프로젝트 관리 소프트웨어로 생산성을 높이는 4단계
게시 됨: 2022-05-07더 열심히 일하지 않고 더 똑똑하게 일함으로써 생산성을 높이십시오.
문제의 진실은 다음과 같습니다. 하루에 약 3시간, 즉 주당 근무 시간의 40%만 생산할 수 있습니다.
대부분의 근로자는 하루 종일 바쁘므로 생산성을 저하시키면서 우리의 모든 시간을 차지하는 것은 무엇입니까?
주요 원인은 이메일과 회의입니다(이메일 읽기 및 응답만 주당 업무의 약 30% 차지). 그러나 업무와 관련되지 않은 일에 대해 동료들과 이야기하고, 소셜 미디어를 확인하고, 휴식 시간에 간식과 커피를 마시는 것도 있습니다. 방.
물론, 우리는 월요일 아침 업무 BFF를 따라잡는 일을 포기하거나 팀의 커피 모임에 참여하는 것을 거부하는 것을 권장하지 않습니다. 이는 높은 성과를 내는 팀에 필수적인 사회적 자본 구축의 중요한 측면입니다.
그러나 생산성을 높이고 일반적으로 "바쁨"으로 인해 손실된 주당 근무 시간의 60% 중 일부를 회수할 수 있는 특정 조치가 있습니다.
이 기사에서는 프로젝트 관리(PM) 도구를 사용하여 생산성을 높일 수 있는 네 가지 방법을 강조합니다.
업무 성과를 향상시키는 4가지 방법
1. 작업 타임박스(90분 세션)
Timeboxing은 생산성 팁 목록에서 일관되게 상위에 있지만(합당한 이유가 있음), 우리 중 소수만이 이러한 방식으로 작업하도록 배웠습니다. 이 기술은 작업에 고정된 시간을 할당하고 일정을 잡은 다음 그 시간 동안 다른 일에 집중하는 것을 포함합니다(팁 3에서 자세히 설명). 이것은 멀티태스킹이 없음을 의미합니다!
이 방법을 사용하면 하루 8시간 동안 작업을 효과적으로 계획할 수 있습니다. 할 일 목록으로는 달성할 수 없는 작업입니다. Timeboxing은 주중에 합리적으로 달성할 수 있는 작업을 시각적으로 분석하여 마감일을 맞추기 위해 작업의 우선 순위를 정하는 데 도움이 되며 작업한 내용을 기록하는 역할도 합니다.
디지털 작업 달력을 사용하여 특정 작업에 대한 작업 시간을 차단하여 하루를 정리할 수 있습니다.
SPICA의 타임박스 예제( 출처 )
PM 소프트웨어가 도움이 되는 방법
Harvard Business Review에 따르면 PM 도구의 공유 일정에서 작업 시간을 박싱하면 다음을 포함한 몇 가지 방법으로 귀하와 귀하의 팀/동료에게 도움이 됩니다.
- 작업 중인 내용과 (더 중요하게는) 언제 에 대한 투명성을 제공합니다. 즉, 팀과 보다 효과적으로 협업하고 회의를 중심으로 작업을 더 잘 계획할 수 있습니다.
- 과거에 유사한 작업을 완료하는 데 걸린 시간을 기록할 수 있으므로 향후 프로젝트를 계획할 때 더 정확한 예상 시간을 제공합니다.
또는 작업을 기록하여 더 잘 작동하는 경우 타임 복싱 템플릿을 다운로드할 수 있습니다.
디지털 캘린더에서 타임박스를 선택하든 당사 템플릿을 선택하든 90분 세션으로 작업을 계획한 다음 짧은 휴식을 예약하십시오. 90분(생산성이 최고조에 달하는 기간) 이상의 작업에 몰두하면 울트라디안 리듬에 부정적인 영향을 미치고 실제로 성과를 저해합니다. 생산성 수준과 관련하여 느리고 꾸준함이 실제로 경쟁에서 승리합니다!
2. 진행 중인 작업 제한
미국 스트레스 연구소(American Institute of Stress)의 연구에 따르면 직원의 80% 이상이 직장에서 스트레스를 받고 과도한 업무량을 주요 요인으로 꼽습니다. 작업 과부하는 일일 과제를 완료하는 데 필요한 시간이 하루에 사용할 수 있는 시간을 초과함을 의미합니다. 이는 건강에 해로운 일과 삶의 균형, 피로, 낮은 직원 사기로 이어질 수 있습니다.
과부하의 원인은 무엇입니까? 일반적으로 열려 있는 작업 항목의 수, 작업 항목의 가변성, 높은 리소스 사용률과 같은 요인의 조합입니다. 대기열의 작업에 대한 대기 시간은 이 세 가지에 비해 늘어납니다.
그러나 높은 자원 활용도는 무엇입니까? 직원이 완료하기 위해 제공되는 작업의 양을 나타냅니다. 비결은 생산성을 유지하기 위한 적절한 균형을 찾는 것입니다. 너무 높은 활용률을 예상하고 직원이 지칠 위험이 있습니다. 너무 낮은 활용률을 기대하고 직원 팀을 과소 사용합니다(게다가 지루해질 수 있음).
Gartner의 분석가인 Robert Handler에 따르면 생산성 향상을 위한 최적의 지점은 70%에서 80% 사이입니다. 이것은 생산성을 최적화하기 위해 고용주는 직원들이 현실적인 목표를 달성하고 최대 생산량의 70~80%를 일하도록 장려해야 한다는 것을 의미합니다. 대기 시간이 80%를 초과하면 기하급수적으로 증가하기 시작합니다.
최대 출력의 70%로 작업할 때 완료하는 데 2시간이 걸릴 것으로 예상되는 작업은 대기열에서 0.9시간 동안 대기하고 완료하는 데 총 2.9시간이 걸립니다(대기 시간 + 예상 완료 시간). 80%에서는 1.5시간 동안 대기열에서 대기하고 완료하는 데 총 3.5시간이 걸립니다. 하지만 활용도가 99%라면? 동일한 2시간 작업이 37.1시간 동안 대기열에서 대기하여 완료하는 데 총 39.1시간이 걸립니다.
시간이 지남에 따라 지속 가능한 작업장 생산성과 관련하여 때로는 더 적은 것이 더 많습니다. 직원의 작업량을 염두에 두어 생산성 수준을 높일 뿐만 아니라 직원의 사기와 참여도를 높일 수 있습니다.
PM 소프트웨어가 도움이 되는 방법
해결책은 간단합니다. 더 많은 작업을 수행하려면 진행 중인 작업을 제한하십시오. PM 소프트웨어는 다음을 포함하여 여러 가지 방법으로 이를 수행하는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 다양한 작업에 필요한 시간을 추적하여 노력 수준 추정의 정확도를 높입니다.
- 작업 관리를 위해 Kanban 보드를 사용하면 실제 진행 중인 작업(WIP) 제한을 설정하여 보드에서 열려 있는 작업 항목의 수를 조절할 수 있습니다.
- 리소스 용량 계획을 통해 사용 가능한 직원의 효율적인 활용을 계획할 수 있습니다.
3. 알림 끄기
중단 후 다시 작업에 복귀하는 데 평균 23분이 걸린다는 것을 알고 계셨습니까?
누군가가 귀하의 책상에서 간단한 채팅을 하기 위해 들르는 경우와 같이 일부 직장 방해는 제어할 수 없습니다(때로는 업무 관련 작업에 관한 것이지만 더 자주는 어젯밤의 "지금 보고 있는 모든 것" 에피소드). 그러나 근무 시간 동안 우리가 직면하는 대부분의 방해는 자발적인 것입니다. 이메일, 소셜 미디어, 전화 및 우리가 사용하는 자동화된 도구의 알림입니다.
알림 중 하나를 읽기 위해 하던 일을 멈출 때마다 생산성이 크게 저하됩니다(알림에 응답하는 데 소요된 시간 + 작업을 다시 시작하는 데 23분).
알림을 끄면(또는 최소한 다시 알림) 주의를 산만하게 하지 않고 그 시간 중 일부를 작업에 다시 투자할 수 있습니다.
PM 소프트웨어가 도움이 되는 방법
작업 시간을 지정하는 경우 90분 세션에 대한 알림을 끄고 최적의 생산성을 위해 하루 중 이러한 도구를 확인할 특정 시간을 계획하십시오.
- 대부분의 PM 도구를 사용하면 사용자가 상태를 설정할 수 있습니다. 이것을 사용하여 작업 중인 작업과 작업 기간을 나타내면 누구에게나 연락을 시도하는 사람이 언제 응답을 받아야 하는지 알 수 있습니다. 그런 다음 도구를 "방해 금지"로 설정합니다.
- 이메일이 어두워지는 것이 걱정되십니까? 하지마. 이메일은 생산성을 크게 저하시킵니다(평균적인 작업자는 한 시간에 36번 이메일을 확인합니다). 실제로 다음 예정된 휴식 시간까지 기다릴 수 없는 즉각적인 응답이 필요한 문제는 거의 없습니다. (MIA로 간주되는 것이 정말 걱정된다면 사람들이 언제 응답을 기대해야 하는지 알려주는 자동 응답을 사용하는 것이 좋습니다.)
4. 작업을 시각적으로 표시
Planview 연구에 따르면 필요한 정보가 시각적으로 표시될 때 작업자의 생산성이 20% 향상됩니다.
데이터 시각화는 정보를 한 눈에 파악하는 데 도움이 되며 단어만 사용하는 것보다 더 많은 의미를 전달할 수 있습니다. 데이터 시각화는 일반적으로 보고에 사용되지만 일상적인 워크플로 관리에는 충분하지 않습니다.
PM 소프트웨어가 도움이 되는 방법
거의 모든 PM 소프트웨어 옵션은 정보를 시각적으로 표시하는 데 도움이 되는 기능을 제공합니다(예: 색상을 사용하여 다른 상태를 나타내거나 다른 프로젝트에 레이블을 지정).
그러나 팀 전체의 생산성을 높이는 데 도움이 될 수 있는 간단한 작업 관리 도구가 있습니다. 바로 작업 보드(칸반 보드라고도 함)입니다. 작업 보드에는 다양한 워크플로 단계(예: 할 일, 진행 중, 완료)를 나타내는 열이 있습니다. 작업은 작업이 워크플로를 통해 이동할 때 다른 열로 이동하는 카드로 표시됩니다.
팀은 보드에 있는 모든 작업 항목의 상태를 한 눈에 알 수 있습니다. 고급 보드를 사용하면 WIP 제한을 설정하여 열려 있는 작업 항목의 수를 조절할 수 있으므로 팀이 최적의 속도를 유지할 수 있습니다.
SwiftKanban의 Kanban 보드 예( 출처 )
팀은 보드에 있는 모든 작업 항목의 상태를 한 눈에 알 수 있습니다. 고급 보드를 사용하면 WIP 제한을 설정하여 열려 있는 작업 항목의 수를 조절할 수 있으므로 팀이 최적의 속도를 유지할 수 있습니다.
더 원해?
이 기사를 작성할 때 생산성 팁에 대한 흥미로운 연구 결과를 많이 찾았습니다. 이 연구의 전부는 효율성을 높이기 위해 소프트웨어를 사용하는 데 중점을 두지 않았습니다. 다음은 가장 생산적인 발을 내딛기 위해 노력하는 동안 일상에 통합할 몇 가지 라이프스타일 팁입니다.
- 산책을 하세요. 운동은 전반적인 생산성을 15% 향상시킬 뿐만 아니라 걷기가 스트레스 해소 및 우울증 퇴치에 도움이 된다는 상당한 증거가 있습니다. 그렇게 함으로써 학습, 기억, 인지를 향상시킬 수 있습니다.
- 충분한 수면을 취하세요. 직원의 수면 부족으로 인해 고용주는 연간 최대 650억 달러의 비용을 지출합니다. 잠을 자지 않고 새로운 기억을 만드는 능력이 40% 감소하고 면역 세포 활동이 70% 감소합니다. 키커? 수면 부족은 조기 인지 저하 및 알츠하이머병과 직접적인 관련이 있습니다.
