Salesforce와 HubSpot에서 중복 항목을 병합하는 방법
게시 됨: 2023-11-25HubSpot 연락처 병합이 Salesforce 데이터베이스에 영향을 미치나요?
간단히 말해서, 아닙니다.
HubSpot에서 연락처를 병합해도 HubSpot Salesforce Sync의 Salesforce에는 아무런 영향이 없습니다. 그러나 두 레코드를 병합한 후에는 HubSpot에서 선택한 기본 레코드만 Salesforce와 계속 동기화됩니다. HubSpot Salesforce 통합을 사용할 때 중복을 관리하는 것은 상당히 어려울 수 있습니다. 중복 데이터를 완전히 방지할 수 없는 경우(솔직히 항상 쉬운 일은 아님), HubSpot과 통합할 때 Salesforce에서 중복 리드 및 연락처를 병합하는 방법에 대한 가이드는 다음과 같습니다.
중복 데이터가 왜 그렇게 흔한가요?
내가 접한 모든 CRM은 지속적으로 기록 수를 확장했습니다. 중복된 데이터 입력을 방지하지 않으면 정리 노력이 무의미해집니다.
Salesforce에서 중복이 발생하고 데이터 품질이 저하되는 주요 원인 중 하나는 데이터를 가져오는 동안 발생합니다. 예를 들어 가져오기 프로세스 중 일관되지 않은 명명 규칙이나 데이터 형식 오류로 인해 항목이 중복될 수 있습니다. 더욱이, 다른 부서나 외부 소스 등 다양한 소스에서 데이터를 가져올 때 중복 가능성이 높아집니다.
데이터를 수동으로 입력하면 필연적으로 더 많은 중복 데이터가 발생하게 됩니다. 여러 사용자가 데이터를 입력하면 전반적으로 일관성을 유지하는 것이 어려울 수 있습니다. 또한 일부 사용자는 시스템의 기존 데이터를 인식하지 못하는 경우, 특히 데이터 입력에 관한 통신 및 교육이 불분명한 경우 실수로 중복 기록을 생성할 수 있습니다.
원인에 관계없이 중복 데이터는 데이터를 이해하려는 모든 사람에게 골치 아픈 문제가 될 수 있습니다. 이는 비효율성과 부정확성을 초래할 뿐만 아니라 의미 있는 통찰력을 도출하고 신뢰할 수 있는 데이터를 기반으로 현명한 결정을 내리는 능력을 방해합니다.
중복을 방지하고 관리하기 위한 효과적인 조치를 구현하는 것은 데이터 무결성을 유지하고 CRM 시스템의 가치를 극대화하는 데 중요합니다.
병합할 중복 식별
Salesforce-HubSpot 통합에서 중복 항목을 관리할 때 사용자가 dedupe.ly 또는 DataGroomr 와 같은 타사 중복 제거 도구를 활용하는 것이 일반적입니다 . 그러나 통합 프로세스에는 특히 고유 식별자 및 일치 기준과 관련하여 특정 제한 사항이 있습니다.
Salesforce와 HubSpot 모두에서 특정 필드는 종종 고유 식별자라고 하는 레코드 일치 기준으로 사용됩니다. HubSpot의 경우 이메일 주소는 연락처 기록의 고유 식별자로 간주됩니다.
HubSpot과 달리 Salesforce는 여러 속성을 고유 식별자로 사용합니다.
Salesforce를 HubSpot과 동기화하면 이러한 필드의 데이터가 비교됩니다. 이러한 필드의 값이 두 플랫폼 간에 일치하는 경우 시스템은 레코드가 동일한 연락처 또는 리드를 나타내는 것으로 인식합니다. 이는 일반적으로 중복을 식별하고 방지하는 방법입니다.
그러나 Salesforce가 중복 항목을 일치시키고 식별하기 위해 기본 필드 이외의 다른 필드를 사용하도록 구성된 경우(아마도 조직에서 설정한 사용자 정의 일치 규칙으로 인해) HubSpot에서 이러한 필드를 반드시 인식할 필요는 없습니다.
예를 들어 조직에서 연락처 일치를 위해 Salesforce에서 '고객 ID'라는 사용자 정의 필드를 사용한다고 가정해 보겠습니다. Salesforce에서 이 '고객 ID'를 기반으로 중복 항목을 식별하는 사용자 정의 일치 규칙을 설정했습니다. 그러나 Salesforce를 HubSpot과 동기화하면 HubSpot은 '고객 ID'를 HubSpot의 해당 필드에 구체적으로 매핑하지 않는 한 일치하는 필드로 인식하지 않습니다. 결과적으로 Salesforce에 '고객 ID'가 동일하지만 이메일 주소가 다른 두 개의 연락처가 있는 경우 HubSpot은 이를 중복으로 표시하지 않을 수 있습니다.
병합 전 주의사항
Salesforce에서 식별된 중복 항목을 병합하기 전에 통합의 미묘한 차이를 고려하는 것이 중요합니다.
Salesforce에서 일치를 위해 사용하는 모든 필드가 HubSpot에서도 인식되고 활용되는지 확인하세요. 그렇지 않으면 두 플랫폼 간의 일치 규칙 차이로 인해 HubSpot에서 플래그가 지정되지 않은 중복 항목이 발생할 수 있습니다.
HubSpot 이해 - Salesforce 동기화
중복 항목을 병합하는 단계를 시작하기 전에 Salesforce 리드 및 연락처가 HubSpot 연락처와 어떻게 일치하는지 이해하는 것이 중요합니다.
HubSpot에서 새 연락처가 생성되면 Salesforce에서 스캔을 시작하여 동일한 이메일 주소를 가진 리드 또는 연락처를 식별합니다.
흥미로운 점은 Salesforce가 일치하는 레코드를 무작위 순서로 반환한다는 것입니다. 이는 어떤 레코드가 먼저 반환되는지를 결정하는 사전 결정된 규칙이나 순서(예: 알파벳순 또는 연대순)가 없음을 의미합니다. 이러한 임의성으로 인해 새 HubSpot 연락처와 일치하는 첫 번째 Salesforce 레코드는 동일한 이메일을 가진 기존 리드 또는 연락처일 수 있습니다.
그런 다음 HubSpot은 Salesforce에서 처음으로 반환된 레코드와 동기화합니다. 이는 특정 Salesforce 리드/연락처와 새 HubSpot 연락처 간의 초기 링크를 형성합니다.
그러나 이 초기 링크는 수정되지 않았습니다. 첫 번째 동기화 후 HubSpot은 Salesforce에서 동일한 이메일을 사용하여 가장 최근에 업데이트된 기록과 동기화합니다. 이는 동일한 이메일을 사용하는 Salesforce의 다른 리드 또는 연락처가 업데이트되는 경우 HubSpot이 초기 링크를 끊고 가장 최근에 업데이트된 기록으로 새 링크를 형성할 수 있음을 의미합니다.
이 동작을 통해 HubSpot은 항상 Salesforce의 최신 정보와 동기화를 유지합니다. 그러나 이는 HubSpot 연락처가 처음에 동기화된 것과 다른 Salesforce 레코드와 연결될 수도 있음을 의미합니다.
동일한 이메일 주소로 Salesforce 리드 또는 연락처 병합
Salesforce에서 리드와 연락처를 병합하려면 데이터 일관성과 정확성을 보장하기 위한 일련의 체계적인 단계가 필요합니다.
HubSpot을 사용하여 Salesforce에서 리드 또는 연락처 병합:
- 병합할 중복 리드 또는 연락처 식별: 먼저 어떤 리드 또는 연락처가 중복되는지 파악합니다.
- HubSpot에서 리드 또는 연락처 열기: 중복 항목을 식별한 후에는 HubSpot 계정으로 이동하여 해당 리드 또는 연락처의 세부 정보를 엽니다.
- Salesforce 리드 ID 또는 Salesforce 연락처 ID 속성으로 이동: HubSpot의 리드 또는 연락처 세부 정보 내에서 Salesforce 리드 ID 또는 Salesforce 연락처 ID 속성을 찾습니다. 이 ID는 Salesforce의 각 리드 또는 연락처에 고유하며 두 플랫폼 간의 링크 역할을 합니다.
- HubSpot에서 레코드의 Salesforce ID와 일치하는 리드 또는 연락처 찾기: 이제 Salesforce로 돌아가서 이 ID를 사용하여 해당 리드 또는 연락처를 검색합니다.
- 해당 리드 또는 연락처를 마스터 레코드로 사용: Salesforce에서 HubSpot의 Salesforce ID와 일치하는 리드 또는 연락처를 찾았으면 이를 병합을 위한 마스터 레코드로 간주합니다. 마스터 레코드는 병합 후 HubSpot에 정보가 보관되는 레코드입니다.
- 레코드 병합: Salesforce에서 중복 레코드를 선택하고 식별된 마스터 레코드를 선택하여 병합 프로세스를 시작합니다. Salesforce를 사용하면 한 번에 개체당 최대 3개의 중복 레코드를 병합할 수 있으며 병합된 각 레코드에서 마스터 레코드에 유지할 필드를 선택할 수 있습니다. Salesforce의 중복 관리 도구는 다양한 값이 포함된 모든 필드 목록을 표시하며 최종 마스터 레코드에 유지할 값을 선택할 수 있습니다. 그러면 이 정보는 HubSpot의 해당 기록과 동기화됩니다.
HubSpot에서 병합된 연락처 관리
HubSpot Salesforce 통합 설정 내에서 연락처 및 리드가 Salesforce에서 제거될 때 HubSpot에서 발생하는 작업을 구성할 수 있습니다.
Salesforce에서 레코드가 삭제되면 HubSpot 계정에서 레코드를 삭제하는 것이 좋습니다.
HubSpot 설정 > 통합 > 연결된 앱 > Salesforce > 동기화 설정 > Salesforce → HubSpot으로 이동하여 이 설정을 확인하세요.
Salesforce에서 레코드를 병합하기 전에 HubSpot에서 각 연락처의 활동 내역을 고려하는 것이 중요합니다. 병합되는(후에 HubSpot에서 삭제되는) 연락처에 중요한 기록이 있는 경우 HubSpot에서 연락처를 병합하여 이 데이터를 보존하는 것이 가장 좋습니다.
예를 들어...
Salesforce에 "Jane Francis"와 "Jane F"라는 두 개의 연락처가 있다고 가정해 보겠습니다. 이 두 연락처는 모두 HubSpot에도 존재하며 각각 활동 기록을 가지고 있습니다.
Jane Francis는 매우 활동적이었습니다. 그녀는 귀하의 이메일을 많이 열어보고 웹사이트의 여러 양식을 작성했으며 귀하의 사이트를 여러 번 방문했습니다. 반면에 Jane F는 역사가 많지 않습니다. 그녀는 몇 개의 이메일을 열었지만 그 이상은 별로 관여하지 않았습니다.
이제 더 완전한 정보를 갖고 있는 Jane Francis를 마스터 레코드로 선택하여 Salesforce에서 이 두 연락처를 병합하기로 결정했습니다.
HubSpot의 설정이 Salesforce에 병합된 연락처를 삭제하도록 설정된 경우 Salesforce에서 Jane Francis와 Jane F를 병합하면 HubSpot에서 Jane F의 기록이 삭제됩니다.
Jane F가 HubSpot에 대한 기록이 많지 않다면 이는 큰 문제가 아닐 수 있습니다. 그녀의 최소한의 상호 작용은 청중의 행동이나 마케팅 활동을 이해하는 데 중요하지 않습니다.
그러나 Jane F가 Jane Francis처럼 HubSpot에 중요한 기록을 갖고 있다면 삭제하면 귀중한 정보가 모두 손실됩니다. Jane Francis와 Jane F 모두 중요한 활동 내역이 있는 경우 Salesforce에서 병합하는 동시에 HubSpot에서도 해당 기록을 병합하는 것이 이상적입니다. 이렇게 하면 병합된 기록 아래 두 연락처의 활동 내역이 유지됩니다.
HubSpot에서 연락처 병합
Salesforce에서 병합할 때 HubSpot에서 두 연락처의 활동 기록을 보존하려면 HubSpot에서 자동 삭제 설정을 끄거나 Salesforce 병합 후 HubSpot에서 해당 연락처를 즉시 병합할 수 있습니다.
- 자동 삭제 설정 끄기: HubSpot에는 Salesforce에서 동일한 연락처가 삭제되면 HubSpot에서 해당 연락처를 자동으로 삭제하는 설정이 있습니다. Salesforce에서 연락처를 병합하고 HubSpot에서 관련 활동 기록을 잃지 않으려면 이 설정을 끌 수 있습니다. 이렇게 하면 Salesforce에서 병합한 후에도 HubSpot의 '비마스터' 연락처(이전 예에서는 Fred)가 자동으로 삭제되지 않습니다.
- HubSpot에서 빠르게 병합: 자동 삭제 설정을 끌 수 없거나 끄고 싶지 않은 경우 Salesforce에서 연락처를 병합한 직후 HubSpot에서 연락처를 빠르게 병합하는 것이 또 다른 옵션입니다. HubSpot과 Salesforce 간의 다음 동기화가 발생하기 전에 이 작업을 수행해야 합니다.
Salesforce 병합 후 레코드 병합
Salesforce에서 병합 프로세스를 완료한 후 HubSpot의 마스터 레코드로 이동하세요. Actions > Merge 선택합니다 . 이제 Jane F(마스터 레코드에 병합하려는 연락처)를 찾아 선택하고 연락처 병합을 마무리합니다.
HubSpot 오류 처리: 연락처가 더 이상 Salesforce와 동기화되지 않음
HubSpot에서 가장 최근에 동기화된 기록 대신 Jane F의 기록을 유지하기로 선택한 경우 나머지 HubSpot 연락처에서 동기화 오류가 발생합니다. 이 오류 메시지는 이전에 HubSpot이 동기화했던 Salesforce 레코드가 더 이상 존재하지 않음을 나타냅니다. 이 문제를 해결하려면 오류 아래에서 Resync 클릭하세요. 이 솔루션은 간단하지만 잘못된 마스터 레코드가 선택된 수백 또는 수천 개의 중복 항목을 처리하는 경우 노동 집약적일 수 있습니다.
다양한 이메일 주소를 사용하여 Salesforce 리드 또는 연락처 병합
HubSpot은 Salesforce와 동기화될 때 이메일 주소가 다른 연락처를 중복으로 식별하지 않습니다. Salesforce 또는 타사 도구에서 이러한 필드를 병합할 때 HubSpot에서 Jane Francis와 Jane F의 레코드를 모두 열고 Salesforce에서와 마찬가지로 병합하세요.
또는 Jane F에게 중요한 내역이 없는 경우 Salesforce에서 직접 연락처 또는 리드를 병합하고 HubSpot이 병합된 연락처(Jane F)를 삭제하도록 허용할 수 있습니다.
HubSpot과 Salesforce 간의 중복을 관리하는 것은 어려운 작업처럼 보일 수 있지만 Six & Flow가 이를 해결해 드립니다. HubSpot Salesforce 통합의 전문가로서 우리는 이 프로세스와 관련된 복잡성과 미묘함을 심층적으로 이해하고 있습니다.
우리는 귀하가 데이터 관리의 까다로운 환경을 탐색하여 귀하의 기록이 정확하고 잘 유지되도록 도와드립니다. 중요한 활동 기록을 보존하면서 Salesforce와 HubSpot 모두에서 중복 식별, 마스터 레코드 결정, 병합 수행을 처리합니다. 따라서 귀하는 귀하가 가장 잘하는 일, 즉 비즈니스 성장에 집중할 수 있으며 나머지는 당사에서 처리합니다.
HubSpot Salesforce 통합을 최대한 활용하려면 연락하세요.