엔터프라이즈 콘텐츠 관리: 간단한 5단계로 혼돈을 제어하세요!

지식 콘텐츠 관리는 콘텐츠를 구성하고 관리하며 수년에 걸쳐 훨씬 더 대중화되었습니다. 조직화되지 않은 상태로 여기저기 흩어져 있는 회사 파일을 상상해 보십시오. 괜찮아요; 엔터프라이즈 콘텐츠 관리가 구조 작업을 수행하고 이러한 난장판을 정리된 작업 공간으로 변환합니다. 또한 뛰어난 기능 덕분에 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시장은 2017년 이후 316억 6000만 달러에서 671억 4000만 달러 로 두 배가 되었습니다.

조직에서 클라이언트, 직원, 파트너, 팀 리더 등과 공유할 콘텐츠를 정기적으로 만드는 경우 "어디에 두었지?" 따라서 이 기사에서 ECM의 비밀을 우리와 함께 탐구하십시오!

엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM)란 무엇입니까?

ECM(엔터프라이즈 콘텐츠 관리)은 디지털 자산 형태의 모든 정보가 함께 모여 올바른 위치를 찾는 마법 같은 세계입니다. 캡처, 기록 및 저장에서 중요한 콘텐츠 검색에 이르기까지 모든 콘텐츠 관련 요구 사항을 충족하기 위해 많은 대규모 조직에서 사용하는 전략입니다.

이제 다음 질문인 "엔터프라이즈 콘텐츠 관리에 관심을 가져야 하는 이유는 무엇입니까?"가 무엇인지 압니다. 음, 친구여, 몇 가지 통계의 도움으로 이 혼란을 정리하겠습니다. 이 디지털화된 세상에서도 부실한 콘텐츠 관리로 인해 기업의 생산성이 21% 손실된다는 사실을 알고 계셨습니까? 소중한 시간을 창밖으로 내던지는 것 같지 않나요? 뿐만 아니라 조직은 잘못 배치되거나 손실된 문서를 찾는 데 주당 평균 15시간을 소비합니다.

ECM에는 조직이 비즈니스 전반에 걸쳐 정보의 흐름을 따라잡는 데 필요한 다양한 도구와 프로세스가 포함되어 있으며 특히 생산성을 비롯한 중요한 요소는 손실되지 않습니다.

ECM을 사용할 때 가장 좋은 점은 정형 정보와 비정형 정보를 효율적으로 관리할 수 있다는 것입니다. 구조화된 문서는 스프레드시트, 연락처, 양식 및 SQL 데이터베이스와 같은 표준화된 형식의 데이터를 말합니다. 반면에 구조화되지 않은 데이터는 이미지, 멀티미디어, 회의록, PowerPoint 프레젠테이션과 같이 모든 형식, 모양 및 크기로 제공되며 표준화되지 않았습니다.

ECM이 없으면 조직은 파일 손실, 마감 기한 누락, 무질서한 문서 및 불만에 찬 직원의 루프에 빠질 위험이 있습니다. 그리고 이러한 혼돈으로부터 조직을 구할 수 있는 ECM의 기능은 다음 섹션에 나열되어 있습니다. 그러니 기다리지 마세요. 읽어.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?

오늘날 데이터는 왕이며 성장과 성공의 비결을 담고 있습니다. 데이터와 콘텐츠의 중요성은 의사 결정을 안내하고 혁신을 촉진하는 통찰력을 제공하기 때문에 아무리 강조해도 지나치지 않습니다.

그리고 데이터가 증가함에 따라 데이터 유출 사례도 급증했습니다. 따라서 이 데이터가 혼란스러워져 기업이 경쟁력을 잃지 않도록 저장해야 합니다. 소중한 계약과 파일을 이메일과 안전하지 않은 데이터 저장소에 의존할 수 없습니다.

대신 파일을 쉽고 안전하게 액세스할 수 있도록 유연한 폴더로 파일을 관리하는 ECM 소프트웨어에 투자하는 것을 고려하십시오. 따라서 ECM의 힘과 핵심 요소 뒤에 숨은 비밀을 소개하는 여정을 준비하십시오.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리의 핵심 요소

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 다섯 가지 기본 구성 요소로 나눌 수 있습니다. ECM 전략을 준비하는 동안 뒤에 아무것도 남지 않고 모든 것이 원활하게 작동하도록 각 구성 요소를 제자리에 두어야 합니다. 귀하의 비즈니스를 귀중한 정보의 보물이라고 상상해 보십시오. 그러나 보물을 포착하고 관리하며 궁극적으로 가장 필요한 사람들에게 그 혜택을 제공할 수 없다면 보물은 쓸모가 없습니다. 이제 이 흥미로운 여정을 시작하고 ECM의 핵심 요소를 살펴보겠습니다!

1. 캡처

파일 및 문서 구성을 위한 첫 번째 단계는 캡처하여 새로운 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템으로 가져오는 것입니다. PDF, Word 문서와 같은 종이 문서를 전자 형식으로 변환하거나 ECM에 저장해야 하는 이미 사용 가능한 전자 파일을 가져오는 과정입니다.

여기에는 계약서, 제안서, 송장, 구매 주문서, 보고서 및 직원 파일과 같은 문서가 포함될 수 있습니다.

이러한 모든 중요한 파일을 하나의 중앙 위치에 디지털화하고 저장하면 조직 프로세스를 간소화하고 비즈니스 콘텐츠에 더욱 쉽게 액세스할 수 있습니다.

2. 관리

콘텐츠를 캡처한 후 다음 구성 요소는 콘텐츠를 관리하는 것입니다. ECM은 쉽게 접근할 수 있는 형식으로 정보를 분류하는 콘텐츠 큐레이터입니다. 협업, 손쉬운 접근성 및 검색 기능을 위해 사용할 ECM 도구의 인터페이스를 확인해야 합니다. 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 모든 정형 및 비정형 데이터를 논리적 형식으로 정렬하는 개인 비서 역할을 합니다.

3. 매장

봄, 당신의 데이터는 충분하지 않습니다. 데이터를 안전하게 저장하는 것이 중요합니다. 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 중앙 저장소 역할을 하여 모든 파일을 무단 액세스, 손실 및 손상으로부터 안전하게 보호합니다. 또한 데이터와 자주 변경되는 정보의 백업을 제공해야 합니다. 사용자가 번거로움 없이 문서와 스프레드시트를 편집할 수 있도록 편집이 간소화되어야 합니다.

4. 보존

ECM 시스템은 시간이 지남에 따라 콘텐츠의 신뢰성과 무결성을 보호합니다. 보존 구성 요소는 레코드 관리를 통해 자주 변경되는 콘텐츠를 관리합니다. 보존 정책을 시행하고, 정기적인 액세스가 필요한 파일을 위한 공간을 절약하고, 필요하지 않은 문서를 보관하고, 데이터 보안을 위해 버전 기록을 관리합니다.

보존된 파일도 활용할 수 있지만 자주 변경되는 문서와 덜 액세스되는 문서를 구분하는 데 좋은 방법입니다.

5. 배달

엔터프라이즈 콘텐츠 관리의 마지막 요소는 콘텐츠와 정보를 가장 효율적으로 필요로 하는 사람에게 전달하는 것입니다. 팀 구성원부터 고객까지 누구나 될 수 있지만 이 요소는 정보가 제대로 전달되도록 합니다. 내부 및 외부에 파일을 전달하여 협업 및 생산성을 향상시킵니다.

따라서 여기에서 엔터프라이즈 콘텐츠 관리의 핵심 요소에 대한 논의를 마치겠습니다. 이제 다양한 구성 요소와 해당 기능에 대해 명확하게 이해하셨기를 바랍니다. 이제 ECM의 이점을 깊이 이해할 때입니다. 다음 섹션에서는 엔터프라이즈 콘텐츠 관리가 제공하는 다양한 이점에 대해 자세히 설명합니다. 그러니 우리와 함께 하세요.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리의 이점

"엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템에 시간과 비용을 투자하는 것이 왜 중요한가요?" 그러면 이 섹션에서 모든 쿼리를 해결할 것입니다. ECM(Enterprise Content Management)은 보안 위험과 혼돈이 사라지고 문서가 제자리를 찾는 곳입니다. 이제 그 이점에 대해 자세히 알아보고 자세히 알아보겠습니다.

1. 문서 정리

우리 모두는 가장 필요할 때 중요한 문서를 찾을 수 없는 난처한 상황에 직면해 있습니다. 그러나 엔터프라이즈 콘텐츠 관리를 사용하면 문서를 찾고 저장하기 위해 쉽게 탐색할 수 있는 구조를 쉽게 생성하므로 이러한 경우에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 모든 문서에 집을 할당하여 소중한 모든 콘텐츠를 한 곳에 안전하게 보관하는 것과 같습니다. 문서의 중복, 오류 또는 손실이 없는지 확인합니다.

2. 보안 위험 감소

ECM은 승인된 액세스 및 암호 보호만 허용하여 문서의 보안을 보장합니다. 데이터 유출에 대한 걱정으로 잠 못 이루는 밤을 보낸다면 엔터프라이즈 콘텐츠 관리가 도와주므로 걱정할 필요가 없습니다. 파일을 안전한 저장소에 저장하고 보안 및 규정 준수와 관련된 문제를 해결하는 데 도움을 주는 동시에 승인된 파일에 쉽게 액세스할 수 있도록 합니다.

3. 더 쉽게 콘텐츠 찾기

엔터프라이즈 콘텐츠 관리의 단순성과 효율성으로 인해 그 누구도 생산성을 방해할 수 없습니다. 키워드나 구를 입력하여 파일과 문서에 액세스할 수 있는 강력한 검색 기능이 있습니다. 지능적이고 신속한 개인 비서가 있는 것과 같습니다. 팀원 모두가 필요한 콘텐츠가 안전하게 저장되어 있다는 사실을 알고 있으므로 일상적인 작업을 완료하는 데 필요한 파일, 스프레드시트, 보고서 및 문서를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

4. 효율성 향상

급변하는 세상에서 ECM은 시간을 절약해주는 동반자입니다. 수동 작업을 줄여 작업과 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 또한 작업을 완료하는 데 필요한 정보를 제공하여 원활한 협업을 보장합니다. 엔터프라이즈 콘텐츠 관리는 손실된 파일 재생성과 같은 반복 작업의 필요성을 줄여 전반적인 생산성과 효율성을 향상시킵니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리라는 이 놀라운 주제에 대해 자세히 논의하면서 "이 시스템을 조직에 구현하는 방법은 무엇입니까?"라는 한 가지 질문이 떠오릅니다. 음, 토론을 마치기 전에 이 질문에 답해야 합니다. 다음 섹션에서 정말 흥미로운 통찰력을 얻을 수 있으므로 준비하십시오. 다음 부분을 읽은 후에는 조직에 ECM을 쉽게 구현할 수 있습니다. 더 이상 지체하지 않고 시작하겠습니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템을 구현하는 방법은 무엇입니까?

파일을 찾는 것이 몇 분이면 되는 세상을 꿈꾸신다면 걱정하지 마십시오. 이 단계별 가이드를 따라 조직에서 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템의 마법을 구현하십시오. 여기에서는 ECM 구현을 위한 6가지 중요한 단계를 살펴보겠습니다.

1. 조직의 기존 콘텐츠 관리 프로세스 감사

새로운 콘텐츠 관리 시스템을 구현하기 전에 기존 시스템을 감사하는 것이 중요합니다. 현재 시스템을 철저히 조사하고 작동 방식과 문서 저장, 공유 및 파생 방식을 이해합니다. 그런 다음 생산성에 부정적인 영향을 미치는 현재 프로세스의 단점 또는 기능 부재를 분석합니다.

"구식 시스템을 사용하고 있습니까?"와 같은 질문을 스스로에게 해보십시오. 또는 "이 시스템은 충분히 안전합니까?" 현재 프로세스에 액세스하면 이 여정에서 극복해야 할 과제를 알 수 있습니다. 또한 PDF, 보고서, 계약서, 스프레드시트 및 현재 저장된 위치에 대한 정보와 같은 모든 문서 목록을 수집하십시오. 이렇게 하면 앞서 나가 캡처해야 하는 모든 정보를 알 수 있습니다.

2. 주요 팀원을 모으십시오.

우수한 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 협업을 제공하고 팀워크를 촉진합니다. 파일에 대한 액세스 권한을 부여할 사람을 미리 계획하십시오. 또한 각 팀에서 팀장 또는 부서장을 배정하여 ECM 시스템을 구현하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 각 구성원은 몇 가지 고유한 기술과 사고 과정을 테이블에 제공합니다. 조직의 목표를 달성할 수 있도록 다양성과 혁신이 번성하도록 합니다.

3. 목표 및 목표 정의

이 여정을 시작하기 전에 목적지를 명확히 하십시오. 엔터프라이즈 콘텐츠 관리를 통해 도달하고자 하는 기대치와 목표를 명확히 하십시오. 보안 위험을 줄이고 싶습니까? 종이 낭비 줄이기? 협업과 직원 효율성을 높이고 싶습니까? 이러한 질문을 하고 목표를 결정하십시오. 여정을 안내하는 별처럼 목표를 적을 수도 있습니다.

4. ECM 플랫폼 조사 및 선택

다양한 ECM 플랫폼을 사용할 수 있습니다. 목표를 정의하고 예산을 결정한 다음 요구 사항을 완전히 충족하는 플랫폼을 선택해야 합니다. 이를 위해서는 철저한 조사를 수행하고 리뷰를 거쳐 다양한 플랫폼을 비교해야 합니다. 액세스 용이성, 사용자 정의 및 보안 옵션과 같은 요소를 고려하십시오. 또한 팀에서 제안을 받아 비즈니스에 가장 적합한 ECM 소프트웨어를 결정하는 데 적극적으로 참여하도록 할 수 있습니다.

시작하는 데 도움이 되도록 고려해야 할 몇 가지 소프트웨어 옵션은 다음과 같습니다.

• Bit.ai
• 야외
• 하이랜드
• M-파일
• 공유 지점
• 뉴젠
• 전략 수립 및 구현

최고의 ECM 도구를 결정했다면 다음 단계는 성공적인 구현을 위한 전략을 수립하는 것입니다. 리소스 할당을 위한 로드맵을 만들고 타임라인과 커뮤니케이션 계획을 만듭니다. 이 로드맵은 팀이 서로 다른 지점을 연결하고 궁극적으로 목표에 도달하는 데 도움이 될 것입니다. 모든 이해 관계자를 참여시키고 가능한 한 빨리 새로운 시스템과 프로세스를 설정하십시오. 그리고 마지막 단계로 콘텐츠를 등록, 캡처, 저장, 기록 및 구성합니다.

성공을 위한 로드맵이 생겼으니 이제 이 모험을 시작할 때입니다. 기업 콘텐츠 관리 시스템으로 Bit.ai를 사용해야 하는 이유를 알아보는 다음 섹션을 기대해 주세요.

기업 콘텐츠 관리(ECM) 시스템으로서의 Bit.ai

Bit.ai는 현대 직장을 위해 설계된 올인원 지식 관리 및 문서 협업 플랫폼입니다. Bit의 플랫폼은 팀이 한 곳에서 지식을 생성, 협업, 공유, 추적 및 관리할 수 있도록 지원합니다. Bit.ai의 매혹적인 기능에 대해 알아보고 Bit.ai가 콘텐츠 관리 시스템의 승자인 이유를 이해해 봅시다.

1. 멋진 템플릿

Bit를 사용하면 모든 유형의 문서를 빠르고 쉽고 재미있게 만들 수 있습니다. 어떻게? Bit의 광범위한 템플릿 갤러리를 사용하면 전문적으로 디자인된 70개 이상의 템플릿 중에서 선택하여 문서를 빠르게 만들 수 있습니다. 사용자 지정 콘텐츠를 작성하기만 하면 전체 문서를 빠르게 공유할 수 있습니다!

Bit가 전체 문서의 형식을 자동으로 지정하므로 문서의 형식을 수정하느라 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 한 번의 클릭으로 전체 문서의 모양을 변환하는 레이아웃 및 색상 테마 모음에서 선택하십시오.

2. 스마트 작업 공간

Bit의 주요 기능 중 하나는 여러 작업 공간, 문서 및 폴더를 생성하여 효율적으로 모든 것을 저장하고 관리하고 구성할 수 있다는 것입니다. 즉, Bit를 사용하면 직장, 직원, 고객, 부서 등을 중심으로 여러 작업 공간을 만들 수 있습니다.

Bit Workspaces에 대해 한 가지 유의할 점은 액세스할 수 있는 사람을 결정할 수 있다는 것입니다. 다른 공동 작업자를 추가하거나 초대하고 읽기 전용 액세스, 댓글 전용 액세스 또는 전체 편집 권한을 제공할 수 있습니다.

3. 콘텐츠 라이브러리

Bit의 작업 공간에는 각각 다양한 디지털 또는 미디어 자산을 추가할 수 있는 콘텐츠 라이브러리가 있습니다. 콘텐츠 라이브러리는 Bit 문서에 연결되어 있으므로 대화형 문서를 빠르게 공동 작업, 검색, 삽입 및 작성할 수 있습니다.

Bit의 콘텐츠 라이브러리는 귀하와 귀하의 팀이 이미지, 파일, PDF, Google Docs, Dropbox 파일, SlideShares, YouTube 비디오, 시각적 웹 링크, 프레젠테이션 및 기타 유형의 미디어와 같은 모든 유형의 디지털 콘텐츠에서 리소스를 공유할 수 있는 스마트한 장소입니다. , 그리고 더.

4. 실시간 협업

Bit를 사용하면 귀하와 귀하의 팀은 동일한 문서에서 실시간으로 동시에 협업하고 작업할 수 있습니다. 변경하고, 실시간으로 편집하고, 섹션을 강조 표시하고, 댓글을 남기고, 사람을 @언급하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

동료나 관리자를 초대하고 댓글이나 피드백을 받을 수 있도록 수정 권한을 부여할 수도 있습니다. 공유하는 자료에 따라 해당 자료가 속한 작업 공간에 대한 읽기 전용, 댓글 전용 또는 편집 액세스 권한을 부여할 수 있습니다.

5. 리치 미디어 통합/대화형 문서

Bit를 사용하면 대화형 작업 공간 문서를 만들고 100개 이상의 리치 미디어 통합을 사용하여 문서에 생명을 불어넣을 수 있습니다. Bit를 사용하면 이미지, PDF, 클라우드 파일, 지도, 프리젠테이션, 차트, 비디오, GIF(기본적으로 모든 유형의 리치 미디어)를 문서에 추가하고 자동으로 대화형 비주얼 카드와 내부에 있는 풍부한 삽입으로 변환할 수 있습니다! 이렇게 하면 모든 업무 관련 문서와 지식 공유가 훨씬 더 포괄적이고 매력적이게 됩니다!

6. 스마트 검색 기능

조직은 관리해야 할 정보와 데이터가 많을 수 있으며 때로는 모든 문서 중에서 정보를 찾기가 어려울 수 있습니다. 그러나 Bit의 강력한 스마트 검색 기능을 사용하면 서식 있는 텍스트 검색, 제목 및 설명을 사용하여 작업 공간 전체의 폴더, 문서 및 콘텐츠를 검색할 수 있으며 사용자 앞에 빠르게 나타납니다.

Bit의 또 다른 멋진 기능은 작업 공간 내에서 자주 액세스해야 하는 중요한 문서를 고정할 수 있다는 것입니다. 이를 통해 누구나 쉽고 빠르게 접근할 수 있습니다.

7. 문서 추적

Bit를 사용하면 추적 가능한 링크를 통해 전 세계 다른 사람들과 문서를 공유할 수 있습니다. 이 문서 추적 기능을 사용하면 공유 문서에 대한 실시간 분석 및 세부 정보(예: 문서를 본 사람, 보낸 시간, 문서를 방문한 빈도 등)를 얻을 수 있습니다. 당신의 문서. 리드 캡처, 비밀번호 보호, 링크 만료 등과 같은 옵션 중에서 선택하십시오.

8. 권한 및 정보 액세스 관리

Bit를 사용하면 고유한 조직의 요구에 맞게 권한 및 정보 액세스를 관리할 수 있습니다. 각 작업 공간에서는 공동 작업자 및 게스트에 대한 권한 및 액세스 수준을 설정할 수 있습니다. 사용자에게 전체 액세스 권한, 편집자, 댓글 달기 또는 읽기 전용 액세스 권한을 할당할 수 있으며 게스트에게는 댓글 달기 또는 읽기 전용 액세스 권한을 부여할 수 있습니다. 작업 공간에 추가된 공동 작업자와 게스트만 해당 작업 공간의 문서에 액세스할 수 있습니다.

또한 소유자, 관리자, 구성원 또는 게스트와 같이 조직에 추가된 각 사람에 대한 전체 역할을 설정할 수 있습니다. 각 역할에는 사용자 초대, 구독 설정 변경 등을 위한 다양한 액세스 수준이 있습니다.

Bit 문서를 외부 세계와 공유할 때 언제든지 사용자 지정 암호를 추가하거나 링크 만료를 활성화하거나 공유 가능한 링크를 비활성화할 수 있습니다.

9. 단순하고 미니멀한 미학

Bit의 흥미로운 부분은 흥미롭고 유용한 기능에도 불구하고 간단하고 사용자 친화적인 인터페이스를 가지고 있다는 것입니다. 즉, 기술을 처음 접하고 코딩에 대해 전혀 모르는 경우에도 Bit 플랫폼을 쉽게 시작할 수 있습니다.

Bit의 미니멀한 디자인 미학과 뛰어난 UX는 문서와 디지털 워크스페이스 사이의 흐름을 깔끔하고 빠르게 만들어줍니다! 전체 프로세스에 대한 체계적이고 전문적인 접근 방식을 제공합니다!

전반적으로 Bit는 콘텐츠 관리 및 작업 프로세스 간소화를 훨씬 더 쉽고 대화식으로 만들기 때문에 회사 전체를 위한 꿈의 도구입니다! 그래서, 당신은 무엇을 기다리고 있습니까? 자신에게 호의를 베풀고 지금 바로 Bit를 받으세요!

그리고 이제 행동을 취하고 비즈니스 혼란을 제거하는 진정한 힘을 발견할 수 있는 마무리를 준비하십시오. 계속 지켜봐!

마무리

축하합니다, 콘텐츠 영웅 여러분! 지금까지 기업 콘텐츠 관리에 대한 길고도 흥미로운 여정을 다루면서 그 비밀, 중요성, 이점, 구성 요소 및 구현 단계에 대해 알아봤습니다. 이제 모든 지식을 수집했으므로 문서의 조직력과 효율성을 테스트할 때입니다.

이제 콘텐츠 관리의 슈퍼히어로 Bit.ai를 사용하세요! 혼돈과의 싸움에서 신뢰할 수 있는 파트너가 되어 문서를 안전하게 보호하고 원활한 협업이 가능하도록 하십시오. Bit.ai와 함께 기억하십시오. 콘텐츠를 관리하는 것만이 아닙니다. 당신은 생산성의 물결을 가져오고 있습니다! 그러니 기다리지 말고 오늘 조치를 취하십시오.

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