효율적인 비용 관리를 설정하는 방법

비용 관리를 최적화하면 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 비즈니스를 확장하거나 여러 위치로 확장할 계획이라면 우수한 비용 구조를 갖추면 탄탄한 기반을 구축할 수 있습니다.

Juni의 수석 재무 계획 및 성장 담당자인 Patricia MacCarthy와 이야기를 나누었습니다. 그는 디지털 상거래 비즈니스를 위한 효율적인 비용 관리를 위한 단계별 가이드를 공유합니다.

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견고한 정책 구조 만들기

비즈니스 내에서 잘 알려진 비용 정책을 수립하는 것이 좋은 관리의 핵심입니다. 문서, 내부 웹 페이지 또는 Notion과 같은 소프트웨어와 같이 쉽게 사용할 수 있는 형식의 표준화된 프로세스를 통해 직원이 쉽게 준수할 수 있습니다.

정책 구조에서 권장 공급업체를 나열하고 출장에 대한 일당 수당과 같은 지출 한도를 지출할 수 있습니다. 예를 들어 퍼스트 클래스 또는 비즈니스 클래스 여행과 관련하여 허용되는 것과 허용되지 않는 것을 명확히 하는 것도 중요합니다. 직원이 비용을 지불하는 방법과 필요한 경우 환급받는 방법에 대한 정보도 포함해야 합니다. 귀하의 정책에 무엇이 있든 귀하의 정책이 찾기 쉽고 잘 알려지고 이해하기 쉬운지 확인하십시오.

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회사 신용 카드 배포

직원에게 회사 카드를 제공하면 관리자 재무 팀이 비용 관리에 지출하는 금액을 줄일 수 있습니다. 직원이 카드를 사용하고 자신의 영수증을 업로드하기만 하면 환급, 영수증 추적 또는 양식 작성에 대한 추가 관리자가 필요하지 않습니다.

회사 카드에는 일반적으로 지출 한도를 설정하고 카드를 쉽게 활성화 또는 비활성화하는 기능이 수반되어 자동화된 제어가 훨씬 더 원활해집니다.

Juni를 사용하면 필요한 만큼 SEK, GBP, EUR 또는 USD로 가상 카드를 생성하고 카드 수준에서 미디어 지출을 모니터링, 제한 또는 차단하도록 제어를 설정할 수 있습니다. 관리자와 재무 팀은 지출에 대한 가시성과 통제력이 향상되는 이점을 누릴 수 있습니다. 현금 흐름을 개선해야 하는 경우 Juni Capital을 통해 빠르고 유연한 자금 조달을 받을 수 있습니다. Juni Capital에 대해 자세히 알아보고 여기에서 해당 국가의 가용성을 확인하십시오.

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자동화된 비용 관리 시스템 선택

비용 관리 시스템을 선택할 때 시간을 절약하고 오류를 줄이며 작업 흐름을 개선하는 데 도움이 되는 자동화가 포함되어 있는지 확인하십시오. 사용하는 소프트웨어는 비즈니스 요구 사항에 따라 다릅니다. 그러나 미디어 지출과 관련하여 Juni는 자동화를 통해 시간을 절약할 수 있는 금융 플랫폼입니다.

Juni는 Google Ads 및 Facebook 광고 송장을 자동으로 수집 및 스캔하고 통합을 통해 모든 결제 세부 정보를 미리 채울 수 있습니다. 또한 지불된 송장을 올바른 거래와 일치시키므로 그럴 필요가 없습니다. 또한 하나의 스마트 대시보드에서 광고 지출에 대한 자동화된 통찰력과 실시간 데이터의 이점을 누릴 수 있습니다. Juni의 광범위한 통합은 비용 관리를 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

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회계 소프트웨어와 통합

비용 관리 도구는 회계 소프트웨어와 통합되어야 합니다. 이렇게 하면 분개를 만들기 위해 거래, 영수증 및 기타 정보를 수동으로 업로드하는 작업이 줄어들어 많은 시간이 절약됩니다.

Juni는 Xero와 통합되어 은행 피드를 자동으로 동기화합니다. Netsuite 또는 Fortnox와 같은 소프트웨어로 원활하게 내보낼 수도 있습니다. 곧 귀하의 소중한 시간을 절약할 수 있도록 귀하의 회계 프로세스를 단순화하는 SIE 파일 내보내기 및 기타 도구를 출시할 예정입니다.

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추적 및 보고하고 있는지 확인

회계 소프트웨어, ERP 또는 Juni와 같은 재무 플랫폼의 정기적인 추적 및 보고는 효과적인 비용 관리에 필수적입니다. 비용을 추적하면 추세를 파악하고 그에 따라 더 빨리 결정을 내릴 수 있습니다.

정기적인 추적은 실제로 비용을 절약할 수 있습니다. 여행과 같은 특정 영역에서 지출이 너무 많은 경우 신속하게 조치를 취해 지출을 줄일 수 있습니다. 또는 비용이 예상보다 낮다는 것을 알게 되면 비즈니스의 다른 곳에 투자할 돈이 남아 있을 수 있습니다.

정기적인 추적의 또 다른 이점은 직원이 많은 대기업을 운영하는 경우 잡기가 더 어려울 수 있는 사기 또는 불법 비용 청구를 발견하는 것입니다. 중앙 집중식 자동화 시스템이 있으면 비정상적인 트랜잭션을 식별하는 것이 더 쉽습니다.

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이해관계자와 협력

비용 정책을 설정하고 시간 경과에 따라 최적화할 때 비즈니스 전반의 이해 관계자와 소통하는 것이 중요합니다. 대화 상대는 비즈니스마다 다르지만 다음은 몇 가지 예입니다.

상업 또는 판매

영업 또는 영업 책임자는 고객을 만나고 자주 출장을 다녀야 하는 영업 담당자를 위해 합리적인 예산에 대한 지침을 제공할 수 있습니다. 그들은 또한 비즈니스 개발 및 재무 측면에서 귀중한 정보를 제공할 수 있습니다. 그들은 해당 부서의 과거 지출에 대해 잘 알고 있습니다. 그들은 다양한 비용에 대한 대략적인 비용에 대해 정보에 입각한 견해를 제공할 수 있어야 합니다.

사람 또는 HR

인력 또는 HR 팀은 오프사이트 및 팀 구성 비용에 대해 조언하고 다른 회사가 인재를 유치하고 직원의 참여를 유지하기 위해 수행하는 작업을 벤치마킹할 수 있습니다.

고위 경영진 및 기타 예산 보유자

고위 경영진은 부서 내에서 어떤 비용이 필요한지 입력합니다. 예를 들어 고위 마케팅 리더십은 고객 유치에 필요한 지출 유형에 대해 조언할 수 있습니다.

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여러 국가로 확장하는 경우 고려해야 할 사항

건전한 비용 관리 시스템을 구축하면 대부분의 작업을 다른 국가로 이전할 수 있습니다. 따라서 비즈니스를 성장시키고 전 세계적으로 확장하면 비용을 효율적으로 관리할 수 있는 좋은 위치에 있게 됩니다. 그러나 세금 관련 사항을 알고 있어야 합니다.

세금에 미치는 영향 알기

사업 비용은 귀하의 세금 책임에서 공제될 수 있습니다. 그러나 이것이 작동하는 방식은 지역마다 다릅니다. 예를 들어, 접대에 지출하기에 합당한 금액은 얼마이며 수업에서 업무 비용으로 허용되는 금액은 얼마이며 이러한 비용이 회계에 어떻게 코딩되는지 등이 있습니다.

비즈니스로서 직원에게 제공하는 지침이 여러 국가 및 해당 규제 기관에 걸쳐 일치하는지 확인해야 합니다. 납세 준수는 다른 국가로 확장하는 데 필수적인 측면이므로 실사를 수행하고 허용되는 것과 허용되지 않는 것을 명확하게 이해해야 합니다.

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정책을 정기적으로 검토하십시오.

정책을 만든 후에는 특히 비즈니스를 확장하는 경우 정기적으로 검토해야 합니다. 좋은 소식은 여러 국가로 확장하더라도 대부분의 비용 관리는 변경할 필요가 없다는 것입니다. 규정을 준수하는지 확인하기만 하면 됩니다.