아이젠하워 매트릭스가 시간 관리를 개선하는 방법

아이젠하워는 우선 순위를 더 잘 정하는 방법을 가르쳐 생산성을 향상시키는 데 도움이 되는 작업 관리 도구입니다. 이 기술은 어떤 활동이 시간과 노력을 들일 가치가 있고 어떤 활동이 그렇지 않은지 파악하는 데 도움이 됩니다.

그리고 우리 모두가 자신의 일정을 따라잡기 위해 서두르는 세상에서 이것은 개선할 가치가 있는 기술임을 인정해야 합니다.

이 텍스트에서 다음을 알 수 있으므로 가만히 계십시오.

• 아이젠하워 행렬이 무엇인지(업무 및 일상과 관련된 여러 예와 함께 철저한 설명),
• Eisenhower 매트릭스를 사용하는 방법 및
• 사분면에서 생각하는 방법.

아이젠하워 매트릭스란?

긴급 중요 매트릭스라고도 하는 아이젠하워 매트릭스는 작업 우선 순위 지정 기술을 향상시키는 데 도움이 되는 도구입니다. Eisenhower 매트릭스를 일상 생활에 통합함으로써 가장 큰 우선 순위를 인식하고 장기적인 영향을 미치는 것과 그렇지 않은 것을 구별하는 방법을 배웁니다.

아이젠하워 행렬은 사분면에서 생각하는 방법을 이해하는 데 있어 완벽한 동맹입니다. '두뇌를 나누고' 다음을 구별하는 데 도움이 되기 때문입니다.

• 중요한,
• 중요하지 않은,
• 긴급하고
• 긴급하지 않은 작업.

매트릭스는 스케줄링 도구가 아닌 우선 순위 지정 도구 역할을 합니다. 따라서 여기에는 시간표나 마감일이 표시되지 않습니다.

아이젠하워 매트릭스의 간략한 역사

이러한 시간 및 작업 관리 방법을 처음 개발하고 사용한 사람은 Dwight D. Eisenhower였습니다. 아이젠하워는 미국의 34대 대통령으로 미 육군 장군, 나토 최고사령관, 나중에는 미국 대통령이 되는 수많은 임무에 대해 우선순위를 정하고 어려운 결정을 내리는 데 도움이 될 방법을 찾고 있었습니다.

이 방법은 스티븐 코비(Steven Covey) 덕분에 그의 저서 The 7 Habits of Highly Effective People(성공하는 사람들의 7가지 습관) 덕분에 나중에야 대중화되었습니다.

이 책에서 Covey는 4세대 시간 관리 개념에 대해 논의했으며 나중에 이 텍스트에서 논의할 것입니다.

아이젠하워 행렬의 요소 — 설명

쉽게 실행할 수 있는 작업 관리 도구인 Eisenhower 매트릭스는 작업을 올바른 사분면 에 배치하여 작업의 우선 순위를 지정하는 데 도움이 됩니다.

그것은 긴급/중요한 것("지금 하세요" 사분면), 사소하지만 여전히 긴급한 것("다른 사람에게 위임하십시오" 사분면) 등일 수 있습니다.

이와 같이 작업을 분류할 수 있으면 작업을 예약하고 완료하기가 훨씬 쉬워집니다.

사분면이 실제로 어떻게 작동하는지 이해하는 데 도움이 되는 다음 섹션을 살펴보세요.

4시간 사분면은 무엇입니까?

아이젠하워 매트릭스를 사용할 때 할 일 목록에서 작업을 4개의 그룹으로 정렬합니다. 이러한 그룹은 그리드에 배열되기 때문에 사분면 이라고 합니다.

1. 사분면 번호 #1 — 중요/긴급 작업,
2. 사분면 번호 #2 — 중요/비긴급 작업,
3. 3사분면 — 중요하지 않은/긴급한 작업 및
4. 사분면 4번 - 중요하지 않거나 긴급하지 않은 작업.

일부에게는 작업 정렬이 쉽고 처음부터 명백해 보입니다. 그러나 대부분의 경우 사람들은 이 4사분면을 혼동하거나 작업을 어디로 가야 하는지 구분하기 어렵습니다. 또한 우선 순위는 사람마다 다릅니다. 어떤 사람에게는 경력 성장이 중요할 수 있지만 다른 사람에게는 가족을 시작하는 것이 더 중요할 수 있습니다. 아이젠하워 매트릭스 규칙을 적절하게 적용하고 실수 가능성을 최소화하려면 다음 섹션을 살펴보는 것이 좋습니다.

긴급 작업과 중요 작업의 차이점

“저에게는 두 가지 종류의 문제가 있습니다. 긴급한 문제와 중요한 문제입니다. 긴급한 것은 중요하지 않고, 중요한 것은 결코 급하지 않다.” – 드와이트 D. 아이젠하워

긴급한 작업과 중요한 작업을 구분하는 방법을 배우면 실제로 매트릭스를 사용하는 것이 자연스럽게 됩니다.

긴급 작업

급한 일은 최대한 빨리 처리해야 합니다. 그들은 우리의 즉각적인 관심이 필요하기 때문에 시간에 민감하고 때로는 스트레스를 받습니다.

잊어버린 시험을 위해 공부하거나 다친 친구를 병원에 데려가려고 노력하는 것을 생각해 보십시오.

중요한 작업

반면 에 중요한 작업을 수행 하면 한 걸음 물러서서 상황을 분석하고 다음 조치를 계획할 수 있습니다. 그들은 시간에 민감하지 않기 때문에 이러한 작업을 완료할 때 부담이 없습니다.

중요한 작업은 삶의 목표, 핵심 가치 등과 관련된 작업입니다. 예를 들어 여행 계획 또는 건강을 위한 운동 루틴을 계획하는 것과 같이 가족을 시작합니다.

누군가가 계속 "작은 불을 끄기" 때문에 작업을 완료할 수 없다는 말을 몇 번이나 들었습니까? 시간에 민감한 작업에만 집중하면 내일보다 더 멀리 볼 수 없습니다.

무엇이 긴급하고 무엇이 나에게 중요한지 어떻게 알 수 있습니까?

우리 모두가 따를 수 있는 보편적인 공식은 없습니다. 어떤 작업이 중요하고 긴급한지 확인하려면 목록을 작성하는 것이 좋습니다.

Clockify 페이지에서 많은 할 일 목록 템플릿을 찾을 수 있으며 그 중 하나는 귀하에게 완벽할 것입니다. Clockify 할 일 목록 템플릿은 다음을 지원합니다.

• 핵심 가치, 이상, 삶의 목표를 적고
• 중요한 것에 주의 깊게 집중하여 도달해야 하는 이정표를 생각해 보십시오.

할 일 목록은 돈, 안전, 직업, 가족 부양 등 당신이 무엇을 위해 일하고 있는지 인식하고 상기시키는 완벽한 해결책이 될 수 있습니다. 당면한 작업의 세부 목록을 만든 후에는 해당 작업의 중요성과 긴급성을 더 깊이 이해할 수 있습니다.

4사분면에 작업을 배치하는 방법

지금까지 긴급하고 중요한 구분을 설명했으므로 이러한 구분이 작업과 활동에 어떻게 적용되는지 살펴보겠습니다. 몇 가지 일반적이고 일상적인 예를 사용할 것입니다.

사분면 1번: "해야 할 일" – 중요하고 긴급한 작업

이들은 엄격하고 매우 가까운 시간 제한이 있으며 즉시 해결하지 않으면 결과를 초래할 수 있는 작업입니다. 예를 들어, 수학 시험은 학생에게 긴급한 과제이며 대부분의 다른 것들은 부차적입니다.

중요하고 긴급한 작업의 예:

• 마감 시간이 매우 촉박한 작업 — 클라이언트 프로젝트 완료, 작은 화재 진압, 파열된 파이프,
• 마지막 순간의 의무 — 미루어 왔던 일을 지금 서둘러 끝내야 합니다(예: 마감일 맞추기).
• 연기할 수 없는 작업 — 가족 또는 직장 의무, 예고 없이 방문하는 사람.

사분면 #2: "결정" – 중요하지만 긴급하지 않은 작업

두 번째 사분면은 마감 시간 제한이 없지만 장기적인 이점을 제공하기 때문에 향후 계획이 필요한 항목에 대한 것입니다. 체중 감량, 더 많은 독서, 과정 등록 등과 같은 결정을 생각해 보십시오. 이러한 결정은 웰빙에 중요하지만 중요하지는 않으므로 일반적으로 긴급한 작업을 위해 미루어집니다.

중요하고 긴급하지 않은 작업의 추가 예:

• 단기 또는 장기 비즈니스 목표 — 비즈니스 예산 수립, 판매 예측 생성, 새로운 마케팅 캠페인 계획 등
• 경력 목표 — 승진, 새로운 경력 경로로의 전환, 새로운 기술 습득, 사업 시작 계획 등
• 개인 목표 — 관계 개선, 가족 시작, 레크리에이션, 건강한 식습관 등

긴급한 일이 있을 때마다 중요한 일을 미루는 것은 나중에 급하게 만들 위험이 있다는 점을 명심하십시오.

예를 들어, 어떤 사람이 다른 것들이 방해가 되어 몇 년 동안 건강한 식습관을 미루면 비만이나 당뇨병과 같은 건강 합병증이 갑자기 그것을 긴급한 우선 순위로 만들 것입니다. 또는 다음 해에 대한 재정 계획을 세우지 않으면 부채 누적, 과다 지출, 긴급 자금 부족 등과 같은 심각한 결과를 겪을 수 있습니다.

사분면 #3: "위임" – 긴급하지만 중요하지 않은 작업

이러한 작업은 시간 제한이 있지만 귀하와 관련이 없는 것으로 간주하여 다른 사람에게 위임할 수 있습니다. 예를 들어, 급한 일이 있어서 동료에게 PowerPoint 프레젠테이션을 만들거나 회의 중에 메모를 해 달라고 요청하는 경우입니다.

긴급하고 중요하지 않은 작업의 다른 예(방해 또는 산만함이라고도 함):

• 업무 관련 문제 — 회의 준비, 이메일 응답, 특정 약속 일정 잡기,
• 가사일 - 식료품 쇼핑, 집안일, 청구서 지불 등

사분면 #4: "제거" – 중요하지 않고 긴급하지 않은 작업

마지막 사분면에는 중요하거나 긴급하지 않은 항목과 활동이 포함됩니다. 그들은 당신의 경력, 삶 또는 건강에 대한 장기적인 이점이 거의 또는 전혀 없습니다. 몇 가지 예는 오후에 채널 서핑을 하거나 직장에서 잡담을 하거나 아무 생각 없이 인터넷을 검색하는 등이 될 수 있습니다.

중요하지 않고 긴급하지 않은 작업의 몇 가지 예:

• 시간 낭비자 — 소셜 미디어, 중요하지 않은 이메일 또는 회의 등을 확인(시간 소비)합니다.
• 즐거운 활동만 — 휴식도 중요하지만 너무 많은 재미있는 활동은 역효과를 낼 수 있습니다. 그들 중 일부는 중요한 활동을 위한 공간을 남겨두기 위해 제거되어야 합니다. 이러한 활동에는 긴 휴식, 게임, 소셜 미디어 스크롤 등이 포함됩니다.

중요 사항 - 4사분면 활동은 긴급하게 느껴지지만 일상 생활이나 미래에 기여할 방법이 없는 방해 요소로 간주됩니다.

매트릭스에서 우선 순위를 평가하는 방법

중요한 작업과 중요하지 않은 작업 또는 긴급한 작업과 긴급하지 않은 작업을 구분하는 것이 어려워 보일 수 있지만, 다음 섹션은 당면한 작업의 우선 순위를 정하고 평가하는 데 도움이 될 것입니다.

아래의 시간 관리 매트릭스 치트 시트를 살펴보십시오. 우선 순위를 정해야 하는 작업과 위임하거나 할 일 목록에서 제거해야 하는 작업을 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.

자신에게 중요한 작업과 중요하지 않은 작업은 본인만 알 수 있다는 점을 명심하세요. 자신에게 물어:

“ 당장 무엇을 해야 합니까? ”

" 낭비적이고 제거해야 할 것은 무엇입니까?"

"어떤 작업을 수행해야 하며 누군가 나를 위해 어떤 작업을 수행할 수 있습니까?"

이 방법으로 다음을 수행할 수 있습니다. 난이도나 긴급성에 따라 작업을 그룹화하고 산만함을 완전히 제거하여 우선 순위를 쉽게 결정하십시오.

이 과정에서 초점은 WHEN이 아니라 WHAT에 두어야 합니다. 우선순위를 알면 스케줄링이 더 쉬워집니다.

이제 우리는 시간 관리 매트릭스가 실제로 활동을 더 잘 이해하기 위한 도구라는 것을 알았으므로 실제 사용으로 이동하겠습니다.

아이젠하워 매트릭스는 어떻게 작동합니까? (+ 예)

매트릭스가 어떻게 작동하는지 이해하는 가장 좋은 방법은 일상적인 예를 살펴보는 것입니다.

예를 들어 Julie는 중간 규모 회사의 수석 프로젝트 관리자입니다. 그녀는 매일 과중한 업무를 처리하고 가족이 있으며 무엇보다도 건강하게 먹고 살기 위해 노력합니다. 많은 것처럼 들리지만 매트릭스를 적용함으로써 그녀는 자신의 우선 순위가 어디인지, 계획 변경을 해결하는 방법을 알고 있습니다.

먼저 Julie의 일정이 다음과 같다고 가정해 보겠습니다.

그 자체로 꽤 잘 계획된 것처럼 보입니다. 그러나 Julie는 일정이 변경될 가능성이 있음을 알고 있으므로 스트레스를 받지 않기 위해 매일 아침 자신에게 이를 상기시킵니다.

예상대로 하루가 끝날 무렵 Julie의 일정은 조금 달라졌습니다. 그녀는 작업에 시간 관리 매트릭스를 적용하여 작업을 몇 가지 조정해야 했습니다.

• 주황색은 나중으로 미루고,
• 녹색으로 표시된 항목은 위임되었으며,
• 빨간색으로 표시된 항목은 일정에서 제외되었습니다.

조정된 일정은 다음과 같습니다.

Julie는 Eisenhower 매트릭스를 작업 일정에 어떻게 적용했습니까?

다음은 Julie가 업무 관련 작업 및 활동의 우선 순위를 정하기 위해 시간 관리 매트릭스를 적용한 방법입니다.

• 오전 8시 – 오전 9시 일정 변경 : 스탠드업 회의에서 QA 부서의 몇 가지 문제가 드러났기 때문에 그녀는 아침에 이메일을 받을 수 없었습니다. 솔루션을 브레인스토밍하는 것이 이메일보다 더 중요했기 때문에 그녀는 이메일을 내일 따라잡을 대상으로 분류했습니다.
• 오후 12시 – 오후 2시 5분 일정 변경 : 정오에 만나기로 한 고객이 30분 일찍 왔습니다. 그녀는 아들의 현장 학습이 충분히 멀다는 것을 알았기 때문에 낮 시간에 선생님에게 전화를 걸었습니다. 고객을 기다리게 하고 싶지 않았기 때문에 그녀는 회의를 오전 11시 30분으로, 전화 통화는 나중에 집에 도착하는 시간으로 변경했습니다.
• 오후 2시 20분~오후 4시 일정 변경 : 오후 4시경에는 프로젝트 관련 작업에 즉각적인 주의가 필요했습니다. 그러나 그녀의 아들이 한동안 아팠기 때문에 그녀는 그를 데리고 검진을 받아야 했습니다. 그녀는 가장 신뢰할 수 있는 동료에게 회의 진행 업무를 위임했습니다. 그녀는 다음날 요약을 요청할 수 있습니다.

Julie는 Eisenhower 매트릭스를 일상 일정에 어떻게 적용했습니까?

작업 일정의 변경 사항을 처리해야 하는 것 외에도 개인적인 계획과 조정도 수행해야 했습니다.

• 오후 5시 – 오후 5시 20분 일정 변경 : Julie와 그녀의 아들은 검진을 위해 조금 더 기다려야 했기 때문에 그녀는 남편이 장을 볼 수 없을지 모르기 때문에 장보기를 하도록 요청했습니다.
• 오후 5시 30분 ~ 오후 6시 30분 일정 변경 : Julie는 운동 일정을 퇴근 후 남아있는 직원들과 화상 채팅으로 변경하기로 결정했습니다. 그들이 집에 갈 수 있도록 마무리하는 것이 오늘 그녀의 운동보다 더 중요하고 시급했습니다.
• 오후 9시 30분 – 오후 10시 일정 변경 : 오후 9시 30분까지 Julie는 낮 동안 수행해야 하는 모든 활동과 작업으로 인해 지쳤습니다. 그 순간에 잠이 TV보다 그녀에게 훨씬 더 나을 것이라는 것을 알고 그녀는 쇼를 보지 않고 즉시 잠자리에 들기로 결정했습니다.

Julie의 예에서 볼 수 있듯이 시간 관리 매트릭스는 일정과 관련하여 더 쉽게 전화를 거는 방법을 알려주기 위해 존재합니다. 그녀는 사전에 충분히 알고 있었기 때문에 작업이나 행동의 결과를 너무 많이 생각하지 않았습니다. Eisenhower 매트릭스를 통해 그녀는 일상 일정에서 필요한 변경을 가능한 한 적은 스트레스로 원활하게 수행할 수 있었습니다.

Eisenhower 매트릭스가 다른 기술과 다른 점은 무엇입니까?

위에서 언급했듯이 이 방법은 멋진 새 기술을 배우는 것과는 아무런 관련이 없으며 사고 방식을 더 나은 방향으로 바꾸는 것과 전적으로 관련이 있습니다.

Eisenhower 매트릭스가 도움이 될 것입니다.

• 목표를 더 잘 이해하고,
• 시간 낭비 활동을 식별하고 가장 중요한 것은
• 업무와 일상 업무의 우선순위를 정하는 방법을 알아보세요.

그렇게 하면 미래를 위해 더 나은 일정을 계획하고 계획할 수 있습니다.

이 시간 관리 기술은 일정 시간 사용 후 긍정적인 변화를 심어줄 것입니다. 작업 일정을 잡기가 얼마나 쉬워지고 작은 위기와 피할 수 없는 기한을 얼마나 잘 처리할 수 있는지 알게 될 것입니다.

Steven Covey에 따르면 Eisenhower 매트릭스를 사용하는 방법은 무엇입니까?

이 글의 앞부분에서 우리는 Steven Covey가 자신의 저서에서 Eisenhower 매트릭스에 대해 글을 써서 청중에게 어떻게 아이젠하워 매트릭스를 소개했는지 언급했습니다. 이 책에서 그는 시간 관리의 4세대 개념에 대해 논의했으며, 4가지를 모두 살펴보면 실제로 매트릭스를 올바르게 사용하는 방법에 대한 지침임을 알 수 있습니다.

1세대: 체크리스트 및 메모

1세대는 시간 및 작업 관리 계획의 시작 단계를 나타냅니다. 모든 작업을 종이에 기록해야 달성할 수 있지만 나중에 정기적으로 검토해야 합니다. 또한 그러한 작업에 필요한 시간과 에너지의 양에 따라 모든 것을 정리해야 합니다.

2세대: 일정 및 일정

2세대에서는 이전 목록의 모든 활동을 달력에 기록하거나 일정을 잡아야 합니다. 이것은 최선을 다해 미래를 계획하는 방법입니다.

작업 일정을 서면으로 작성하는 것을 좋아하지 않는 경우 예정된 모든 활동을 저장하는 앱을 선택할 수 있습니다. 예를 들어 Clockify를 사용하면 작업량의 우선 순위를 지정하는 간단하면서도 효과적인 방법인 시간 차단 기술을 사용하여 작업 및 활동을 예약할 수 있습니다. 일일 작업을 블록으로 그룹화하고 블록을 완료한 후에만 다음 작업으로 이동할 수 있습니다. 이렇게 하면 작업을 완료하는 것을 잊지 않거나 실패하지 않습니다.

귀하의 작업이나 활동이 얼마나 중요하고 긴급한지는 귀하 만이 알고 있다는 점을 명심하십시오. 따라서 앞에서 언급한 원칙과 팁을 따라 당면한 작업의 중요성/긴급성에 따라 블록을 생성합니다.

3세대: 주간 요금제

3세대는 활동 기간을 좁히기 위해 존재합니다. 한 주, 달성하고자 하는 목표 및 목표를 계획하고 그 주 동안의 일일 일정에 대해 더 진지하게 생각하기 시작해야 합니다.

4세대: 관계 및 결과

처음 세 세대가 활동과 시간 관리에 관한 것이라면 네 번째 세대는 전체 프로세스에 의미를 부여하는 것입니다.

완전한 일정과 활동 목록을 사용하여 어떤 작업이 중요하거나 중요하지 않은지, 긴급한지 긴급하지 않은지 분석을 시작할 수 있습니다. 이렇게 하면 목록에 있는 항목 중 즉시 수행해야 하는 항목과 더 긴급한 문제가 발생할 경우 하루 뒤로 미룰 수 있는 항목을 파악하는 데 도움이 됩니다.

시간 관리 매트릭스의 장점과 단점은 무엇입니까?

모든 시간 관리 기술과 마찬가지로 Eisenhower 매트릭스에는 장점과 단점이 모두 있습니다. 사용 여부를 결정하기 전에 두 가지를 모두 고려하는 것이 가장 좋습니다. 결국, 당신에게 완벽한 방법이 필요합니다.

아이젠하워 매트릭스의 장점

Eisenhower 우선 순위 지정 방법이 제공할 수 있는 이점을 더 잘 이해하려면 계속 읽으십시오(이를 구현하기로 선택한 경우).

• 업무의 중요성을 생각하게 하고,
• 긴급한 것과 그렇지 않은 것을 재평가하는 데 도움이 됩니다.
• 더 나은 자기 인식을 가르치고 자기 분석을 연습하도록 도와줍니다.
• 찰나의 결정을 더 잘 내리는 데 도움이 됩니다.

아이젠하워 매트릭스의 단점

반면에 이 작업 및 시간 관리 방법은 모든 사람에게 적합하지 않을 수 있습니다. 따라서 Eisenhower 방법을 사용할 때의 몇 가지 단점은 다음과 같습니다.

• 긴급성과 중요성만을 기준으로 작업을 분류하고 리소스, 복잡성 또는 작업에 필요한 노력 수준을 고려하지 않습니다.
• 짧고 긴급한 작업은 뒤에 남겨두고(목록을 확인하는 작업이 생산성과 추진력 확보에 도움이 되더라도),
• 누군가에게는 복잡하고 시간이 많이 소요될 수 있으며,
• 작업이 너무 많으면 부담스러워 보일 수 있으므로 한 조각에 5개로 제한하는 것이 가장 좋습니다.

Eisenhower 매트릭스를 시험해보고 싶은 사람을 위한 추가 팁

중요 사항 — 여전히 확신이 없는 사람들을 위해 아이젠하워 매트릭스가 올바른 선택인지 확인할 수 있는 방법이 있으며 몇 가지 지침을 제공합니다.

• 일주일 동안 사용해 보세요.
• 일주일 동안 할 일 목록을 만들고,
• 4사분면 그리드 내에서 정렬하고,
• 시간 추적기를 사용하여 일주일 내내 진행 상황을 추적하고
• 특정 상황이 당신을 어떻게 느끼게 했는지 기록해 두십시오.

평가판이 종료되면 축적된 데이터를 살펴보십시오.

마지막으로 스스로에게 다음과 같은 질문을 하십시오.

생산성이 높아졌습니까?

결정을 내리기가 더 쉬웠습니까?

급하다고 생각한 일이 실제로 급한 일이었습니까? 아니면 그냥 시간을 낭비했습니까?

마무리: 우선 순위를 정한다는 것은 한 번에 모두 가질 수는 없지만 가질 수 있음을 의미합니다.

어떻게 보면 시간을 관리하려는 노력은 과거의 일이 되었습니다. 점점 더 많은 코치와 생산성 전문가가 우선 순위와 리소스를 관리하는 방법을 배우라고 조언합니다. 시간을 더 많이 낼 수는 없지만 더 현명하게 사용할 수는 있습니다. 따라서 하루에 가능한 한 많은 작업을 벼락치기로 몰아넣는 대신 자기 계발과 발전에 도움이 되는 중요한 작업의 우선순위를 정하십시오.

아이젠하워 시간 관리 매트릭스는 그런 점에서 훌륭한 교사입니다. 모든 사람에게 효과가 없을 수도 있지만 보다 개인화되고 더 적합한 기술을 찾는 데 큰 발판이 됩니다.

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