송장 번호란 무엇입니까?

모든 송장은 고유하므로 고유 식별자 번호(송장 번호)가 필요합니다.

잘 조직되고 효율적인 인보이스 번호 매기기 시스템을 보유하면 궁극적으로 비즈니스가 더 빨리 지불받는 데 도움이 됩니다.

이를 달성하기 위한 첫 번째 단계는 명확하고 효율적인 송장 번호 매기기 시스템을 고안하는 것입니다.

송장 번호와 이를 생성하기 위한 모범 사례를 자세히 살펴보겠습니다.

인보이스 번호란 무엇입니까?

송장 번호는 기록 및 식별을 위해 특정 송장에 할당된 고유 코드입니다. 여기에는 문자, 숫자 및 슬래시 및 하이픈과 같은 특수 문자가 포함될 수 있습니다.

송장 번호는 연속적 이거나 순차적 입니다(즉, 논리적 순서를 따름). 또한 모든 송장에 대한 법적 요구 사항입니다.

일반적으로 인보이스 상단 근처에 표시되며(디지털 형식인 ​​경우) 파일 이름으로 표시됩니다.

송장 번호의 이점

송장 번호는 사람과 소프트웨어가 송장을 신속하게 기록, 구성 및 인식하는 데 도움이 됩니다.

이것은 송장을 보낸 사람과 받는 사람 모두에게 적용됩니다. 예를 들어 독촉 과정에서 송장 번호를 사용하면 고객이 특정 송장을 더 빨리 검색할 수 있습니다.

송장 번호는 송장 관리의 두 가지 측면에서 특히 유용합니다.

1. 추적

발행된 인보이스를 계속 유지하는 것은 어려울 수 있습니다.

이것은 귀하가 자신의 계정을 관리하는 소기업 소유자인지 또는 바쁜 전담 회계 부서의 일원인지 여부에 관계없이 중요합니다.

송장을 정확하게 추적하지 못하는 것은 연체된 송장 의 경우 특히 중요합니다.

이는 비즈니스 운영의 다른 측면에 연쇄적인 영향을 미칠 현금 흐름 문제로 빠르게 이어질 수 있습니다.

송장 번호는 지불 추적 및 프로젝트 정보에 도움이 됩니다. 이것은 인보이스 발행이든 인보이스 처리이든 인보이스 프로세스의 필수적인 부분입니다.

2. 검토

인보이스 번호를 사용하면 일반적으로 인보이스와 계정을 훨씬 간단하게 검토할 수 있습니다.

순차 번호 매기기 시스템은 특정 고객 또는 고객 유형은 물론 기간 및 프로젝트 규모까지 염두에 두고 설계할 수 있습니다. 예를 들어 특정 코드 섹션으로 모든 최소 청구 송장을 식별할 수 있습니다.

송장 번호 매기기를 올바른 방법으로 수행하면 다양한 비즈니스 부문, 기간 또는 비즈니스 관계를 훨씬 간단하고 효율적으로 검토할 수 있습니다.

송장 번호를 생성하는 방법

인보이스 번호를 생성하는 방법은 부분적으로 발행하는 인보이스 수에 따라 다릅니다. 소규모 고객 풀이 있는 경우 간단한 인보이스 번호 지정 시스템으로 충분합니다.

그러나 미래의 확장 가능성을 항상 염두에 두어야 합니다. 소수의 고객을 위해 설계된 번호 매기기 시스템은 고객 기반이 확장되면 제대로 작동하지 않습니다.

송장 번호를 생성하는 몇 가지 가능한 방법을 소개하기 전에 먼저 일반적으로 간격을 포함하지 않아야 하는 것 외에 정확히 어떤 번호 매기기 시스템을 사용해야 하는지에 대한 정해진 규칙이 없다는 점을 강조해야 합니다.

특정 관할 구역에서는 예외가 발생할 수 있습니다. 예를 들어 영국에서는 VAT가 포함된 인보이스가 순차적이어야 합니다.

그렇지 않으면 모범 사례와 일반적인 비즈니스 규범이 있지만 궁극적으로 어떤 번호 매기기 시스템을 선택하는지는 비즈니스에 달려 있습니다.

1. 숫자만 사용하기

송장 번호를 생성하는 가장 간단한 방법 중 하나는 날짜를 기준으로 한 다음 송장 번호를 순서대로 지정하는 것입니다. 예를 들어:

• 202301 2022

매월 인보이스가 많은 경우 날짜를 더 자세히 추가하는 것이 유용합니다.

• 20230701 2022

이 방법은 송장이 전송된 시기를 추적하는 데 유용합니다. 또한 매년(및 월) 업데이트할 수 있으므로 단순히 연도를 사용하는 것보다 특정 송장을 더 쉽게 검색할 수 있습니다.

위의 날짜 형식(YYYY/MM)은 파일을 시간순으로 정리하는 데 도움이 되지만 날짜가 있는 형식을 포함하여 원하는 날짜 형식을 사용할 수 있습니다.

위의 순서에 대한 한 가지 문제점은 송장의 순서 번호(01)가 월 또는 일과 혼동될 수 있다는 것입니다. 또한 각 회사와 연결된 회사를 식별하지 못합니다.

각 송장 번호에 고객 번호와 프로젝트 번호를 할당할 수 있습니다. 예를 들어:

• 202307010101 2022

2. 숫자와 문자 사용하기

고유한 인보이스 번호가 있으면 유용합니다. 그러나 받는 회사의 이름을 나타내는 문자를 추가하면 나중에 참조할 때 더욱 편리합니다.

예를 들어, '회사 A'와 '회사 B'로 보낸 인보이스가 다음과 같을 수 있습니다.

• CA202301 [회사 기술어(A사), 연도, 송장의 순번 위치]
• CB20230701 [회사 기술어(B사), 년, 월, 송장의 순번 위치]

여기서는 각각 'CA'와 'CB'로 축약했습니다.

편지는 이렇게 제한될 필요가 없습니다. 사실, 이러한 예시 숫자는 특별히 구별되지 않습니다.

다른 클라이언트 회사의 이름도 C로 시작될 수 있습니다. 따라서 CMYA 및 CMYB와 같이 보다 설명적인 약칭을 사용하는 것이 좋습니다.

편지는 또한 신용 메모나 견적서와 같은 다른 문서와 송장을 구별하는 데 사용할 수 있습니다.

• INVCB20230701 [문서기술자(인보이스), 회사기술자(B사), 년, 월, 송장의 순차위치]

3. 숫자, 문자 및 구분 문자 사용

하이픈(-), 슬래시(/) 또는 밑줄(_)과 같은 구분 문자는 사람이 송장 번호를 더 쉽게 읽을 수 있도록 하는 데 매우 유용합니다.

다음의 시각적 차이를 고려하십시오.

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

구분 기호는 또한 일련 번호와 문자로 인해 발생할 수 있는 오류 유형으로 인해 발생하는 실수를 방지하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어 고객 번호가 날짜 번호의 일부와 같거나 유사한 경우 구분 기호 없이 나란히 나열되면 두 번호가 혼동될 수 있습니다.

송장 번호 매기기는 잘못되거나 변경된 송장에서 어떻게 작동합니까?

정기적으로 인보이스를 발행할 때 실수가 발생할 수 있습니다.

실수로 중복 지불을 요청하거나 잘못된 지불 조건을 지정하는 등의 문제가 발생할 수 있습니다. 이러한 경우 간단한 해결책이 있습니다. 바로 신용 메모를 발행하는 것입니다.

신용 메모는 잘못되거나 변경된 송장에 대해 발행할 수 있는 문서입니다. 그들은 고객에게 빚진 금액을 나열하며 고객이 나중에 상환할 수 있습니다.

신용 메모를 사용하면 명확하고 일관된 송장 번호 기록을 유지할 수 있습니다.

송장에 필요한 기타 정보는 무엇입니까?

각 송장에 송장 번호를 지정하는 것 외에도 다음 정보는 각 송장에 추가하는 데 모두 필수적입니다.

• 회사 이름, 주소 및 연락처 정보
• 고객의 회사 이름, 주소 및 연락처 정보
• 각 항목의 설명, 공급 날짜 및 비용을 포함하여 제공되는 제품 및/또는 서비스의 세부 정보
• 인보이스가 발행된 날짜
• 총액(해당되는 경우 세금 관련 정보 포함)

결론

인보이스 번호는 인보이스 프로세스의 필수적인 부분입니다.

모든 단일 인보이스에는 일종의 개별 인보이스 ID인 고유한 인보이스 번호가 있어야 합니다. 이것은 회계뿐만 아니라 법적 요구 사항에도 유용합니다.

송장 번호를 할당하는 방법이 중요합니다. 명확하고 논리적인 송장 번호 매기기 시스템을 만들면 지불을 추적 하고 송장과 계정을 보다 일반적으로 검토 하는 데 도움이 됩니다.

당신이 그것에 대해 갈 수있는 많은 방법이 있습니다. 숫자, 문자 및 구분 기호를 조합하면 효과적으로 확장할 수 있는 번호 매기기 시스템을 구현하는 데 도움이 됩니다.

송장 번호에 포함된 정보에는 날짜, 고객 이름, 프로젝트 번호 및 송장의 시간 순번이 포함될 수 있습니다.

좋은 인보이스 번호 시스템이 있으면 비즈니스와 고객은 이 시스템이 제공하는 명확성과 편리함의 이점을 누릴 수 있습니다.