귀사는 인보이스를 처리하는 데 얼마나 걸립니까?

모든 비즈니스 프로세스와 마찬가지로 송장 처리에도 내부 리소스를 최대한 적게 사용해야 합니다. 속도는 일반적으로 효율성의 좋은 지표입니다.

인보이스 처리는 빠르고 효율적이어야 하지만 이것이 인보이스를 즉시 지불해야 한다는 의미는 아닙니다.

그러나 인보이스를 처리하기에는 너무 빠르며 얼마나 길면 너무 길까요?

다음은 인보이스를 처리하는 데 걸리는 시간, 처리 속도를 늦출 수 있는 요소 및 속도를 높이는 팁에 대한 분석입니다.

인보이스 처리란 무엇입니까?

송장 처리는 송장 관리와 관련된 각 단계를 말합니다.

인보이스가 접수되면 '미결 인보이스'로 간주됩니다. '폐쇄', 즉 완성되기 위해서는 여러 단계를 거쳐야 합니다.

AP(미지급금) 부서는 다음과 같은 대부분의 단계를 처리합니다.

• 인보이스 받기
• 송장 데이터 입력
• 송장 확인
• 청구서 승인
• 결제를 위해 인보이스 제출
• 총계정원장에 송장 저장
• 인보이스 처리 관련 커뮤니케이션

AP 자동화는 이러한 많은 단계를 처리할 수 있지만 다른 단계는 수동 입력이 필요합니다. 전체 프로세스에는 종종 다른 부서의 동료 및 고객의 협력이 필요합니다.

인보이스를 처리하는 데 얼마나 걸립니까?

짧은 대답은 상황에 따라 다릅니다.

송장을 처리하는 데 걸리는 시간은 주로 회사의 규모 , 사용 중인 소프트웨어 유형 (있는 경우), 관련 지불 및 금융 조건에 따라 다릅니다.

인보이스를 받은 시점부터 고객의 계좌에 금액이 입금될 때까지 평균적 으로 3일에서 2주가 소요됩니다.

청구서를 처리하는 데 2주 이상 걸리는 경우 몇 가지 일반적인 문제가 발생할 수 있습니다. 이 경우 처리 속도를 높이기 위해 취할 수 있는 조치가 있을 수 있습니다(아래 '인보이스 처리 속도를 높이는 방법' 참조).

순 30, 60 및 90 지불 조건

많은 기업이 인보이스를 통해 순 30 기간을 연장합니다. 즉, 30일 이내에 결제해야 합니다. 일부는 순 60, 90 또는 더 높은 용어를 제공합니다.

이는 현금 흐름에 도움이 되며 구매한 제품이나 서비스를 지불하기 전에 평가할 수 있는 기회를 제공합니다.

다른 산업과 산업 내의 틈새는 지불 조건에 대해 다른 표준을 가질 수 있습니다.

예를 들어, 많은 운송 회사는 송장이 발행된 후 60일, 90일 또는 심지어 120일 후에 화물 중개인에게 비용을 지불합니다. 이로 인해 일부 화물 중개인은 현금 흐름을 유지하기 위해 송장 팩토링으로 전환합니다.

순 기간 요구 사항 전에 지불하면 때때로 현금 흐름에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 그러나 이것이 송장 처리를 시작할 수 없다는 의미는 아닙니다. 마감일까지 최종 단계를 미루기만 하면 됩니다.

반면에 일부 공급업체는 조기 결제 할인을 제공할 수 있습니다. 장기적으로 이것은 귀하의 비즈니스에서 많은 비용을 절약할 수 있습니다.

송장 처리 시간에 규모가 중요한 이유

비즈니스 규모 에 따라 송장 처리에 걸리는 시간이 크게 달라질 수 있습니다.

대기업의 경우 일반 SME보다 더 복잡한 시스템과 종속성이 있을 수 있습니다.

여러 부서에서 더 많은 승인 수준을 갖는 것은 특히 승인이 필요한 개인이 병가나 휴가 중일 때 지연의 원인이 되는 경우가 많습니다.

SME의 경우 처리할 송장이 적을 수 있지만 처리할 외상매입금 부서도 더 적을 것입니다.

따라서 인보이스 처리 작업의 규모는 처리 시간을 줄이는 방법에 영향을 미칠 수 있습니다.

B2B(Business-to-Business) 회사를 위한 송장 처리

B2B 회사에서 송장 처리를 관리하는 방식은 더 긴 지불 조건과 사용 가능한 파이낸싱의 영향을 받을 수 있습니다.

인보이스 파이낸싱 (인보이스 할인 및 인보이스 팩터링 포함)은 상대적으로 대량 구매가 일반적인 B2B 회사에서 사용하는 일반적인 파이낸싱 유형입니다.

B2B 거래에서 공급자를 위한 송장 처리에 추가 관리 계층을 추가합니다. 그러나 인보이스를 처리하는 데 더 많은 시간을 제공할 수 있습니다.

인보이스 처리 속도가 느려지는 이유는 무엇입니까?

1. 송장 오류

인보이스는 상당히 복잡할 수 있습니다. 종종 이를 식별하고 검증하는 데 필요한 여러 세부 정보가 있습니다. 즉, 인보이스 번호, 결제 세부 정보, 날짜 등 여러 필드가 필요합니다. 이러한 필드에서 실수가 발생할 수 있습니다.

올바른 인보이스는 상황이 바뀌면 부정확 해질 수도 있습니다. 예를 들어 상품을 이미 받은 후에 주문을 반품하거나 변경해야 할 수 있습니다. 이러한 상황에서는 공급업체의 신용 전표가 유용합니다.

다음은 가장 일반적인 인보이스 오류 유형 두 가지입니다.

1.1 판매세 면세 실수

미국에서는 판매 및 세금 규정이 주마다 다릅니다. 세금 면제 인증서는 감사를 위한 지원 문서로 보관해야 합니다. 이 문제와 관련된 실수는 비교적 일반적입니다.

1.2. 부가가치세(VAT) 오류

VAT는 비교적 복잡한 영역입니다. VAT 실수는 단순한 오타부터 잘못된 회수 또는 경우에 따라 회수하지 않는 것까지 다양합니다.

2. 통신 오류

오늘날 평균적인 회사원은 하루에 121개의 이메일을 받습니다. 따라서 인보이스가 '우편에서 분실'되기 쉽습니다.

그리고 대기업과 중소기업 모두 조직 내의 잘못된 개인에게 송장을 보내거나 주소를 지정하면 오류나 지연이 발생할 수 있습니다.

3. 인보이스 사기

인보이스 사기는 일반적으로 악의적인 제3자가 진정한 파트너로 위장하여 인보이스를 전송하여 비즈니스를 속이는 행위를 말합니다.

따라서 공급업체에서 보낸 것처럼 보이는 송장을 받을 수 있습니다. 이로 인해 공급업체가 아닌 사기꾼에게 비용을 지불하게 될 수 있습니다. 이러한 유형의 사기는 받는 사람이 너무 바빠서 진위 여부를 다시 확인할 수 없는 경우에 발생합니다.

이 거래는 사업 자금을 잃을 뿐만 아니라 수정하는 데 시간과 자원이 소요됩니다.

최악의 시나리오에서는 공급업체가 이미 지불했다고 가정하기 때문에 공급업체의 진짜 송장을 무시하게 될 수 있습니다. 이로 인해 연체료 벌금이 부과되거나 고객 관계가 손상될 수도 있습니다.

송장 처리 속도를 높이는 방법은 무엇입니까?

1. Best Practice 확립

송장 처리 효율성을 향상시킬 수 있는 여러 모범 사례가 있습니다.

예를 들어 회계 부서에서 인보이스 처리를 담당할 특정 사람을 한 명 이상 지정할 수 있습니다. 이러한 방식으로 작업을 할당하면 부서에서 발생하는 다른 많은 프로세스와의 혼동을 피하고 인보이스가 적시에 처리되도록 하는 데 도움이 됩니다.

또한 회계 팀과 함께 인보이스 프로세스의 각 단계에 대한 구체적인 마감일에 동의할 수도 있습니다. 이렇게 하면 결제가 빠르고 효율적으로 처리되도록 하는 핵심 성과 지표(KPI)를 갖게 됩니다.

2. 인보이스 발행 소프트웨어

클라우드 기반 인보이스 발행 소프트웨어는 동료 승인 요청 알림 전송에서 보고서 생성에 이르기까지 인보이스 처리와 관련된 많은 단계를 자동화할 수 있습니다.

또한 오류를 줄이고 귀중한 데이터를 생성하여 고객과 직원의 프로세스 및 지출 패턴에 대한 통찰력을 제공할 수 있습니다. 이러한 데이터는 사업 계획 및 예측 목적으로 사용될 수 있습니다.

일부 회사는 여전히 수동 종이 기반 프로세스를 사용할 수 있습니다. 이는 비효율적이며 문서가 손실되거나 사고로 파기될 수 있으므로 비즈니스에 위험을 초래합니다.

인보이스 발행 소프트웨어의 가장 큰 이점 중 하나는 모든 인보이스를 기록하고 추적하기 위한 중앙 집중식 인터페이스를 지불 계정 부서에 제공한다는 것입니다.

3. 통합 인보이스 발행

통합 인보이스는 회사가 정해진 기간 동안 모든 인보이스를 하나의 인보이스로 병합하는 것입니다.

예를 들어, 일반적으로 매월 초, 중순, 말에 구매합니다. 각 구매에 대해 별도의 송장을 받아 처리하는 대신 공급자는 이를 통합하여 매월 말에 보낼 수 있습니다.

이렇게 하면 귀하와 판매자 모두 많은 관리 작업을 절약할 수 있습니다.

4. 사기 위험 감소

조직은 액세스 프로토콜, 보안 조치, 하드웨어 및 소프트웨어 솔루션을 설정하여 데이터 및 정보에 대한 효과적인 제어를 유지해야 합니다.

또한 모든 직원이 무단 액세스 또는 오용으로부터 데이터를 보호하는 것의 중요성을 인식하도록 해야 합니다.

또한 조직은 직원이 업무 수행에 필요한 정보에만 액세스할 수 있도록 해야 합니다.

결론:

송장 처리는 조직 내에서 여러 플레이어와 상호 종속성을 포함할 수 있는 여러 개별 단계로 구성됩니다.

실수가 없다고 가정하면 평균적인 SME는 며칠에서 2주 사이에 인보이스를 처리할 수 있습니다.

대기업은 처리해야 할 송장이 더 많으며 AP 자동화 소프트웨어 의 이점을 누릴 가능성이 높습니다. 이렇게 하면 오류가 줄어들고 결제 기록 및 추적이 더 쉬워집니다.

기업은 종종 인보이스에 순 조건을 첨부합니다. 이것은 정해진 기간이 지난 후에만 지불하면 된다는 것을 의미합니다. 이보다 빨리 지불하면 사용 가능한 현금 흐름이 줄어들 수 있지만 조기 지불 할인을 제공할 수 있습니다.

모범 사례를 수립하고 인보이스를 통합 하고 사기 위험을 줄이면 인보이스 처리 시스템에서 시간과 실수 가능성을 줄이는 데 도움이 됩니다.

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