핫데스킹이 귀하의 비즈니스에 적합한지 결정하는 방법

어떤 사람들은 그것을 좋아합니다.

어떤 사람들은 그것을 싫어합니다.

사무실의 핫 데스킹은 두 가지 방법 중 하나일 수 있습니다. 또는 그 사이 어딘가.

그렇다면 성공적인 핫 데스킹 롤아웃의 핵심은 무엇입니까?

준비.

이 가이드에서는 비즈니스에서 핫 데스크 환경을 구현하기로 결정 하기 전에 알아야 할 모든 것을 소개합니다.

1. 핫데스킹이란?
2. 핫 데스킹과 데스크 셰어링의 차이점은 무엇입니까?
3. 핫데스킹이 좋은 아이디어입니까?
4. 핫데스킹의 장점과 단점
5. 어떤 회사에서 핫데스킹을 사용합니까?
6. 핫데스킹은 어떻게 하시나요?

맨 처음부터 시작합시다.

일반적인 핫 데스킹 환경에는 다음이 포함됩니다.

• 탁상 전화기.
• PC 또는 노트북 도킹 스테이션(탁상 전화기 대신 소프트폰이 있을 수 있음).
• 모니터.
• 다른 장치를 연결하는 전원 콘센트.

책상에 있는 이러한 기본 항목 외에 핫 데스크 사무실에는 일반적으로 예약 가능한 회의실, 공용 프린터 및 기타 공유 사무실 시설이 있습니다.

왜 핫데스킹이라고 합니까?

핫 데스킹이라는 용어는 "핫 시트"라는 말을 기반으로 합니다. 이것은 제한된 시간 동안 쇼의 초점이 되는 라디오나 TV 쇼의 게스트에게 사용됩니다.

종종 그들은 불편하거나 재빠른 질문을 받은 후 자리를 떠납니다. 짧은 시간은 좌석을 "뜨겁게" 만듭니다.

스피드 데이트나 핫 포테이토 게임을 생각해보세요. 두 활동 모두 오래 지속되지 않아 둘 다 "뜨거운" 상태가 됩니다.

즉시 자리를 양보할 필요는 없지만 내일의 핫 데스크 환경이 재설정되고 누구나 앉을 자리를 선택할 수 있도록 하루가 끝날 때 자리를 비워야 합니다.

참고 : 일부 조직에서는 데스크 예약 또는 데스크 공유 정책을 사용하여 반영구적인 핫 데스크를 관리했습니다.

핫 데스킹과 데스크 셰어링의 차이점은 무엇입니까?

핫데스킹이 책상 공유가 아니라는 점을 이해하는 것이 중요합니다.

데스크 셰어링은 단순히 특정 데스크의 사용을 특정 사람들 사이에서 분할하는 것입니다.

예를 들어, Mohammed는 낮에 필요한 책상을 사용할 수 있고 Julie는 야간 근무를 맡을 때 같은 책상을 사용할 수 있습니다.

사실상 Mohammed와 Julie는 각각의 교대 근무 시간 동안 전용 작업 공간을 갖게 됩니다. 그러나 그들은 말 그대로 같은 책상을 공유하고 있습니다.

핫데스킹이란 런던의 데스크 123을 누구에게나 무료로 제공한다는 의미입니다.

다음은 작동 중인 핫 데스킹의 기본 예입니다.

• 월요일 : Mohammed는 직장에 도착하여 런던 사무실의 데스크 123에 로그인합니다.
• 화요일 : Mohammed는 샌프란시스코 사무실로 날아가 데스크 456을 사용합니다. 런던에서 Julie는 현재 데스크 123을 사용하고 있습니다.
• 수요일 : Julie는 런던에 있는 책상 123을 다시 사용합니다. Mohammed는 런던으로 비행기를 타고 돌아가므로 책상이 필요하지 않습니다.
• 목요일 : Barry는 일하기 위해 일찍 도착하여 런던의 데스크 123에 로그인합니다. Mohammed와 Julie는 둘 다 무료로 제공되는 대체 책상을 찾습니다.
• 금요일 : 재택근무의 50%. Barry, Mohammed 또는 Julie는 사무실에 없습니다. 책상은 누구나 무료로 사용할 수 있습니다.

책상 공유는 같은 비즈니스 내에서 분할 교대 근무에 이상적입니다. 예를 들어 연중무휴 지원을 제공하는 콜 센터가 있습니다.

모든 상담원에게는 데스크가 필요하지만 동시에 필요한 것은 아닙니다.

핫 데스킹은 세 가지 주요 사용 사례에 더 적합합니다.

1. 다양한 비즈니스를 위한 공용 공간 및 작업 공간이 있는 공유 건물. WeWork 또는 대학 캠퍼스를 생각해 보십시오.
2. 불규칙한 패턴으로 왔다 갔다 하는 직원이 있는 대기업. 출장이 잦은 영업팀이나 집과 사무실을 오가며 시간을 보내는 직원.
3. 큰 부동산이 필요하지 않은 중소기업. 한 번에 직원이 20명, 사무실에 10명만 있다면 책상 공간을 줄이고 비용을 절약할 수 있습니다.

핫데스킹이 좋은 아이디어입니까?

사무실 레이아웃에 따라 핫 데스킹은 변형되거나 어려울 수 있습니다.

WeWork와 같은 공유 건물을 운영하는 경우 핫 데스킹이 좋은 아이디어입니다. 모든 거주자가 작업을 시작하는 데 필요한 모든 것을 갖추고 도착하여 책상에 로그인할 수 있습니다.

한 기업이 사무실 전체를 고용하더라도 그 공간 내에서 핫데스킹 환경을 제공할 수 있습니다. 모든 직원이 매일 사무실에 출근한다면 그 회사는 WeWork가 아닌 자신의 사무실을 임대할 것입니다.

이것은 핫 데스킹을 완벽하게 만듭니다.

하나의 사업체로 건물을 운영한다면 핫데스킹은 여전히 ​​유효합니다. 사실, 모든 사람이 더 이상 사무실에 올 필요가 없기 때문에 핫 데스킹이 점점 보편화되고 있습니다.

일주일에 한 번 방문하는 최전선 직원이든 중요한 회의가 없는 한 집에서 일하는 지식 근로자이든 책상이 필요하지만 항상 그런 것은 아닙니다.

이것이 바로 핫데스킹이 등장하는 곳입니다.

핫 데스킹을 고려할 때 다음 주요 사항을 염두에 두십시오.

• 사람들은 정기적으로 재택근무를 합니까?
• 전용 핫 데스크 공간을 만들면 공간이 사용됩니까?
• 모든 직원이 같은 날 핫데스크를 사용할 수 있는 공간이 필요하십니까?
• 각 직원을 위해 사용하지 않는 공간을 예약하는 것과 비교하여 핫데스킹을 구현하면 얼마나 많은 비용을 절약할 수 있습니까?

핫데스킹의 장점과 단점

핫 데스킹의 장점은 분명하지만 일부 간주되는 단점도 강조하는 것이 옳습니다.

개인적인 접촉의 부족은 종종 단점으로 느껴지지만 연구에 따르면 미니멀한 책상 설정이 더 생산적입니다.

예를 들어, 5S 린 식스 시그마 원칙은 번창하기 위해 깔끔한 작업 환경을 만들고 유지해야 한다고 제안합니다.

5S'는 다음과 같습니다.

• Sort : 어수선하고 불필요한 항목을 제거합니다.
• 똑바르게 하다: 필수 품목을 올바른 위치에 보관합니다.
• 스크럽 : 책상 위에 있는 모든 것을 깨끗하고 깔끔하게 유지합니다.
• 표준화 : 작업장 변경 사항에 대한 계획을 문서화하고 공유합니다.
• Sustain : 처음 4개의 S'를 습관화합니다.

이를 모든 작업 환경에 적용하면 생산적입니다. 핫 데스킹은 이러한 사고 방식을 적용하여 아무도 매일 책상을 어지럽히지 않도록 합니다.

어떤 회사에서 핫데스킹을 사용합니까?

직원이 10~20명인 소규모 회사든 대기업이든 모든 종류의 회사에서 핫데스킹을 사용했습니다.

80,000명 이상의 직원을 보유한 세계 최대의 운송 회사인 Maersk는 전 세계에 100개 이상의 지점을 보유하고 있습니다. 영국의 Maidenhead 사무실에는 핫데스킹 기능이 있는 6개 층이 있습니다. 각 팀 또는 팀 블록은 필요한 경우 부서가 서로 가까이 있도록 층을 지정합니다.

사내 IT 팀을 위한 책상이 정적으로 배열되어 있지만 나머지 바닥은 매일 새로운 자리에 앉을 수 있도록 열려 있습니다. 각 층의 둘레에는 회의실과 개인 사무실이 사용됩니다.

규모의 반대편에는 약 20명의 직원이 있는 기술 컨설팅 회사인 StableLogic이 리저스 건물에 사무실 공간을 공유하고 있습니다.

대부분의 컨설턴트는 고객 현장에서 시간을 보내지만 리저스 건물로 돌아오면 개인 사무실에서 핫데스크를 하거나 공용 공간에 앉아 무료 전화에 로그인할 수 있습니다.

핫 데스킹을 사용하는 다른 잘 알려진 회사는 다음과 같습니다.

• 딜로이트
• 마이크로소프트
• 크레딧 스위스
• 씨티그룹
• 레고
• 국립 호주 은행

WeWork, Regus 및 Green Desk와 같은 공동 작업 조직에서도 핫 데스크를 볼 수 있습니다.

핫데스킹은 어떻게 하시나요?

핫데스킹은 다소 개인적인 경험입니다. 그러나 비즈니스에서 핫데스킹을 성공시키기 위해 몇 가지 기본 논리를 적용할 수 있습니다.

1. 올바른 기술 패키지를 선택하십시오.
2. 이미 예약된 지역을 명확히 하십시오.
3. 핫 데스킹이 가져올 이점을 직원에게 알리십시오.
4. 로그인/로그아웃 지침을 문서화하고 공개합니다.
5. 핫 데스킹으로 이동할 때 통신하십시오.
6. 모든 곳에 핫 데스크가 있어야 하는 것은 아닙니다.
7. 함께 앉아야 하는 팀을 위해 예약 시스템을 사용하세요.
8. 그룹 공동 작업을 위해 공용 공간과 허들룸을 사용합니다.
9. 모두가 무엇을 기대해야 하는지 알 수 있도록 일련의 하우스 룰을 만드세요.
10. 대규모 회의 일정이 잡히면 수용 인원을 늘릴 계획입니다.
11. 핫 데스크가 영구적인 책상이 되지 않도록 원격 근무를 수용하십시오.
12. 임시 개인화를 허용합니다(하루가 끝날 때 또는 예약 후 정리).

최고의 핫 데스킹 정책은 이를 지원하는 기술이 동급 최고가 아니면 무의미합니다.

PC 또는 도킹 스테이션이 최신 상태이고 다양한 작업 유형의 워크로드를 처리할 수 있는지 확인합니다.

소프트폰이 설치되어 있는지 또는 실제 핸드셋을 제공하는지 확인하십시오.

클라우드 우선 통신 시대에 접어들면서 핫 데스크에 전원을 공급하는 클라우드 전화 시스템(VoIP)이 필요할 것입니다.

문화와 정책에 시간을 할애한 다음 적합한 기술 제공업체를 선택하십시오.

핫 데스킹이 귀하의 비즈니스에 적합하다면 2022년 최고의 VoIP 전화 시스템에서 지원하는지 확인하십시오.