 사러 근처 빵집에 가기 — 15분
• 3시간 15분마다 한 잔의 커피를 고칠 것
• 동료와 채팅 — 45분

회의에 소비하고 이메일 받은 편지함을 정리하는 시간을 이 낭비된 시간에 추가할 수도 있습니다. 결국 이러한 활동은 프로젝트를 완료하는 데 기여하지 않으며 실제 우선 순위에서 멀어지게 할 뿐입니다.

• 회의 — 1시간 20분
• 받은 편지함 관리 — 1시간

머리 위에서 이러한 활동에 대한 시간을 추정하거나 주간 실험을 수행하여 하루에 이러한 활동을 완료하는 데 걸리는 정확한 시간을 추적할 수 있습니다.

정확한 시간 추정을 위해 낭비된 시간 추적

예를 들어, 일일 회의에 대해 다음 결과를 추적하는 경우:

• 월요일 40분
• 화요일 45분
• 수요일 30분
• 목요일 45분
• 금요일 40분

그런 다음 향후 예상 회의에 40분을 평균 시간으로 사용할 수 있습니다.

(40+45+30+45+40)/5=40

프로젝트에 집중한 비용을 추정하기 위해 낭비된 시간을 추적합니다.

결국 하루에 낭비되는 총 시간을 구하려면 숫자를 더하면 됩니다. 커피를 마시는 시간부터 회의에 이르기까지 나열된 시간 낭비를 모두 더하면 최대 4시간이 됩니다.

따라서 하루에 8시간을 일하고 4시간을 낭비한다면 본질적으로 프로젝트에 집중하는 데 약 4시간만 투자하는 것입니다.

하루에 낭비되는 시간의 총량을 적절하게 계산하면 작업 추정의 정확성이 향상됩니다. 이 단계는 시간 관리를 쉽게 하는 데 도움이 됩니다.

결국, 작업을 완료해야 한다고 생각한 시간이 실제로 절반 밖에 없다는 것을 알고 있다면 더 다양하고 현실적인 마감일을 설정할 가능성이 더 큽니다. 또는 더 나은 방법으로 시간 낭비를 줄여 생산성 수준을 향상시키려고 할 것입니다.

팁 #7: 만일을 대비하여 추가 시간을 예약하세요.

시간 추적기에서 얻은 데이터는 이전에 유사한 프로젝트에 사용한 정확한 시간과 다음 번에 해당 프로젝트에 지출할 가능성이 있는 금액을 보여줍니다.

따라서 10개의 경우 중 9개의 경우에 프로젝트에 71일을 보냈다면(또는 하루 4시간 동안 283시간 39분) 다음 번에 거의 비슷한 시간을 할애할 것입니다.

그러나 만일의 경우를 대비하여 일반적으로 그러한 프로젝트의 10%에서 발생하는 예상치 못한 문제와 단점에 대해 이 프로젝트에 추가 시간을 할당하십시오.

"미안한 것보다 안전한 것이 낫다"라는 말을 알고 있을 것입니다.

이 비율이 언제 증가할지, 그리고 클라이언트가 완전히 만족할 수 있도록 프로젝트를 마무리하는 데 추가 날짜와 시간이 필요할지 알 수 없습니다.

결론: 정확한 작업 견적이 중요합니다(시간이 지남에 따라 더 나은 결과를 얻을 수 있음)

결국 정확한 시간 추정을 하는 것은 그리 어렵지 않습니다.

다음 작업만 수행하면 됩니다.

• 작업을 일일 작업으로 구문 분석하고 이러한 개별 작업에 대한 견적을 작성합니다.
• 우선순위 작업을 위한 시간을 정확하게 예측하는 데 여분의 에너지를 쏟고,
• 프로젝트 및 작업에 소요되는 시간을 추적하기 위해 노력하십시오.
• 매일 낭비하는 시간을 계산하고
• 프로젝트를 완료하는 데 필요할 수 있는 추가 시간을 고려하십시오.

추가 감각을 위해 PERT의 시간 추정 공식을 사용하고 간단한 프로젝트 기간 계산기에 의존하여 일일 추정치를 계산할 수 있습니다.

이 팁을 따르면 시간 예측이 정확하고 정확할 뿐만 아니라 일정을 더 쉽게 계획할 수 있습니다. 프로젝트 관리는 종속성에 관한 것이며 이러한 팁은 향후 프로젝트에 반영될 워크플로를 더 깊이 이해하는 데 도움이 됩니다. 이 모든 것이 고객이 귀하를 자신의 말을 지키는 신뢰할 수 있는 전문가로 볼 수 있도록 합니다.

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