일반 데이터 보호 규정(GDPR): PR에서 일하는 경우 알아야 할 사항

5월 한 달 동안 계속해서 통신을 수신하기 위해 동의 또는 승인을 요청하는 기업의 이메일이 쇄도하는 것을 보셨을 것입니다. 들어보지 못한 경우를 대비하여 새로운 EU GDPR(일반 데이터 보호 규정) 법률이 그 책임입니다. 또한 많은 회사에서 과도한 사용자 개인 데이터를 삭제해야 하는 이유이기도 합니다. 최대 2천만 유로의 벌금이 부과될 수 있다는 위협은 기업들이 옥상에서 여러분의 관심을 끌기 위해 소리를 지르며 유지, 수정 또는 제거할 수 있는 데이터를 평가하려는 추진 요인 입니다.

이것이 PR 또는 커뮤니케이션에서 일상적인 활동에 어떻게 직접적인 영향을 미치는지 자문해 볼 수 있습니다. 이 기사에서는 PR 전문가로서 이메일, 초대 등에 영향을 미치는 법적 제한과 다음을 포함하여 연락처를 적절하게 관리하는 것의 중요성에 대해 명확히 이해할 수 있도록 주제를 다루고자 합니다. 언론, VIP 또는 인플루언서.

PR에서 이메일 보내기: GDPR이 나에게도 영향을 줍니까?

GDPR 법 은 유럽 시민의 개인 데이터를 다루는 모든 비즈니스에 영향을 미칩니다 . 이는 귀하가 어디에 기반을 두고 있든, 미국, 일본 또는 아르헨티나이든 관계없이 이 법이 정한 제한 사항을 염두에 두어야 함을 의미합니다. 많은 경우 데이터의 출처에 대한 기록이 없습니다. 즉, 연락처가 사용하는 언어를 알고 있다면 운이 좋다는 의미입니다. 데이터베이스가 상당히 큰 경우 연락처에 있는 정보를 100% 제어하는 ​​것이 불가능하다는 사실에 직면해야 합니다.

따라서 마케팅 및 커뮤니케이션 부서가 기자, 영향력 있는 사람 또는 파트너의 긴 연락처 목록을 처리하지만 이러한 연락처를 얻은 방법이나 출처에 대한 정보가 없는 경우 EU에 속하지 않더라도 GDPR 제한 사항에 유의해야 합니다. .

이 새로운 법률이 기업에 부과하는 요구 사항 중 하나는 개인 데이터의 "통제"와 관련이 있습니다. 다시 말해, 회사로서 우리는 우리가 저장하는 데이터 유형, 방법, 시기 및 이유를 알고 이 데이터가 어떤 식으로든 걸러내거나 손실되지 않도록 보장해야 합니다. 이것은 Excel 시트, Google 드라이브의 스프레드시트, Word의 목록 등을 처리하거나 생성할 때 매우 잘 제어되어야 함을 의미합니다. 특히 정보를 쉽게 잃거나 잘못 구성할 수 있는 섬세한 시스템이기 때문입니다.

이제 당신이 이것을 알았으므로, 당신이 PR에서 일하고 당신의 일상적인 활동이 법적 또는 이메일 마케팅 부서. 개인 데이터를 처리하고 연락처와 통신할 때 GDPR 법률을 준수하려면 이러한 제한 사항과 요구 사항을 염두에 두십시오.

저널리스트로 이메일 보내기: 계속 연락하여 패션 또는 라이프스타일 커뮤니케이션 부서에 데이터를 저장할 수 있습니까?

저널리스트의 데이터베이스에는 분명히 해당 분야의 다른 전문가에 속하는 개인 데이터를 수집하고 처리하는 작업이 포함되며, 이는 GDPR 법률에도 영향을 미칩니다. [email protected] 과 같은 그룹 주소로 이메일을 보내도 문제가 되지 않습니다. 이 경우 개인이 아니라 미디어 팀에 연락하는 것이기 때문입니다. 그러나 이름과 성, 이메일 주소(직장 이메일인 경우에도)가 있는 데이터베이스의 연락처를 처리할 때 GDPR 법이 적용됩니다.

이러한 상황에 직면했을 때 회사에서 고려할 수 있는 세 가지 옵션 또는 대안이 있습니다.

• 외부 데이터베이스에 의존: 연락처의 동의를 얻는 것과 관련된 잠재적인 골칫거리를 덜어줄 수 있는 외부 데이터베이스 공급자가 있습니다. 이러한 서비스 제공업체 중 하나와 협력한다는 것은 개인 데이터의 오용에 대한 책임이 있는 서비스 제공업체이기 때문에 안전하게 사용할 수 있음을 의미합니다. 반면 에 전문 저널리스트 커뮤니티에 연결된 도구(예: GPS 레이더) 를 사용하는 것도 GDPR 준수를 보장하는 동시에 다른 저널리스트에게 연락할 수 있는 좋은 방법이 될 수 있습니다.
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• 동의를 얻기 위한 전략을 실행 하십시오. 자신의 데이터베이스가 있는 경우 GDPR 제한 사항을 준수하는지 100% 확신하기 위해 가장 좋은 방법은 연락처의 동의를 얻어 개인 데이터를 계속 저장할 수 있도록 하는 것입니다. 그리고 그들에게 통신을 보냅니다. 아래 Stradivarius 또는 Bershka의 예와 같이 모든 기자 연락처에 개별적으로 이메일로 동의를 요청 하거나 클릭 한 번으로 동의할 수 있는 페이지로 안내하는 진보적인 전략을 고려하십시오.
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• "적법한 이익" 법적 근거 활용 : 많은 회사에서 현재 커뮤니케이션 부서와 언론인 간의 상호 작용과 같은 상호 작용을 정당화하기 위해 "합법적인 이익" 예외를 사용하고 있습니다. "합법적인 이익" 예외는 커뮤니케이션에 "비즈니스 범위 내에서 정보 전송"이 포함되고 당사자에게 이익이 되는 한 연락처가 데이터를 저장하거나 커뮤니케이션을 보내는 데 동의할 것을 요구하지 않습니다 . 그들의 직업 생활에 관해서는 수신기 . 이 예외는 매우 모호하며 발송하려는 통신 유형에 따라 사용할 가치가 있는지 여부를 결정하는 것은 회사의 몫입니다. "합법적인 이익"이라는 유행에 뛰어드는 경우 언론인 관련 업무와 관련하여 이익이 되고 상업적인 이익이 전혀 없는 연락처 정보만 보내야 합니다 .

연락처 관리: 정리하는 데 도움이 되는 3가지 규칙

새로운 규정은 기업이 커뮤니케이션을 책임감 있고 정중하게 관리할 것을 요구할 뿐만 아니라 개인 데이터를 엄격하게 통제 할 것을 요구합니다. 이는 귀하가 저장하고 있는 개인 정보의 유형을 정확히 알고, 연락처로부터 동의 등록을 받고, 데이터베이스를 지속적으로 업데이트 및 제어하는 ​​것을 의미합니다.

그렇기 때문에 모든 개인 데이터(저널리스트, 인플루언서, VIP 연락처 등 포함)를 중앙 집중화하는 데 도움이 되는 디지털 도구를 보유하는 것이 GPDR 법률의 요구 사항을 충족하는 데 도움이 되는 현재로서는 필수적입니다.

지금부터 연락처를 어떻게 정리해야 하는지 궁금하신가요? 다음은 세 가지 방법입니다.

1. 동의에 따라 : 임시 연락처(이벤트에 초대한 사람 및 해당 이벤트 이후에 데이터 유지에 대한 동의가 없기 때문에 삭제하는 사람) 또는 영구 연락처(동의를 제공한 사람)를 만나게 됩니다. 또는 "합법적인 이익" 예외에 해당하는 연락처).
2. 활동 기반: GDPR 규정은 지금까지 많은 회사에서 무시되었던 의무를 설정합니다. 데이터베이스를 지속적으로 제어해야 하며 연락처의 활동을 명확하게 등록하는 것이 기본 입니다. 언론 연락처와 관련하여 미디어 회사에서 이직률이 높은 경우(다른 부서로 이직하거나 다른 부서로 이동하는 기자 등) 이것이 "활동" 필터(예: 그들이 지난 몇 년 동안 귀하의 커뮤니케이션을 클릭했는지 여부)는 GDPR 게임에서 앞서 나가기 위한 열쇠가 될 것입니다.
3. 유형 기반: 정당화할 수 있어야 하므로 저장하는 개인 정보 유형에 주의하십시오. 즉, 이 연락처와 관계가 그들이 입을 옷이나 액세서리의 샘플을 보내는 것과 관련이 있는 경우를 제외하고는 크기와 같은 세부 정보를 저장하지 않아야 합니다. 결혼 상태, 영양 요구 사항 또는 생일에 대한 메모에 주의하십시오. 현재로서는 정당화할 수 있어야 하며, 그럴 경우 연락처 관리 도구에서 개인화된 필드를 사용하면 이러한 유형의 정보를 빠르게 찾는 데 도움이 됩니다.

사용자가 쉽게 구독 취소, 데이터 수정 또는 개인 정보 보호 정책을 읽을 수 있도록 합니다.

이 새로운 EU 규정에는 "구독 취소" 또는 회사 데이터베이스에서 삭제할 권리를 전달하는 것과 관련된 사양도 포함됩니다. 이것은 패션, 럭셔리 또는 화장품 마케팅 및 커뮤니케이션 팀이 지금부터 보내는 모든 커뮤니케이션에 있어야 합니다 . 그렇기 때문에 언론 관련, 이벤트 초대, 제품 출시 발표 등의 대량 이메일을 보낼 때 자동화된 도구(CRM, 이메일 마케팅 플랫폼 등) 를 통해 개인 정보 보호 정책에 대한 링크를 포함하는 것이 기본입니다. 구독 취소 및 "데이터 수정" 페이지.

사용자가 데이터 삭제 또는 수정을 쉽게 요청할 수 있는 랜딩 페이지를 자동으로 제공하는 이메일 도구가 있습니다.

이메일 하단에 이러한 방문 페이지에 대한 액세스를 포함하거나 이러한 링크를 자동으로 통합하는 시스템을 사용하십시오.

PR이나 커뮤니케이션에서 이메일을 보낼 때 항상 의문이 제기됩니다. 내 개인 이메일 주소에서 이메일을 보낼 수 있습니까? 대답은 "예"입니다. 개인 또는 전문적인 성격을 띠고 대량 발송의 일부가 아니며 개인 데이터 저장을 포함하지 않는 한; 이 경우 명시적 동의가 필요하지 않습니다.

데이터 제거를 위한 프로토콜 수립

GDPR이 다루는 또 다른 요점 은 회사가 저장한 모든 개인 데이터에 액세스할 수 있는 사용자의 권리 입니다. 연락 담당자로부터 이러한 유형의 요청을 받은 경우 법률에 이러한 유형의 정보 제공에 대한 72시간 기간이 설정되어 있으므로 최대한 빨리 해야 합니다.

어떤 경우든 연락처로부터 데이터베이스에서 삭제 요청을 받으면 최대 72시간 이내에 이 사용자와 관련된 모든 정보를 삭제할 수 있습니다. 이전에 지적했듯이 개인 데이터를 처리하는 데 필요한 민첩성을 제공할 수 있는 시스템에서 모든 연락처 데이터를 중앙 집중화 하는 것이 좋습니다.

새로운 GDPR 법률로 삶을 더 쉽게 만들어 주는 연락처 관리 도구를 사용할 때 염두에 두어야 할 사항이 포함된 아래의 슬라이드 공유를 자유롭게 탐색하십시오.

보시다시피 GDPR은 법률 또는 이메일 마케팅 부서에만 관련된 것이 아니라 모든 PR 전문가가 일상적인 작업을 수행할 때 알고 있어야 하는 것입니다 . PR에서 이메일을 보내는 것에 대해 여전히 의문이 있는 경우에는 다음 가이드를 확인하는 것이 좋습니다 . 그리고 주저하지 말고 아래에 댓글을 남겨주세요!

* 이 기사의 내용은 PR 팀이 일상적인 비즈니스 활동에 대한 GDPR의 영향을 이해하는 데 도움이 되도록 설계되었지만 여기에 포함된 정보는 법률 자문으로 해석되지 않을 수 있으므로 해석과 관련하여 자신의 법률 고문과 상의해야 합니다. GDPR 법률에 따른 귀하의 고유한 의무 및 개인 데이터를 처리하기 위한 회사 제품 및 서비스의 사용.