회계 부서 구조를 설정하는 방법

이 가이드를 사용하여 회계 A-팀을 구성하십시오.

당신이 처음 사업을 시작했을 때, 당신은 아마도 꿈을 꾸고 즉석에서 문제를 해결하는 개러지 밴드와 같았을 것입니다.

그러나 귀하의 비즈니스가 성장함에 따라 CTO 및 회사 법률 팀의 두 배인 공동 설립자 Dave에 의존하여 계속해서 공급업체에 비용을 지불하고 증가하는 직원 팀은 더 이상 비용을 줄이지 않을 것입니다.

비즈니스가 계속 성장하려면 일련의 회계 업무를 처리하고 비즈니스와 함께 확장할 수 있는 회계 부서 구조를 설정해야 합니다.

5가지 필수 소기업 회계 작업, 이러한 각 역할에 직원을 배치하는 방법, 도움이 필요할 때 알리는 방법을 살펴보겠습니다. 또한 귀하의 비즈니스는 사람의 노력만으로 운영될 수 없기 때문에 회계 소프트웨어가 귀하의 팀을 지원할 수 있는 방법에 대해서도 설명합니다.

소기업 회계에는 사람과 기술이 필요합니다

회계 소프트웨어는 중소기업의 필수품이지만 모든 작업을 수행할 수는 없습니다. 숫자를 다시 확인하고, 출력을 분석하고, 통합되지 않은 시스템 간에 조정하고, 사악한 공급업체나 사기성 직원에 의해 비즈니스가 찢어지지 않도록 하려면 소프트웨어 뒤에 사람이 필요합니다.

최소한 급여를 관리할 사람, 공급업체에 비용을 지불하고 송장을 보낼 사람, 세금 납부 시 균형을 맞추기 위해 매달 책을 처리할 사람이 필요합니다.

공동 설립자 Dave는 이 모든 일을 할 수 있을지 모르지만 이것이 그가 이 모든 일을 장기적으로 해야 한다는 의미는 아닙니다. 그러나 소기업 소유자로서 적은 비용으로 처리해야 할 때가 있습니다.

회계 부서 구조는 회사 소프트볼 팀 명단처럼 보이지 않습니다. 이것은 채워야 하는 라인업 카드의 위치가 아닙니다. 이는 역할과 리소스의 조합을 통해 수행해야 하는 작업입니다. 그 조합이 귀하의 비즈니스와 귀하가 보유한 리소스에 대해 정확히 어떤 모습인지 파악하려면 조직 리더로서 재량을 보여야 합니다.

이 기사를 청사진으로 사용하여 고유한 구조를 구축할 수 있지만 비즈니스 규모(직원 및 비즈니스 규모 모두)와 팀 역량에 따라 유동성을 기대하는 것을 잊지 마십시오.

5가지 필수 회계 업무 및 해결 방법

아래 섹션에서는 5가지 필수 비즈니스 회계 작업, 이러한 작업을 처리하기 위해 찾아야 하는 기술, 강화가 필요한 위험 신호를 살펴보겠습니다. 마지막으로 회계 소프트웨어가 각 작업에 도움이 될 수 있는 몇 가지 방법을 살펴보고 기본적인 소규모 기업 회계 부서 구조의 예를 제공합니다.

1. 청구/인보이스 발행

중요한 이유: 미국 중소기업청(US Small Business Administration)은 낮은 매출/현금 흐름이 2015년(미국 인구조사국이 이러한 데이터를 수집한 작년) 기준으로 중소기업 폐쇄의 가장 큰 원인이라고 보고합니다. 이것이 청구와 어떤 관련이 있습니까? 고객에게 청구되는 데 시간이 오래 걸릴수록 지불받는 데 더 오래 걸립니다. 직원과 공급업체에 급여를 지급하려면 급여를 받아야 합니다. 적시에 정확하게 지불하지 않으면 현금 흐름이 낮아 사업이 실패할 위험이 있습니다.

누가 해야 합니까? 청구를 처리하는 데 CPA가 필요하지 않습니다. 숫자에 능숙하고 세부 사항에 대한 안목이 있는 사람은 이 작업을 처리할 수 있어야 합니다. 청구에는 정확성 외에도 적시성이 중요하므로 시간을 엄수하고 기한을 준수하는 사람이 필요합니다.

도움이 필요한 징후:

• 고객이 적시에 인보이스를 받지 못함
• 고객에게 잘못된 금액이 청구되고 있습니다.
• 고객이 적절한 금액을 제때 지불하지 않고 있습니다.

2. 지불/지급금

중요한 이유: Institute of Finance & Management는 최상위 조직에서 한 명의 정규직 미지급금 전문가가 연간 거의 23,000개의 송장을 처리할 수 있다고 보고합니다. 이는 근무일당 약 85개의 송장입니다. 한 번에 몇 개의 청구서를 지불하는 경우에는 이를 따라가지 못할 수 있습니다. 공급업체에 제때 비용을 지불하는 것을 최우선으로 하지 않으면 연체료를 지불하거나 더 심하게는 공급업체를 잃게 됩니다. 당신은 당신의 전기가 꺼질 때까지 이것을 미루고 싶지 않습니다.

누가 해야 하는가: 청구 및 송장 발행과 마찬가지로 미지급금에 관해서는 정확성과 적시성이 가장 중요합니다. 조직의 규모가 작은 경우 한 사람 또는 소규모 팀이 미지급금 및 수취 계정(청구)을 처리하도록 하는 것이 좋습니다. 공급업체가 정확하게 청구할 수 있도록 신뢰해야 하므로 이 작업은 송장 발행보다 덜 복잡합니다. 이 역할은 공급업체 번호를 다시 확인하여 초과 청구되거나 청구되지 않은 상품 또는 서비스에 대해 청구되지 않도록 할 수 있는 사람이 담당해야 합니다. 실제로 제공되지 않습니다.

도움이 필요한 징후:

• 판매자들은 돈을 받지 못한다고 불평합니다.
• 최선의 노력에도 불구하고 귀하의 미지급금 팀은 이를 따라가지 못하고 늦게 지불하고 있습니다.
• 귀하의 미지급금 전문가는 이를 따라잡기 위해 초과 근무를 해야 합니다.

3. 급여

중요한 이유: 급여 처리 모범 사례에 대한 기사에서 논의한 바와 같이, 직원에게 제때 급여를 지급하지 않고 적절한 금액을 지급하지 않으면 직원을 잃기 시작하고 그렇게 하지 않을 것입니다. 더 이상 비즈니스를 운영하는 것에 대해 걱정해야 합니다.

누가 수행해야 하나: 귀하의 비즈니스가 매우 작은 경우(직원 2~3명) 외상매입금 및 수취채권 담당자가 급여도 처리하도록 하는 것으로 벗어날 수 있습니다. 그러나 회사가 그 이상으로 성장하면 숙련된 급여 전문가나 타사 급여 서비스가 필요합니다. 좋은 급여 전문가를 만드는 것은 무엇입니까? 시간을 엄수하고 세심하게 일하는 것 외에도 급여 담당자는 불가피한 문제를 해결하기 위해 다른 사람들과 잘 협력해야 합니다.

도움이 필요한 징후:

• 직원들은 일반적으로 늦게 급여를 받습니다.
• 직원들은 사무 오류로 인해 부족하거나 초과 급여를 받고 있습니다.
• 급여를 담당하는 직원은 압도되어 제 시간에 급여를 받기 위해 초과 근무를 합니다.

4. 부기

중요한 이유: 균형 잡힌 책은 비즈니스의 진정한 북쪽이며 소규모 비즈니스 소유자로서 밤에 평화롭게 잠을 잘 수 있도록 도와야 합니다. 좋은 부기는 기본적으로 모든 청구서가 지불되었고 모든 고객이 지불해야 할 금액을 지불했으며 깨끗한 기록을 유지했음을 의미합니다. 그다지 흥미롭게 들리지 않을 수도 있지만 체온이 항상 쾌적하고 지루한 98도 부근에 있어야 하는 것과 마찬가지로 비즈니스의 재정적 안녕에 절대적으로 중요합니다. 책이 꺼져 있으면 문제가 발생했음을 의미합니다.

누가 해야 합니까: 이 목록에 있는 다른 모든 작업은 부기 관리와 관련이 있으므로 다재다능하고 숫자에 정확하며 다른 사람들과 잘 협력하는 사람이 필요합니다. 청구서는 송장 발송에 대한 책임이 있고 미지급금 계정은 청구서 지불에 대한 책임이 있지만 회계 담당자는 궁극적으로 이러한 모든 거래 및 잔액을 기록하고 추적할 책임이 있습니다. 회계 담당자는 거의 항상 회계 소프트웨어를 사용하므로 비즈니스에서 사용하는 회계 프로그램에 능숙해야 합니다.

도움이 필요한 징후:

• 당신의 책은 균형이 맞지 않습니다(당신이 설명할 수 없는 번 돈이나 지출한 돈이 있습니다).
• 세금 신고 기간이 다가오면 필요한 보고서와 영수증을 놓치게 됩니다.
• 연말이 되면 개인 경비를 샅샅이 뒤져 사업 경비를 찾아야 합니다.

5. 세금 준비

중요한 이유: 정부에 빚을 갚아야 하지만 그 이상을 내지 않도록 자격이 되는 모든 공제액에 대해서도 크레딧을 받아야 합니다. 또한 모든 직원이 제때에 세금을 신고 할 수 있도록 W2를 제공해야 합니다. 이것이 중요하지 않다고 생각되면 IRS가 답이 없는 긴 질문 목록을 가지고 노크할 때까지 기다리십시오.

누가 해야 하는가: 전문가. 필요한 경우 IRS에 귀하의 비즈니스를 대표할 수 있는 직원 또는 외부 회사의 CPA가 이상적입니다. 세금 납부 기간은 1년에 한 번뿐이지만 마감일까지 며칠 또는 몇 주 동안만 걱정하면 된다고 생각하는 것은 어리석은 일입니다. 일년 내내 지출과 수입을 파악하고 세금 영향 측면에서 적절하게 기록하는 것은 세금 납부 시기가 도래했을 때 큰 차이를 만듭니다. 회계 담당자는 세금 보고서를 철저하고 정확하게 준비하는 데 필요한 모든 것을 갖추도록 세금 준비를 담당하는 사람과 함께 일해야 합니다.

도움이 필요한 징후:

• 연말에 사업세를 스스로 계산하려고 하고 올바른 보고서와 양식을 찾기 위해 고군분투하고 있습니다.
• 연말에 전년도보다 훨씬 더 많은 환급액이나 빚진 금액을 받게 되며 이유를 설명할 수 없습니다.
• 세금을 신고한 후 IRS로부터 감사 통지를 받았지만 IRS의 질문에 답할 준비가 되지 않았습니다.

회계 소프트웨어가 도움이 되는 방법

자동 송장 발행: 매월 10파운드의 커피를 주문하는 고객이 있다고 가정해 보겠습니다. 그들이 처음 주문할 때 모든 정보가 포함된 인보이스 템플릿을 작성한 다음 매월 같은 날 발송하도록 설정합니다. 주문을 늘리거나 줄이거나 한 달을 건너뛰거나 취소하려는 경우 청구 전문가가 해야 할 일은 설정을 변경하는 것입니다. 그러나 나머지 시간에는 이 인보이스가 시계처럼 작동합니다.

자동 결제: 우수한 회계 소프트웨어는 처음 결제한 후 청구서를 기억하므로 다음에 동일한 공급업체로부터 유사한 청구서를 받을 때 결제 전문가가 자동 결제를 설정할 수 있습니다. 고급 기능에는 지불 추적(지불이 언제 접수되었는지 확인할 수 있음)과 자동 승인이 포함되어 있으므로 사무실 관리자가 휴게실에 음료수를 추가로 주문할 때마다 양식에 디지털 서명할 필요가 없습니다.

급여: 급여 소프트웨어는 QuickBooks Online(우리의 "가장 인기 있는 회계 소프트웨어 상위 20개" 목록에서 5년 동안 실행되는 상위 도구)과 같은 회계 소프트웨어 분야에서 가장 큰 성공을 거둔 사람들만을 위한 내장 기능일 정도로 충분히 복잡합니다. 따라서 급여도 처리하는 회계 도구를 찾는 대신 인기 있는 급여 앱과 통합되는 이러한 도구 중 하나를 사용하여 자동이체 및 원천징수와 같은 작업을 자동화하여 급여 전문가의 삶을 더 쉽게 만드는 것이 좋습니다.

자동 부기: 회계 소프트웨어 부기는 모든 회계 소프트웨어에 기본적으로 포함되어 있어 비즈니스에서 들어오고 나가는 모든 돈을 깨끗하게 기록하고 불일치에 플래그를 지정합니다. 이를 통해 회계 담당자는 지루한 데이터 입력과 단순하고 반복적인 수학에 시간을 허비하는 대신 소프트웨어에 데이터를 입력하고 숫자를 다시 확인하는 게이트키퍼 역할을 할 수 있습니다.

세금 준비: 회계 소프트웨어는 세금을 대신 처리할 수 없지만 필요한 모든 데이터를 기록 및 구성하고 필요한 세금 양식을 제공할 수 있으므로 세금 납부 시기가 되면 몇 개의 버튼을 클릭하여 회계사를 위한 보고서를 생성할 수 있습니다. 영수증 신발 상자를 책상 위에 버리는 대신.

기본적인 소기업 회계 부서 구조

이제 필수 사항을 설명했으므로 비즈니스를 시작할 수 있는 기본 회계 부서 구조를 살펴보겠습니다.

이와 같은 설정을 사용하면 거의 모든 소규모 비즈니스 회계 요구 사항을 해결할 수 있지만 유연성의 여지 가 있습니다. 비즈니스 규모가 충분히 작은 경우 회계 담당자가 미지급/수취 계정을 자체적으로 처리하도록 할 수 있으며, 부담이 되는 경우 외부 회사에서 급여를 처리하는 것이 더 합리적일 수 있습니다.

소기업 리더로서 당신에게 중요한 것은 성장을 모니터링하고 필요에 따라 적응하는 것입니다(도움을 받으려면 급여가 연속 3주기 동안 늦어질 때까지 기다리지 마십시오).

같은 맥락에서 전문가의 도움을 받을 때 항상 주의를 기울이십시오. 당신은 당신이 무엇을 모르는지 모르고, 약간의 돈을 저축하는 것보다 자신을 소진시키지 않고 회계를 올바르게하는 것이 훨씬 더 중요합니다.

소기업 회계 라인업은 무엇입니까?

이 기사에서는 핵심 회계 부서의 직위를 살펴보았지만 회사가 성장함에 따라 이러한 팀을 확장하고 CFO 및 재무 분석가와 같은 새로운 직위를 추가하여 유지에서 성장으로 초점을 전환해야 합니다.

또한 비즈니스의 모든 영역에서 전문가일 필요는 없습니다. 자신보다 더 많이 알고 있는 사람들의 말에 귀를 기울이면 됩니다. 선임 회계사가 급여 아웃소싱을 시작할 때라고 말하면 그들의 말에 귀를 기울이십시오.