송장 처리 작동 방식

현금 흐름이 대부분의 비즈니스의 생명선이라면 송장 처리가 핵심입니다.

이 은유를 조금 더 확장하면 송장 처리의 비효율이 전반적인 비즈니스 상태를 악화시키고 해결되지 않으면 더 심각한 문제가 발생할 위험이 높아집니다.

점점 더 많은 기업이 송장 처리 워크플로를 자동화하는 것이 필요한 치료법이라는 사실을 깨닫고 있습니다.

자세히 살펴보겠습니다.

송장 처리란 무엇입니까?

송장 처리는 송장 관리입니다. 그것은 그들이 받은 때부터 지불 후 총계정원장에 있을 때까지의 각 단계를 포함합니다.

일반적으로 미지급금 부서에서 수행하며 자동화된 송장 처리 소프트웨어의 도움을 받습니다.

인보이스 처리의 7단계

다음은 송장 처리에서 수행되는 일반적인 단계입니다.

각 회사 또는 미지급금 팀 내에서 이 프로세스에 약간의 차이가 있을 수 있습니다. 예를 들어 일부 회사에서는 PO(구매 주문서)에 연결되어 있는지 여부에 따라 송장을 다르게 처리할 수 있습니다.

1. 인보이스 수령

프로세스에 직접 관련된 사람들에게 '인보이스 받기' 는 이 작업에 대한 오해의 소지가 있는 간단한 이름처럼 보일 수 있습니다. '받다'는 수동적이고 직설적인 일을 의미합니다.

실제로는 '사냥'이나 '방목'이 더 나은 설명일 수 있습니다.

송장은 다양한 수단(여러 이메일 주소 또는 발신인)을 통해 여러 형태(물리적, 디지털 또는 팩스)로 도착할 수 있습니다. 그들은 또한 일찍, 늦게 또는 전혀 도착하지 않을 수도 있습니다!

청구서가 적시에 또는 채널에 수신되지 않은 경우 시스템에서 분실될 가능성이 있습니다.

따라서 요약하면 청구서를 받은 시점에 도달하는 것이 항상 간단한 것은 아닙니다(아래 7번 참조).

2. 인보이스 데이터 입력

인보이스를 받으면 분류하고 우선 순위를 지정해야 합니다. 이것은 각각의 데이터를 확인하고 다른 회계 시스템에 입력하여 수행됩니다.

송장은 다양한 형식으로 제공되며 실수가 포함될 수 있습니다. 종이 인보이스의 경우 디지털 양식을 만들기 위해 스캔해야 하는 경우가 많습니다.

데이터 입력 프로세스의 중요한 부분은 각 송장에 총계정원장 코드 (각 대변 또는 차변 입력에 대한 고유 코드)를 할당하는 것입니다. 이렇게 하면 다음 처리 단계와 보고가 훨씬 쉬워집니다.

이 데이터 입력 프로세스는 특히 수동으로 수행하는 경우 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다(아래의 '일반적인 송장 오류' 참조).

3. 청구서 확인(증빙서류와 일치)

세부 사항을 확인하지 않고 맹목적으로 청구서를 지불하면 결국 실수로 이어질 것입니다.

인보이스는 구매 주문서(PO) , 신용 메모 또는 나열된 비용을 설명하는 기타 정보와 같은 증빙 자료에 대해 확인해야 합니다.

자동 인보이스 처리 시스템(아래 '자동 인보이스 처리' 참조)이 없으면 다양한 위치에서 증빙 서류를 수집해야 합니다.

그것들은 다른 개인들과 주고받았을 수 있으며, 그것들을 대조하는 사람은 그것들을 수정하는 다른 기존 통신이나 지원 문서를 알지 못할 수 있습니다.

사기꾼일 수도 있습니다. Barclays는 최근 송장 사기 (송장 지불 세부 정보를 업데이트하는 기업으로 가장하는 사기꾼)가 증가하고 있으며 영국에서 사기꾼에게 손실된 모든 돈의 최대 55%를 차지할 수 있다고 경고했습니다.

4. 청구서 승인

위의 단계가 완료되면 지불이 이루어지기 전에 누군가가 각 송장을 승인해야 합니다.

승인 워크플로는 다양하지만 일반적으로 승인 요구 사항은 보편적입니다. 즉, 송장을 승인하는 사람은 다음이 필요합니다.

• 송장
• 모든 지원 문서
• 기타 정보(메모, 쿼리, 마감 알림 등)

5. 결제를 위한 인보이스 제출

인보이스 지불 준비가 완료되면 인보이스 승인 담당자는 인적 오류나 기타 미해결 문제가 없다고 확신해야 합니다.

인보이스가 즉시 결제로 표시되는지 또는 나중에 결제되도록 표시되는지는 각 미지급금 팀과 각 인보이스에 따라 다릅니다.

연체된 송장과 같이 정상 참작이 가능한 상황이 있는 경우 이 단계에서 발신인이 신고해야 합니다.

6. 총계정원장에 인보이스 저장

송장은 지불되는 즉시 총계정원장에 저장되어야 합니다.

이 단계에서 누락, 지연 또는 실수는 분명히 내부 보고 및 현금 흐름에 큰 문제를 일으킬 수 있습니다.

외부 관계에 손상을 줄 수도 있습니다. 인보이스가 기록되지 않으면 고객에게 잘못된 연체 알림이 전송될 수 있습니다.

7. 송장 처리에 관한 커뮤니케이션

각 송장 처리 단계에는 팀과 고객 간의 커뮤니케이션이 필요합니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 접수확인
• 수정
• 오류(또는 잠재적 오류)에 대한 설명
• 일반적인 질문들

독촉, 신용 메모 송장 사용, 조기 지불 할인, 송장 할인 및 송장 파이낸싱과 같은 기타 미지급금 기능도 작동할 수 있습니다.

이것은 일반적으로 이메일 받은 편지함과 같은 동일한 위치에서 발생하는 다른 작업의 바다에서 발생합니다.

Abode의 연구에 따르면 평균 미국 근로자는 매일 업무 이메일을 확인하는 데 3.1시간을 소비합니다. 이는 인보이스 프로세스를 확인할 때까지 새로운 정보가 더 많이 묻힐 것임을 의미합니다.

일반적인 송장 오류

비교적 큰 실수가 몇 개이든 작은 실수가 많이 누적된 결과이든 송장 오류는 비용이 많이 들 수 있습니다.

경험상 가장 일반적인 두 가지는 다음과 같습니다.

1. 판매세 면제 실수

판매세 및 사용세 규정은 주마다 다릅니다. 면세 증명서는 구매자가 판매자에게 발급하며 판매자는 이를 감사 증거로 보관해야 합니다. 적용 시기와 방법을 정확히 아는 것은 어려울 수 있으며 이러한 측면에서 실수는 종종 송장 오류로 이어집니다.

2. 부가가치세(VAT) 오류

VAT가 적용되는 기준은 복잡합니다. 이 영역에서 발생하는 실수는 종종 오타가 아니라 사례에 대한 잘못된 해석이나 실수로 인해 발생합니다.

자동 송장 처리

송장 처리의 각 단계에는 실수의 가능성이 있습니다. 휴가 중인 직원, 미지급금 부서의 직원 이직 등으로 인해 승인이 보류될 수도 있습니다.

프로세스에 안정성과 효율성을 추가하는 한 가지 방법이 있습니다. 바로 송장 처리 자동화입니다.

자동화는 수집 및 처리 워크플로의 속도를 높이고 개선할 수 있습니다. 또한 내부 직원에 대한 알림을 자동화할 수도 있습니다.

송장 처리 소프트웨어

올바른 인보이스 처리 소프트웨어를 사용하면 비즈니스의 판도를 바꿀 수 있습니다.

일부 소프트웨어는 위에 나열된 프로세스를 자동화하지만 다른 솔루션에는 송장 발행 프로세스의 일부로 거래 신용을 제공하는 기능이 포함될 수 있습니다.

이는 B2B 서비스 제공자가 전체 송장 발행 및 수금 프로세스를 부채를 인수하는 제3자에게 아웃소싱할 수 있음을 의미합니다. 그렇게 하면 판매자는 주문을 받은 후 며칠 이내에 대금을 받고 고객에게 청구서를 결제하는 데 훨씬 더 오랜 기간을 제공합니다.

결론

송장 처리에는 송장 수령에서 지불 및 총계정원장 기록에 이르는 모든 단계가 포함됩니다.

모든 추세가 디지털 인보이스 및 인보이스 처리의 성장을 가리키고 있지만 일부 상황에서는 여전히 종이 인보이스가 사용되며 디지털 형식으로 스캔해야 합니다.

처리 워크플로에는 세부 사항과 커뮤니케이션에 대한 주의가 필요합니다. 내부에 존재하는 승인 워크플로의 실수와 지연으로 인해 지연되기 쉽습니다.

송장 처리 자동화 는 송장 처리를 크게 개선하는 한 가지 방법입니다. 잠재적인 오류의 수를 줄이고 커뮤니케이션 및 승인을 중앙 집중화합니다.

자동화 소프트웨어 는 개인화된 필드를 포함하여 송장 데이터를 빠르게 추출하고 기록합니다. 수동으로 수행할 수 있는 것보다 빠를 뿐만 아니라 더 정확하게 수행합니다.

B2B 서비스 제공업체는 비즈니스 요구 사항에 가장 적합한 자동화 소프트웨어 유형을 고려하면서 더 나아가고 싶어할 수 있습니다.

B2B 판매자는 결제 시 완전히 승인된 거래 크레딧을 제공하는 TreviPay와 같은 솔루션을 배포할 수 있습니다. 이 옵션은 전체 인보이스 발행 및 수금 프로세스를 효과적으로 아웃소싱하는 동시에 더 높은 지출과 고객 충성도를 장려합니다.

개선된 처리 워크플로의 긍정적인 효과는 비즈니스의 건전성과 효율성에 극적인 영향을 미칠 수 있습니다. 선택한 옵션에 따라 B2B 판매자가 더 가깝고 수익성 있는 고객 관계를 형성하는 데 도움이 될 수도 있습니다.