팀의 휴가를 추적하는 방법

적절한 도구 없이 팀의 휴가 및 기타 유형의 휴가를 추적하는 것은 매우 어려울 수 있습니다. 여전히 스프레드시트 및 기타 구식 방법을 사용하고 있다면 Clockify와 같은 보다 효과적인 대안을 고려해야 할 때입니다.

근무 시간을 추적하는 것 외에도 Clockify에서 유급이든 무급이든 팀의 휴가를 관리할 수 있습니다.

맞습니다 — Clockify는 또한 다양한 휴가 정책을 쉽게 만들고 관리할 수 있는 훌륭한 PTO 및 휴가 추적기입니다.

이 기사에서는 Clockify에서 직원의 휴가를 추적하는 방법에 대한 자세한 지침을 제공합니다.

팀 관리 방법에 대한 단계별 지침을 간략하게 설명합니다.

• 휴가
• 병가
• 휴일(휴일)
• 기타 유형의 PTO(무제한 PTO, 종교의 날, 반나절 등)

뛰어들어봅시다.

명확하게 정의된 PTO 정책의 중요성

잘 조직되어 있다면 급여를 받는 직원의 PTO를 추적하는 것이 그리 어렵지 않아야 합니다.

직원의 휴가를 관리할 수 있도록 먼저 PTO 정책을 정의 해야 합니다.

귀하의 정책은 다음 사이에 속할 수 있습니다.

• 전통적(일수 또는 시간이 정해져 있음),
• 무제한(직원이 원하는 만큼 휴가를 낼 수 있는 곳).

중요한 것은 다음과 같이 명확하게 정의하는 것입니다.

• 직원들은 PTO를 가장 잘 사용하는 방법을 알고 있습니다.
• 팀의 휴가를 쉽게 관리할 수 있습니다.

정책을 정의하면 유급 휴가 추적기에 의존하여 정책을 운영할 수 있습니다.

Clockify의 Time Off 기능을 사용하면 모든 종류의 휴가를 추적할 수 있습니다.

Clockify의 Time Off 기능을 사용하면 휴가, 휴일 및 생각할 수 있는 모든 유형의 휴가를 앱에서 직접 쉽게 관리할 수 있습니다.

휴가 기능에 액세스하여 사용하려면 직장을 다음 유료 플랜 중 하나로 업그레이드해야 합니다.

• 기준
• 찬성
• 기업

그렇게 하면 다음을 수행하여 작업 공간 설정에서 기능을 활성화해야 합니다.

• 직장 설정을 엽니다.
• 페이지까지 아래로 스크롤하여 "휴가"를 찾습니다.
• 토글 버튼을 사용하여 기능을 활성화하십시오.

작업 공간 설정에서 기능을 활성화하면 사이드바에 나타납니다.

여기에서 모든 휴가 정책을 생성, 액세스 및 관리할 수 있습니다.

다음 섹션에서는 Clockify의 휴가 기능을 사용하여 다양한 휴가 정책을 만들고 팀의 휴가를 쉽게 추적하는 방법을 자세히 설명합니다.

Clockify를 팀 휴가 추적기로 사용하는 방법

휴가는 일반적으로 직원의 PTO의 대부분을 차지하므로 팀의 휴가 시간을 추적하는 방법을 7단계로 설명합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

1. 정책 만들기
2. 정책 관리
3. 잔액 추가
4. 휴가 요청
5. 요청 관리
6. 팀의 휴식 시간 보기
7. 잔액 관리

뛰어들어봅시다.

1단계: 정책 생성

첫 휴가 정책을 만들려면 사이드바에서 휴가 기능으로 이동하십시오.

화면에서 "정책 만들기" 버튼을 클릭하고 시작합니다.

보시다시피 휴가 정책을 만드는 것은 간단하고 직관적입니다. 화면에 나타나는 상자를 채우거나 선택하기만 하면 됩니다.

위의 버튼을 클릭하면 정책을 정의할 수 있습니다.

다음을 포함하여 휴가 정책의 모든 중요한 요소를 정의할 수 있습니다.

• 이름 — 우리의 경우 "휴가", "단체 휴가" 또는 이와 유사한 것
• 담당자 — 정책을 사용할 수 있는 사람
• 시간 단위 — 휴가 시간을 일 단위 또는 시간 단위로 사용할 수 있는지 여부
• 승인 — 휴가 승인이 필요한지 여부와 승인 대상

이 휴가 시간이 조직의 모든 사람에게 적용되는 경우 "담당자" 아래의 드롭다운 메뉴에서 모두 선택할 수 있습니다.

또는 부서마다 휴가 정책이 다른 경우 이 정책이 적용되는 특정 팀을 선택할 수 있습니다.

드롭다운 메뉴의 "사용자" 섹션에서 팀의 특정 구성원만 선택하여 해당 구성원에게 적용되는 정책을 만들 수도 있습니다.

말씀드린 대로 '승인 필요' 체크박스를 선택하여 휴가 사용에 대한 승인 시스템을 설정할 수 있습니다.

확인란을 선택하면 팀의 휴가를 승인할 수 있는 사람에 대한 몇 가지 옵션이 제공됩니다.

관리자나 팀 리더 또는 둘 다의 책임으로 설정할 수 있습니다.

"팀 관리자" 옵션을 선택하면 Clockify에서 팀 관리자 역할을 가진 모든 사용자가 요청을 승인할 수 있습니다.

그러나 사용자의 특정 팀장만 요청을 승인할 수 있도록 하려면 "특정 구성원" 옵션을 선택하고 목록에서 팀장을 선택하십시오.

관리자를 제외하고 직장에서 팀 관리자 역할을 가진 사용자만 휴가 요청을 승인할 수 있습니다.

모든 세부 정보를 입력한 후 "만들기"를 클릭하면 정책이 모두 설정됩니다.

2단계: 정책 관리

휴가 정책이 생성되면 휴가 페이지의 오른쪽 상단 모서리에 있는 설정 아이콘을 클릭하여 휴가 정책에 액세스할 수 있습니다.

정책을 관리할 수 있는 옵션이 표시됩니다.

여기에서 휴가 정책을 포함하여 생성한 모든 휴가 정책을 볼 수 있습니다.

정책 이름 옆에 있는 세 개의 점을 클릭하면 두 가지 옵션이 제공됩니다.

• 정책 수정
• 정책 보관

정책을 보관하면 정책 섹션에 줄이 그어진 상태로 나타납니다. 예를 들어, 이 옵션을 사용하여 작년 휴가 시간을 보관할 수 있습니다.

정책이 보관되면 누가 언제 얼마나 많은 시간을 사용했는지에 대한 기록을 계속 볼 수 있습니다. 그러나 팀은 더 이상 휴가를 요청할 때 선택할 수 없습니다.

실수로 정책을 보관하는 경우 점 3개로 된 메뉴에서 이 옵션을 선택하여 쉽게 복원할 수 있으므로 걱정하지 마십시오.

복원 외에도 다음을 수행할 수 있습니다.

• 보관된 정책을 편집하거나
• 삭제합니다.

후자의 옵션을 선택하면 정책의 전체 기록(예: 모든 요청, 인출 및 승인)이 삭제된다는 점을 명심하십시오.

3단계: 균형 추가

이제 정책을 설정했으므로 팀이 정책에 따라 사용할 수 있는 정확한 날짜 또는 시간을 추가해야 합니다.

모든 사람의 잔액을 추가하려면 휴가 페이지의 잔액 탭으로 이동하여 드롭다운 메뉴에서 휴가 정책을 선택합니다.

그렇게 하면 휴가 정책에 대한 권리가 있는 모든 직원에 대한 개요를 볼 수 있습니다.

거기에서 각 구성원에 대해 "추가"를 클릭하여 개별 잔액을 추가할 수 있습니다.

개인의 잔액에 추가할 정확한 일수를 입력하라는 창이 나타납니다.

거기에 잔액과 관련된 메모를 추가할 수 있는 필드도 표시됩니다.

또는 모든 팀 구성원이 시작하는 데 동일한 일수를 사용하는 경우 잔액을 일괄 추가할 수 있습니다.

전체 팀을 선택하고 "잔액에 추가" 옵션을 선택하면 됩니다.

위의 스크린샷에서 볼 수 있듯이 실수를 하거나 어떤 이유로든 잔액을 변경해야 하는 경우 잔액을 일괄 제거하는 옵션도 있습니다.

사용자의 잔액 옆에 있는 점 3개 메뉴에서 해당 옵션을 선택하여 개별 팀 구성원에 대해 수행할 수도 있습니다.

시간이 지나면 사람들이 휴가를 사용하기 시작하면 잔액 탭에서 다음을 볼 수 있습니다.

• 누적 시간
• 사용시간
• 그들이 떠난 휴가

잔액 탭의 드롭다운 메뉴에서 특정 팀 구성원을 선택하여 팀의 개별 잔액을 볼 수도 있습니다.

여기에서 직장의 모든 활성 휴가 정책에 대한 잔액을 볼 수 있습니다.

4단계: 휴가 요청

정책을 설정하고 각 팀원에 대한 잔액을 추가하면 쉽게 휴가를 요청할 수 있습니다.

Clockify 프로필 페이지의 사이드바에는 동일한 시간 끄기 옵션이 있습니다.

클릭하여 휴무 페이지로 이동하면 화면 오른쪽 상단에 있는 요청 버튼을 클릭할 수 있습니다.

다음 정보를 입력하기 위한 요청 양식을 받게 됩니다.

• 그들이 사용하려는 휴가 정책
• 휴가 기간
• 휴가 사용에 대한 선택적 참고 사항

정책을 선택하면 사용 가능한 일수를 볼 수 있습니다.

날짜 범위를 선택하면 해당 범위의 주말이나 공휴일을 제외하고 양식에서 요청하려는 총 일수를 계산합니다.

주말은 자동으로 휴무일로 계산되지만 직장 설정에서 변경할 수 있습니다.

양식을 작성하고 제출을 누르면 요청을 받습니다.

5단계: 휴가 요청 관리

팀 구성원이 휴가를 요청하면 요청 승인을 담당하는 사람들(직장 관리자, 모든 직장 팀 관리자 또는 특정 팀 관리자)에게 이메일 알림이 전송됩니다.

요청 이메일을 통해 또는 휴가 페이지의 "요청" 탭으로 이동하여 요청에 액세스할 수 있습니다.

여기에서 모든 요청과 상태를 자세히 볼 수 있습니다.

• 승인됨
• 보류 중
• 거부됨

예를 들어 보류 중인 요청만 보고 싶은 경우와 같이 상태별로 요청을 필터링할 수도 있습니다.

또한 "승인됨" 상태 위로 마우스를 가져가면 요청이 승인된 시기와 누구에 의해 승인되었는지 확인할 수 있습니다.

요청을 승인하려면 요청 옆에 있는 "승인"을 클릭하기만 하면 됩니다.

요청을 거부하거나 철회하려면 측면에 있는 세 개의 점을 클릭하고 적절한 옵션을 선택하면 됩니다.

요청이 승인되면 요청한 팀원에게 이메일로 알림이 전송됩니다. 팀 리더는 팀원의 휴가에 대한 이메일 알림도 받게 됩니다.

요청이 거부되거나 철회되면 팀원에게도 이메일로 알림이 전송됩니다.

6단계: 팀의 휴식 시간 보기

팀의 휴식 시간에 대한 더 명확한 개요를 확인하고 겹치는 부분이 있는지 확인하려면 휴식 시간 페이지의 타임라인 탭으로 이동하면 됩니다.

여기에서 다음 주에 휴가 시간이 있는 사람을 확인하거나 특정 날짜 범위를 적용하여 검색을 필터링할 수 있습니다.

어떤 경우든 선택한 기간에 약간의 시간이 있는 사람만 표시됩니다.

휴가는 캘린더 전체에 다양한 색상의 선으로 표시됩니다.

• 녹색 — 휴가가 승인된 경우
• 노란색 — 휴가가 승인 대기 중인 경우

휴일에는 회색도 있습니다(나중에 자세히 설명).

기본적으로 직장 관리자는 모든 사람의 휴가를 볼 수 있지만 팀 리더는 자신과 팀원의 휴가만 볼 수 있습니다.

일반 사용자(관리자 또는 팀 관리자 역할 및 권한이 없는 사용자)는 자신의 휴가는 물론 팀 구성원(예: 팀 관리자의 사용자)의 휴가도 볼 수 있습니다.

그러나 직장 설정에서 모든 사용자가 모든 사람의 휴가를 볼 수 있도록 설정할 수 있습니다.

7단계: 휴가 기록 보기

관리자로서 팀 구성원의 휴가 기록을 보려면 다음과 같이 하십시오.

• 잔액 탭으로 이동
• 팀원 옆에 있는 점 세 개 클릭
• 메뉴에서 기록 선택

여기에서 다음을 볼 수 있습니다.

• 상태 및 추가 메모와 함께 모든 과거 및 현재 휴가 요청
• 잔액의 모든 변경, 누가, 언제, 심지어 이유까지(메모 섹션에서 "이유"를 볼 수 있습니다. 예: "야근으로 인해 하루 추가됨")

관리자 외에는 누구도 모든 사람의 적치금 이력을 볼 수 없습니다.

일반 사용자인 개별 팀원은 자신의 잔액 및 잔액 내역만 볼 수 있습니다. 팀 리더(앱에서 팀 관리자 역할이 있는 사람)는 팀원의 잔액 및 잔액 내역을 볼 수 있지만 편집할 수는 없습니다.

Clockify에서 팀의 병가를 추적하는 방법

팀의 병가를 추적하는 방법은 병가 정책에 따라 다릅니다.

정책이 급여 기간당 예정된 병가 수(예: 1년에 10일)를 허용하는 경우 휴가 정책과 동일한 방식으로 Clockify에서 병가 정책을 만듭니다.

그러나 팀이 필요에 따라 병가를 무제한으로 사용할 수 있는 경우 정책에서 마이너스 잔액을 활성화할 수 있습니다.

마이너스 잔액이 비활성화되면 팀은 정책당 미리 결정된 누적 일수만 사용할 수 있습니다.

따라서 병가 정책이 모든 사람에게 연간 10일을 허용하는 경우 모든 사람의 잔액에 10일을 일괄 추가하고 마이너스 잔액 옵션을 비활성화합니다.

이런 식으로 누군가가 그 이상을 사용하기를 원하면 단순히 할 수 없습니다. 앱에서 허용하지 않습니다.

그러나 무제한 정책의 예에서는 사람들이 필요한 만큼 일을 요청할 수 있도록 마이너스 잔액을 활성화할 수 있습니다.

나머지 단계는 휴가 정책 예와 동일합니다.

Clockify의 휴일 추적

휴일은 새해 첫날이나 독립 기념일과 같이 달력의 특별한 날짜에 해당하는 휴무일입니다.

팀의 휴일 관리를 시작하기 전에 직장 설정에서 표준 근무일을 정의하는 것이 중요합니다.

1단계: 근무일 정의

기본적으로 근무일은 월요일부터 금요일까지로 설정되며 토요일과 일요일은 휴무입니다.

그러나 팀이 다른 일정을 따르는 경우 설정에서 표준 근무일을 변경할 수 있습니다.

2단계: 휴일 추가

휴일을 추가하는 것은 휴가 시간을 추가하는 것과 유사합니다.

휴무 페이지로 이동하여 설정을 클릭하고 "공휴일 관리"를 선택합니다.

거기에서 "새로 만들기"를 클릭하고 관련 정보를 입력하여 원하는 만큼 휴일을 정의할 수 있습니다.

휴일과 관련하여 정의해야 하는 정보는 다음과 같습니다.

• 휴일 이름(예: 박싱 데이)
• 담당자(모든 사람, 다른 부서 또는 다른 개인 선택)
• 기간(하루 또는 더 긴 기간)
• 매년 공휴일이 있는 경우

마지막 옵션 덕분에 휴일이 반복되는 경우 한 번만 설정하면 다음 해에 사용할 수 있습니다.

날짜 옆에 있는 세 개의 점을 클릭하고 적절한 옵션을 선택하여 휴일을 편집하거나 삭제할 수 있습니다.

3단계: 휴일 보기

타임라인 보기에서 휴일은 모든 사람의 캘린더에서 짙은 회색 영역으로 나타납니다. 이것이 다른 유형의 휴가(승인된 경우 녹색, 보류 중인 경우 노란색)와 구분할 수 있는 방법입니다.

반면 주말은 밝은 회색 음영으로 표시됩니다.

짙은 회색 영역 위로 마우스를 가져가면 어떤 휴일인지 알 수 있습니다.

사람들이 휴가를 요청할 때 휴일과 주말(또는 기타 휴무일)은 계산에 포함되지 않습니다.

예를 들어 다음 시나리오를 고려하십시오.

• 누군가 12월 30일부터 1월 4일까지 휴가를 요청합니다.
• 12월 31일과 1월 1일은 주말입니다.
• 1월 3일은 휴무입니다.
• 엄밀히 따지면 6일 연속 근무는 안되지만 그 중 3일은 휴무일이라 3일만 휴가를 신청한다.

다른 유형의 휴가를 추적하는 방법

보시다시피, Clockify와 같은 시간 추적 도구는 휴가 정책에 관계없이 직원의 휴가를 추적하는 가장 좋은 방법입니다.

즉, 휴가, 휴일 및 병가를 제외하고 다음과 같은 다른 많은 특정 유형의 휴가를 관리할 수 있습니다.

• 출산 휴가,
• 사별 휴가,
• 무급휴가 또는
• 결혼 휴가.

위에서 설명한 휴가 정책과 동일한 방식으로 이러한 휴가 정책을 만들 수 있습니다.

이제 좀 더 구체적인 유형의 휴가와 이를 Clockify에서 구성하는 방법을 살펴보겠습니다.

다음을 살펴보겠습니다.

• 종교적인 날
• 반나절 휴무
• 무제한 PTO
• 대신에 쉬는 시간(TOIL)

팀의 종교적인 날을 추적하는 방법

사람들이 서로 다른 종교에 걸쳐 가족별 휴일을 축하하는 경향이 있기 때문에 회사에서 이미 회사에서 휴일로 정의한 휴일을 제외하고 직원들에게 종교적인 휴일을 주기로 결정하는 경우가 있습니다.

이러한 방식으로 직원은 "종교 휴일" 정책의 일부로 사용하려는 특정 날짜를 선택할 수 있습니다.

이 정책을 구현하려면 두 가지 옵션이 있습니다.

첫 번째 옵션은 휴가 정책을 만들 때와 같은 방법으로 종교일 정책을 만드는 것입니다.

그렇게 하면 정책 내에서 모든 팀원에게 하루(또는 그 이상)를 할당하고 그들이 원할 때마다 그 날을 쉴 수 있도록 하십시오.

또 다른 옵션은 모든 팀 구성원에게 종교적인 날로 계산할 특정 날짜를 선택하도록 요청하는 것입니다.

그런 다음 달력에 사용자별 공휴일을 추가하면 해당 직원의 휴무일로 자동 계산됩니다.

팀의 반나절 시간을 추적하는 방법

회사는 종종 직원들에게 더 나은 일과 삶의 균형을 위해 반나절의 휴가를 허용합니다. 이것은 사람들이 심부름을 하거나 개인적인 문제를 처리해야 할 때 유용할 수 있습니다.

Clockify는 직원들이 반나절 동안 휴가나 다른 유형의 휴가를 사용할 수 있도록 하는 옵션을 제공합니다.

반나절 휴가를 가능하게 하려면 관련 휴가 정책을 만드는 동안 해당 옵션을 활성화하기만 하면 됩니다.

팀의 무제한 PTO를 추적하는 방법

무제한 유급 휴가는 각 직원에게 특정 일수를 할당하지 않는 휴가 정책입니다. 대신 업무에 지장이 없는 한 원하는 만큼 휴가를 보낼 수 있습니다.

이 다소 자유주의적인 정책은 각 직원에게 상당한 신뢰를 줍니다.

그러나 실제로 직원들은 예고 없이 그냥 떠날 수 없습니다. 그들은 적절하다고 생각하는 대로 휴가를 요청할 수 있습니다. 그러나 누군가(보통 팀 리더)는 직원의 휴가가 팀의 성과에 영향을 미치는지 평가해야 합니다.

이것이 Clockify에서 무제한 PTO 정책을 생성할 때 두 가지가 중요한 이유입니다.

• 마이너스 잔액 허용
• 휴가 요청 승인 활성화

이러한 유형의 정책에서는 직원의 잔액에 특정 일수를 추가할 필요가 없습니다. 단순히 마이너스 잔액을 허용하면 됩니다.

이렇게 하면 직원이 원하는 만큼 일을 요청할 수 있으며 적절한 사람이 요청을 승인하거나 거부할 수 있습니다.

팀의 휴식 시간을 추적하는 방법(TOIL)

대신 근무 시간(TOIL)은 초과 근무를 기반으로 하는 휴가 정책입니다.

즉, 초과 근무를 한 직원이 초과 근무에 대한 수당을 받는 대신 추가 휴가를 낼 수 있도록 하는 제도입니다.

일반적으로 직원의 휴가는 정규 시간 외에 근무한 정확한 시간과 일치할 수 있습니다.

예를 들어 직원이 하루 7시간 근무하고 어느 날 9시간 근무했다고 가정해 보겠습니다.

이것은 그 직원이 그날 2시간의 초과 근무를 했다는 것을 의미합니다. 결과적으로 그들은 편리할 때 사용할 수 있는 2시간의 TOIL을 얻습니다.

팀 구성원이 Clockify에서 작업 시간을 추적해야 하는 경우 TOIL 정책을 쉽게 만들 수 있습니다.

• Time Off 페이지에서 일반 정책을 만들고 이름을 Time off in 대신(TOIL)으로 지정합니다.
• 시간 단위를 "시간"으로 설정
• TOIL 요청 승인 담당자 설정
• 마이너스 잔액 허용

무제한 PTO 정책과 마찬가지로 사용자당 미리 결정된 시간을 추가할 필요가 없습니다.

마이너스 잔액 옵션을 허용하고 직원이 초과 근무에 따라 적절한 시간을 요청할 수 있도록 하십시오.

직원이 TOIL을 요청하면 작업표로 이동하여 기록된 시간이 TOIL 요청과 일치하는지 확인할 수 있습니다.

작업표에서 요청을 확인하면 승인할 수 있습니다.

또는 직원에게 초과 근무 시간을 알려주도록 요청할 수 있습니다. 그러면 근무 시간표를 확인한 후 이를 TOIL 정책에 수동으로 추가할 수 있습니다. 이 옵션에서는 마이너스 잔액을 허용할 필요가 없습니다.

마무리: Clockify를 사용하면 팀의 휴가를 쉽게 추적할 수 있습니다.

PTO 정책이 아무리 구체적이더라도 Clockify에서 팀의 휴가를 쉽게 추적할 수 있습니다. 그 이유는 앱이 특정 요구 사항에 맞게 정책을 조정할 수 있는 다양한 옵션과 기능을 제공하기 때문입니다.

직원의 휴가를 몇 시간, 며칠, 심지어 반나절 단위로 추적하든 상관없이 수행할 수 있습니다.

원하는 만큼 정책을 만들고 특정 부서 및 개별 사용자에 맞게 조정할 수도 있습니다.

이 기사가 Clockify를 팀의 휴가 추적기로 가장 잘 사용하는 방법을 보여주었기를 바랍니다.

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