조직에서 부서 간 협업을 개선하는 방법

이 기사는 마케팅 팀과 디자인 팀 간의 상당한 교차 기능 협업의 결과입니다. 당사의 SEO 마법사인 Rohit은 부서 간 협업이 시급하다고 생각하고 이를 우리가 작성해야 할 주제로 지정합니다. 내가 글을 쓰고, Sarah가 편집하고, Tessa가 최종 확인을 합니다. 한편, 우리는 디자인 팀에게 필요한 크리에이티브에 대해 브리핑하고 그들이 마법을 발휘할 시간을 줍니다. 그런 다음 개발자인 Sachin이 사용자 정의한 블로그 템플릿을 사용하고 마침내 게시 버튼을 눌렀습니다.

부서 간 협업은 완전히 새로운 아이디어가 아닙니다. 기업은 이를 활용하여 사일로를 깨고, 혁신을 촉발하고, 생산성을 향상시켜 왔습니다. 그러나 전 세계의 기업이 원격 근무 및 탄력 근무 방식으로 전환함에 따라 부서 간의 효과적인 협업을 보장하는 것이 더욱 중요해지고 어려워졌습니다.

부서 간 협업이란 무엇입니까?

간단히 말해서, 교차 기능 협업은 회사 내의 다른 부서 또는 팀의 사람들이 공동의 목표 또는 프로젝트를 위해 힘을 합치는 것입니다. 제품 출시를 위한 제품, 영업 및 마케팅 팀, 고객이 요청한 기능을 개발하기 위해 협력하는 지원 및 제품 팀, 소셜 미디어 의견에 응답하는 마케팅 및 지원 팀 등 부서 간 협업은 회사 내에서 매일 발생합니다.

^{꿈을 이루는 팀워크!}

부서 간 협업이 중요한 이유

이것은 쉬운 일입니다. 다른 방법으로 사업을 운영하시겠습니까? 서비스나 제품을 구축하고, 고객을 찾고, 고객에게 판매하려면 모두 기능 간 협업이 필요합니다. 방금 언급한 것처럼 고객 지원에도 마케팅 및 지원 팀이 함께 협력하여 소셜 미디어의 댓글/멘션/메시지를 처리해야 할 수 있습니다.

교차 기능 협업은 부서의 사일로를 깨고 혁신적인 아이디어와 더 나은 통찰력을 불러일으킵니다. 직원 참여 수준을 높게 유지하고 역할 및 계층 전반에 걸쳐 학습, 멘토링 및 성장의 기회를 만듭니다. 무엇보다도 효과적인 교차 기능 협업을 통해 리더는 인력의 다양성을 활용하고 강력한 팀 문화를 구축하며 전반적인 생산성을 높일 수 있습니다.

교차 기능 팀 협업을 개선하기 위한 모범 사례

중앙 집중식 커뮤니케이션 구축

명확하고 시기적절한 의사 소통은 부서 간 협업 작업을 수행하는 데 중요합니다. 대화가 이메일, Google 문서의 댓글, Asana의 메모에 퍼질 때 일이 깨지기 쉽습니다. 팀의 커뮤니케이션을 중앙 집중화하면 모든 사람이 공통 목표에 집중하고 진행 상황에 대한 최신 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다.

아직 사용하지 않았다면 Flock과 같은 팀 협업 도구를 채택하여 기능 간 워크플로를 간소화하고 모든 이해 관계자, 대화, 파일, 회의 및 작업을 하나의 중앙 집중식 플랫폼에 모을 수 있습니다. 또한 North, Asana 및 Jira와 같은 타사 도구에 대한 통합을 통해 모든 사람이 연결 상태를 유지하고, 정보를 얻으며, 조직 목표에 맞춰 정렬할 수 있습니다.

각 기능에 SPOC 할당

교차 기능 프로젝트에는 부서 전반에 걸쳐 다양한 수준의 전문 지식을 가진 직원이 참여하는 경우가 많습니다. 이러한 다양성은 강점이지만 갈등과 잘못된 의사소통으로 이어질 수도 있습니다. 이러한 프로젝트의 각 기능에 단일 연락 창구(SPOC)를 할당하면 기대치를 관리하고 진행 상황을 주시하며 작업 중복을 제거하기가 더 쉽습니다.

특히 대규모 교차 기능 프로젝트에서 SPOC를 할당하면 질문이 있을 때 누구에게 가야 하는지 알고 있기 때문에 커뮤니케이션 단절을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. SPOC는 또한 각 기능의 커뮤니케이션을 통합하고 리더십과 시기적절한 업데이트를 공유하는 데 도움이 될 수 있습니다.

교차 기능 프로젝트에 대한 OKR 설정

모든 프로젝트와 마찬가지로 교차 기능 프로젝트에 대한 목표 및 핵심 결과(OKR) 설정은 성공의 필수 요소입니다. 이는 공통 목표, 이니셔티브, 결과물, 지표 및 일정에 대해 모든 이해 관계자로부터 동의를 얻는 것을 의미합니다. OKR을 설정하면 부서 간 프로젝트 내에서 투명성이 높아져 직원들이 동료들이 어떤 작업을 하고 있는지 확인하고 측정 가능한 목표에 대한 진행 상황을 공유하며 공통 목표에 계속 부합할 수 있습니다. 이를 각 기능에 대한 SPOC 할당과 연결하면 다기능 프로젝트/팀의 모든 사람이 누가 무엇을 담당하고 누구에게 질문이 있거나 특정 지식이 필요할 때 어디로 가야 하는지 알 수 있습니다.

^{OKR 체크인 및 계획}

모든 사람의 참여를 유지하기 위해 공유 언어를 사용합니다.

명확한 OKR과 정기적인 체크인이 도움이 되지만 공유 언어의 부족과 같이 부서 간 협업을 방해하는 것은 없습니다. 우리는 모두 다른 부서의 동료가 자신의 업무와 관련된 약어를 ​​사용하는 "모든 것을 듣고 아무것도 이해하지 못한" 순간을 공평하게 경험했습니다. 그런 순간을 몇 번 엮으면 참여 수준이 떨어지므로 잘못된 의사 소통을 피할 수 없습니다. 모든 사람이 이해할 수 있는 공통 조직 언어(전문 용어가 있는 경우 모든 사람에게 간략하게 설명)를 사용하면 설명을 찾는 데 소요되는 시간이 줄어들고 교차 기능 팀 내에서 지식 공유가 향상됩니다.

갈등을 해결할 때 긍정적인 것에 집중하라

갈등은 직장에서 피할 수 없으며, 교차 기능 팀에서는 더욱 그렇습니다. 그러나 이는 창의성의 촉매제가 될 수도 있습니다. 조직의 각 부서에는 고유한 작업 방식이 있으며, 이를 하나로 통합한다는 것은 충돌하는 작업 스타일, 다양한 배경, 다양한 수준의 지식 및 강력한 의견을 처리하는 것을 의미합니다. 리더가 상황의 단점에 대해 걱정하기보다 팀이 취할 수 있는 교훈 및/또는 실행 가능한 단계인 긍정적인 측면에 집중할 때 기능 간 갈등을 해결하는 것이 더 쉽습니다. 로버트 타운센드(Robert Townsend)가 말했듯이 "훌륭한 경영자는 갈등을 없애려고 하지 않고 부하들의 에너지를 낭비하지 않도록 하려고 합니다."

모든 이해 관계자의 열린 피드백을 장려합니다.

개방형 피드백은 모든 기능 간 환경에서 필수적입니다. 워크플로와 비즈니스 프로세스를 최적화하는 것만이 아닙니다. 부서 간 팀에서 명확하고 솔직한 피어 투 피어 피드백을 장려하면 직원들이 신뢰를 구축하고 강력한 업무 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다. 이는 직원들이 동료가 지지하고 정직한 피드백을 제공할 것이라고 믿기 때문에 새로운 것을 시도하는 것이 안전하다고 느낄 때 혁신을 주도합니다.