팀원에게 과제를 부여하는 방법

프로젝트는 이정표, 목표 및 목표로 구분되어 작업으로 구분되었으며 이제 할당할 차례입니다. 그러나 프로젝트 관리 플랫폼을 열면 작업을 표현하고 할당할 사람을 선택하는 형편없는 프로세스에 직면하게 됩니다.

글쎄, 이 기사에서 우리는 혼란스러운 첫 순간을 조금 더 명확하게 만드는 방법에 대한 조언을 제공합니다. 실행 가능한 팁, 작업 할당과 위임의 차이점에 대한 학습, 작업에 가장 적합한 사람을 선택하는 방법에 대한 제안된 기준이 있습니다.

보다 정확한 개요를 위해 다음은 목차입니다.

직원에게 작업을 할당하는 방법은 무엇입니까?

우리는 일반적으로 작업 할당이 프로젝트를 계속 진행하기 위해 작업 목록을 정리하는 데 초점을 맞추는 시간 소모적인 프로세스라고 생각합니다. 그러나 작업 할당은 실제로 더 많은 헌신과 노력이 필요한 직원 중심의 프로세스여야 하므로 놀라운 결과를 얻을 수 있습니다. 그러나 우리는 무엇을 의미합니까?

적절하게 할당된 작업은 직원, 프로젝트 및 전체 회사를 발전시킵니다. 방법은 다음과 같습니다.

1. 그들은 관리자와 직원 간의 책임과 신뢰를 강화합니다.
2. 그들은 새로운 기술과 완전한 옛 기술을 가르치는 데 도움을 줍니다.
3. 직원들이 다른 팀과 작업 방식에 익숙해지도록 합니다.
4. 프로젝트 견적을 내리는 것이 더 쉬워집니다.
5. 성능 검토 등을 위한 훌륭한 기반이 됩니다.

목록은 계속될 수 있지만 일단 여기에서 멈추겠습니다.

물론 이러한 장기적인 혜택은 계획 단계에서 약간의 피와 땀이 없이는 오지 않습니다. 직원 작업 할당에 대한 일반적인 아이디어와 취할 수 있는 특정 단계를 살펴보겠습니다.

동기는 더 큰 그림을 아는 데서 나온다

프로젝트 관리의 더 큰 그림에 대해 이야기할 때 우리는 동료에게 영향을 미치는 각 팀 구성원의 작업에 대해 이야기합니다. 모든 작업은 일반적으로 퍼즐의 작은 조각이기 때문에 직원들에게 자신의 작업이 어떻게 기여하는지 상기시키는 데 도움이 됩니다. 예를 들어:

• 고품질 초안은 최종 버전의 훌륭한 기반이 될 수 있으며 더 빨리 완성할 수 있습니다.
• 잘 준비된 프레젠테이션은 불필요한 질문과 추가 이메일 문의 시간을 단축할 수 있습니다.

사람들이 자신의 일이 회사 수준에 영향을 미친다는 사실을 알고 있을 때 더 잘 일하고 더 생산적이라는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

따라서 작업을 할당할 때 작업이 더 큰 그림에 어떻게 들어맞는지 강조하십시오. 단순히 " X를 하면 Y와 Z에 도움이 될 것입니다 ."라고 말하고 전체 프로젝트에 반영하는 방식을 통해 직원은 할당된 작업이 중요하다는 것을 알 수 있습니다.

직원들이 기꺼이 헌신하도록 하세요.

사람들에게 더 큰 그림을 말하고 가능한 것이 무엇인지 보여주는 것은 지금까지밖에 얻을 수 없는 것입니다. 초기 불꽃을 일으키기에 충분하지만 그들이 작업에 완전히 전념하려면 해당 작업에 수반되는 사항을 정의해야 합니다.

그들은 작업을 진행하는 방법, 사용할 기술 및 원하는 결과에 도달하는 방법을 상상할 수 있어야 합니다. 지침이 명확할수록 작업에 대한 동기가 높아집니다.

간단히 말해서, 작업을 수행하는 방법에 대한 지침을 제공하고 그들이 이해했는지 확인하십시오. 서로의 마음을 읽을 수 없으므로 모두가 같은 생각을 하는 것이 중요합니다.

작업 투명성을 요청하십시오

회사에서 사용할 수 있는 모범 사례 중 하나는 동료 간의 투명성입니다.

이것은 모든 사람이 작업표에 그날의 작업을 입력하도록 함으로써 달성됩니다. 작업표의 목적은 모든 사람이 주어진 시간에 무엇을 하고 있는지에 대한 정확한 아이디어를 얻는 것입니다.

사람들이 누가 어떤 작업을 수행하는지 알면 사람이 있는지 또는 바쁜지, 작업을 얼마나 진행하고 있는지 등을 더 쉽게 알 수 있습니다.

따라서 직원에게 과제를 부여할 때 마감일에 레이블을 지정하십시오. 또는 작업에 소요되는 시간에 대한 직원의 평가를 요청하고 해당 기간을 사용할 수 있습니다.

출처: Clockify 팀 작업표

작업표는 작업과 작업을 수행하는 사람들을 주시하는 좋은 방법입니다. 당신은 얻을:

• 누가 무엇으로 어려움을 겪고 있는지 확인하십시오(사람들의 기술을 평가하는 데 도움이 됨).
• 작업량을 소모하고 추가 작업을 수행할 수 있는 사람
• 예상 시간을 수정해야 하는지 여부
• 낭비된 시간을 식별합니다.

맑은 시간을 유지하십시오

작업표와 마감일 투명성에 대해 논의하는 동안 작업 완료를 위해 설정한 시간은 명확해야 한다는 점을 언급하는 것이 중요합니다.

앞서 언급했듯이 기한을 지정하는 가장 안전한 방법은 직원과 상의하는 것입니다. 그들은 작업의 어려움, 전체 마감일, 충족해야 하는 표준 및 완료하는 데 필요한 기술로 인해 작업에 소요되는 시간을 더 잘 평가합니다.

그들이 과제를 수행해야 하는 기간에 대해 말할 때 사람들은 전체 프로세스에 대해 더 책임감을 느끼는 경향이 있습니다. 마감일 정하는 데 적극적으로 참여했기 때문에 제시간에 끝내기 위해 최선을 다할 것입니다.

매우 명확한 기대치를 설정

작업 할당에는 항상 귀하(상급자)가 지적한 기대 사항이 포함되어야 합니다. 예를 들어:

• 로고 피치에는 가능한 한 많은 초안이 필요합니까, 아니면 몇 개의 완성품만 필요합니까?

디자이너에게 로고 피치의 초안을 만들어달라고 요청하는 경우 원하는 품질의 종류를 지정해야 합니다. 브레인스토밍 회의를 위한 스케치와 초안을 찾고 있는지 아니면 깔끔하고 보기 좋은 조각을 보여주고 싶은지 설명하세요.

추가로:

• 디자이너는 몇 조각을 해야 합니까?
• 따라야 하는 특정 색상 팔레트가 있습니까?
• 과제가 얼마나 중요합니까? 오늘이 마침내 로고를 결정하는 날입니까, 아니면 아직 브레인스토밍 단계에 있습니까? (작업 자체의 품질을 결정합니다)

위의 질문을 사용하여 작업을 할당하면 디자이너가 얼마나 많은 노력을 투자해야 하는지 정확히 이해할 수 있습니다. 그들은 그들에게 무엇을 기대하는지 알기 때문에 명확한 지시로 더 많은 동기를 부여받습니다. 그들의 작업이 처음에 전달되지 않은 것에 대해 비판을 받을 염려가 없습니다. 그리고 최종적으로는 기한 위반이나 평균 이하의 결과를 방지합니다.

덜 관여하여 의존성 생성 방지

직원들이 상사에게 특정 업무나 성과에 대한 의견을 묻는 것은 드문 일이 아닙니다.

문제는 감독자가 프로세스에 너무 관여할 때 발생합니다. 항상 움직이는 모든 부분에 눈을 떼지 않으면 프로젝트가 실패할 것 같은 느낌이 들 때. 예를 들어 그 사람의 승인, 조언 또는 상담을 기다리는 사람이 20명일 때 워크플로는 교착 상태에 빠지게 됩니다.

그리고 기다리는 시간은 낭비되는 시간입니다.

게다가, 사람들은 다른 일을 할 수 있기 때문에 의욕과 인내심을 잃고 좌절하게 됩니다.

따라서 사람들이 당신의 도움을 요청할 때마다 뛰어들지 않는 법을 배우십시오. 큰 그림을 처리하는 동안 작은 문제를 해결할 수 있는 신뢰할 수 있는 사람을 지정하십시오. 더 필요한 곳에 자신의 에너지를 사용하는 방법을 배우십시오.

예를 들어, 잠재 투자자를 위한 프레젠테이션 프레젠테이션을 하는 것이 한 사람은 보내고 싶은 고객 이메일을 확인해야 하고, 다른 사람은 양식에 서명을 원하고, 세 번째 사람은 직원 피드백에 대해 묻고 싶어하기 때문에 계속 연기됩니다. .

날씬해지지 않고 하찮은 일에 시간을 낭비하지 않으려면 여기에서 시작할 수 있습니다.

할당할 때 과도하게 관여하는 위험을 완화하는 방법

• 작업을 사람과 연결한다는 것을 기억하십시오.

즉, 적절한 사람과 적절한 작업을 연결하면 참여가 최소화됩니다. 시간을 내어 누가 무엇을 할 것인지 신중하게 선택하십시오. 당신 없이는 할 수 없는 일을 할당하는 것이 무슨 의미가 있습니까?

• 항목의 중요성을 판단하기 위해 10점 척도를 사용합니다.

귀하의 리더십 역할의 특정 측면이 얼마나 중요합니까? 모든 회의 또는 모든 통화 중에 절대적으로 필요합니까? 귀하의 승인이 필요한 작업은 무엇이며, 귀하 아래의 누군가가 승인할 수 있는 작업은 무엇입니까?

귀하와 프로젝트에 대한 중요성에 따라 0에서 10까지의 척도로 이러한 항목의 순위를 매기십시오. 최우선 과제는 여러분의 주의를 집중시켜야 합니다. 그리고 위임할 수 있는 것은 해야 합니다.

• 일정 분석

당신의 에너지와 시간은 훨씬 더 넓은 범위에서 필요합니다. 너무 관여하느라 시간을 낭비하고 있는지 알아보는 가장 좋은 방법은 일정을 살펴보는 것입니다. 우선 순위가 낮은 항목에 얼마나 많은 시간을 보냈는지 확인하고 어떤 문제가 당신 없이 해결될 수 있었는지 평가하십시오.

• 우선순위와 마감일을 고려하라

꼭 필요한 경우에만 개입하십시오. 당신은 할당된 작업에 가장 적합한 사람들이 정시에 완료하는 일을 책임지고 있습니다. 각 프로젝트에 대한 우선 순위를 결정하고 기한을 위반할 위험이 없는 한 해당 문제에만 관심을 두십시오 .

• 신뢰할 수 있는 사람들의 목록을 작성하십시오.

직원(또는 팀 구성원)을 충분히 알고 있다면 더 신뢰할 수 있고 더 많은 책임을 맡을 준비가 된 사람들을 선별할 수 있어야 합니다.
그들이 당신 대신에 우선순위가 낮은 항목에 참여함으로써 어떻게 도움이 될 수 있는지 그 이유를 적으십시오. 시간이 되면 이 솔루션이 프로젝트를 추진하는 데 도움이 된다는 점을 염두에 두고 그들을 결집하고 아이디어를 제시하십시오. 권한이 여러 사람에게 위임되면 워크플로가 중단될 가능성이 줄어듭니다.

이것은 또한 우리가 나중에 다룰 작업 위임 의 영역에 속합니다.

어떤 직원에게 어떤 작업을 할당할지 어떻게 결정합니까?

1. 우선순위에 따라 할당

당연히 일부 작업은 다른 작업보다 더 중요합니다. 프로젝트를 작업으로 나눌 때 우선 순위 수준을 평가하는 데 시간을 할애하십시오.

우선 순위가 높은 작업은 목록에서 가장 먼저 할당해야 합니다. 시간에 민감하거나 더 많은 노력과 헌신이 필요하기 때문입니다.

우선 순위가 낮은 작업은 사용 가능한 첫 번째 사람에게 필러로 할당할 수 있습니다.

2. 직원 가용성에 따라 할당

작업을 할당할 때 고려해야 할 또 다른 요소는 현재 사용 가능한 사람입니다.

프로젝트가 진행됨에 따라 새로운 작업이 추가됩니다. 새로운 작업을 할당해야 하지만 원하는 사람을 항상 선택할 수 있는 것은 아닙니다. 특히 마감일이 임박한 경우 가장 적은 작업량을 가진 사람이 가장 먼저 선택되어야 합니다.

이미 바쁜 사람이 더 능숙하거나 당신이 그들을 가장 믿는다는 이유만으로 과부하를 일으키는 것은 그들에게 불필요한 부담을 줍니다. 이는 좌절, 더 나쁜 결과 및 생산성 감소의 원인입니다.

그리고 우리가 언급했듯이, 모든 작업과 작업 중인 직원에 대한 개요가 포함된 작업표가 있으면 누가 무료이고 누가 무료인지 식별하기가 훨씬 더 쉬울 것입니다.

3. 직원의 능력치에 따른 배정

우선 순위가 높은 작업은 해당 분야 또는 기술에서 더 많은 경험을 가진 직원에게 가야 합니다. 그러나 때때로 다른 직원에게도 그러한 작업을 부여하여 그들이 성장하고 믿을 수 있는 사람이 되도록 도와야 합니다. 사람들에게 경험을 향상시킬 수 있는 도전적인 작업을 제공하는 것은 생산성과 사기에 필수적입니다.

말할 것도 없이 당신은 여러 명의 고급 직원을 고용해야 합니다.

우선 순위가 낮은 작업은 경험 수준에 관계없이 누구에게나 할당될 수 있습니다. 연습을 하거나, 새로운 기술을 익히거나, 더 중요한 작업을 위한 공간을 마련하기 위해 작은 작업을 수행할 수 있는 좋은 기회입니다.

4. 선호도에 따라 할당

마지막으로, 기본 설정은 작업 할당 방법에 큰 역할을 할 수 있습니다.

일부 직원은 다른 작업보다 특정 작업을 선호합니다. 따라서 팀과의 회의에서 작업을 할당하는 것이 좋습니다. 우선 순위, 마감일 및 가용성에 대해 논의할 때 어떤 작업을 수행하고 싶은지 물어보십시오.

누군가가 특정 유형의 작업에 관심을 보인다면 (어느 정도 고려하면서) 그 작업을 수락해야 합니다. 결국 사람들은 새롭고 흥미진진한 일에 배정될 때 더 생산적입니다.

참고: 이 규칙은 주의해서 적용하십시오. 사람들이 원하는 작업만 하도록 내버려두면 경력 성장을 방해할 수 있습니다. 우리의 안전지대에서 벗어나 때때로 우리가 좋아하지 않는 일을 하는 것이 우리가 발전하고 배우는 방법입니다. 따라서 과제를 나눠줄 때 이러한 잠재적 문제를 조기에 발견할 수 있도록 과제를 문서화하는 것을 잊지 마십시오.

작업 할당 및 위임

의미적으로 유사한 단어이지만 작업 측면에서 위임과 할당은 두 가지 다른 것입니다.

작업을 할당할 때 직원에게 많은 권한, 도전 또는 성장할 여지를 주지 않고 작업을 할당하는 것입니다. 여기에는 작업 작성, 마감일 정하기, 리소스, 도구 제공 등 모든 책임을 유지하는 것이 포함됩니다. 일반적으로 반복될 수 있는 반복 작업입니다.

작업 을 위임 할 때 해당 책임의 일부가 손가락에서 사라지도록 허용합니다. 당신이 생각하는 것은 목표뿐이며 직원들은 목표에 도달하기 위한 세부 사항과 수단을 알아낼 수 있습니다.

그러나 위임이 옳고 할당이 잘못된 것은 아닙니다.

작업 할당에는 고유한 위치가 있습니다. 많은 작업이 프로젝트 진행에 여전히 필수적인 반복 프로세스로 귀결되기 때문에 중요합니다. 업무 위임은 직원들이 배우고, 스스로에게 도전하고, 자신의 기술과 성과를 평가할 수 있는 좋은 기회입니다.

언제 작업을 할당해야 합니까?

관리 및 BizDev 컨설턴트인 Artem Albul은 작업 할당에 대한 자신의 개념을 공유했으며 이를 "알고리즘"이라고 불렀습니다. 그는 이러한 기준이 직원이 지침과 지침(일명 할당)에 따라 작업을 수행하기를 원하는 경우에만 유용하다는 점을 강조했습니다.

Albul이 알고리즘을 분석한 방법은 다음과 같습니다.

출처: Artem Albul, TWA Consulting

우리가 볼 수 있듯이 작업 할당은 둘 중 더 "제어"하는 반면 심층 지침을 제공하고 작업 명확성에 대한 확인을 요청합니다. 대부분은 모든 사람이 같은 페이지에 있기 때문에 오해의 여지가 거의 또는 전혀 남지 않습니다(창의적 자유도 포함).

작업을 어떻게 할당해야 합니까?

이전 섹션에서 언급한 모든 내용과 함께 작업 할당이 단계별로 어떻게 생겼는지 보여줍니다.

• 프로젝트 세분화

목표, 목표 및 일부 개별 작업을 자세히 설명합니다(전부는 아님, 세세한 관리를 시작하지 않도록 주의). 가장 중요한 마감일을 정하십시오.

• 작업의 우선 순위를 지정하고 정렬

리소스와 인력을 처음부터 적절하게 할당하려면 어떤 작업을 더 빠르게/더 잘 수행해야 하는지 아는 것이 중요합니다.

• 팀 및 팀 구성원 목록 만들기

팀 리더를 할당하고(없을 경우), 또는 개별 직원의 기술에 대한 의견을 요청하여 누가 무엇을 얻을 수 있는지에 대한 정보에 입각한 결정을 내립니다.

• 미팅을 잡다

팀 리더와 회의를 하고 위의 사항을 살펴보세요. 프로젝트를 성공적으로 추진하는 데 필요한 각 팀의 가용성, 관심 및 기술에 따라 작업을 할당합니다.

• 팀 리더로서 - 파이프라인 아래에서 작업 할당
• 작업 완료를 추적 하고 도중에 필요한 변경을 수행합니다.

마감일을 넘기거나, 작업을 재할당하거나, 자원을 이동하는 등. 할당한 모든 작업에서 발생하지 않는 한 이것은 완벽하게 괜찮고 예상된 것입니다. 그렇다면 사전 계획이 부실하다는 지표입니다.

• 피드백 제공 및 공연 작성

진행 상황을 추적하고 다음 작업 할당/위임 ​​프로세스에 도움이 될 수 있는 중요한 세부 정보를 기록하는 것을 잊지 마십시오. 또한 직원들이 개선해야 할 사항에 대한 유용한 정보입니다.

작업 할당은 우리가 원하는 것보다 다소 복잡합니다. 그러나 이러한 철저한 조사와 준비를 통해 프로젝트를 보다 원활하게 진행할 수 있습니다. 직원들은 또한 자신의 작업에 더 만족할 것이며 마감일이 가까워질수록 장애물이 줄어들 것입니다.

언제 작업을 위임해야 합니까?

위임은 고용주/감독자와 직원 모두를 위한 훌륭한 신뢰 관행입니다. 고용주는 프로세스에 대한 통제력을 어느 정도 포기하는 방법을 배우고 직원은 자신의 작업에 대해 더 많은 책임을 지는 방법을 배웁니다.

이를 통해 우선 순위가 낮은 과제를 덜 처리하기 때문에 작업의 큰 그림 측면에 집중할 수 있습니다. 시간과 에너지를 절약하는 동시에 다른 사람들의 경력 향상을 돕습니다.

리더로서 효과적으로 업무를 위임하는 방법은 무엇입니까?

우리가 언급했듯이 위임에는 더 많은 직원 독립성이 포함됩니다. 이러한 유형의 작업 할당을 할당보다 더 매력적으로 만드는 몇 가지 추가 구성 요소가 있으며 성장 기회가 많습니다.

실제 작업 대신 목표 위임에 집중

위임할 때 수행해야 하는 목표에 집중합니다. 직원에게 작업 완료 방법에 대해 "숫자에 따라 색칠" 지침을 주어서는 안 됩니다.

최종 결과가 어떠해야 하며 귀하(또는 상위 직원)가 어떤 기대를 가져야 하는지 명확하게 전달하십시오. 그 최종 목표를 달성하기 위한 수단은 직원들 자신에게 맡기십시오. 과제를 해결하는 방법과 해결 방법이 완전히 다를 수 있기 때문입니다. 결과가 당신이 찾고 있는 것이라면 그것은 완벽하게 괜찮습니다.

목표를 도전적으로 유지

당신이 위임하는 목표가 너무 쉬울 때, 그 사람은 미루거나 당신이 목표를 충분히 신뢰하지 않는다고 느낄 가능성이 있습니다. 그리고 너무 어렵다면 좌절하고 불안해하며 공황 상태에 빠지기 시작합니다.

직원의 기술 수준을 파악하여 직원이 감당할 수 있는 도전과 책임의 정도를 가늠할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 그들이 가장 생산적이고 훌륭한 결과를 얻으려면 "흐름의 상태"에 들어가야 합니다.

출처: Optimal Experience, M. Csikszentmihalyi

토론 및 피드백 장려

직원들이 주제에 대해 자신의 의견을 말할 수 있도록 합니다.

그들은 작업, 목표 또는 작업이 나중 단계나 다른 사람의 작업 흐름에 미칠 전반적인 영향에 대해 무엇이든 물어봐야 합니다. 그것은 그들이 일에 관심을 갖고 참여한다는 것을 의미합니다.

그리고 그들이 스스로 질문을 하지 않는다면, 당신은 항상 그들을 적극적으로 유도할 수 있습니다.

• 해명했으면 하는 것이 있습니까?
• 작업을 진행하는 방법에 대한 아이디어가 이미 있습니까?
• 우리가 합의한 시간이 당신에게 충분합니까?
• 다른 리소스, 도구 또는 지원이 필요합니까?
• 문제나 위험이 보이십니까?

이러한 질문은 그들이 가치 있다고 느끼고 그들의 노력이 인정받는 데 도움이 되며, 당신이 그 일에 관심을 갖고 있고 그들이 얼마나 잘 수행하는지 알게 해줍니다. 과용하지 않도록 주의하십시오. 그렇지 않으면 마이크로 매니저처럼 보이기 시작할 것입니다.

직원들에게 자유로운 고삐를 주되 지원을 제공하십시오.

미세 관리에 대해 말하면 위임은 사람들이 스스로 문제를 해결하도록 하는 것을 의미합니다. 절대적으로 필요한 경우가 아니면 관리자가 개입하여 프로세스의 모든 단계를 제어하거나 감독할 이유가 없어야 합니다.

그러나 당신이 해야 할 일은 그들이 막혔다고 느낄 때 당신이 어떤 조언을 받을 수 있다는 것을 알려주는 것입니다. 직원이 특정 작업에 대한 권한을 얻고 자신의 장치에 맡겨진다고 해서 스스로 일어설 때까지 프로젝트가 고통을 받아야 한다는 의미는 아닙니다.

때때로 그들에게 당신에게 필요한 것이 있는지 물어보고 당신이 어떤 종류의 지원, 상담 또는 중재를 위해 거기 있는지 확인하십시오. 또 다른 좋은 방법은 교육, 회의, 코스 등과 같은 추가 학습 기회를 제공하는 것입니다.

사람들을 앞으로 나아가게 하는 목표 위임

단순히 수행해야 하는 작업 대신 기술을 향상하고 모든 경험을 활용하는 작업을 선택하십시오. 예를 들어:

• 팀 커뮤니케이션 기술을 연마해야 하는 작업
• 더 작은 작업을 할당하는 방법을 배웁니다.
• 다른 사람의 작업을 감독하고 품질 관리를 수행합니다.
• 새로운 도구로 작업하는 법 배우기;
• 회의(또는 그 이상) 개최 등

직원이 개발하기를 원하거나 개발해야 할 기술을 찾은 다음 그에 따라 대표단을 계획하십시오. 당신은 그들이 동시에 새로운 것을 배우면서 작업을 완료하기를 원합니다.

누구에게 위임할지 선택하는 방법

Beyond Theory 의 선임 이사이자 컨설턴트인 Paul Beesley는 위임할 직원을 선택할 때 유용한 체크리스트를 제안했습니다. 프로세스를 단순화하고 속도를 높이기 위한 것입니다.

위임된 작업을 성공적으로 완료하려면 선택한 직원에게 다음이 필요합니다.

S – 작업을 수행하고 완료하는 기술

T – 작업을 완료하고 필요한 경우 필요한 기술을 배우는 시간

A – 작업과 관련된 모든 것을 처리하는 권한

R – 필요한 수준의 책임

R – 작업을 성공적으로 완료한 것에 대한 인정

이 목록은 특정 작업에 할당할 사람을 고려할 때 다루어야 하는 중요한 기준 집합입니다. 그러나 틈새 시장, 서비스 유형, 회사 규모 및 현재 진행 중인 프로젝트에 따라 기준이 변경될 수 있습니다. 그리고 그 반대가 아니라 귀하의 요구를 수용해야 합니다.

피해야 할 일반적인 작업 위임 실수

모든 것을 말하지만, 관리자와 고용주가 때때로 깨닫지 못하는 사이에 저지르는 몇 가지 일반적인 실수가 있습니다.

1. 마감일에 대해 너무 모호함 불필요한 압박을 가합니다.
2. 질문 및 우려 사항에 대해 사용할 수 없습니다. 세세하게 관리해서는 안 되지만 직원이 곤경에 처했다고 느낄 경우 지원을 위해 계속 참석해야 합니다. 무시하거나 다른 사람에게 넘기면 불신이 생길 수 있습니다. 하지만 평소 일이 바쁘다면 매일 또는 매주 상담 시간을 정하세요.
3. 방향이 불명확합니다. 작업을 위임할 때 작업 완료 및 기대에 할당된 시간을 최소한으로 지정해야 합니다.
4. 피드백을 제공하지 않습니다. 나쁜 피드백보다 더 나쁜 피드백은 없습니다. 직원들도 자신이 일을 잘하고 있다는 사실을 알아야 합니다. 내가 일했던 한 회사에서 만트라는 "아무도 당신의 일에 대해 불평하지 않는다면 당신이 잘하고 있다는 의미입니다."였습니다. 그리고 그것은 건전한 논리처럼 들리지만 실제로는 많은 좌절을 야기했습니다. 우리는 방향이 없었고 작업에서 작업으로 단순히 "떠 다니며"그 중 하나가 우리의 성과에 긍정적 인 영향을 미쳤는지 전혀 알지 못했습니다.
5. 직원의 말을 듣지 않습니다. 그들이 작업이나 목표에 대해 어떻게 느끼는지 고려하십시오. 피드백을 제공하고 처음부터 잠재적인 문제가 있는지 확인하십시오.
6. 다른 사람들에게 동일한 작업을 할당합니다. 어려움을 겪고 있는 사람을 발견하면 첫 번째 본능은 어떻게 지내고 있는지, 도움이 필요한지 물어보는 것입니다. 일부 관리자는 협의 없이 다른 직원을 배정하여 도움을 주는 경향이 있어 마음이 아픕니다. 직원은 훨씬 더 무능함을 느끼고 미래에 유사한 작업을 수행할 가능성이 줄어듭니다.
7. 사람들이 당신이 의미하는 바를 알 것이라고 가정합니다. 이것은 가장 큰 문제 중 하나입니다. 작업을 공식화할 때 목표와 기대치에 대해 가능한 한 명확합니다. 종종 관리자는 이러한 것들이 암시되어 있다고 생각하지만 사실은 아무도 마음을 읽는 사람이 아니라는 것입니다. 정보가 잘못 해석되거나 오해되지 않도록 명확하고 직접적으로 의사 소통하십시오.

특히 모든 다른 분야와 산업에 대해 더 많은 실수가 있을 수 있습니다. 가능하다면 당신이나 당신의 동료가 만든 가장 일반적인 것을 식별하십시오. 특정 작업이 수준에 미치지 못한 모든 경우를 기록하고 이를 수정하기 위해 할당 프로세스에서 무엇을 변경할 수 있었는지 확인합니다. 시간이나 자원이 충분하지 않거나 명확하지 않거나 직원이 그러한 책임을 맡을 준비가 되어 있지 않았을 수 있습니다. 모든 향후 작업 위임에서 동일한 절차를 사용합니다. 학습하고 프로세스를 더 빠르게 만드는 유일한 방법입니다.

결론적으로

작업 할당은 매우 신중하고 신중한 프로세스여야 합니다. 제 시간에 이정표에 도달하는 것만이 아닙니다. 직원들이 새로운 기술을 배우고, 회사에서의 자신의 위치에 대해 더 만족하고, 여러분과 직원 간의 신뢰를 강화하고, 궁극적으로 여러분이 큰 그림에 다시 집중할 수 있도록 돕는 것입니다.

우리가 수집한 조언을 따르면 회사에 효과적이고 건전한 장기적 변화를 만드는 올바른 길로 들어서게 될 것입니다.