팀에 시간 추적의 필요성을 설명하는 방법

시간 추적은 규모에 관계없이 모든 회사에 귀중한 자산으로 자리 잡았습니다. 적절하게 사용하면 성장, 재정적 안정, 워크플로 및 직업 만족도 향상을 가져옵니다. 그러나 대부분의 팀은 나쁜 평판을 받지 않기 때문에 추적 시간에 대해 확신할 수 없습니다.

인력 관리 소프트웨어 및 서비스를 제공하는 많은 회사는 엄격한 직원 모니터링 방법의 작은 부분으로 시간 추적을 사용합니다. 최근 CNBC 기능인 재택 근무 중 고용주가 당신을 감시하는 방법 은 많은 사람들이 업무 성과를 추적하는 모든 종류의 소프트웨어에 대해 (정당하게) 경계하게 만들었습니다.

그 두려움을 없애고 간단한 시간 추적 소프트웨어를 도입해도 개인 정보에 영향을 미치지 않는다는 것을 보여주기 위해 우리가 왔습니다. 실제로 직원으로서의 권리를 보호하고 전반적으로 더 나은 습관을 형성할 수 있습니다.

직장에서 시간 추적에 대한 가장 일반적인 문제

시간 추적이 내 개인 정보를 침해하는 데 사용됩니까?

직원 모니터링 및 개인 정보 보호 – 회의실의 코끼리에 대해 알아보겠습니다.

사람들은 시간 추적이 지속적인 모니터링과 면밀한 조사를 위한 관문임을 두려워합니다.

2018. BBC 기사에서 많은 직원들이 직원 모니터링으로 인해 직원들이 어떻게 불안하고 두렵고 스트레스를 받았는지에 대해 이야기했습니다. 많은 사람들이 추적 도구가 전체 성능에 도움이 될 것이라는 주장과 함께 구현된 방법을 강조했지만 그 외에는 모든 것을 수행했습니다.

같은 기사에서 한 트럭 운전사는 설치된 카메라와 마이크가 어떻게 자신의 성과(속도 제한, 운전 점수 등)에 너무 집중하게 되었는지 언급했습니다. 실제로 그는 실제로 운전하는 동안 순간에 덜 집중했습니다. 이러한 높은 수준의 압력은 성능 저하로 이어질 수 있으며 거의 ​​확실하게 소진을 초래할 수 있습니다.

올바른 이유로 시간을 추적하는 것을 목표로 합니다. 의심할 여지 없이 얻을 수 있는 것보다 잃을 것이 더 많기 때문에 전체 직원 모니터링을 위한 테스트 실행으로 사용하지 마십시오.

8시간 동안 완전히 생산적일 것으로 기대됩니까?

우리는 21세기에 살고 있지만 여전히 19세기의 작업 흐름을 기대합니다.

산업혁명 이후 노동자들은 주 6일, 하루 16시간 이상 일해야 했다. 공정 노동 기준은 1938년에 제정되었습니다. 노동의 성격이 바뀌었다는 이유로 노동 시간을 주당 40시간으로 제한함으로써 이를 시정했습니다.

그렇다면 왜 우리는 여전히 일을 같은 방식으로 취급하는 것일까요?

Collective Campus 의 CEO인 Steve Glaveski는 현대화, 기술 발전 및 인터넷이 우리가 일하는 방식을 1938년에 비해 어떻게 크게 변화시켰는지 지적합니다. 전체 8시간 동안의 생산성.

독일 스타트업 Rheingans Digital Enabler 는 자체 CEO인 Lasse Rheingans의 실험에서 기니피그였습니다. 그는 직원들이 하루 8시간 근무에서 5시간 근무로 전환하여 생산성과 작업 품질을 향상시킬 수 있는지 확인하고 싶었습니다. 말할 필요도 없이 실험은 성공적이었고 직원들 스스로도 개선을 느꼈습니다. 왜냐하면 그들은 하루 종일 생산성을 유지하기 위해 노력해야 한다는 압박감을 느끼지 않았기 때문입니다.

그들은 산만함과 초과 근무에 굴복할 가능성이 적었습니다.

Rheingans의 사례는 아무도 하루에 8시간을 생산할 수 없으며 CEO와 관리자는 그렇게 기대해서는 안 된다는 수많은 과학적 주장을 증명합니다. 같은 방식으로 팀에게 항상 집중적으로 집중하지 않을 것이라고 설명합니다. 그 시간 추적은 피크 시간을 찾고 작업의 우선 순위를 더 잘 지정하는 방법을 배우는 방법입니다.

그리고 충분한 데이터와 개선을 통해 회사가 재정적 손실 없이 주당 5시간 또는 6시간 근무제로 전환할 수 있을지 누가 ​​압니까?

시간 추적은 성과 부진에 대한 처벌의 한 형태입니까?

시간 추적을 성과 저하를 처벌하는 수단으로 간주하는 직원이 있습니다. 전체 직원이 시간을 추적하고 보고서를 제출해야 한다는 말을 들은 사람의 입장이 되어 보십시오. 그들은 곧바로 다음과 같은 여러 가지를 생각할 수 있습니다.

• 내가 일을 잘못하고 있습니까?
• 실적이 저조합니까?
• 관리자가 우리를 믿지 않습니까?
• 시간 추적이 내 작업을 평가하는 유일한 방법입니까?

그들의 첫 번째 생각은 거의 항상 부정적일 것으로 예상됩니다. 관리자가 각 활동에 얼마나 많은 시간을 할애하는지 확인하려고 할 때 100% 이상을 제공해야 할 필요성을 느끼거나 "손목을 찰싹 때리기"를 받게 되기 때문입니다. 그리고 우리는 압력 – 스트레스 – 소진 패턴으로 돌아갑니다.

시간 추적이 페널티 부여나 해고 사유로 사용되지 않는다는 점을 처음부터 강조하십시오. 대신, 실제 이유를 즉시 해결하십시오. 특정 프로세스를 신속하게 처리하고, 팀이 함께 속도를 높일 수 있는 부분을 확인하거나, 약간 완화하거나, 이미 압도된 사람보다 더 많은 작업을 수행할 수 있는 팀 구성원에 대한 정보를 더 많이 얻으십시오.

직원을 세세하게 관리하는 데 시간 추적이 사용됩니까?

시간 추적을 직원의 작업 시간의 모든 작은 측면을 감독하기 위한 핑계로 보는 관리자와 CEO를 찾는 것은 드문 일이 아닙니다.

Vonage 의 수석 부사장인 Reggie Scales는 CNBC 보고서에서 "[직원들은] 우리가 지켜보고 있다는 것을 알고 있으며, 이는 항상 좋은 일"이라고 지금은 악명 높은 주장을 펼쳤습니다. 시간 추적이 구현될 때 많은 직원이 얻는 이미지를 완벽하게 표현한 것입니다.

그들의 모든 단계는 모니터링되고 면밀히 조사되며 피드백 및/또는 수정 더미가 쌓일 것입니다. 어떤 사람들은 이것을 자신의 가치를 보여줄 기회로 여기겠지만 대다수는 자신이 잘하는 일에도 불안해할 것입니다. 다음과 같은 두려움입니다.

• "왜 같은 작업이 어제보다 15분이나 덜 걸렸나요?"
• "당신의 팀원들은 마감일까지 모든 것을 마쳤습니다, 당신의 보고가 늦은 것 같습니다"
• "필요한 모든 것을 갖추고 있는데 이 작업이 평소보다 더 오래 걸리는 이유는 무엇입니까?"
• "스케줄에 공백이 있는 것 같은데, 그 이메일을 받아보는 건 어때?"

우선 순위를 분류하고 작업을 수행하는 방법에 대한 각 직원의 개별적인 자유는 사라졌습니다.

말할 것도 없이 우리 모두는 개인적인 문제, 비생산적인 날, 팀원의 업무, 방해 등을 다룹니다. 또한 이 주제에 대한 전체 기사를 할애했으며 팀을 이해하려는 많은 팀 리더에게 눈을 뜨게 할 수 있습니다. ' 시간 추적 문제가 더 좋습니다.

이 모든 것을 고려할 때 팀에서 시간 추적 구현을 ​​발표할 때 초기 타격을 어떻게 완화할 수 있습니까? 또한 모든 의심을 신속하게 완화할 필요가 있음을 어떻게 설명할 수 있습니까?

시간 추적에 대한 기대치 충족

시간을 추적하는 이유가 윤리적이고 의미가 있는지 확인하십시오.

이전 섹션에서 시간 추적을 진행을 돕기보다는 방해하는 도구로 취급하는 관행을 강조했습니다. 다음은 팀과 대화하기로 결정하기 전에 숙고해야 할 몇 가지 사항입니다. 궁극적으로 이러한 반성은 팀에 보다 자신 있게 접근하고 불가피하게 발생할 질문에 대비하는 데 도움이 됩니다.

시간 추적은 시간 관리를 크게 향상시킬 수 있습니다.

그리고 그런 의미에서가 아닙니다. 사람들이 얼마나 많은 시간을 낭비하는지 알게 되면 갑자기 자신의 선택에 대해 더 많이 의식하게 되고 더 나아질 것입니다.

대신, 자기 계발의 관점에서 이 문장을 살펴보십시오. 시간 추적은 개인 시간 관리를 개선하고 우선 순위와 우선 순위에 대해 많은 것을 드러낼 수 있습니다. 팀과 대화할 때 다음과 같은 개인적인 이점을 강조하십시오.

• 그들은 더 조직화 될 것입니다.
• 그들의 일과 삶의 균형이 향상될 것입니다.
• 그들은 더 빠르고 더 나은 선택을 할 것입니다.
• 우선순위 지정 방법 등을 배웁니다.

그리고 이것들은 이점의 일부일 뿐입니다. "일상 활동 및 습관을 추적하는 방법 및 이유" 기사에서 프레젠테이션 자료로 사용할 수 있는 훨씬 더 많은 이점에 대해 설명했습니다. 시간 추적을 옹호하는 실용적인 조언과 전문가의 의견이 함께 제공됩니다.

시간 추적은 잘못된 관리나 의사 소통을 위한 반창고가 아닙니다.

생산성이 문제라면 관리 부실, 커뮤니케이션 채널이 제대로 작동하지(또는 활용되지 않는), 작업 조건이 불만족스럽기 때문일 수 있습니다.

PPM Express 의 전문가들은 회사의 재정적 손실에 대해 CEO에게 문의한 놀라운 실적을 보유하고 있습니다. 가장 일반적으로 다음과 같습니다.

• 시장을 따라가지 못함;
• 열악한 노동 조건;
• 비상 계획 없음
• 갈등과 빈약한 의사소통.

그러나 그들에 의해 목격된 바와 같이 많은 CEO들이 시간과 금전적 손실을 직원들이 시간을 추적하지 못하기 때문일 수 있다고 생각하여 간단한 해결 방법으로 시간 추적을 사용합니다.

따라서 시간 추적을 도입하기 전에 먼저 사무실과 팀의 모든 것이 원활하게 실행되는지 확인하고 싶을 것입니다. 그렇지 않으면 이러한 외부 요인이 데이터에 큰 영향을 미칩니다.

다음 섹션에서는 팀에 시간 추적의 필요성을 설명할 성공적인 회의를 준비, 수행 및 후속 조치하는 방법에 대한 특정 단계를 다룹니다.

직원에게 시간 추적의 필요성을 전달하는 방법

시간 추적이 가져오는 낙인과 싸워야 합니다.

직원의 우려 사항을 직접 해결하고 싶습니다. 첫 번째 섹션에 나열한 일반적인 문제는 팀/직원이 가질 수 있는 문제와 반드시 같지는 않습니다. 따라서 팀의 의심을 고려하면서 시간 추적을 긍정적 인 변화로 도입하는 몇 가지 방법이 있습니다.

기본 사항에 동의하고 규칙을 설정합니다.

팀 리더나 관리자가 회의에 함께 모여 시간 추적과 그것이 어떻게 도움이 되는지 논의하는 것은 항상 좋은 생각입니다. 그들 사이에 몇 가지 기본 규칙을 먼저 설정하면 수집한 데이터를 읽을 때 미래의 혼란을 제거할 수 있습니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있지만 이에 국한되지는 않습니다.

• 팀이 시간을 추적하는 이유
• 언제 특정 시간을 소비하고 결과에만 집중할 것입니까?
• 주간 또는 월간 보고서가 필요합니까?
• 프로젝트 관리 및 마감일에서 시간 추적을 구현하는 방법

목표는 공통점을 찾는 것이므로 시간 추적이 논쟁이나 갈등의 지점이 아니라 당신에게 도움이 될 수 있습니다. 일어날 수 있는 최악의 상황은 일부 팀이 뒤처지기 시작하고 다른 팀은 너무 많은 시간과 노력이 필요하다는 것을 깨닫고 구축한 전체 "인프라"가 무너질 수 있다는 것을 깨닫는 것입니다.

"부드러운 발표"를 하라

소프트 런칭과 마찬가지로 "소프트 발표"는 특정 세부 사항 없이 직원에게 시간 추적 아이디어를 소개하는 역할을 합니다. 당신은 그들에게 회의가 있을 것이며 논의될 내용에 대한 일반적인 아이디어를 알립니다. 시간 추적을 시작하기 몇 주 전에 이 작업을 수행하는 것이 가장 좋습니다. 기껏해야 한 달입니다.

시간 추적이 좋은 변화임을 강조하는 것을 잊지 마십시오. 두 팀과 프로젝트에 미치는 긍정적인 영향에 초점을 맞추고 누군가의 고용을 위태롭게 하지 않을 것이라고 덧붙입니다.

그렇게 하면 유출된(잘못된) 정보가 떠도는 대신 사무실 주변에 자연스럽게 떠도는 소문이 형성되도록 할 수 있습니다. 직원들로부터 정보를 유지하는 것은 우려를 불러일으키고 그들이 면밀히 모니터링되고 자유를 잃을 것이라는 두려움을 갖게 합니다.

직원들이 자신의 목소리를 들을 수 있도록 하라

관행을 도입하기 약 2주 전에 직원이 시간 추적에 대한 우려 사항을 작성할 수 있는 익명의 양식을 보냅니다. 많은 직원이 익명에도 불구하고 양식에 말이 거의 없기 때문에 가능한 최상의 응답을 보장하기 위해 정보를 채우는 다양한 방법을 제공하십시오. 예를 들어 다음을 시도할 수 있습니다.

객관식 답변:

회사에서 시간 추적을 구현하면 가장 걱정되는 점은 무엇입니까?

• 나는 비생산적으로 보일 것입니다.
• 너무 많은 시간을 낭비하게 될까 봐.
• 제 사생활 침해입니다.
• 시간 추적이 내 워크플로를 정확하게 반영하지 않습니다.
• 방해 요소가 너무 많습니다.
• 시간을 추적하는 것을 잊겠습니다.
• 다른: _________________________________

또는 개방형 질문을 선택하십시오.

시간 추적에 대한 경험이 있습니까? 그것이 당신을 위해 일했습니까?

이러한 종류의 설문조사를 수행하려면 HR 담당자와 긴밀하게 협력해야 합니다. 사전에 여러 문제를 해결하기 위해 가능한 한 많은 근거를 다룹니다. 수집한 데이터는 시간이 되면 회의의 첫 번째 순서로 제시되어야 합니다.

대면 토론 허용

가능한 경우 HR은 모든 사람에게 직접 방문하여 의견을 말할 수도 있음을 알려야 합니다. 일부 직원은 자신의 생각을 구두로 더 잘 표현합니다. 때때로 종이에 질문에 답하는 것은 그들의 우려가 무시될 것이라는 공허한 몸짓으로 인식될 수 있습니다.

시간 추적을 도입하기 위한 회의 설정

회의 1주일 전에 다룰 모든 요점을 요약한 대량 이메일을 보내십시오. 직원의 관심사, 시간 추적 자체를 통한 목표 및 목표, 어떤 도구를 사용할 것인지, 어떤 도움이 제공될 것인지 등

이 요점을 짧고 간결하게 유지하십시오. 이 이메일은 직원들이 설문조사에서 언급하지 않았을 수 있는 질문과 발언을 준비할 수 있는 충분한 시간을 제공합니다. 또한 논의된 요점의 순서를 알면 상황에 맞지 않는 질문을 하고 오해를 일으키지 않고 올바른 질문으로 뛰어들 때를 알 수 있을 가능성이 더 큽니다.

팀에 시간 추적을 도입하기 위한 9단계

실제로 시간 추적을 도입하게 되면 다음 단계를 통해 모든 것을 명확하고 정확하게 전달할 수 있습니다.

1. 서론은 짧게 하라

아무도 긴 회의를 좋아하지 않습니다. 특히 더 나은 일이 있을 때 또는 "이메일이 될 수 있었을 때"입니다. 와주신 모든 분들께 감사드리며 기존에 정하신 업무 순서를 다시 한 번 소개합니다. 또한 마지막에 그들의 모든 질문에 답하겠다고 발표하십시오.

2. 우려 사항부터 시작하여 먼저 해결하십시오.

설문 조사에서 수집한 데이터를 사용하여 직원 전체가 시간 추적과 관련하여 가장 큰 문제를 지적합니다. 이것은 그들이 자신이 들었다는 것을 알게 하고 그들이 회사 문제에 대해 발언권이 있다는 사실을 강화합니다.

그 후, 프로세스 초기에 팀장과 협상한 내용과 그것이 각 부서/팀에 어떤 영향을 미칠지 구체적으로 밝히십시오.

3. 다음 5가지 핵심 사항을 팀에 설명하십시오.

여기 Clockify에서 우리는 전반적인 삶을 개선하기 위한 방법으로 시간 추적을 사용하는 것을 옹호합니다. 자세한 정보로 당신을 압도하고 싶지 않으므로 목록은 짧게 유지됩니다. 각 지점에는 해당 주제에 대한 링크가 있습니다. 더 자세히 살펴보고 싶은 경우.

1. 시간을 추적하면 초과 근무 시간을 알리고 혜택을 협상하는 데 도움이 됩니다.
2. 방해 요소와 시간 낭비를 쉽게 식별하는 데 도움이 됩니다.
3. 그들은 초과 근무에 대해 더 잘 인식하고 시간이 지남에 따라 소진을 예방할 수 있습니다.
4. 그들은 보상 시간을 받을 자격이 있는 때를 알고 있습니다.
5. 사무 오류 및 시간 도용을 방지합니다. 그들의 권리를 보호하는 확실한 증거입니다.

4. 충분한 데이터 제공

사전에 일부 데이터를 준비하십시오(회의를 동적으로 유지하려면 인포그래픽을 사용하는 것이 가장 좋습니다). 시간 추적 기능을 활용한 회사의 사례 연구를 찾아보십시오. 시간 추적이 테이블에 가져올 불확실성으로 인해 일부 사람들은 Google로 달려가 시간 추적이 실패한 사례를 찾을 수 있습니다. 이것은 그들을 방어적으로 만들고 당신도 대비해야 하는 대위법을 제공하게 할 것입니다.

5. HR 참석

참고로 HR 담당자는 회의와 조정 절차 내내 참석해야 합니다. 직원들 사이에 앉히고 가능하면 토론에 참여하십시오. 그들의 존재는 이 어려운 일을 하는 동안 당신에게 도움이 될 것입니다. 동시에 팀 간에 발생할 수 있는 의심, 혼란 또는 전투력을 진압할 수 있습니다.

6. Q&A를 열어라

마지막으로 가장 중요한 것은 사람들이 자신의 의견을 공유할 수 있도록 하는 것입니다. 주로 귀뚜라미와 잡초가 아닌 이상 공개 포럼을 유지하십시오. 그런 다음 특정 질문을 하고 토론을 촉발하는지 확인할 수 있습니다.

7. 소개 미팅 후 후속 이메일 작성

이것은 회의를 요약하는 좋은 방법이며 원하는 만큼 상세하거나 간결하게 유지할 수 있습니다. 너무 많은 작업처럼 들린다면 2020년 최고의 시간 관리 앱 목록이 있습니다. 그 중 Otter 는 회의를 녹음한 다음 이를 기록하고 타임스탬프를 찍어 보고서를 생성하는 앱입니다.

8. 리소스 제공

회의 후 며칠 후 정보가 정리되면 리소스 개요가 포함된 대량 이메일을 보냅니다. 시간을 더 잘 관리하는 방법부터 시간 추적기를 사용하는 방법, 습관으로 만드는 방법까지 거의 자동입니다.

어디서부터 시작해야 할지 잘 모르겠다면 올바른 길로 가는 데 도움이 되는 몇 가지 기사를 참조하세요.

• 컴퓨터에서 작업하는 동안 시간을 ​​추적하는 4가지 간단한 방법
• 팀 시간 관리를 구축하고 개선하기 위한 12가지 팁
• 시간을 추적하는 습관을 만드는 방법

9. 소프트웨어에 대한 도움을 받을 것이라고 팀을 안심시키십시오.

우리가 광범위하게 다루지는 않았지만 언급할 가치가 있는 한 가지 문제는 많은 사람들이 시간 추적기를 사용하는 방법을 배우지 못하면 어리석게 보일까봐 두려워한다는 것입니다. 가장 좋은 조치는 학습에 문제가 있는 사람에게 직접 질문하는 것이 아니라(이를 인정하는 사람이 거의 없기 때문에) 대신 집중 과정과 운영, 기술에 정통한 직원 또는 소프트웨어 자체 개발자의 1:1 도움을 제공하는 것입니다. 현장 도움을 제공하는 사람들, 즉.

요약

아이들이 벽장에 있는 괴물을 두려워할 때, 우리는 그것이 실제로 미지의 것에 대한 두려움이라는 것을 압니다. 그들의 방은 어둡고 실루엣은 도처에 으스스한 모양을 형성하고 있으며 개인 공간 안팎에서 소음이 들립니다. 자신의 상상에 맡기고 그들이 가장 무서운 시나리오를 해석하는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

우리가 나이가 들어도 그 과정은 그다지 변하지 않습니다. 거의 같은 방식으로, 시간 추적과 같은 단순한 것이 우리의 두뇌에 충분한 사실 정보가 없을 때 더 무섭게 보일 수 있습니다. 우리가 제시한 방법을 사용하면 어두운 방에 불을 켜고 으스스한 옷장의 문을 열어 두려울 것이 없다는 것을 보여줄 수 있습니다. 정보, 연민, 이해 및 충분한 확신으로 그들의 우려 사항을 해결하십시오.