새 팀원을 고용하기 위해 모든 서비스 비즈니스가 갖추어야 할 문서

서비스 비즈니스의 고용 및 관리에 대한 이 기사는 미국 동부 전역에 서비스를 제공하는 HR 컨설턴트인 Sharon DeLay가 작성한 것입니다.

샤론 딜레이

직원을 고용하고 관리하는 것은 서비스 사업주가 할 수 있는 가장 어려운 일 중 하나입니다. 다음을 모두 수행하는 하나의 간단한 문서에 대해 무엇을 제공하시겠습니까?

• 직책의 역할과 책임에 대한 지침을 제공합니다.
• 직위의 면제 상태를 결정하기 위한 분석을 수행할 수 있습니다.
• 보상이 설정되는 프레임워크를 제시합니다.
• 자리를 채우기 위해 면접 질문을 설정합니다.
• 해당 직무를 수행하는 개인의 경력 경로를 설정합니다.
• 작업 환경 및 보고 구조를 포함하여 해당 작업의 주요 기대 사항을 간략하게 설명합니다.
• 기본 성능 검토 문서 역할
• 숙박 및 휴가 결정에 필요한 정보를 요약합니다.
• 실적이 저조한 직원을 회사에서 분리해야 할 때의 바로미터 역할

작업 설명

작업 설명을 보십시오. 이 악의적이고 종종 무시되는 문서는 팀 구성원을 고용, 관리 및 분리하는 데 중요한 역할을 합니다. 그것은 당신이 첫 고용을 하기 훨씬 전에 모든 고용주-직원 관계의 초석이 되어야 합니다.

우리는 직업 설명을 개발하는 것이 시간 낭비라는 "높은 이직률"로 간주되는 산업에서 자주 듣습니다. 직무 설명의 다양한 용도를 이해하면 이것이 팀원을 고용하고 승진시키는 데 중요한 도구인 이유를 이해하게 될 것입니다.

첫 고용 전

귀하의 비즈니스를 위해 어떤 직책이 필요한지에 대한 철저한 분석을 수행하는 것이 중요합니다. 왜 이 새로운 직책이 필요한지 자문해 보십시오. 당신과 같은 리더를 찾고 있습니까? 아니면 현장에서 팀의 일원이 될 사람이 있습니까? 고용보다 계약을 통해 일부 작업을 보다 비용 효율적이고 효율적으로 수행할 수 있는 서비스(부기, 전화 응답, HR 등)가 있을 수 있음을 기억하십시오.

작업 설명을 완료할 때 물어볼 질문

• 이 작업을 수행하려면 어떤 도구와 리소스가 필요합니까? 작업이 주로 컴퓨터에서 수행됩니까? 특정 교육이 필요한 다른 도구를 사용합니까? 직책이 전화를 받고 고객과 대화할 수 있어야 합니까?
• 이 일을 하려면 어떤 수준의 교육이나 인증이 필요하고 원하는가? 실제로 학위를 요구하는 직위는 거의 없으므로 요구하고 원하는 것에 대해 매우 주의하십시오.
• 이 직책에는 어떤 감독 책임이 있으며 얼마나 많은 직책이 있습니까? 직책이 모든 결정에 대해 귀하의 승인을 받아야 합니까, 아니면 직책에 중요한 의사 결정 권한이 있습니까?
• 물리적 및 환경적 조건은 무엇입니까? 하루 종일 앉아 있는 자세가 많이 필요합니까? 많이 걸어야 하는 창고 위치인가요? 반복적인 움직임이 많습니까? 작업의 모든 물리적 및 환경적 고려 사항을 객관적으로 평가합니다.
• 직책에 대한 보상은 무엇입니까? 역할과 책임, 그리고 가능한 직위를 기반으로 한 급여 조사는 해당 직책의 재정적 영향을 이해하는 데 도움이 될 것입니다.
• 그 자리에 있는 사람이 당신의 기대대로 일을 하고 있는지 어떻게 평가하고 측정할 것인가? 그 정보를 기록하십시오.

회사의 책임을 잘 처리하고 있다고 생각하더라도 완료할 수 있는 좋은 분석입니다. 이를 통해 2019년에 예상되는 초과 근무 면제 변경 사항에 대응하는 데 도움이 되도록 포괄적이고 업데이트된 직무 설명을 확보할 수 있습니다.

작업 설명 작성

이러한 질문을 완료하고 객관적으로 답변하면 직무 설명을 위한 프레임워크가 완성됩니다. 또한 다음을 결정하는 데 도움이 되는 분석을 수행했습니다.

• 해당 직책의 면제 상태 또는 주당 40시간 이상 근무한 시간에 대해 초과 근무 수당을 지급해야 하는지 여부.
• 모든 작업 주기(매일, 매주 등)에서 직책의 주요 책임
• 예비 후보자가 필요로 하는 역량 수준을 구매하고 보장하는 데 필요한 추가 도구.
• 포지션이 요구하는 신체적 및 지구력 능력. 예를 들어, 해당 직책이 하루 중 상당 시간 동안 밀폐된 공간에서 근무하고 후보자가 자신이 밀실 공포증을 앓고 있음을 공개하는 경우 수용하지 못할 수 있습니다.
• 필요한 우수한 인재를 확보하는 데 도움이 되는 직책에 대한 경쟁력 있는 급여.
• 그 일을 맡은 사람의 성과를 어떻게 평가할 것인가.

채용 및 면접

잘 정의된 직무 설명은 요약하면 매력적인 채용 공고가 될 뿐만 아니라 면접 과정과 질문을 개발하는 기초가 됩니다.

예를 들어 직책에서 후보자가 전화 통화를 많이 해야 하는 경우 후보자의 전화 상태를 평가하기 위해 전화를 통해 초기 인터뷰를 수행해야 한다는 것을 알게 되었습니다. 직책이 화학 물질을 업무의 정상적인 일부로 취급하는 경우 면접 과정에서 후보자에게 특정 업무에 사용할 적절한 청소 제품과 안전하게 취급하는 방법에 대해 "퀴즈"하는 평가를 개발할 수 있습니다. 직장에서 경험한 실제 상황을 기반으로 상황별 인터뷰 질문을 개발할 수도 있습니다.

인터뷰 중에 검토할 완성되고 상세한 직무 설명을 가지고 있으면 귀하와 후보자가 직무에 대해 논의하고 제시된 대로 수행할 수 있는 능력을 증명할 수 있습니다.

새로운 팀원을 고용한 후

철저한 직무 설명은 훌륭한 교육 지침이자 성과 평가 도구가 됩니다.

일별, 주별, 월별, 분기별 및 연간 관점에서 직무 책임의 개요는 그 사람이 작업을 학습해야 하는 순서를 식별했음을 의미합니다. 이제 이러한 교육 작업과 완료 순서를 강화하기 위한 교육 체크리스트를 개발하십시오. 이렇게 하면 직원이 업무를 수행하고 비즈니스를 위해 수익을 창출하는 데 걸리는 시간을 자주 줄일 수 있습니다.

성능 리뷰

또한 미리 결정된 평가 지점에서 신입 사원이 작업을 완료했는지 여부를 각 책임 옆에 확인 또는 빼기 기호로 쉽게 표시할 수 있습니다. 아직 배우거나 개선해야 하는 작업의 경우 목표 시트를 개발 및 첨부하고 후속 성과 논의의 기초로 사용하십시오. 간단한 한 단계로 성능 검토 및 문서화를 완료했습니다!

직무 설명의 모든 책임을 숙달하면 승진이나 직무 확장이 필요한 시점을 알 수 있습니다. 이는 직원의 경력 개발에 영향을 미칩니다. 경력 개발 기회는 참여도를 높이고 이직률을 줄입니다.

일이 잘 풀리지 않을 때

신입 사원이 몇 가지 주요 책임을 완수하지 못하고 있다는 사실을 알게 될 수도 있습니다. 설정한 목표나 추가 교육이 무엇이든(위의 검토 문서에 명시된 대로) 직원과 헤어져야 할 때일 수 있습니다.

직무 설명과 성과 검토 및 목표 설정 문서를 검토하면 이별할 때인지 판단하는 데 도움이 됩니다.

철저한 직무 분석을 수행하고, 서면 문서의 초안을 작성하고, 새 연수생과 검토한 다음, 직무 설명을 성과 평가 도구로 사용하는 프론트 엔드에 대한 귀하의 투자는 귀하에게 큰 도움이 될 종이 흔적을 만듭니다. 부당한 해고 청구에 맞서 싸우십시오.

프로모션이 진행 중일 때

새로운 사람을 고용하고 누군가를 새로운 직책으로 승진시키는 데 있어 동일한 생각이 많이 동일하게 적용됩니다. 사전에 작업 설명을 개발하는 데 추가 시간을 투자하면 교육, 개발, 문서화 및 보상과 관련하여 해당 직책의 임기 내내 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

팀 구성원이 원래 직무 설명에 명시된 기준을 충족하고 초과하는 경우 회사 내에서 그들을 승진시키는 것을 고려할 때입니다.