집이나 사무실에서 VoIP 전화 시스템을 설정하는 7가지 쉬운 단계

점점 더 많은 기업들이 VoIP로의 전환을 고려하고 있습니다.
더 저렴한 월별 청구서와 고급 기능이 매력적이지만 일부 기업은 여전히 ​​이를 따르기를 주저합니다.
그들은 하드웨어 비용이 너무 비싸거나 모든 것을 설정하는 데 시간이 많이 걸리고 어려운 프로세스가 될 것이라고 생각합니다.
그러나 올바른 공급자를 준비하고 선택하면 클라우드 전화 시스템 으로 원활하게 전환할 수 있습니다.
비즈니스에 VoIP를 설정하고, 초기 비용을 낮추고, 새로운 VoIP 전화 시스템을 최대한 활용하는 방법을 정확히 보여드리겠습니다.
단계별로 VoIP 전화 시스템을 설정하는 방법을 알아봅니다.

1. 네트워크 및 인터넷 연결 테스트
2. 올바른 VoIP 하드웨어에 투자
3. 적합한 기능을 갖춘 VoIP 제공업체 찾기
4. 회사 전화번호를 얻는 방법
5. VoIP 전화 시스템 설정
6. 새 VoIP 회선 테스트
7. VoIP 기능을 최대한 활용하도록 직원 교육

VoIP 전화 시스템은 어떻게 다른가요?

세부 사항으로 넘어가기 전에 VoIP (Voice over Internet Protocol) 전화를 아날로그 전화와 구별하는 요소를 설정해야 합니다.
아날로그 전화는 전용 유선 전화를 통해 PSTN(Public Switched Telephone Network)에 직접 연결됩니다. 전화 통화는 지역 전화 회사에서 용이하게 하며 효과적으로 전화 잭에 직접 연결해야 합니다.

IP 전화는 인터넷 을 통해 VoIP 공급자를 통해 전화 네트워크에 연결됩니다. 오디오를 데이터 패킷으로 변환하고 인터넷 프로토콜(IP)을 사용하여 전송합니다. 그런 다음 공급자의 데이터 센터는 신호를 아날로그로 변환하여 PSTN으로 전송합니다.
SIP 전화 에는 전용 유선 전화가 필요하지 않으므로 VoIP를 사용하여 사무실을 확장하는 것이 더 쉽습니다. 기존 전화 시스템에서 여러 직원과 전화 서비스를 공유하려면 사내 PBX (Private Branch Exchange)가 필요합니다.

이제 VoIP가 무엇인지 알았으므로 VoIP 전화 시스템 설정을 시작하는 방법에 대해 논의해 보겠습니다. 당신이 통해 더 잘 배운다면.

1) 네트워크 및 인터넷 연결 테스트

VoIP가 사용하는 대역폭의 양 에 대해 우려할 수 있지만 경험상 한 줄에 약 100kbps 업로드 및 다운로드가 사용됩니다.
대부분의 인터넷 서비스 공급자는 이제 비즈니스 계획에 기가비트 속도를 제공합니다. 따라서 현재 연결은 VoIP 전화 시스템에 충분히 빠릅니다. 한 가지 주의할 점은 일부 DSL 연결과 같은 일부 홈 연결은 업로드 속도가 훨씬 느립니다.
속도 외에도 VoIP 통화 품질에 영향을 미치는 문제는 종종 연결의 불안정성과 관련이 있습니다. 지터와 패킷 손실은 조사해야 할 두 가지 메트릭입니다. 광섬유 또는 케이블과 같은 유선 인터넷 연결이 선호됩니다. 전자 레인지 및 기타 옵션이 너무 불안정합니다.
그리고 네트워크 하드웨어도 병목 현상이 될 수 있습니다. 라우터나 네트워크가 최대 트래픽을 처리할 수 없는 경우 오디오 끊김이나 통화 끊김과 같은 기타 문제가 발생할 수 있습니다. Wi-Fi 는 대부분의 경우 잘 작동하지만 유선 연결이 항상 더 좋습니다.
VoIP 속도 테스트 를 통해 네트워크를 스트레스 테스트하고 잠재적인 문제를 식별하십시오. 결과를 통해 연결이 VoIP 설치를 처리할 수 있는지 여부를 알 수 있습니다.
VoIP 패킷 및 데이터의 우선 순위를 지정하기 위해 QoS(서비스 품질) 구성을 탐색할 수도 있습니다. 이렇게 하면 음성 트래픽이 YouTube 또는 Netflix와 같은 트래픽보다 우선하여 대기 시간과 패킷 손실이 줄어듭니다.

2) 올바른 VoIP 하드웨어에 투자

이미 VoIP 공급자가 있는 경우 VoIP 설정의 다음 단계는 VoIP 하드웨어에 투자하는 것입니다. VoIP는 지난 몇 년 동안 기업의 표준이 되었기 때문에 많은 첨단 옵션이 있습니다. VoIP 시스템을 시작하고 실행하는 데 필요한 장비 유형에 대한 빠른 분석을 보려면 아래 비디오를 시청하십시오.

전화 통화가 잘 들리도록 하려면 Polycom VVX601과 같은 고급 VoIP 탁상 전화기 에 투자해야 합니다. 또한 전화를 걸고 받는 것만 필요한 경우 두 탁상 전화기 모두에 대해 더 저렴한 옵션을 사용할 수 있습니다.
VoIP 헤드셋 은 업무용 전화를 보완하는 데 적합하므로 통화 중에도 돌아다닐 수 있습니다. 상담원은 고객 정보를 조회하거나, 팀과 채팅하거나, CRM에 메모를 추가할 수 있습니다.

오래된 탁상 전화기를 유지하고 싶으십니까? VoIP 어댑터 사용

기존 사무실 전화 장비를 사용하려는 경우에도 VoIP와 함께 사용할 수 있습니다. ATA(아날로그 전화 어댑터)를 사용하면 VoIP로 전환하고 모든 아날로그 전화를 유지할 수 있습니다. VoIP 어댑터는 전화기와 네트워크 사이에서 작동하여 아날로그 신호를 디지털화합니다.
장비를 바꾸지 않으니 모든 스태프들이 이미 전화기 사용법을 알고 있다. 직원을 교육할 필요가 없습니다.

소프트폰으로 하드웨어 비용 최소화

비용을 낮추는 또 다른 방법은 사무실 전화 대신 업무용 전화 앱 사용을 고려하는 것입니다. 이러한 앱을 소프트폰이라고도 합니다. 소프트폰을 컴퓨터나 스마트폰에 다운로드할 수 있습니다.
VoIP는 인터넷을 사용하기 때문에 전용 하드웨어가 필요하지 않습니다. 이렇게 하면 사무실 전화 설치의 일부 단계를 건너뛸 수 있습니다.
소프트폰은 전화를 걸고 받을 수 있는 소프트웨어 또는 모바일 앱입니다. 그것은 전화를 처리하는 일반 전화처럼 작동합니다. VoIP 서비스 를 사용하면 모든 전화 또는 모바일 네트워크에서 번호를 다이얼할 수 있습니다.
데스크탑용 Nextiva 앱을 사용하면 통화를 효율적으로 처리하기 위해 고품질 USB 또는 Bluetooth 헤드셋만 있으면 됩니다. 노트북을 사용 중이라면 즉시 전화 통화를 할 수 있는 마이크와 스피커가 이미 준비되어 있습니다. Nextiva 앱은 모든 Android 또는 iOS 기기에서도 사용할 수 있으므로 팀에서 휴대전화로 업무 통화를 처리할 수 있습니다.

3) 적합한 기능을 갖춘 VoIP 제공업체 찾기

VoIP로 전환한다고 해서 유선 전화를 교체할 수 있다는 의미는 아닙니다. 또한 추가 비용 없이 비즈니스 커뮤니케이션을 21세기로 전환할 수 있는 기회입니다.
2019년 말, 우리는 비즈니스 커뮤니케이션에 대해 1,000명이 넘는 전문가를 대상으로 설문조사를 실시하고 통찰력을 바탕으로 2020년 비즈니스 커뮤니케이션 현황 보고서 를 작성했습니다. 주요 통찰력 중 하나는 3개 회사 중 1개 이상이 내부 커뮤니케이션 오류로 인해 고객을 잃었다는 것입니다.
올바른 VoIP 공급자는 이러한 문제를 극복하는 데 도움이 될 것입니다. 귀사는 사일로를 제거하고 효율적인 부서 간 커뮤니케이션을 생성하는 데 필요한 기능을 얻게 됩니다.
전화 서비스뿐만 아니라 CRM, 통화 분석 및 통합 커뮤니케이션을 얻을 수 있습니다. 따라서 선택하기 전에 공급자가 비즈니스에 필요한 올바른 기능을 가지고 있는지 확인하십시오.
다음은 Nextiva로 얻을 수 있는 VoIP 기능 중 일부입니다.

• 고급 통화 라우팅 : 유연한 정책으로 수신 통화를 비즈니스의 사용 가능한 상담원에게 라우팅합니다.
• 자동 교환 : 녹음된 메시지와 함께 수신 전화를 환영하고 적절한 부서로 안내하는 데 도움이 되는 옵션을 제공합니다.
• Call Analytics : 개별 상담원 및 콜센터 성과를 보여주는 상세 보고서에 액세스합니다.
• Call Pop : 걸려오는 전화를 받을 때 자동으로 발신자 관련 정보를 표시합니다.
• 내장된 CRM : 고객을 지원하고 영업 팀에 고객에 대한 단일 보기를 제공합니다.
• IVR : Interactive Voice Response는 음성 인식을 사용하여 고객이 올바른 부서에 도달하고 간단한 문제를 해결할 수 있도록 지원합니다.
• Voicemail to Text : 음성메일을 SMS로 수신하여 응답의 효율성을 높입니다.
• 저렴한 국제 전화 : Nextiva의 국제 전화 요금은 분당 $0.01부터 시작합니다.

기업을 위해 통합 커뮤니케이션과 통화 암호화와 같은 고급 기능도 제공합니다. 특히 Nextiva의 네트워크에는 조직에 확장에 필요한 높은 안정성과 성능을 제공하는 수많은 중복 데이터 센터가 있습니다.

4) 회사 전화번호를 얻는 방법

VoIP 제공업체에 따라 선택한 VoIP 요금제에 현지 전화번호가 포함될 수 있습니다. 이것은 Nextiva의 경우입니다.
회사 전화번호를 얻는 방법에는 몇 가지가 있습니다. 이미 가지고 있다면 이식할 것입니다. 그렇지 않으면 사용 가능한 지역 번호를 선택하거나 무료 전화 번호를 선택할 수 있습니다.

다양한 유형의 전화번호:

• 지역 전화 번호: 지역 전화 번호는 시장 영역이 제한된 소규모 비즈니스 및 회사에 적합합니다. 지역 번호는 일반적으로 무료이지만 최대 $10/월 비용이 들 수 있습니다.
• 수신자 부담 전화번호: 수신자 부담 전화번호는 위치와 무관한 800번으로 고객에게 보다 전문적이고 신뢰할 수 있는 것처럼 보일 수 있습니다. 고객은 지원 라인에 전화할 때 비용을 지불할 필요가 없습니다. 수신자 부담 전화는 일반적으로 월 $10 정도입니다.
• Vanity Numbers: Vanity Numbers 는 일반적으로 1-800-FLOWERS와 같이 특정 단어를 철자하는 기억하기 쉬운 무료 전화 번호입니다. 이 숫자는 일반적으로 $10-50/월 사이의 비용이 듭니다. 인식 가능한 번호를 확보하려면 타사 공급업체로부터 번호를 구입해야 할 수도 있습니다.

Nextiva는 미국의 모든 주에 대한 지역 비즈니스 전화번호를 제공하며 무료 및 가상 전화번호도 제공합니다.
관련: 회사 전화번호는 어떻게 얻습니까?
새 번호를 원하지 않는 경우 Nextiva는 무료 이식을 제공하므로 추가 비용 없이 기존 전화 번호를 유지할 수 있습니다.

포팅으로 기존 사업자 번호 유지

번호 이전은 기존 서비스 제공업체에서 새 서비스 제공업체로 전화번호를 이전하는 방법입니다. 모든 Nextiva 고객을 위해 번호 이전을 무료로 처리합니다.
번호를 Nextiva로 이전하려면 아래의 간단한 세 단계를 따르십시오.

1. 비즈니스 전화 요금제를 선택하세요. 강력한 기능으로 비즈니스에 적합한 플랜을 선택하십시오.
2. 임시 번호를 요청하십시오. 임시 번호가 필요함을 알려주시면 첫날에 준비하도록 하겠습니다. 이전 공급자와 착신 전환을 설정하고 Nextiva를 바로 사용할 수 있습니다.
3. 위임장(LOA)을 작성하십시오. 직원이 이전 공급자와 이식 프로세스를 처리할 수 있도록 필요한 모든 세부 정보를 제공하십시오.

이 프로세스를 완료하면 당사 팀에서 영업일 기준 10-20일 이내에 이식을 처리합니다. VoIP로 쉽고 원활하게 전환할 수 있도록 상태를 계속 알려드립니다.

5) VoIP 전화 시스템 설정

공급자와 하드웨어가 있으면 사무실에서 설정을 완료할 차례입니다. 특정 단계는 하드웨어와 직원 수에 따라 다릅니다.

플러그 앤 플레이가 가능한 전화기와 핸드셋만 판매합니다. 따라서 아래에서 VoIP를 시작하고 당사와 함께 실행하는 간단한 프로세스를 간략하게 설명합니다. 다른 공급자를 사용하거나 타사에서 전화를 구입하는 경우 프로세스에 추가 단계가 필요할 수 있습니다.

VoIP 일반 전화기 및 핸드셋을 설정하는 방법

필요한 단계는 구입한 모델과 네트워크 설정에 따라 다릅니다. 표준 네트워크 스위치가 있으면 설정 프로세스가 간단합니다. PoE(Power over Ethernet)가 있는 경우 전기 신호가 한 전선으로 전달되므로 AC 어댑터가 필요하지 않습니다.

PoE가 없는 VoIP 탁상 전화기 또는 핸드셋:

• AC 어댑터를 콘센트에 꽂은 다음 전화기나 핸드셋 베이스에 꽂습니다.
• CAT5e 또는 CAT6 케이블을 사용하여 IP 전화를 스위치 또는 라우터에 연결합니다.
• 전화기가 초기화될 때까지 기다렸다가 발신음을 확인합니다.

PoE(Power over Ethernet)를 지원하는 라우터가 있는 경우 프로세스가 약간 다르지만 더 빠릅니다.

PoE 지원 라우터에 대한 VoIP 사무실 전화:

• 이더넷 케이블을 사용하여 PoE 지원 스위치 또는 라우터가 있는 전화기를 연결합니다. 328피트의 트위스트 페어 케이블에 대해 권장되는 최대 길이를 유지하십시오.
• 연결되면 전화기가 켜져야 합니다. 자동으로 VoIP 공급자에 대한 연결을 설정해야 합니다.

VoIP 헤드셋을 설정하는 방법

모든 헤드셋이 원터치 응답 기능을 제공하는 것은 아닙니다. 이를 사용하려면 원터치 기능이 있는 최신 헤드셋이 필요하며 EHS(전자 후크 스위치) 케이블로 연결해야 합니다.

EHS 케이블을 지원하는 무선 VoIP 헤드셋 및 전화기:

1. AC 어댑터를 가장 가까운 콘센트와 헤드셋의 기본 장치에 연결합니다.
2. EHS 케이블을 헤드셋의 베이스 유닛에 연결합니다.
3. 탁상 전화기의 다른 쪽 끝을 헤드셋 네트워크 포트 및 EHS 포트에 연결합니다. 자세한 지침은 EHS 사용 설명서를 따르십시오.
4. 헤드셋을 착용하고 통화 제어 버튼을 눌러 연결을 확인하십시오.

일반 전화 잭을 사용하는 유선 헤드셋의 경우 프로세스가 훨씬 더 간단합니다.

헤드폰 잭/포트가 있는 헤드셋 및 탁상 전화기:

1. 직접 연결 케이블을 사용하여 헤드폰 케이블 잭을 표시된 헤드셋 포트에 연결합니다. 많은 모델이 헤드셋 포트를 왼쪽에 작은 아이콘으로 표시합니다.
2. 헤드셋을 착용하고 통화 제어 버튼을 눌러 발신음을 확인합니다.
3. 테스트 통화를 하여 볼륨 및 통화 품질을 확인합니다. 헤드셋 볼륨이 낮으면 증폭기가 필요할 수 있습니다.

6) 새로운 VoIP 회선 테스트

모든 작업을 올바르게 수행하고 연결 속도가 빠르면 문제가 없습니다. 미안한 것보다 안전한 것이 낫다.
전화를 걸 때 주의해야 할 사항:

• 오디오 품질 : 통화가 명확하고 일관성이 있습니까? 저품질 오디오의 정적 또는 기타 징후가 있습니까?
• 대기 시간: 당신이 무언가를 말할 때와 수신자가 그것을 들을 때 사이에 상당한 지연이 있습니까?
• 연결 안정성: 통화가 일시적으로 끊어졌습니까? 일부 방화벽 설정으로 인해 11분 후에 통화가 완전히 중단될 수 있으므로 최소 15-30분 동안 테스트할 가치가 있습니다.

또한 다른 네트워크 활동이 많을 때 회선을 테스트해야 합니다. 네트워크 정체는 통화 끊김에서 끊김 없는 오디오 등에 이르기까지 다양한 회선 문제로 이어질 수 있습니다.
전문가 팁: Wi-Fi를 사용하는 것보다 항상 유선으로 직접 연결하는 것이 좋습니다. 대기 시간 및 기타 VoIP 문제를 최소화하려면 Wi-Fi 연결보다 이더넷으로 이동하십시오.
(800) 444-4444로 전화하여 진단 서비스 번호로 전화하여 발신자 ID를 확인할 수도 있습니다.
관련: 10가지 일반적인 VoIP 문제(+간단한 수정)

7) VoIP 기능을 최대한 활용할 수 있도록 직원 교육

많은 소규모 기업에서 VoIP로의 전환은 의미 있는 업무용 전화 기능을 처음으로 갖추게 됨을 의미합니다.
이러한 통화 기능은 일반적으로 기존 전화 요금제에 포함되어 있지 않습니다. Nextiva를 사용하면 전화를 CRM 과 직접 통합하고, 맞춤형 라우팅 정책을 만들고, 음성 메일을 이메일로 전달하고, 착신 전환하고, 클라우드에서 통화를 녹음하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
직원이 이러한 기능을 사용할 수 있도록 시간을 따로 할당하여 팀을 교육해야 합니다.
필요하지 않다고 생각할 수도 있습니다. 하지만 그것은. 관리자의 63%는 사무실에서 신기술을 채택하는 속도가 너무 느리다고 응답했습니다. 직원들은 비즈니스 커뮤니케이션 장비를 사용하여 고객 서비스 및 판매 성사에 집중할 수 있기를 원합니다.
Nextiva를 사용하면 교육 자료나 프레젠테이션을 직접 만들 필요가 없습니다. 광범위한 교육 비디오 라이브러리, 사용자 매뉴얼 및 온라인 가이드를 사용할 수 있습니다. 새로운 CRM 인터페이스와 모든 기능을 쉽게 이해할 수 있습니다.
마찬가지로 일대일 안내 및 문제에 대한 도움이 필요한 경우 고객 지원 팀에 문의할 수도 있습니다.

Nextiva로 손쉬운 VoIP 설정

고객이 우리를 사랑하는 이유 중 하나는 Nextiva를 시작하는 것이 너무 쉽기 때문입니다. 우리는 모든 것을 테스트하고 고품질 전화 및 하드웨어 카탈로그를 직접 선택했습니다. 우리는 모든 전화를 프로비저닝하므로 연결하기만 하면 됩니다.
VoIP 계정에 할당하기 위해 IP 주소로 전화에 액세스하거나 펌웨어를 엉망으로 만들 필요가 없습니다. 대신 편리한 온라인 인터페이스에서 직원에게 전화를 할당하기만 하면 됩니다.
우리의 기본적인 소규모 비즈니스 VoIP 계획은 사용자당 월 $20부터 시작합니다. 성장하는 비즈니스 운영에 필요한 모든 기능을 갖추고 있습니다. 우리의 모든 계획에는 미국, 캐나다 및 푸에르토리코에서 무제한 통화가 포함됩니다. 원격 팀을 위한 완벽한 전화 시스템입니다 . 사무실과 가정에서 작동합니다.
우리는 놀라운 서비스로 많은 상 을 받았습니다. 모든 단계를 도와드리겠습니다. 그들은 설치를 돕고 문제를 해결하며 회사에 가장 유용한 기능을 강조 표시합니다.