거래 승인 워크플로의 중요성(및 생성 방법)

승인 워크플로란 무엇입니까?

승인 워크플로는 문서 또는 데이터 승인에 대한 조직의 접근 방식을 자세히 설명하는 공식 프로세스입니다. 영업 컨텍스트에서 팀이 영업 주기 전반에 걸쳐 다양한 문서의 승인을 처리하는 방식입니다. 적절한 사람들이 필요한 판매 문서를 효율적으로 보고 승인할 수 있도록 하여 담당자가 내부 승인을 추적하는 대신 관계 구축에 더 집중할 수 있도록 합니다. 제대로 된 승인 워크플로 프로세스는 더 빨리 거래를 성사시키고 판매 모멘텀을 구축하는 데 도움이 됩니다.

승인 워크플로 유형

전체 판매 프로세스에 걸쳐 승인이 필요하지만 총괄 문서 승인은 거의 효율적이지 않습니다. 적절한 판매 문서 승인 소프트웨어를 사용하면 역할과 권한을 위임할 수 있으므로 검토자가 승인이 필요한 문서만 제시하여 작은 세부 사항에 시간을 낭비하지 않도록 할 수 있습니다.

• 리드 관리. 리드 관리 승인 워크플로를 통해 팀 리더는 리드를 확인하고 승인할 수 있으므로 영업 담당자가 자격이 없는 잠재 고객을 쫓는 데 드는 시간과 에너지를 줄일 수 있습니다.

• 인용. 잠재 고객에게 정확한 견적을 받는 것은 어렵지 않습니다. 견적 승인 워크플로를 통해 영업 담당자는 승인 권한을 팀 리더, 제품 팀 또는 운영에 위임하여 가격이 정확하고 비즈니스 요구 사항에 부합하도록 할 수 있습니다.

• 문서 값. 특정 규모 미만의 거래는 승인이 필요하지 않을 때도 있습니다. 문서 가치 승인 프로세스는 검토자에게 가치를 기반으로 검토할 문서를 선택할 수 있는 옵션을 제공하므로 팀이 승인에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.

• 할인. 가격 할인은 거래를 성사시키는 데 도움이 될 수 있지만 모든 할인에는 비즈니스에 비용이 따릅니다. 할인 승인 워크플로를 사용하면 영업 담당자가 가치를 기반으로 할인 승인을 요청할 수 있으므로 이익을 저해하는 할인 오류를 피할 수 있습니다.

• 이용약관. 거래 조건은 프로젝트 및 계약의 기반이 되므로 견고해야 합니다. 이용 약관 승인 워크플로를 통해 팀 리더는 고객에게 보내기 전에 마지막 순간에 조정이나 실수가 없는지 확인할 수 있습니다.

일반적인 승인 워크플로 장애물

공식 프로세스가 없으면 영업 팀은 거래를 위험에 빠뜨릴 수 있는 여러 승인 워크플로 장애물에 직면하게 됩니다.

병목 현상

잘못 설계된 승인 워크플로 프로세스는 영업 담당자가 문서 승인을 기다리는 동안 큰 병목 현상을 만듭니다. 승인 없이 나갈 수 있는 문서는 많지만 공식 승인 프로세스가 없으면 담당자가 모든 문서에 대한 승인을 기다리는 동안 계속 진행할 수 있습니다. 이로 인해 거래가 중단되고 검토자에게 추가적인 부담이 가해집니다. 검토자는 컴퓨터에서 멀리 떨어져 있으면 문서에 액세스할 수조차 없습니다.

오류 및 누락

문서 승인 워크플로는 시간이 많이 소요될 수 있지만 필요합니다. 자료가 없으면 가격 책정, 할인, 이용 약관, 결과물 및 기타 값비싼 비즈니스 제안 오류와 함께 자료가 유출될 수 있습니다. 잠재 고객이나 고객에게 보내기 전에 모든 문서가 정확하고 최신 상태인지 확인하려면 승인 프로세스가 필요합니다.

해체

승인 프로세스의 부재는 조직의 부재로 이어집니다. 문서가 내부적으로 순환, 검토 및 승인되는 방법을 설명하는 명확한 단계가 없으면 자료가 지연되거나 잊어버리거나 부정확할 가능성이 더 커집니다. 승인 요청이 관리자의 받은 편지함에 묻혀 있어서 거래를 잃는다는 것은 기분이 좋지 않습니다.

투명성 부족

감사 추적은 승인이 중단되는 위치와 파이프라인 전체에서 누가 무엇을 담당하는지 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 공식적인 승인 프로세스와 올바른 제안 도구가 없으면 필요한 통찰력을 얻지 못하는 심각한 투명성 결여가 있습니다.

효율적인 승인 워크플로 프로세스를 만드는 방법

승인 워크플로 프로세스는 사용자가 만드는 만큼 간단할 수도 있고 복잡할 수도 있습니다. 그러나 접근 방식에 관계없이 모든 승인 워크플로는 두 가지 목적을 충족해야 합니다. 즉, 모든 판매 문서에서 정확성을 유지하고 모든 문서를 효율적으로 검토하고 승인하여 판매 프로세스를 방해하지 않도록 해야 합니다.

1. 판매 문서 작성

비즈니스 제안서를 작성하는 방법, 제안서 또는 기타 판매 문서를 작성하여 승인 프로세스를 구축하는 방법에 대해 배운 모든 것을 사용하십시오.

2. 책임 설정

문서를 승인하는 사람(또는 사람들)과 그들이 담당하는 측면을 식별합니다. 문서가 판매 프로세스의 다음 단계로 넘어가기 전에 각 이해 관계자에게 필요한 것이 무엇인지 식별하십시오.

3. 권한 설정

각 사용자가 가져야 하는 권한 수준을 정의합니다. 사용자를 뷰어, 편집자 또는 관리자로 지정하여 문서를 편집, 거부 또는 승인할 수 있는 사람을 제어하고 적절한 팀 구성원이 필요한 가시성과 액세스 권한을 갖도록 할 수 있습니다.

4. 타임라인 만들기

판매 문서와 관련된 모든 관련 마감일을 식별합니다. 이렇게 하면 기대치를 설정하고 담당자와 관리자 모두의 백로그를 방지하기 위해 워크플로를 계속 이동하는 데 도움이 됩니다.

5. 경고 및 알림 설정

자동화된 경고 및 알림은 전체 판매 파이프라인을 통해 판매 문서의 상태를 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 알림을 보낼 때(예: 승인, 거부, 업데이트 요청, 상태 업데이트 등)와 누구에게 보낼지 선택합니다.

6. 문서화 및 커뮤니케이션

Proposify와 같은 올바른 도구를 사용하면 승인 프로세스의 모든 단계에서 문서 및 사용자 기록을 볼 수 있습니다. 이는 작업 흐름을 촉진하기 위해 문제 영역을 식별하고 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다.

간소화된 승인 워크플로의 이점

간소화된 승인 프로세스를 통해 귀하의 팀은 사소한 세부 사항에 집착하거나 거래를 성사시키기 위해 모서리를 자르지 않고도 일관되고 정확한 판매 문서를 출력할 수 있는 완벽한 준비를 갖추게 됩니다.

일관성

더 이상 승인을 위해 문서를 어디로 보낼지 고민하거나 문서가 서명될 때까지 여러 부서를 돌아다닐 필요가 없습니다. 공식 승인 프로세스는 영업 워크플로가 매번 동일하게 표시됨을 의미합니다. 또한 문서가 클라이언트 간에 크게 다르지 않도록 조정 임계값을 설정할 수 있습니다.

정확성

정해진 역할과 책임으로 모든 필수 의사 결정권자는 문서를 보내기 전에 확인하고 서명합니다. 이를 통해 여러 이해 관계자가 정보의 정확성을 확인할 수 있으므로 오류나 누락의 여지가 훨씬 줄어듭니다.

능률

간소화된 승인 워크플로는 의사 결정자가 관련 문서를 효과적으로 검토하고 승인할 수 있도록 하여 승인을 쉽게 만듭니다. 관리자는 모든 문서에 대한 승인을 요구하는 대신 중요한 세부 사항에만 집중할 수 있도록 승인해야 하는 항목을 선택할 수 있습니다.

또한 알림, 경고 및 모바일 접근성을 통해 검토자는 이동 중에 문서에 즉시 액세스하고 승인할 수 있습니다. 더 이상 관리자가 책상으로 돌아올 때까지 기다리거나 문서가 백로그에 남아 있지 않기를 바랄 필요가 없습니다.

투명도

판매 과정에서 블랙박스에 작별을 고하십시오. 간소화된 승인 워크플로를 통해 전체 파이프라인에 대한 통찰력을 얻을 수 있으므로 작동하는 항목과 그렇지 않은 항목을 결정할 수 있습니다. 복잡한 승인 세부 정보는 팀이 책임을 지도록 하고 장애물을 줄여서 판매 프로세스가 원활하게 실행되도록 도와줍니다.

결론

승인은 효과적인 판매 주기의 필수 부분이지만 프로세스 속도를 실제로 늦출 수 있습니다. 올바른 제안 소프트웨어를 사용하면 승인 워크플로 프로세스를 간소화하여 병목 현상을 줄이는 동시에 일관성을 유지하고 투명성을 높일 수 있습니다. 또한 효율성이 향상되면 제안 시간을 ​​단축하여 고객과의 관계 구축에 집중할 수 있습니다.