IP 전화 시스템이란 무엇이며 내 비즈니스에 IP 전화 시스템이 필요합니까?

게시 됨: 2023-12-12

현재 유선전화 설정에서 최대 60%를 절약할 수 있다면 어떨까요? 비용 절감의 대가로 원격 팀이 어디에서나 액세스할 수 있는 보다 안정적인 비즈니스 전화 시스템을 갖게 됩니다.
PSTN(공중 교환 전화망) 설정에서 최신 IP 전화 시스템으로 전환하면 이러한 이점을 누릴 수 있습니다.

IP 전화란 무엇입니까?

전통적인 전화 시스템을 생각할 때 우리는 걸려오는 전화를 받기 위한 탁상 전화기와 서버실을 떠올립니다. 서버를 각 아날로그 전화에 연결하려면 많은 전화선이 필요하므로 사무실 전체에 케이블이 미로처럼 늘어납니다.
IP 전화 시스템(또는 IP PBX )이 이 문제를 해결합니다. 서버는 클라우드 기반입니다. 사무실 내부에 서버실이 필요하지 않습니다. 즉, 구리선 미로로 고생할 필요가 없으며 인터넷 연결을 사용하여 수신 전화를 받을 수 있습니다.

전체 IP 전화 시스템은 VoIP(Voice over Internet Protocol) 기술을 사용하여 실행됩니다. 이는 간단히 말해서 모든 유형의 인터넷 연결을 사용하여 전화를 걸고 받을 수 있다는 것을 의미합니다.
그렇다면 IP 전화는 어떤 모습일까요?
VoIP 솔루션을 사용하면 IP 또는 SIP 전화 등 인터넷에 연결된 모든 장치에서 전화를 받을 수 있습니다. 그것은 포함:

  • 휴대폰(예: Apple 또는 Android)
  • 노트북
  • 귀하의 PC

결론: 인터넷 접속이 가능하고 호환 가능한 IP 전화 통신 애플리케이션이 있는 모든 핸드셋은 VoIP 전화가 될 수 있습니다.

IP 전화 시스템은 어떻게 작동합니까?

IP 전화 시스템의 작동 방식을 보여주는 다이어그램

기본적으로 모든 수신 전화는 공급자가 호스팅하는 가상 서버로 전달됩니다. 그러면 VoIP 공급자는 통화를 오디오 파일로 변환하고 해당 데이터를 IP 전화로 전송합니다.
그런 다음 평소와 같이 발신자와 연결됩니다. 실제 전송은 기지국이 아닌 인터넷을 통해 이루어집니다.
IP 전화 시스템의 필수 구성 요소는 다음과 같습니다.

1) 가상 PBX

클라우드 PBX 라고도 알려진 이 서버는 수신 전화를 관리하고 이를 오디오 파일로 변환하는 서버입니다. 인터넷을 통해 전화를 걸고 받으려면 클라우드 호스팅 서버가 필요합니다.

2) 음성 게이트키퍼

기존 사무실 전화 시스템은 PSTN을 사용하여 셀룰러 연결을 통해 전화를 겁니다. 그러나 새 IP 전화 시스템은 음성 게이트키퍼를 사용하여 시스템에 대한 액세스를 제어합니다.
이 구성 요소를 사용하여 VoIP 시스템을 사용할 수 있는 사람, 시기, 연결되는 장치를 결정합니다.

3) 게이트웨이

이 구성 요소는 전화 연결 방법을 관리합니다. 하나를 사용하면 IP 전화를 사용하여 VoIP가 아닌 번호로 전화를 걸 수 있습니다.
게이트웨이는 최소 통화 라우팅 규칙에 따라 실행될 수 있습니다. 즉, VoIP이든 유선 전화이든 발신 전화를 거는 번호로 연결하는 가장 빠른 방법을 자동으로 찾습니다.

4) IP 탁상전화

ATA( 아날로그 전화 어댑터 )를 사용하면 이미 가지고 있는 장비를 IP 전화로 바꿀 수 있습니다.
기존 탁상 전화기에 연결하여 인터넷에 연결합니다. 그들은 귀하의 음성을 오디오 파일로 변환하고 귀하가 전화하는 번호의 IP 주소를 찾습니다. 이는 인터넷에 연결되지 않은 장비를 통해 VoIP 통화를 할 수 있음을 의미합니다.

회선 교환과 패킷 교환

이것이 기존 유선(회로 전환) 설정과 어떻게 다른지 궁금하십니까? IP 전화 시스템은 패킷 교환을 사용합니다.
VoIP는 대화를 인터넷을 통해 전송되는 작은 데이터 패킷으로 나눕니다.
그러면 ATA(아날로그 전화 어댑터)가 이 데이터를 최종적으로 들을 수 있는 아날로그 형식으로 변환합니다. 이렇게 하면 IP 전화가 필요하지 않을 때 회선을 사용하지 않습니다.

IP 전화 시스템의 종류

두 가지 유형의 IP 전화 시스템 모두 PBX(Private Branch Exchange)를 사용하여 실행됩니다. 이는 두 가지 형태로 나타날 수 있습니다.

1) 온프레미스

온프레미스 PBX를 사용하면 VoIP 통화에 필요한 모든 장비와 하드웨어가 사무실에 있습니다.
이는 앞서 이야기한 서버-데스크 전화 연결인 구리선입니다. 전통적으로 사무실에 설치되는 것.
온프레미스 IP 전화 시스템은 LAN 연결을 사용하여 사무실 내부의 PBX에 연결됩니다. 추가 고급 기능을 쉽게 추가할 수 있으며 추가 SIP 트렁크 를 통해 전화를 백업할 수 있는 옵션도 있습니다.
무엇보다도 VoIP 전화 시스템 작동 방식을 제어할 수 있습니다. 사무실 내에서 회선을 변경하고, 연결을 추가하고 변경할 수 있습니다. 하지만 이를 위해서는 내부 IT 지원을 고용해야 할 수도 있습니다.

2) 클라우드 기반(또는 가상)

호스팅 PBX 또는 클라우드 PBX는 제3자 회사가 IP 전화 시스템과 관련된 모든 것을 처리하는 곳입니다. 설정 및 유지 관리는 가상으로 수행되므로 설치를 위해 엔지니어가 사무실을 방문할 필요가 없습니다.
필요한 것은 "하드웨어"로서 강력한 인터넷 연결과 IP 전화 소프트웨어를 설치할 장치(예: 스마트폰)뿐입니다.
클라우드 기반 비즈니스 전화 시스템을 기존 시스템과 동등한 현대식 시스템으로 생각해 보십시오.
유지 관리 및 값비싼 설정 없이도 고품질 전화를 걸고 받을 수 있습니다.

온프레미스 또는 클라우드 기반 솔루션을 사용해야 합니까?

온프레미스 또는 클라우드 기반 IP 전화 시스템 중에서 선택하는 것은 리소스에 따라 다릅니다.
온프레미스는 시스템을 완전히 제어할 수 있는 옵션을 제공하지만 IP 전화 시스템을 관리하기 위해 내부 전문 지식에 의존할 위험이 있습니다. 비용이 상당히 많이 들 수 있습니다. 외부 지원 리소스를 요청해야 하는 경우 추가 비용이 발생합니다.
필요한 부품이 품절되거나 더 이상 작동하지 않을 가능성도 약간 있습니다. 마지막으로, 필요한 장비를 추가하려면 사무실에 공간이 필요합니다. 모든 기업이 전화 서버 전용 여유 공간을 갖고 있는 것은 아닙니다.
그러나 클라우드 기반 IP 전화 시스템에는 이미 보유하고 있는 고품질 인터넷 서비스만 필요합니다.

IP 전화 시스템의 장점

인터넷을 사용하여 전화를 거는 IP 전화 시스템을 선호하여 현재 전화 시스템을 폐기할 가치가 있는지 궁금하십니까? 고려해야 할 6가지 사항은 다음과 같습니다.

1) 설치 및 유지 관리 비용이 저렴합니다.

중소기업을 운영할 때 고려해야 할 가장 중요한 것은 예산일 것입니다. 비즈니스 전화를 받기 위해 많은 비용을 지불하고 싶지는 않습니다. 그러나 이것이 바로 IP 전화 시스템이 눈에 띄는 부분입니다.

IP 전화 시스템은 두 가지 측면에서 기존 유선 설정보다 저렴합니다. 첫째, 새로운 네트워크를 사용하기 위해 새로운 장비가 필요하지 않습니다.

이미 갖고 있는 두 가지, 즉 인터넷 연결과 인터넷에 연결된 핸드셋 또는 소프트폰만 있으면 됩니다.

이는 IP 전화 시스템이 유지 관리가 필요할 위험이 적다는 것을 의미합니다. 전선이 끊어지거나 서버가 과열될 위험이 없습니다. 소프트웨어 애플리케이션을 최신 상태로 유지하기 위해 최선을 다하는 것뿐입니다. 어쨌든 VoIP 제공업체는 이를 상기시켜 줄 것입니다.

2) 더 신뢰할 수 있습니다.

현재 유선 전화 네트워크를 사용하고 있다면 그것이 얼마나 불안정한지 이해하게 될 것입니다. 특정 위치에서만 작동하는 변덕스러운 탁상 전화기나 이상한 전선이 있을 수 있습니다.

실망스럽죠?

IP 전화 시스템을 사용하면 인터넷 연결이라는 한 가지에만 의존하게 됩니다. 하지만 인터넷이 다운되더라도 항상 켜져 있는 유연한 착신 전환 덕분에 계속 전화를 걸 수 있습니다.

다른 인터넷 연결을 사용하여 통화를 다른 핸드셋으로 전환하려면 설정을 변경하기만 하면 됩니다. (예: 사무실 Wi-Fi가 다운되는 경우 4G를 사용하는 휴대폰으로 통화를 전환하세요.) 통화 품질은 저하되지 않습니다.

날씨 간섭, 하드웨어 문제, 정전도 마찬가지입니다. 통화를 음성 메일이나 휴대폰으로 전환하여 IP 전화 시스템을 지속적으로 가동하고 실행할 수 있습니다. 더 이상 가동 중지 시간이 없습니다.

3) 원격 친화적이다

우리 연구에 따르면 38% 이상의 회사에 원격으로 근무하는 팀원이 있습니다. 뿐만 아니라, 비즈니스 전문가의 88%가 일주일에 한 번 이상 모바일 장치를 통해 업무 커뮤니케이션을 수행합니다.

IP 전화 시스템은 원격 근무자에게 적합합니다.

왜? 회사 휴대폰 번호를 IP 전화 시스템에 추가하고 사무실에 없을 때에도 전화를 해당 장치로 전환할 수 있기 때문입니다.

또한 재택근무를 하는 경우 IM 또는 화상 회의를 통해 공동 작업이 용이해집니다.

VoIP를 사용하면 저렴한 비용으로 전화를 걸고 인터넷을 통해 무료 문자 메시지를 보낼 수 있습니다. 이것이 바로 가상 연락 센터와 같이 재택근무 직원이 많은 경우 IP 전화 시스템이 필수적인 이유입니다.

4) IP 전화 시스템 확장이 쉽습니다.

유선전화로 전화회의를 하시나요? 추가 하드웨어 및 연결 비용을 지불할 준비를 하십시오. 새로운 직원을 고용할 때마다 엔지니어도 고용하여 책상에 전화선을 설치해야 합니다.

그러나 이는 IP 전화에서는 문제가 되지 않습니다. VoIP 제공업체에 전화하여 해당 사람을 귀하의 온라인 계정에 추가하고 해당 장치에 소프트웨어를 다운로드하기만 하면 됩니다. 그게 다입니다. 그들은 영업을 하고 있습니다. (그리고 전화.)

이것은 콜센터 에 특히 좋습니다. 비즈니스가 성장함에 따라 항상 새로운 고객 지원 담당자를 고용 해야 합니다. IP 전화 시스템은 MCU(Multi-Conference Unit)를 제공하는 한 이를 쉽게 수행할 수 있습니다.

또한 IP 전화 시스템을 사용하면 인터넷 대역폭이 허용하는 만큼 많은 사람이 통화에 참여할 수 있습니다.

이를 통해 귀하의 비즈니스를 위한 통합 커뮤니케이션 플랫폼을 구축할 수 있습니다.

화상 통화, 고객 지원, 팀 교육 등 모든 커뮤니케이션이 인터넷이라는 한 곳에서 이루어집니다.

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5) 고객 만족도를 높일 수 있습니다

기존의 유선 전화 시스템을 사용하여 전화를 받는 경우 고객이 실망할 가능성이 높습니다. 통화한 전화번호가 연결되어 있으면 곧바로 음성 메일로 연결됩니다. 고객 서비스에 좋지 않습니다.

그러나 IP 전화 시스템을 사용하면 원하는 만큼 전화를 걸 수 있습니다. 다음 통화 가능한 상담원을 위해 대기 상태로 전환될 수 있으므로 여러 발신자를 처리하기 위해 추가 전화번호가 필요하지 않습니다.

통화 대기열은 거부된 통화를 최소화하고 훌륭한 고객 경험을 제공합니다.

또한 IP 전화 시스템은 VoIP 간 통화 비용이 무료이기 때문에 고객 만족도를 더욱 높여줍니다.

고객이 IP 전화 시스템(예: Nextiva 또는 Skype)을 사용하여 전화를 걸면 장거리 전화를 위해 비싼 비용을 지불할 필요가 없습니다. 전화하는 것은 전적으로 무료입니다.

찾아야 할 6가지 IP 전화 기능

  • 음성메일 : 직원이 전화를 받을 수 없을 때 음성메일과 착신전환 기능이 유용합니다. 서비스 제공업체에서 발신자가 메시지를 남길 수 있도록 허용하고 음성 메일에서 이메일로 서비스를 제공하는지 확인하세요. 이렇게 하면 받은 편지함의 메시지를 스캔하여 부재중 전화에 대한 후속 조치를 취할 수 있습니다.
  • 통화 녹음 : 규제가 심한 업계에 종사한다면 통화 녹음이 필요할 것입니다. 또한 고객 성공률을 높이고 영업 담당자를 교육하는 데에도 사용할 수 있습니다. 예시로 사용할 수 있는 녹음된 실제 전화 통화 라이브러리가 제공됩니다.
  • 자동 교환 : 이 IP 전화 기능은 자동 메시지로 모든 발신자를 “환영”하고, 전화를 거는 이유에 따라 다른 사람에게 연결합니다. 빠르고 간편한 고객 경험을 제공합니다.
  • 발신자 ID: 발신 전화를 걸기 전에 회사 이름과 전화번호가 표시되도록 발신자 ID를 변경합니다. 이는 전화를 걸고 있는 사람의 지역과 관계를 맺는 데 도움이 됩니다.
  • 오디오 및 비디오 회의 : 동일한 통화에 여러 명의 팀원이 필요합니까? 음성 통화뿐만 아니라 화상 회의에도 강력한 회의 기능을 갖춘 IP 전화 시스템을 찾아보세요.

고려해야 할 또 하나의 사항은 보안 입니다. 가장 저렴한 공급자를 선택하는 것이 유혹적일 수 있지만 더 안전한 옵션은 다중 회선 사무실 전화 에 대해 최고의 지원과 보안을 제공하는 공급업체입니다.

인증, 잠재적인 위협을 식별하고 완화하는 방법, 내부적으로 보안 프로토콜을 처리하는 방법에 대해 공급업체에 주저하지 말고 문의하세요.

IP 전화 시스템의 가격은 얼마입니까?

Nextiva를 사용하면 4단계 가격 플랜 중 하나를 선택하고 비즈니스에 필요한 좌석 수에 맞게 슬라이더를 조정할 수 있습니다.

1) 필수 VoIP 시스템

기본 VoIP 시스템은 사용자당 월 20달러부터 시작합니다. 일반적으로 무료 번호 포팅 , 시내 또는 무료 전화번호, 무제한 통화 기능이 제공됩니다.

기본 패키지에는 자동 교환, 음악 보관, 무료 온라인 팩스 기능도 함께 제공되어야 합니다.

2) 전문적인 VoIP 시스템

Pro VoIP 시스템을 사용하면 위의 모든 기능과 함께 문자 메시지 및 무제한 전화 회의를 이용할 수 있습니다.

또한 전화 서비스에 완벽한 이동성을 제공하는 Nextiva 앱도 제공됩니다. 앱이 있는 모든 장치에서 전문적인 인사말을 녹음하고 비즈니스 전화를 받을 수 있는 옵션도 있습니다.

3) 기업 VoIP 시스템

엔터프라이즈 VoIP 시스템을 사용 하면 통화 녹음, 음성 메일을 텍스트로 변환, 음성 분석을 포함하여 위의 모든 기능과 그 이상을 얻을 수 있습니다. 기업 VoIP 시스템의 가격과 비용 절감은 조직의 규모와 전반적인 요구 사항에 따라 달라집니다.

IP 전화 시스템을 어떻게 설정합니까?

비즈니스 커뮤니케이션을 위해 IP 전화 시스템을 사용할 준비가 되셨습니까? 사무실에 가장 적합한 설정을 찾으려면 다음과 같은 몇 가지 기본적인 VoIP 질문에 답해 보세요.

  • 보장에 필요한 전화 수전화 번호 수(및 지역 사무소마다 다른 전화 번호가 필요한 경우)
  • 귀하가 걸게 될 인바운드 및 아웃바운드 통화의 대략적인 수

1) 사용자 수는 몇 명입니까?

보유하게 될 사용자 수를 파악하고 나면 현재 인터넷 범위가 새 사무실 전화 시스템을 지원할 만큼 충분한지 확인할 수 있습니다.

속도 테스트 도구를 사용하여 기존 인터넷 서비스가 처리할 수 있는 데이터의 양을 평가할 수 있습니다.

사용자 수를 이해하는 것도 중요하지만 비즈니스를 지원하는 데 필요한 실제 회선 수를 알아야 합니다. 다음을 포함한 세 가지 주요 요소를 살펴보는 것이 좋습니다.

2) 어떤 하드웨어를 사용하고 싶나요?

온프레미스 또는 클라우드 기반 PBX 시스템을 사용하기로 결정하면 하드웨어 설정에 몇 가지 표준 리소스가 필요합니다.

고품질 인터넷 연결은 기본이지만 서버에 연결하고 직원이 전화를 걸 수 있도록 하려면 라우터와 서버, SIP 트렁크, 무선 라우터, IP 전화도 있어야 합니다.

3) VoIP 제공업체를 선택하세요.

마지막으로, IP 전화 설정을 완료하려면 클라우드 기반 VoIP 서비스 공급자를 선택하여 전화를 설치해야 합니다.

설정에 도움이 되는 VoIP 제공업체를 선택하면 생활이 더 쉬워집니다. 예를 들어 Nextiva를 사용하면 모든 것을 수동으로 설치할 필요가 없습니다.

필요한 것은 인터넷 연결, 헤드셋 및 마이크뿐입니다. 그럼 당신은 사업을 시작할 수 있습니다!

업그레이드할 시간인가요?

IP 전화 시스템을 갖추기에 가장 좋은 때는 어제였습니다. 두 번째로 좋은 시간은 오늘입니다.

좋은 뉴스? 지금 바로 첫 번째 단계를 수행할 수 있습니다. 월 $19부터 시작하는 IP 전화 시스템을 통해 귀하의 비즈니스가 성공하도록 도울 수 있는 방법에 대해 문의해 주세요.