회사 전화 시스템을 선택하는 방법

모든 비즈니스에는 전화 서비스가 필요합니다. 전화할 고객, 협상할 공급업체, 조정해야 할 팀이 있습니다. 물론, 이메일, 스마트폰, 메시징 앱을 사용할 수 있습니다. 그러나 음성 기반 통신을 최적화하고 비즈니스에서 중요한 사람들과 계속 연락할 수 있도록 의도적으로 설계된 신뢰할 수 있는 비즈니스 전화 시스템에 가까운 것은 없습니다. 또한 비즈니스 전화번호가 있으면 비즈니스가 신뢰할 수 있게 보입니다. 사람들은 합법적인 비즈니스의 웹사이트나 소셜 미디어 페이지에서 실제 전화번호를 보기를 기대합니다.

그러나 모든 전화 시스템이 동일한 것은 아닙니다.

귀하의 비즈니스에 가장 적합한 전화 시스템을 알아보려면 다음과 같은 몇 가지 핵심 질문을 스스로에게 던져야 합니다.

1. 기존 유선 전화를 사용해야 합니까 아니면 VoIP (Voice over Internet Protocol) 서비스에 가입해야 합니까?
2. 데스크톱 하드웨어와 함께 제공되는 전체 전화 시스템을 사용해야 합니까, 아니면 모든 장치에서 활성화할 수 있는 가상 전화만 사용해야 합니까?
3. VoIP를 사용하는 경우 온프레미스로 사용해야 합니까 아니면 클라우드 기반으로 해야 합니까?
4. 업계, 예산, 직원 수, 사무실 위치 및 고객 기반 측면에서 최고의 비즈니스 전화 서비스는 무엇입니까?

빠른 개요:

• 유선 전화와 VoIP 비즈니스 전화 시스템의 차이점은 무엇입니까?
• 비즈니스에 적합한 전화 시스템을 식별하는 방법
• 일반적인 비즈니스 전화 시스템 유형
• 업무용 전화 서비스 선택 시 모범 사례

다음은 두 가지 유형의 사무실 전화 시스템의 주요 특성을 비교한 표입니다.

유선 전화와 VoIP 비즈니스 전화 시스템의 차이점은 무엇입니까?

비즈니스에 적합한 전화 시스템을 식별하는 방법

업무용 전화 시스템을 설치, 업그레이드 또는 교체하기로 결정할 때 몇 가지 핵심 요소를 고려해야 합니다. 먼저 비즈니스 활동, 예상 통화량, 목표 및 예산을 고려하십시오.

비즈니스 전화 제공업체를 비교할 때 검토해야 하는 주요 요소는 다음과 같습니다.

• 비용
• 신뢰할 수 있음
• 보안
• 유동성
• 확장성
• 지원하다
• 포함된 기능

비용

이것은 많은 전화 시스템 관련 결정에 영향을 미치는 주요 요인일 수 있습니다. 안정성이 최우선이어야 하지만 이것이 가장 중요한 의제라면 비즈니스를 위한 저렴한 유선 전화 또는 VoIP 번들을 찾을 수 있습니다.

아직 시스템이 구축되어 있지 않다면 VoIP 시스템을 사용하는 것이 더 현명한 선택입니다. VoIP 전화 시스템의 설정, 장거리 및 운영 비용은 일반적으로 유선 서비스에 비해 저렴하기 때문입니다. 그러나 이미 기존 시스템이 있는 경우 비즈니스 요구 사항에 따라 업그레이드 또는 하이브리드 시스템을 선택할 수 있습니다.

관련: 비즈니스 전화 회선 비용은 얼마입니까?

신뢰할 수 있음

좋은 비즈니스를 운영하려면 팀, 공급업체, 파트너 및 고객이 사용할 수 있는 안정적이고 액세스 가능한 커뮤니케이션 채널이 있어야 합니다. 이것이 없으면 비즈니스 연속성이 손상되고 운영 중단 시간 동안 생성될 수 있는 잠재적 수익뿐만 아니라 운영을 실행하거나 의존하는 사람들에 대한 신뢰를 잃게 됩니다.

가입하기 전에 서비스 제공자의 위험 관리, 페일 세이프 정책 및 백업 계획을 검토하십시오.

보안

비즈니스 전화 시스템 은 또한 적대적인 단체의 사기, 맬웨어 및 피싱 시도를 방지하기 위해 완전히 보호되어야 합니다. 보안에는 전화 서비스 자체뿐만 아니라 내부 리소스도 포함됩니다. 검증된 진정한 암호화, 인증, 이중화 아키텍처 및 기타 보안 시스템을 갖춘 은행 가능한 서비스 제공업체와만 협력하십시오.

유동성

똑똑하고 성공적인 기업은 거의 항상 동종 기업보다 더 큰 이동성을 가지고 있습니다. VoIP 전화 시스템을 사용하면 오프사이트에 있을 때도 어디서나 전화를 걸고 받을 수 있습니다. 대조적으로, 전통적인 전화 시스템은 전화를 사용하기 위해 사무실에 있어야 합니다.

직원이 언제 어디서나 팀 및 고객과 연결할 수 있도록 하는 모바일 및 데스크톱 앱을 제공하는 서비스를 찾으십시오.

협동

일부 유선 전화 시스템은 3자간 통화를 허용합니다. VoIP 서비스는 더 많은 것을 제공합니다. 여기에는 무제한 참가자를 위한 화상 회의와 CRM 및 이메일을 포함한 협업 및 생산성 도구와의 통합이 포함됩니다.

확장성

기업은 규모를 확장하든 축소하든 운영 민첩성이 필요합니다. 이 기간 동안 리소스는 사용 중인 비즈니스 운영의 규모에 맞게 재구성해야 합니다.

비즈니스의 안정성에 대해 생각할 때 선택한 비즈니스 전화 시스템 유형이 중요한 이유는 다음과 같습니다.

• 귀하의 비즈니스는 음성 통화에 크게 의존합니까 아니면 최소한의 전화 통신 요구 사항으로 잘 운영됩니까?
• 전략적 성장을 위한 계획은 무엇입니까?
• 당신은 활기찬 영업 팀을 고용합니까?
• 전화 시스템을 통합해야 합니까?
• 확장을 위해 더 많은 고객을 참여시켜야 하는 경우 안정적인 전화 시스템이 필요합니다.

그러한 재구성이 구현되는 용이성은 다른 성능 측정 중에서 생산성에 영향을 미칩니다.

관련: 내 비즈니스에 얼마나 많은 전화선이 필요합니까?

지원하다

귀하는 항상 귀하의 비즈니스를 위한 최고 수준의 고객 서비스 지원을 원할 것입니다. 탁월한 고객 지원에 대한 명확한 기록을 보유한 서비스 제공업체를 찾으십시오.

포함된 기능

유선 전화는 거의 진화를 멈췄고 앞으로 더 이상 사용되지 않을 것입니다. 나중에 필수적이 될 모든 새로운 기능으로 통신 시스템의 미래를 대비해야 하는 경우 강력한 VoIP 시스템을 선택하는 것이 올바른 조치입니다.

가상 비즈니스 전화 시스템 을 사용하면 이메일, 화상 회의, 가상 팩스, 생산성, 직원 교육, ERP 및 CRM 소프트웨어와 같은 비즈니스 기술 플랫폼과 전화 통신을 통합할 수 있습니다.

관련 항목: 가상 전화 시스템을 설정하는 방법(간단한 4단계)

일반적인 비즈니스 전화 시스템 유형

이전에 논의한 바와 같이 연결을 기반으로 하는 두 가지 주요 전화 시스템 유형이 있습니다: 유선 및 VoIP. 그러나 다음과 같은 하위 유형 및 하이브리드 변형도 알아야 합니다.

1) 가상 전화 시스템

인터넷을 통해 전화를 걸고 받을 수 있는 브라우저 기반, 데스크톱 또는 모바일 앱으로 패키지된 소프트웨어 기반 솔루션입니다. 소프트폰 이라고도 합니다.

• 장점: 저렴하고 설치, 배포 및 사용이 매우 쉽습니다.
• 단점: 모든 기능을 갖춘 전화 시스템이 아님
• 최적: 예산이 부족한 소규모 기업과 직원 또는 계약자가 여러 위치에 배치된 기업에 적합합니다.

2) 유선 전화 시스템

구리선을 사용하여 음성 통신을 전송합니다. 아날로그 전화기라고도 합니다.

• 장점: 매우 안정적이고 신뢰할 수 있음
• 단점: 설정, 유지 관리 및 확장에 상대적으로 비용이 많이 듭니다. 길을 가다가 쓸모없게 될 수도 있습니다
• 최적: 이미 유선 전화가 있고 전화 업그레이드가 필요하지 않은 소규모 기업 빈티지 기술을 좋아하는 사람들

3) VoIP 전화 시스템

인터넷을 통해 음성을 데이터로 전송합니다.

• 장점: 오늘날 대부분의 비즈니스에 중요한 광범위한 기능, 기능 및 소프트웨어 통합. 쉽게 확장할 수 있습니다. 입수 가능한
• 단점: 비상 전원 공급 장치가 없거나 공급자가 페일 세이프 기능을 제공하지 않는 한 정전 시 비활성화될 수 있음
• 최적 대상: 모든 유형, 규모 및 산업의 미래 지향적인 기업

4) 클라우드 및 온프레미스 시스템

PBX(Phone Branch Exchange)가 호스팅되는 위치만 다른 VoIP 시스템입니다. IP PBX 라고도 하는 온프레미스 시스템에는 인터넷뿐만 아니라 기존의 유선 전화를 통해 통화를 수신 및 전송하는 LAN 연결 주 서버(고객 위치에 있음)가 포함됩니다. 반면에 클라우드 또는 호스팅 PBX 시스템은 공급자 가 PBX를 호스팅 하는 VoIP 시스템을 나타냅니다.

• 장점: 클라우드 기반 PBX는 일반적으로 설정 및 유지 관리 비용이 저렴합니다.
• 단점: 온프레미스 시스템에서 PBX를 유지 관리하는 것은 서비스 가입자의 책임입니다. 최적: 온프레미스 시스템은 커뮤니케이션 도구를 더 잘 제어하려는 팀에 적합합니다. 클라우드 기반 시스템 은 자체 PBX 관리에 대한 추가 책임을 부담하고 싶지 않은 기업에 적합합니다.

관련: 회사 전화번호는 어떻게 얻습니까?

업무용 전화 서비스 선택 시 모범 사례

다음은 회사에 가장 적합한 전화 시스템을 식별하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.

1. 비즈니스 전화 서비스를 업그레이드, 설치 또는 교체해야 하는 이유를 이해하십시오.
   • 당신의 목표는 무엇입니까?
   • 현재 사용 중인 시스템(있는 경우)은 무엇입니까?
   • 전화 서비스에 필요한 특정 기능은 무엇입니까?
2. 직원 수, 사무실 위치, 고객, 공급업체, 파트너, 팀 및 기타 이해 관계자와의 음성 기반 참여를 기반으로 비즈니스의 현재 및 잠재적 통화량을 평가합니다.
3. 향후 성장과 관련하여 확장성 옵션을 고려하십시오. 귀하의 전략에 맞는 서비스를 찾으십시오.
4. 전화 서비스를 통합하려는 리소스, 플랫폼 및 기술 스택을 감사합니다. 로컬 인터넷 서비스가 VoIP 솔루션에 적합한 품질과 속도 인지 확인합니다.
5. 전화 시스템에 합리적인 예산을 할당하십시오.
6. 귀하의 예산 및 운영 요구 사항에 맞는 서비스 또는 제공업체를 찾기 위해 전화 통신 시스템 시장을 샅샅이 살펴보십시오.
7. 신뢰성 및 고객 지원과 관련하여 서비스 제공업체의 실적, 특히 명성을 조사하십시오.
8. 주변을 스누핑하고 업계 리더가 사용하는 시스템/서비스 제공업체를 찾으십시오.
9. 당신이 선택할 수 있는 후보 목록을 만드십시오.
10. 등록하기 전에 데모를 요청하고 선정된 서비스를 시도/스트레스 테스트하십시오.

관련 항목: 완벽한 VoIP RFP 작성을 위한 전체 가이드

아직 질문이 있으신가요?

기업 이 전화 시스템을 업그레이드 해야 하는 이유는 여러 가지가 있습니다. 아마도 당신은 더 많은 기능이나 더 높은 수준의 이동성을 원할 것입니다. 아마도 비용을 절감하거나 업계에서 곧 쓸모 없게 될 레거시 시스템을 교체하고 싶을 것입니다.

이유가 무엇이든, 핵심은 목표를 명확히 하고 옵션을 이해하며 올바른 인터넷 전화 서비스와 협력하는 것입니다.