프리랜서로서 고객에게 청구서를 정당화하는 방법

우리는 클라이언트와의 커뮤니케이션이 다시 일할지 말지 결정하는 가장 큰 요인 중 하나라는 것을 모두 알고 있습니다. 그것은 신뢰를 구축하고, 당신을 전문가처럼 보이게 하며, 당신은 그들이 그들의 프로젝트가 안전한 손에 있다는 것을 알기를 원합니다. 맞습니까? 인보이스를 정당화하는 것은 클라이언트-프리랜서 관계의 성공에 큰 역할을 할 수 있습니다. 이는 성공적인 장기 파트너십의 빌딩 블록을 나타냅니다. 고객은 다시 돌아와서 귀하의 서비스를 추천하고 긍정적인 피드백을 남기고 의심의 여지 없이 귀하의 판단을 신뢰하기 시작할 것입니다.

송장을 정당화해야 하는 이유는 무엇입니까?

우리는 도입부에서 이에 대해 언급했으며, 추가로 인보이스를 정당화하면 불합리한 청구를 통해 지불을 피하는 고객으로부터 보호할 수 있습니다. 그들은 그 가격에 대한 결과에 만족하지 않거나 수정에 대해 더 많은 비용을 청구하는 이유를 "이해하지 못하거나" 또는 특정 작업에 더 오래 걸리는 선택에 동의하지 않습니다.

그리고 여전히 확신이 서지 않는 경우 송장에 첨부된 작업/프로젝트 보고서가 경력에 도움이 되는 방법이 있습니다.

보고서는 오해를 방지합니다.

고객은 모든 종류의 고객을 방문합니다. 일부 고객은 귀하가 인보이스를 보내고 머리를 숙이지 않는 데 완벽하게 만족합니다. 다른 사람들은 더 자세한 설명을 원합니다. 왜냐하면 그것은 결국 그들의 돈이고 돈이 어디로 가는지 알고 싶어하기 때문입니다.

잘 구성된 보고서를 사용하면 청구한 금액과 청구 이유를 고객에게 더 쉽게 알릴 수 있습니다. 우리는 모든 사람이 우리 작업에 수반되는 내용을 알고 있다고 가정할 수 없습니다. 그렇기 때문에 간단한 설명이 먼 길을 가는 것입니다.

예를 들어, 조사에 그렇게 많은 시간을 들인 이유가 보고서에 나와 있다면 오해의 소지가 있는 몇 가지 가능성을 다룹니다.

1. 고객은 당신이 사기를 치려고 한다고 생각하지 않을 것입니다.
2. 당신은 미루는 사람이나 미숙한 사람처럼 굴지 않을 것입니다.
3. 투명성으로 인해 존경심을 갖게 될 것입니다.
4. 고객이 나중에 거래 또는 요금을 변경하려고 하는 경우에 대비하여 서면 추적이 있을 것입니다.

특정 작업이 클라이언트가 허용한 것보다 조금 더 복잡하거나 기술적인 문제가 있거나 단순히 가능한 한 최고의 작업을 수행하고 싶었을 수 있으며 최종 결과는 이를 반영합니다. 특정 방식으로 작업을 수행하는 이유를 공개적으로 전달하는 것을 두려워하지 말고 방식을 따르십시오.

정당한 송장으로 투명성 강화

고객이 당신이 기꺼이 당신의 워크플로에 대해 논의하고 당신이 일하는 방식을 보여주고 있다는 것을 알게 되면 당신이 숨길 것이 없다는 확신을 갖게 될 것입니다. 일반적으로 작업 일정을 지나치게 보호하는 사람들은 일정이 없거나 완전히 엉망이거나 고객 기준에 미치지 못합니다.

이것은 단지 불신으로 이어질 뿐이며 고객에게 잠재적인 질문에 대답하거나 조언이나 제안을 받아들이기를 꺼린다는 것을 보여줍니다. 인보이스를 의심하고 심문하는 것을 원하지 않으면 중간에 만나십시오. 당신이 신뢰할 수 있고 전문적인 사람임을 보여주십시오.

보고서는 긍정적인 평판을 구축하는 데 도움이 됩니다.

지금까지 살펴본 바와 같이 보고서를 통해 송장을 정당화하는 관행을 확립하면 업계 평판을 높이는 데 도움이 됩니다.

행복한 고객은 비즈니스 파트너, 지인 등에게 귀하를 추천할 가능성이 더 큽니다. 좋은 입소문은 종종 귀하가 할 수 있는 모든 네트워킹보다 가치가 있습니다.

청구서를 정당화하는 방법

송장을 정당화하는 것은 프로젝트 진행 보고서를 통해 가장 잘 수행됩니다. 귀하와 고객 모두에게 도움이 되는 견고한 보고서를 작성하는 단계는 매우 간단합니다. 그러나 작업표를 작성하고 거의 모든 작업에서 시간을 추적하는 것과 같은 약간의 준비와 습관의 변화가 필요합니다.

이것이 당신에게 문제가 되지 않는다면 다음 과정은 간단할 것입니다. 보고서와 토론에 포함되어야 하는 요소를 살펴보십시오.

고객에게 업계 요금 소개

무엇보다도 고객은 업계 및 특정 지점의 평균 시간당(또는 프로젝트당) 요금을 알아야 합니다.

에 따라 요금이 어떻게 다른지 설명할 수도 있습니다.

글로벌 데이터를 기반으로 하는 신뢰할 수 있는 정보 소스를 찾으십시오. 다음은 우리가 조사하고 집계한 2021년 프리랜서 및 컨설팅 비율입니다.

시간 추적

모든 좋은 보고서의 근간은 작업표입니다.

여기에서 모든 작업을 예약하고 설명하고 작업 중인 프로젝트의 각 측면을 완료하는 데 걸리는 시간을 추적합니다. 이 연습에 익숙하지 않다면 시간 추적을 고려하고 가장 적합한 시간 추적 방법을 찾으십시오.

이제 시간 추적은 청구 가능 시간과 청구 불가능 시간을 계산하는 데 가장 유용합니다. 그러나 우리는 인보이스 발행에 대한 지침을 위해 여기에 있는 것이 아닙니다. 시간 추적이 이를 정당화하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보기 위해 왔습니다. 예를 들어 디지털 작업표는 다음과 같습니다.

출처: Clockify.me

이제 이러한 항목 중 하나를 살펴보고 이러한 형식의 시간 추적이 송장을 정당화하는 데 어떻게 도움이 되는지 살펴보겠습니다.

이것은 Clockify의 특정 시간 항목에 대한 자세한 내용입니다. 작업을 수행한 시간과 기간을 표시하는 것 외에도 원하는 만큼 자세히 프로세스를 설명할 수 있는 옵션도 있습니다. 이것은 보고서를 준비하는 데 적합합니다. 작업이 어떻게 진행되었는지, 더 길거나 짧았는지, 그리고 그 이유를 간단히 적어 보십시오. 그렇게 하면 보고서를 생성해야 할 때 고객을 위해 필요한 모든 정보를 준비할 수 있습니다.

진행 상황 추적

디지털 시간 추적기는 프로젝트 진행 상황도 추적할 수 있습니다.

프로젝트를 시작할 때 프로젝트의 특정 측면과 작업 자체가 얼마나 오래 지속되는지 추정 합니다. 견적을 통해 고객에게 모든 것을 완료하는 데 걸리는 대략적인 시간을 알릴 수 있습니다.

디지털 시간 추적기에서 이러한 추정치를 입력할 수 있으며 매일 작업하고 시간을 추적할 때 실제 작업 시간과 어떻게 비교되는지 확인할 수 있습니다. 예를 들어:

출처: Clockify.me

위 항목의 추정치 중 일부는 개발에 20시간이 걸릴 것이라고 했지만 마케팅이 올바르게 평가되는 동안 대신 10시간이 걸렸습니다. 이것은 또한 귀하의 요금을 정당화할 때 귀중한 정보가 될 수 있습니다.

발생한 문제 또는 "도로상의 충돌"을 나열하십시오.

문제의 원인과 취한 조치에 대해 자세히 설명합니다.

때로는 작업이 더 오래 걸리므로 결국 클라이언트에게 더 많은 비용이 소요됩니다. 문제를 해결하기 전에 문제의 원인을 파악하고 적어두면 잠재적인 비난이나 비판으로 인한 스트레스를 줄일 수 있습니다. 그렇게 하면 나중에 고객에게 제시해야 할 때를 위해 정보가 최신 상태로 유지됩니다.

그들이 수치를 본 후에 부정적인 의견을 형성할 기회를 갖기 전에 당신의 결정을 안심시킬 수 있습니다.

너무 자세하게 들어가지 마세요

완벽한 길이와 완벽한 언어를 찾으십시오.

대부분의 클라이언트는 아무리 요구하는 보고서 페이지를 읽고 싶어하지 않습니다. 그들은 단순히 보고서를 무시하고 요약된 버전을 요구할 것입니다. 결국 아무도 읽지 않을 보고서에 시간을 낭비한 것뿐입니다.

최선의 조치는 앉아서 고객과 보고서를 논의하는 것입니다. 당신이 일반적으로 무엇을 추적하는지 알려주고 그들이 필요로 하거나 필요로 하지 않는 정보를 확인하십시오. 추측할 필요가 없으며 고객은 무엇을 기대해야 하는지 알고 있습니다.

마지막으로 Clockify에서 시간 추적기를 사용하여 고객에게 청구한 방법을 살펴보실 수 있습니다. 명확한 설명으로 프로세스를 단계별로 나열합니다.

인보이스를 정당화할 때 사용할 문구

인보이스 발행 결정을 설명할 때 고객에게 접근하는 방법에 대한 만능 템플릿을 만들 수는 없습니다. 모든 산업이 동일한 것은 아니며, 동일한 작업 라인에 있는 두 명의 프리랜서도 아닙니다! 우리가 할 수 있는 것은 회의, 전화 및 이메일에 대한 좋은 시작 및 종료 목록을 제공하는 것입니다.

먼저 클라이언트를 회의에 초대합니다.

당신은 당신의 요율과 그것이 당신의 워크플로와 어떤 관련이 있는지 설명할 수 있도록 클라이언트와 연락을 설정하기를 원합니다. 특정 회의에 고객을 초대하는 이메일 템플릿으로 시작하겠습니다.

안녕, XY

이 이메일이 당신을 잘 찾길 바랍니다.

만나 뵙게 되어 기쁩니다. 이 프로젝트에서 당신과 함께 일하게 되기를 기대합니다. 만족하실 수 있는 결과를 드릴 수 있도록 최선을 다하겠습니다.

이 프로젝트를 어떻게 진행해야 하는지 좀 더 잘 설명할 수 있는 회의나 전화를 주겠다고 제안하기 위해 이 이메일을 보냅니다. 이것이 귀하의 기대치를 공유하고 이러한 요금을 부과하는 이유를 설명할 수 있는 훌륭한 방법이라고 생각합니다. 내 작업에 대한 빠르고 간단한 분석을 얻을 수 있으므로 돈이 어디로 가는지 알 수 있으며 숨겨진 비용이 없으므로 안심할 수 있습니다.

내 직업적 관계는 투명성을 기반으로 하며 모든 것이 공개될 때 훨씬 원활하게 운영된다고 생각합니다.

(DATE AND HOURS)에는 시간이 없습니다. 당신의 생각과 이 시간 중 어느 것이 당신에게 도움이 되는지 알려주십시오.

귀하의 의견을 기다립니다.

안부 인사,

ZY

물론 원하는 문구를 자유롭게 변경하여 보다 개인화할 수 있습니다.

인보이스를 정당화할 때 사용할 문구

이 섹션을 짧고 간단하게 유지하기 위해 이메일과 대면 모두에서 사용할 수 있는 몇 가지 오프너(및 클로저)가 있습니다.

• “이와 유사한 프로젝트에 대한 경험을 통해 가장 일반적인 문제는 (XY)이며 완료하는 데 더 오랜 시간이 걸린다는 것을 알았습니다. 따라서 해당 영역에서 잠재적으로 더 긴 작업 시간을 기대할 수 있습니다.”
• “이것이 평균 산업 요율입니다…”
• “미리 합의한 대로…”
• "청구 절차 중 불분명한 부분이 있으면 알려주십시오."
• "저와 함께 시간을 내주셔서 감사합니다."
• "진행 보고서에서 프로젝트 개발의 어떤 측면에 중점을 두고 싶습니까?"

분쟁 처리 방법

당신이 아마 실수하고 이러한 단계 중 일부를 놓칠 때가 있습니다. 확실한 보고서를 작성하는 데 필요한 것을 준비하지 않거나 고객이 결정을 뒤집을 수도 있습니다. (자주 발생할 수 있는) 오해를 피하지 못했다면 할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

이제 분쟁에 대한 많은 이유가 있을 수 있으며 인보이스 발행과 관련된 이유는 다음과 같습니다.

• 프로젝트가 너무 오래 걸렸다
• 청구 가능 시간 요금이 처음부터 명확하지 않았습니다.
• 클라이언트가 동의하지 않은 추가 작업이 있었습니다.

송장 분쟁에 어떻게 접근합니까? 인보이스를 전문적으로 정당화하는 방법은 무엇입니까?

1. 상황 분석

당신의 첫 번째 본능은 누가 감독을 했는지 식별하는 것이어야 합니다 – 당신 또는 고객.

당신이 오해를 일으킨 사람이라면 사과 이메일을 보내 문제를 해결할 수 있도록 확인하십시오. 이것은 문제가 최종 제품에 있을 때 작동합니다.

• 그들은 제품 품질에 만족하지 않습니다

새로운 지침이 있는 드로잉 보드로 돌아가지만 다시 청구서를 작성하고 추가 시간에 대해 요금을 청구할 것임을 알려줍니다. 일부 사람들은 수정에도 불구하고 당신의 작업이 "싫어"하기 때문에 지불을 피하려고 할 것이기 때문에 이것에 대해 매우 명확합니다.

다음은 그러한 상황 중 하나를 훌륭하고 침착하게 처리한 예입니다.

출처: Clientsfromhell.net

• 그들은 왜 어떤 일이 너무 오래 걸리거나 너무 적게 걸리는지 이해하지 못합니다

이 문제를 해결하려면 보고서, 작업표 및 프로젝트에서 작업하면서 작성했으면 하는 모든 메모를 가져와야 합니다. 회의나 전화를 주선하여 청구서와 선택한 사항을 정당화하려는 의지를 보여줍니다.

고객이 오해의 배후에 있는 경우 다시 두 가지 방법이 있습니다.

• 실수로 문제를 일으키는

일반적으로 중요한 질문을 일찍 잊어버리거나 합의한 사항을 기억하지 못하기 때문입니다. 귀하의 계약, 계약의 섹션 및 귀하가 한 모든 이메일 교환을 상기시키는 간단한 이메일은 그들의 기억을 가볍게 만들 것입니다.

• 고의로 문제를 일으키는

이들은 일반적으로 돈으로 비참한 고객입니다. 나중에 불만을 제기하는 것은 공상적인 벼룩시장 물물교환에 불과합니다. 이러한 고객은 드물지만 모든 프리랜서는 일생에 한 두 번 이상 고객을 만났습니다.

깔끔한 문서를 유지하는 것은 클라이언트가 지불에서 꿈틀거리기 전에 많은 프리랜서를 구했습니다. 변호사의 개입을 고려하더라도 극단적인 경우에 가야 합니다. 당신은 돈을받을 자격이 있습니다.

2. 증거 준비

그동안 우리는 모든 것을 문서화하는 것이 얼마나 중요한지 강조했습니다. 귀하의 작업, 평판 및 지불이 보호되는지 확인하는 유일한 방법입니다.

이메일을 삭제하거나, 문자 및 채팅 로그의 스크린샷을 만들고, 회의나 통화에 대한 요약을 만들지 마십시오.

️ 중요 참고 사항:

고객이 모르게 회의 및 통화 녹음은 불법이므로 삼가하세요! 무엇이든 녹음하려면 먼저 동의를 구해야 합니다. 그들이 거부하면 회의/통화 중에 동의한 내용을 요약해서 입력하고 이메일을 전달하세요. 귀하의 요약이 정확한지 확인하도록 요청하고 그들이 확인하면 귀하에게 유리하게 작동할 수 있는 "문서 추적"을 하나 더 만들었습니다.

3. 시민권 유지

고객이 어떻게 반응하든 예의와 예의를 능가하는 것은 없습니다.

어렵더라도 상대방이 완고해지거나 당신이 전달하려는 내용을 이해할 수 없을 때에도 냉정함을 유지하십시오. 개인적인 경험을 바탕으로 클라이언트에게 무례하지 않게 결제를 요청하는 템플릿 목록을 구성했습니다.

결론

청구서를 정당화하는 것은 고객이 당신의 직업 윤리를 의심하기 시작할 때 나중에 생각해서는 안 됩니다. 이러한 일이 발생하지 않도록 하려면 거의 파트너십 초기에 인보이스를 실제로 정당화해야 합니다. 고객이 처음부터 비용을 많이 청구하는 이유를 알면 나중에 변경하거나 불만을 제기할 가능성이 줄어듭니다.

엄밀하고 상세한 문서(작업표, 이메일 및 보고서)를 보관하면 분쟁이 발생할 경우에도 활용할 수 있습니다. 궁극적으로 가격 책정 프로세스에 대한 간략한 분석은 투명성을 통해 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다. 클라이언트는 당신과 다시 일할 가능성이 더 높으며 동료에게 당신을 추천할 수도 있습니다.

나만의 실천법이 있나요? 귀하의 경험을 [email protected]로 공유해 주시면 다음 기사에서 귀하를 소개할 수 있습니다.