이 10가지 쉬운 팁으로 일상 업무의 순서를 만드십시오.

우리의 일일 작업 일정을 조직하는 것은 더 엄격한 시간 슬롯을 만들고 전투적으로 그것을 고수하는 것 이상입니다. 우리가 아무리 훈련을 받으려고 해도 우리를 낙담시킬 수 있는 수많은 요인(산만함 포함)이 있습니다. 이제 우리가 반복해서 본 한 공식을 사용하려고 하는 것을 멈추고 그것을 주관적인 것으로 볼 때입니다. 일상적인 작업을 구성하는 방법을 실제로 배우려면 우리에게 맞춤화된 접근 방식을 찾아야 합니다.

우리는 당신에게 가장 적합한 방법을 찾는 데 도움이 될 10가지 팁을 연구하기 위해 최선을 다했습니다. 즉, 우선 순위를 지정하는 방법, 실패를 처리하는 방법, 시간을 소중히 여기는 방법을 배우는 것입니다.

팁 #1: 나에게 맞는 주문 만들기

가장 중요한 것은 자신을 아는 것입니다.

맹목적으로 지시를 따르거나 생산성 코치가 미리 만든 템플릿과 계획을 사용하고 뛰어난 결과를 기대하는 것은 아무 소용이 없습니다. 그들이 그들을 위해 일했다고해서 그것이 당신을 위해 일할 것이라는 의미는 아닙니다.

당신이 아침에 복잡한 일을 하는 데 어려움을 겪지만 오후에 쉽게 해결할 수 있다면 "일찍 일어나는" 일과를 억지로 하지 마십시오. 대신 생체 시계를 중심으로 일일 작업을 계획하십시오.

시드니 대학교 경영대학원의 스테판 볼크(Stefan Volk) 박사는 사무실 생산성과 생체시계 사이의 복잡한 관계를 탐구하는 많은 연구자 중 한 명입니다. 그는 우리 몸의 리듬이 하루 종일 여러 번의 고점과 저점을 가지지만 최대 생산성 기간은 단 한 번이라고 주장합니다. 당신이 크로노타이프 밖에서 일한다면, 당신을 더 생산적으로 만들어줄 스케줄은 세상에 없습니다. 예를 들어:

• 아침형은 이메일, 전화, 회의, 리뷰 등 가장 깨어 있는 시간에 사소한 일을 하는 함정에 빠질 수 있습니다. 중요한 일이 시작되면 이미 전성기를 지나고 있습니다.
• 저녁형은 아침이 힘든 일을 위한 것이라는 오랜 오해 때문에 가능한 한 빨리 크고 집중적인 작업을 수행하도록 강요합니다. 그들은 결국 피곤하고 집중하지 못하게 되며, 자연스럽게 – 작업이 엉성하게 완료되면 자신을 탓합니다.

그리고 아마도 가장 유명한 크로노타이프 옹호자인 Dr. Michael Breus는 근무일을 최대한 활용하기 위해 먼저 당신의 타입을 알아야 한다고 조언합니다.

팁 #2: 현실적이 되고 현실적인 목표를 설정하세요.

우리 모두는 우리의 헌신을 과대평가하는 같은 실수를 저질렀습니다.

누군가가 설탕을 끊고 3일 만에 캔디바를 사는 것을 봤다는 말을 얼마나 많이 들었습니까? 그리고 그것에 대해 물었을 때, 그 사람은 방어적이 되고 패배감을 느끼며 포기했거나 다음 주에 다시 시작할 것이라고 주장합니다. 그래서 사이클이 반복됩니다.

가치 있는 모든 생산성 코치는 특정 목표와 쉽게 소화할 수 있는 작업이 가야 할 길이라고 말할 것입니다. 예를 들어:

대신에:

내일까지 5페이지짜리 초안을 작성하십시오 .

다음을 사용해보십시오.

오전 8시 – 오전 10시 주제 조사

오전 11시 – 오후 1시 처음 두 페이지 작성

오후 1시 15분 - 오후 3시 두 번째 두 페이지 작성

오후 3시 30분 – 4시 30분 마지막 페이지를 작성합니다.

차이점은 분명합니다. 첫 번째 예는 우리 대부분이 작업 일정에 작업을 기록하는 방법을 보여줍니다. 우리는 해야 할 일과 시기를 알고 있습니다. 우리는 세부 사항을 스스로 정리하도록 남겨두고 궁극적으로 지저분하고 무질서한 일정을 만듭니다.

그러나 더 큰 작업을 구성 요소별로 분류하면 즉시 순서를 도입합니다. 그 행위만으로도 우리는 각 단계에 필요한 시간을 계산할 수 있으며 이는 귀중한 정보입니다.

예를 들어 계산을 하는 동안 계획한 작업을 수행할 시간이 없다는 것을 깨닫게 됩니다. 따라서 즉시 위임하거나 내일로 이동할 수 있습니다. 그러나 첫 번째 방법을 사용했다면 위임하거나 연기하기에 너무 늦었을 때만 해당 작업을 수행할 시간이 없다는 것을 깨달았을 것입니다.

몇 가지 다른 예:

팁 #3: 학습 과정의 일부로 실패를 받아들이십시오

이전 조언과 같은 차선을 유지하십시오 - 기대치를 낮게 유지하십시오.

가능한 한 빨리 급격한 변화를 바라는 것은 처음부터 실패하는 것입니다. 대신 다음 사항에 유의하십시오.

• 첫 주는 일정과 씨름하면서 필요한 변경을 하게 될 것입니다.
• 첫 주가 끝나면 진행 상황(성공과 실패 모두)을 분석하고 다음 주 일정을 변경합니다.
• 두 번째 주에는 수정된 일정에 따라 작업하게 됩니다.
• 둘째 주 말에는 진행 상황 등을 다시 분석할 예정이다.
• 셋째 주에는 더욱 개선된 모습을 볼 수 있으며 핵심 변경 사항은 더욱 견고해질 것입니다.

그래서 그것은 매주 갈 것입니다. 매번 당신은 개선을 위한 새로운 장소를 보게 될 것입니다. 일정에 영향을 미치는 예기치 않은 상황(개인 문제, 다른 사람의 작업, 휴식일, 마감 기한 누락 등)이 새로운 문제가 나타납니다.

따라서 자신과 일정에 더 관대해지기 시작하십시오. 실패를 정상화합니다. 그렇지 않으면, 당신은 모든 실수를 당신이 발전하지 않고 있다는 신호로 해석하게 될 것입니다.

팁 #4: 여유 시간에 맞춰 일정을 조정하세요.

대중적인 믿음과 달리 "하루에 더 많은 시간"을 확보하는 방법을 찾지 말아야 합니다.

우리 모두에게는 더도 말고 덜도 말고 24시간이 있습니다. 번아웃은 엄격하고 훈련된 일정과 작은 작업의 끝없는 자동화가 어떻게 든 더 많은 시간을 줄 것이라고 생각하면서 뼈를 깎는 사람들의 직접적인 결과입니다.

당신이하고 싶은 것은 우선 순위를 지정하는 방법을 배우는 것입니다. 왜냐하면 우리 모두는 정해진 수의 작업에 대해 하루 중 동일한 시간을 가지고 있다고 해도 모든 작업이 동일하게 생성되는 것은 아니기 때문입니다.

일부는 다른 것보다 더 중요하지만 일부는 완전히 제거될 수 있습니다.

그리고 이 사고방식을 적절하게 채택하려면 다음 조언을 시도해야 합니다.

팁 #5: 우선순위 지정 알아보기

가장 성공적인 우선순위 지정 방법 중 하나는 아이젠하워 매트릭스입니다.

목표 달성에 가장 중요한 작업과 진행 속도를 늦추는 작업을 결정하는 데 사용되는 프레임워크입니다.

Eisenhower Matrix를 사용하면 다음 네 가지 기준에 따라 작업을 정렬할 수 있습니다.

• 긴급하고 중요한 - 즉시 수행(응급 전화, 화재, 부상 등)
• 긴급하지만 중요하지 않은 - 누군가에게 위임(회의 준비, 청구서 지불, 집안일 등)
• 중요하지만 긴급하지 않은 - 나중에 하기(장기 목표)
• 중요하지 않고 긴급하지 않은 - 제거(시간 낭비 활동)

작업 우선 순위 지정은 다음과 같은 간단한 회로도를 따릅니다.

이 그래프 등은 아이젠하워 매트릭스를 사용하여 일상 업무를 구성하는 방법에 대한 자세한 단계별 가이드에서 찾을 수 있습니다.

우선 순위가 무엇인지 알면 순서대로 일정을 잡는 것이 더 쉬워집니다. 하루 종일 에너지 수준을 아는 것과 결합하여 가장 생산적인 시간에 가장 우선 순위가 높은 작업을 설정할 수 있습니다.

팁 #6: 주의 산만함 예측

우리는 산만함을 다루는 다양한 방법에 대해 자주 논의합니다. 하지만 이번에는 방해 요소가 발생하기 전에 미리 알고 예측하는 것이 중요하다는 점을 지적하고자 합니다.

하루 중 시간을 할애할 줄 아는 일상적인 일들이 많이 있습니다. 작업 일정에 영향을 미치지 않도록 제거하는 가장 좋은 방법은 더 일찍 준비하는 것입니다.

몇 가지 예:

• 집에서 일하는 사람들은 예를 들어 수리가 필요한 문제(배관 전기)에 직면할 수 있지만 빡빡한 일정으로 인해 수리공과 함께할 시간이 거의 또는 전혀 없습니다. 덜 중요한 일이 있는 시간에 와달라고 하거나 친구나 가족이 나를 대신해 보게 함으로써 주의가 산만해지는 일에 대비할 수 있습니다.
• 어떤 사람들은 연수생을 감독하기 위해 근무 시간에 시간을 내도록 요청받습니다. 주의가 산만해지는 것을 대비하는 한 가지 방법은 훈련생에게 하루에 질문을 할 시간을 두 번 주는 것입니다. 낮에는 작업하면서 질문을 수집하고, 모임 시간이 되면 문제에 대해 질문할 수 있습니다. 이렇게 하면 피크 근무 시간에 긴장을 늦추지 않고 연습생이 스스로 해결 방법을 찾을 수 있는 시간이 주어집니다.
• 특히 바쁜 날에 회의를 열고 위임할 수 없는 경우 마지막에 FAQ를 작성하여 회의 시간을 단축할 수 있습니다. 가장 일반적인 질문을 예상하고 즉시 답변합니다. 그런 다음 해결되지 않은 문제에 대해 다음날 더 짧은 회의를 예약할 수 있습니다.

결과적으로 매일의 작업 일정을 아는 것이 중요합니다. 모든 작업에는 잠재적인 방해 요소가 붙어 있으므로 미리 준비하는 것이 그 자리에서 예방하는 것보다 더 유용할 수 있습니다.

팁 #7: 머리를 비우십시오

킬링스워스(Killingsworth)와 길버트(Gilbert)가 연구한 것처럼 산만함을 주제로 하는 동안 심각한 불행을 야기하더라도 우리 뇌가 산만함을 얼마나 사랑하는지 논의해야 합니다. 같은 논문에서는 설문에 응한 많은 사람들이 방황하고 주의를 산만하게 하면 궁극적으로 슬픔, 초조함, 부적절함을 느끼게 된다는 추측을 어떻게 확인했는지 논의합니다.

모든 알림을 음소거하는 것 외에도 유용한 한 가지 방법은 펜과 종이를 항상 옆에 두는 것입니다. 내일 점심을 계획하거나 친구와의 커피 모임으로 마음이 방황하기 시작하면 그 펜을 들고 즉시 적어 두십시오. 점심에 대한 아이디어나 카페 모임에 대한 가능한 채팅 주제를 적어보세요.

그런 생각이 머릿속에 남아 있는 한 계속 떠돌아다니다가 가끔씩 돌아와서 일을 하지 못하게 하기 때문입니다.

가게에서 사야 할 것, 보내야 할 이메일, 연락해야 할 사람, 읽을 기사 등을 기억하는 것도 마찬가지입니다. 사소한 일을 하려고 즉시 뛰어들지 말고 적어 두십시오. 나중을 위해 저장합니다.

그렇지 않으면, 당신의 두뇌는 그것이 울리는 모든 작은 알람에 대처하는 데 익숙해집니다. 당신이 그것을 알기도 전에, 당신은 그날 당신에게 아무런 도움이 되지 않는 하찮은 일에 한 시간을 보냈습니다.

팁 #8: 중요한 것만 측정하라

"측정되는 것은 관리된다"는 말을 들어본 적이 있을 것입니다.

그러나 그것이 잘못된 것으로 판명되었다는 것을 알고 계셨습니까? 그리고 심지어 잘못된 사람에게 귀속되었습니까?

우리는 시간 추적기를 사용하여 작업 일정을 구성하는 것을 좋아합니다. 그들은 우리의 시간, 하루의 경과, 개선이 필요한 부분에 대한 자세한 정보를 제공합니다. 그들은 고객에게 올바르게 청구하는 데 도움을 주며 더 조직화됨에 따라 진행 상황을 추적하기 위한 보고서도 작성합니다.

그러나 더 나은 일일 작업 목록을 만드는 과정에서 일어나는 모든 작은 일을 기록하고 싶은 유혹을 받을 수 있습니다. 매 5분 휴식, 모든 전화 통화, 받은 편지함 청소, 커피 휴식 등 이러한 경우 모든 휴식 시간을 측정한다고 해서 정리가 더 잘 되는 것은 아닙니다.

추적해야 하는 가장 중요한 것은 중요한 작업입니다. 당신의 장기 계획에 영향을 미치는 것들.

이제 시간 낭비가 작업 일정에서 문제가 되고 있음을 알게 되면 휴식 시간을 추적해야 합니다. 그러나 다른 모든 의도와 목적을 위해 배관공과 전화 통화에 얼마나 많은 시간을 보냈는지 아는 것은 일상적인 작업 흐름을 거의 향상시키지 못할 것입니다.

모든 시간의 무게가 동일하지 않기 때문에 실제로 추적이 필요한 활동을 염두에 두십시오.

팁 #9: 진행 상황 추적

영구적인 변화가 일어나려면(그리고 계속 유지하려면) 계속하려는 동기를 느껴야 합니다. 그리고 가장 좋은 동기는 의심할 여지 없이 자신이 얼마나 멀리 왔는지 확인하는 것입니다. 그것은 우리의 혈액에 있으며, 우리는 그것을 도울 수 없습니다. 이것이 우리 가 피트니스 및 라이프 스타일 사진 전후 의 사진을 사랑하는 이유입니다.

더 나은 방향으로의 변화가 있음을 알 수 있기 때문에 진행 상황은 계속해서 우리를 밀어붙입니다. 노력이 헛되게 느껴지지 않습니다.

우리의 생산성도 마찬가지입니다. 디지털 아티스트 커뮤니티에는 개선하고 싶은 점을 그릴 때마다 종이에 그린 게이지를 채우는 짧은 추세가 있었습니다. 그리고 일주일, 2주 또는 한 달이 지나면 진행 시트를 작성하게 됩니다.

많은 개발자가 거의 같은 방식으로 진행 상황을 게임화했습니다. 일상적인 습관을 추적하고 지정된 기간 후에 보고서를 제공하는 데 도움이 되는 수많은 앱이 있습니다.

진행 상황 추적 앱에 투자하는 것(또는 단순히 일정을 추적할 수 있었던 날을 기록하는 것)은 동기 부여에 긍정적인 영향을 미칠 것입니다.

여기 Clockify에서 진행 상황을 정확하게 측정하기 위해 추적할 수 있거나 추적해야 하는 항목을 자세히 설명하는 29가지 최고의 시간 추적 방법 목록을 작성했습니다.

팁 #10: 점진적으로 변경 사항 도입

채택하기로 결정한 변경 사항이 무엇이든 점진적으로 수행하고 일정 기간 동안 확장해야 합니다. 자신에 대한 현실적인 목표와 기대치를 설정하고 얼마나 쉽게 압도당하는지에 대한 토론을 기억하십시오.

시도하고 싶은 하나의 습관으로 시작하십시오. 예를 들어 첫 주에만 다음 중 하나를 통합할 수 있습니다.

• 점심 전에 오전 10시와 오후 2시 이전에 가장 힘든 작업을 모두 전환하십시오.
• 할 일 목록을 매일 5-10개의 작업으로 줄이십시오.
• 우선 순위를 정렬하고 일정을 조정하십시오.

이들 중 어느 하나라도 생산성 전환을 위한 좋은 출발점이 될 것입니다. 그러나 세 가지를 동시에 수행하는 것은 과부하입니다. 단일 변경에 초점을 맞추면 실제로 긍정적인 변화를 가져오는지 여부를 추적하고 측정하기가 더 쉽기 때문입니다. 또한 주의해야 할 사항이 적을 때 동기를 유지하기가 더 쉽습니다.

테이크아웃

작업 작업을 더 잘 조직하는 것은 상당히 빨리 올 수 있지만 기술을 마스터하는 데는 시간이 걸립니다. 기억해야 할 중요한 것은 자신에게 특별히 맞는 프레임워크나 방법을 찾는 것입니다. 그리고 몇 주 동안 시행착오를 거쳐야 한다는 의미라면 작동하지 않는 접근 방식을 빠르게 폐기할 수 있기 때문에 좋은 일입니다. 문제가 자신 이라고 생각하고 고집스럽게 고수하는 대신 완벽한 것을 찾을 때까지 다른 사람들을 시도할 수 있습니다.

따라서 가장 좋은 조언은 이러한 팁에 기회를 주고 하나의 올바른 방법을 찾는 지침으로 사용하여 직장 생활을 한없이 수월하게 만드는 것입니다.