송장이란 무엇입니까? 송장 정의 및 기능

비즈니스를 공부할 때 "인보이스"라는 용어가 자주 사용되는 것을 볼 수 있습니다. 배송 상자를 받으면 공급업체에서 주문한 제품 목록과 함께 "인보이스"라는 제목의 종이도 표시됩니다. 인보이스 발행 프로세스는 시간이 많이 소요될 수 있지만 어떤 비용으로도 건너뛰거나 무시할 수 없습니다.

이 기사에서는 인보이스의 개념을 살펴보고 인보이스의 중요성, 기능 및 일반 거래의 적용 가능성에 대해 깊이 있게 이해할 것입니다.

송장이란 무엇입니까?

송장은 기업이 고객에게 제공하는 제품 및 서비스를 기록하고 고객이 해당 제품 및 서비스에 대해 지불해야 하는 의무를 설정하는 문서입니다. 즉, 송장은 상품 및 서비스 구매에 대한 공급자와 고객 간의 계약을 인증하고 공급자에 대한 미수금 계정을 생성합니다.

인보이스 유형

귀하의 비즈니스 규모 또는 제공되는 제품 및 서비스에 따라 여러 유형의 인보이스가 있습니다.

• 표준 인보이스 - 거의 모든 산업 분야에 적용할 수 있는 가장 일반적인 인보이스 형식으로, 인보이스 준비 비용을 줄이기 위해 소기업에서 만드는 경우가 많습니다. 표준 인보이스에는 이름 및 연락처 주소, 인보이스 번호 및 지불해야 할 금액과 같은 인보이스의 기본 요소가 포함됩니다.
• 차변 송장 - 차변 송장은 고객이 비즈니스에 빚진 금액이 증가할 때 사용됩니다. 즉, 이러한 유형의 인보이스를 사용하면 기존 청구서를 더 쉽게 조정할 수 있습니다. 예를 들어, 당신은 프리랜서로 일합니다. 특정 프로젝트에서 근무 시간을 추정한 청구서를 고객에게 보냈지만 실제로는 추가로 근무했습니다. 이 경우 청구된 추가 근무 시간에 대한 차변 송장을 고객에게 보낼 수 있습니다. 차변 송장에는 항상 양수 합계가 포함됩니다.
• 신용 인보이스 - 신용 메모라고도 하는 신용 ​​인보이스는 고객이 할인 또는 환불을 요구하거나 이전 송장의 오류를 수정하도록 요청할 때 기업에서 발행합니다. 신용 송장에는 항상 음수 총계가 포함됩니다. 예를 들어, 고객이 특정 제품에 대해 $100 환불을 요구하는 경우 신용 송장에 표시된 금액은 -$100입니다.
• 상업 인보이스 - 오프라인 소매점이나 음식점에서 일반적으로 받는 인보이스나 청구서와 달리 상업 인보이스는 기업이 해외 무역을 위해 특별히 발행하는 것입니다. 기본 상업 송장에는 선적 수량, 수량, 포장 형식, 제품 설명, 지불 방법 및 기계 부품을 포함하여 일반적인 국제 판매를 확인하는 필수 세부 정보가 포함되어 있습니다. 커스텀의 경우, 원산지, 통신사 ID 번호, 진품 확인 메모/서명 등의 추가 요소가 있을 수 있습니다.
• 작업표 송장 - 이 유형의 송장은 고용 산업에서 정기적으로 사용됩니다. 작업표 송장은 고용주가 일정 기간(보통 시간당)에 직원을 평가할 때 사용됩니다. 인보이스 유형은 기술직이 아닌 지적 직업에서 더 선호되며 대부분 심리학자, 비즈니스 컨설턴트, 크리에이티브 에이전시 또는 변호사에게 제공됩니다. 작업표 송장은 자동차, 의상 또는 조리기구 임대와 같은 임대 서비스에도 일반적으로 적용됩니다.
• 연체 인보이스 - 지불 날짜(초기 인보이스에 명시됨)가 기한이고 고객이 여전히 지불을 제공하지 않으면 기업은 지불을 갱신하는 방법으로 연체 인보이스를 발행합니다. 연체 인보이스는 고객이 지불 기한을 놓친 직후에 발송되어야 합니다. 그리고 구매한 서비스와 총 비용을 제외하고 이자 또는 지연/연체 수수료도 포함됩니다.
• 반복 청구서 - 반복 청구서는 정기적으로 동일한 금액을 고객에게 청구하기 위해 기업에서 발행합니다. 얼핏 보면 중간 송장과 비슷하게 들릴 수 있지만 구별해야 할 몇 가지 중요한 차이점이 있습니다. 중간 기간을 사용하면 끝이 명확한 대규모 프로젝트의 경우 총 지불액을 작은 기간으로 나눌 수 있지만 반복 청구서는 무기한으로 발행됩니다. 이 유형의 인보이스는 IT 소프트웨어 또는 소셜 미디어 마케팅 솔루션과 같은 월별 패키지 서비스를 제공하는 기업에서 선호합니다.
• 견적 송장 - 견적 송장은 서비스가 제공되기 전에 고객에게 발송됩니다. 그것은 지불을 요청하는 것이 아니라 지불을 상기시키거나 완료된 작업에 대한 최종 비용을 추정하는 것과 같습니다. 그러나 추정치는 상당히 정확하며 일반적으로 최종 거래에서 변경 사항이 거의 없습니다.
• 중간 송장 - 중간 송장은 일반적으로 여러 이정표가 있는 크고 시간 소모적인 프로젝트에 사용됩니다. 프리랜서 또는 비즈니스는 주요 이정표가 완료되면 고객에게 청구서를 보냅니다. 이 인보이스는 지불 총액을 더 작은 조각으로 나누므로 비즈니스의 현금 유입을 관리하는 데 도움이 됩니다.
• 최종 인보이스 - 이름에서 알 수 있듯이 최종 인보이스는 결제 요청을 위해 특정 프로젝트가 완료될 때 고객에게 보내는 마지막 인보이스입니다. 이 인보이스는 고객에게 제공한 모든 항목과 총 미지불 잔액도 포함해야 하므로 견적 또는 중간 인보이스보다 더 자세히 설명됩니다.

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송장 대 청구서

송장과 청구서의 차이 는 공급자와 고객의 입장에 있습니다 . 이전 섹션에서 언급한 바와 같이 송장은 제품과 서비스가 생산되어 고객에게 발송되었음을 기록하는 문서입니다. 상품을 받기 전이나 후에 배송될 수 있습니다. 일반적으로 배송 회사는 고객이 주문한 항목을 다시 확인할 수 있도록 배송 상자에 송장을 포함합니다.

그러나 청구서 는 지불 요청에 가깝 습니다. 일반적으로 고객이 즉시 지불을 요청하기 위해 지불하기 전에 청구서를 인쇄하여 고객에게 전달합니다. 이 형식의 문서는 대부분 레스토랑이나 오프라인 소매점에서 인보이스 없이 포함됩니다.

송장 대 영수증

송장은 구매자에게 지불을 요청하고, 판매를 추적하고, 재고를 관리하고, 상품 및 서비스의 배송을 용이하게 하는 데 사용됩니다. 일부 특별한 경우에 기업은 현금 지불, "조기 새" 할인, 할부 지불 또는 연장 지불과 같은 고객을 위한 지불 옵션을 제안할 뿐만 아니라 수익을 추정하기 위해 송장을 발행합니다.

영수증은 판매를 완료하기 위해 지불이 이루어졌다는 문서입니다. 때때로 영수증을 보관하면 특정 제품의 소유자임을 증명할 수 있습니다. 여기에는 상품 또는 서비스, 가격, 크레딧, 할인, 세금, 지불 총액 및 지불 방법이 나열됩니다. 영수증은 특히 결함이 있거나 결함이 있는 제품에 대한 환불을 요구하는 상황에서 구매자 또는 고객이 항목에 대해 지불했음을 증명하는 데 사용됩니다.

송장 및 영수증 수령인은 일반적으로 고객이지만 회계사, 회계사 또는 제3자는 특히 미래의 재무 및 회계 목적을 위해 고객 지불의 증거로 영수증을 받게 됩니다.

송장 대 구매 주문

사람들은 일반적으로 구매 주문서(PO)와 송장을 구별하는 데 혼동을 일으키지만 실제로는 그 차이가 상당합니다. 가장 눈에 띄는 것은 거래 전에 구매 주문이 이루어지고 거래 후에 송장이 작성된다는 것입니다. 고객의 주문을 확인하기 위해 구매 주문이 만들어진 다음 공급자에게 전송됩니다. 기업은 또한 구매 주문을 사용하여 공급에 필요한 특정 양의 제품 및 서비스를 승인합니다.

반면에 인보이스에는 가격 및 지불 조건과 함께 제품 및 서비스의 수령이 기록됩니다. 즉, 송장은 구매 주문에 대한 최종 "응답"입니다. 구매 주문서가 판매 계약을 자세히 설명하는 동안 송장은 이를 확인합니다.

인보이스 번호란 무엇입니까?

인보이스 ID라고도 하는 인보이스 번호는 각 인보이스에 할당된 고유 코드입니다. 인보이스 번호는 기업과 고객 간의 개별 거래를 명확하게 하고 지불을 추적하고 회계 작업을 수행하기 쉽도록 문서화되어 있기 때문에 인보이스 발행의 가장 중요한 요소 중 하나입니다.

송장 번호가 없으면 송장은 법적 효력이 없습니다. 송장 번호에는 숫자와 문자가 모두 포함될 수 있습니다. 인보이스 번호가 반드시 순차적으로 생성되는 것은 아니더라도 번호가 차례로 반복되지 않도록 하십시오.

송장에는 무엇이 포함됩니까? - 인보이스 샘플

다른 유형의 송장에는 다른 요소가 포함됩니다. 그러나 인보이스를 법적으로 활성화하기 위한 몇 가지 필수 구성 요소가 있습니다.

날짜들

인보이스에 기입하는 날짜에는 공급일, 인보이스 날짜 및 지불 기한의 세 가지 유형이 있습니다. 인보이스의 공급일자와 인보이스 발행일은 제품과 서비스가 언제 발행되고 언제 인보이스가 생성되는지 알려주는 기능일 뿐이지만 납입기일은 훨씬 더 큰 의미를 갖습니다. 기한이 없으면 정시에 지불하고 미수금을 받을 수 있다는 보장이 없습니다.

이름 및 주소

귀하의 비즈니스와 고객의 이름과 주소를 모두 추가해야 합니다. 회계 소프트웨어를 사용하여 송장을 생성하는 경우 고객 이메일 주소만 필요하지만 고객이 오프라인 문서 전송을 요구할 경우를 대비하여 실제 주소를 수집해야 합니다.

연락처 이름

회사와 개인의 연락처 이름을 모두 포함하고 철자가 올바른지 확인하십시오. 철자가 틀리면 원치 않는 불만이 발생하고 고객 경험이 악화될 수 있습니다.

송장 번호

인보이스 번호는 구매 기록 추적 및 데이터베이스 파일링에 매우 중요하므로 인보이스 관리 프로세스를 최적화하려면 고유한 번호를 포함해야 합니다. 확실성을 높이려면 후속 번호 매기기 시스템을 사용하는 것이 좋습니다.

구매 항목 세부 정보

구매 항목에는 제품과 서비스가 모두 포함됩니다. 제품 이름과 수량에 대한 구체적인 설명은 공급업체와 고객 간의 합당하지 않은 혼동을 피하는 데 도움이 됩니다. 이 정보가 없으면 고객은 수신된 인보이스가 무엇인지 알지 못하고 결제를 하지 않을 수 있습니다.

지불해야 할 금액

당연해 보이지만 이 요소는 지불 지연을 방지하는 데 결정적인 역할을 합니다. 구매 품목의 가격, 단위 및 총 비용을 지정하고 합계에 넣는 것을 잊지 마십시오.

지불 조건

이러한 조건은 일반적으로 청구서 하단에 표시되어 고객에게 지불 기간을 알립니다. 예를 들어 "순 30일"로 지정할 수 있습니다. 이는 지불이 30일 이내에 이루어져야 함을 의미합니다.

이 표준화된 인보이스 샘플 을 살펴보고 보다 구체적인 모습을 얻을 수 있습니다.

송장은 무엇에 사용됩니까?

기업은 지불을 요구하기 위해 송장을 배달해야 합니다. 송장은 정해진 가격과 지불 조건에 대한 양 당사자의 동의를 나타내는 법적 구속력이 있는 문서입니다. 게다가 인보이스를 사용하면 그 이상을 도울 수 있습니다.

기록 유지

송장은 판매 기록을 유지하는 데 결정적인 역할을 합니다. 이를 통해 판매된 상품과 거래에 참여하는 사람에 대해 알 수 있습니다.

지불 통제

송장은 회계 목적으로도 없어서는 안될 역할을 합니다. 판매자와 구매자 모두 지불 및 지불해야 할 금액을 추적하는 데 도움이 됩니다.

법적 보호

적절한 인보이스는 판매자와 구매자 간의 가격 관련 계약에 대한 증거입니다. 따라서 가맹점이 사기 소송을 하지 않도록 보호하는 것은 법적 효력이 있습니다.

세금 신고

모든 판매 인보이스를 기록하고 유지하면 회사에서 수입을 보고하고 적절한 세금을 납부하는 데 도움이 됩니다.

비즈니스 분석

인보이스 분석은 기업이 고객의 구매 행동에서 데이터를 수집하고 소비 동향, 인기 제품, 구매 타이밍 프라임 등을 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이것은 귀하의 비즈니스가 나중에 궁극적인 마케팅 전략을 세우는 데 도움이 될 것입니다.

고객에게 청구하는 방법은 무엇입니까?

기업은 나중에 사용할 수 있도록 온라인 송장 생성기 또는 사전 인쇄 송장을 모두 사용할 수 있습니다. 고객에게 제품이나 서비스를 제공한 후 또는 프로젝트를 완료한 후에만 송장을 생성합니다. 그럴 때 작업의 세부 사항을 항상 염두에 두고 제 시간에 급여를 받을 가능성이 더 높아집니다. 고객에게 원활한 청구서를 작성하려면 다음 지침을 따르십시오.

1단계: 계약서에서 고객의 기대치를 명확히 합니다.

신속하게 지불을 받을 수 있도록 고객이 계약에 서명하기 전에 지불 조건을 명확히 하십시오. '해명' 과정은 단순히 인쇄 전 논의가 아닌 철저한 대화로 진행되어야 합니다. 고객의 기대치를 학습하면 고객에게 특별한 요청이 있는지 알 수 있으며, 이는 미지급 송장 비율을 줄이고 고객의 지불 선호도를 수용하려는 의지를 입증하는 데 도움이 됩니다.

2단계: 배달 품목 식별

수량이나 요율과 함께 제품 및 서비스의 이름을 포함해야 합니다. 온라인 소프트웨어를 사용하는 경우 각 항목의 합계가 계산됩니다. 각 항목은 고유한 행을 가지며 모든 행의 합계가 추가됩니다.

3단계: 보증금 요청

대량 구매의 경우 고객이 제 시간에 청구서를 지불할 수 있도록 보증금을 지불해야 합니다. 일반적으로 신규 고객은 가격에 대해 주저하는 경향이 있어 결제 기한을 연기할 가능성이 높습니다. 이 시점에서 보증금을 요구하는 것이 향후 좌절을 피하기 위해 가장 적합합니다.

고객이 보증금을 지불하면 인보이스에 정보를 포함하십시오. 할인 정보도 자유롭게 추가하세요.

4단계: 지불 조건을 명확히 하고 다른 지불 방법 제공

제시간에 지급을 받고 싶다면 송장 하단에 지급 조건을 엄격하게 명시해야 합니다. 고객은 청구서를 청구하기 전에 지불 조건 계약의 섹션을 무시하거나 무시하는 경향이 있으므로 고객이 제시간에 지불할 수 있도록 지연 지불 조건을 포함하고 고객이 지불 기한을 알지 못했다고 주장하는 원치 않는 상황을 방지해야 합니다. 추가 연체료.

고객이 지불할 때 인보이스 번호는 판매 영수증에 기록되어야 하고 회계 소프트웨어의 판매 영수증과 일치해야 인보이스가 지불되었음을 명확하게 알 수 있습니다. 지불은 미수금 계정에서 미결제 금액을 가져옵니다.

5단계: 즉시 인보이스 보내기

청구서는 고객에게 우편으로 보내거나 이메일로 보내거나 팩스로 보낼 수 있습니다. 빨리 지불을 받으려면 가능한 한 빨리 인보이스를 전달하십시오. 이렇게 하면 고객의 마음에 비즈니스를 계속 유지할 수 있습니다. 또한 귀하가 세부 사항에 주의를 기울이고 있음을 보여주므로 귀하의 비즈니스가 선택한 서비스에 대한 최선의 선택임을 다시 한 번 보장합니다.

종이 기반 인보이스보다 온라인 인보이스

종이와 펜으로 인보이스를 만드는 방법은 기술의 도움으로 점차 온라인 인보이스로 대체되었습니다. 종이 기반 인보이스는 준비, 인쇄 및 처리에서 배달 및 판매 후 고객 서비스에 이르기까지 기업에 최대 30달러의 비용이 드는 것으로 추산됩니다.

그러나 기업과 고객이 경험하는 것은 인보이스 배송 지연, 인보이스 관리의 어려움, 원치 않는 실수 등 높은 비용과 동일하지 않습니다. 이러한 불편으로 인해 많은 기업에서 클라우드 기반 인보이스 방식을 결정적으로 사용하여 비용을 절감하고 인보이스 프로세스를 가속화했습니다. 오늘날 대부분의 인보이스는 디지털 플랫폼에서 생성되어 전송됩니다.

인보이스를 만드는 방법은 무엇입니까?

1단계: 인보이스 생성 방식 선택

이전 섹션에서 언급했듯이 오늘날에도 전통적인 송장 생성 방법과 기술 송장 생성 방법이 병행하여 사용됩니다. 그러나 분명히 디지털 기반 송장 발행 방식은 송장을 추적하는 종이 기반 시스템보다 훨씬 더 큰 이점이 있습니다. 컴퓨터를 송장으로 사용할 계획이라면 데이터베이스 프로그램이나 송장 생성 소프트웨어를 사용하십시오.

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2단계: 인보이스용 템플릿을 만듭니다.

고객의 연락처 주소와 회사 이름을 포함하도록 송장의 맨 처음 부분에 약간의 빈 공간을 남겨야 합니다. 표준화된 송장에는 고객의 구매 날짜, 수량 및 총 가격이 포함된 구매 품목 목록, 품목에 대한 선택적 설명과 같은 몇 가지 기본 정보가 포함되어야 합니다.

3단계: 회사 이름 및 주소 추가

자동 인보이스 생성 소프트웨어를 사용할 때 인보이스 시트 상단에 회사 로고를 위한 공간을 남겨 두십시오. 이 규칙은 종이 인보이스에도 유사하게 적용됩니다. 인보이스 사본 상단에 명함을 붙여넣습니다. 인보이스의 레터헤드는 고객이 회사를 식별하고 제출 프로세스에 도움이 됩니다.

4단계: 인보이스 하단에 서명 공간 만들기

서명은 비즈니스가 향후 법적 문제를 방지하는 데 도움이 되는 확인 증거입니다. 예를 들어, 고객이 서비스 제공 후 가격에 대해 불만을 제기하는 경우 초기 계약을 참조하여 청구서에 서명을 보여줄 수 있습니다.

5단계: 상단에 인보이스 번호 삽입

모든 인보이스는 더 나은 추적 및 파일링을 위해 고유한 인보이스 번호가 필요합니다. 고객에게 문제가 있는 경우 송장 사본 상단에 있는 송장 번호를 스캔하여 데이터베이스 파일에서 고객의 송장 사본을 찾을 수 있습니다.

마지막 단어

인보이스 정의 및 기능에 익숙해 지면 비즈니스를 보다 전문적으로 보이게 하고, 더 빨리 급여를 받으며, 실수나 문제를 보다 현명하게 처리하고, 제품과 서비스를 보다 효율적으로 관리하는 데 도움이 되는 프로세스를 쉽게 찾을 수 있습니다.

인보이스 발행의 핵심 개념을 이해하는 것 외에도 프로세스를 실행하는 것도 중요합니다. 가장 좋은 방법은 온라인 인보이스 생성기 또는 전자 인보이스를 사용하여 최신 기술을 활용하여 불필요한 노력을 최소화하고 최적화된 최종 결과를 얻는 것입니다.

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