계약 수명 주기 관리(CLM) 설명

이 가이드의 내용:

• 계약 수명 주기 관리란 무엇입니까?

• CLM을 사용하는 산업

• 계약 수명 주기 관리의 중요성

• 계약 수명 주기 관리 단계

• CLM 모범 사례 구현을 시작하는 방법

계약 수명 주기 관리란 무엇입니까?

일부 조직은 관리해야 할 계약이 너무 많아서 여러 기준에 대해 공급업체를 조사하고, 계약 가치를 승인하고, 계약 이행을 추적하고, 정확한 갱신을 지원하기 위해 모든 이해 관계자와 협력하는 전담 계약 관리자 또는 조달 전문가를 고용해야 합니다.

계약 관리 시스템과 계약 수명 주기 관리 시스템의 차이점은 무엇입니까?

계약 관리 시스템은 일반적으로 계약을 생성하고 전자 서명을 수집하도록 설계된 소프트웨어를 말하며, 계약 수명 주기 관리 시스템은 계약이 어디에 있는지, 내부적으로 누가 책임이 있는지, 공급업체 회사의 연락 지점은 언제인지 추적하기 위해 설계되었습니다. 재계약 등을 하게 됩니다.

CLM은 여러 계정의 진행 상황을 추적한다는 점에서 CRM과 매우 유사하지만 잠재 고객과 고객을 추적하는 대신 계약과 거래를 추적합니다.

CLM을 사용하는 산업

CLM 플랫폼은 다양한 산업 분야의 대규모 조직과 핀테크 또는 교육과 같이 규제가 심한 분야의 소규모 기업에서 사용됩니다.

다음은 CLM 시스템을 활용하는 산업의 몇 가지 예입니다.

• 소프트웨어

• 회사 서비스

• 은행업

• 대학

• 레스토랑

• 부동산

• 정부

• 학교 및 대학

• 보건 의료

계약 수명 주기 관리의 중요성

“세계에서 가장 큰 기업들은 여전히 ​​주요 계약 조건과 실제 지출과 약정 지출 데이터와 같은 중요한 정보를 위해 스프레드시트, 이메일 및 기타 포인트 솔루션에 의존하고 있습니다. 기업에는 데이터 중앙화가 부족합니다. 대부분의 계약 수명 주기 관리 도구는 공급업체 관리나 조달이 아닌 법적 사용 사례를 위해 구축되었습니다.”
- 브랜든 카드, Terzo의 CEO

법무팀은 기업 및 정부 규정 준수를 위한 계약을 관리해야 합니다. 우리는 계약 수명 주기 관리를 법적 목적으로만 중요한 것으로 생각하는 경향이 있습니다.

하지만 그렇지 않습니다. CLM이 법무 부서에서만 유지된다면 다른 부서의 관리자가 계약을 최대한 활용하는 데 어려움을 겪을 것이고 불필요한 갱신에 돈을 낭비하게 될 것입니다.

예를 들어, 회사가 전체 조직을 위해 프로젝트 관리 소프트웨어를 구매했다고 가정해 보겠습니다. 그러나 실제로 그 특정 소프트웨어를 즐기고 사용하는 부서는 두 곳뿐입니다. 회사가 비용을 지불한 좌석의 75%가 사용되지 않고 있습니다. IT, 조달 및 부서 리더는 많은 계약이 자동으로 갱신되므로(복잡한 대규모 엔터프라이즈 프로젝트라도) 낭비되는 계약이 다시 발생하지 않도록 계약 사용을 알고 있어야 합니다.

전반적으로 훌륭한 CLM 사례의 이점은 다음과 같습니다.

• 현재 계약의 활용 극대화

• 정부 규정 준수 보장

• 기업 정책 준수

• 공급업체 관계 및 성능 모니터링

• 필요한 비용만 갱신 유지

• 위험을 사전에 평가하고 완화

계약 수명 주기 관리 단계

계약 수명 주기 관리는 계약이 여러 단계를 거치면서 추적합니다. 서로 다른 회사의 구매자와 판매자 모두 이러한 단계를 추적하기 위한 고유한 프로세스가 있지만 다음과 같은 주요 단계와 일치하는 경향이 있습니다.

1. 개시

2. 계약 작성

3. 내부 계약 승인

4. 협상 및 승인

5. 출시 또는 실행

6. 지속적인 관리 및 규정 준수

7. 사전 갱신

8. 갱신

1단계. 개시

개시 단계는 다양한 방법으로 시작할 수 있습니다.

아마도 관계는 콜드 이메일 캠페인이나 무역 박람회에서의 회의로 시작되었을 것입니다.

이 단계에서 구매자는 이해 관계자로부터 의견을 수집하고 핵심 요구 사항을 결정하고 예산을 검토합니다. 한편, 판매자는 상담 안내를 제공하고 계약 작성 시 도움이 될 정보를 수집합니다.

2단계. 계약서 작성

계약 수명 주기 관리 프로세스의 다음 단계는 새 계약을 만드는 것입니다.

소프트웨어, 제품 또는 서비스에 대한 많은 공급업체는 제안 소프트웨어 내부에 계약을 작성합니다.

이는 다음과 같은 몇 가지 이점을 제공합니다.

• 계약은 사례 연구, 예상되는 영향, 프로젝트 프로세스 및 기타 중요한 세부 정보를 제안서에 포함하기 때문에 종료될 가능성이 더 높습니다.

• 법무팀은 영업 담당자가 사용할 계약 템플릿 또는 플러그 앤 플레이 조항 라이브러리를 제공할 수 있습니다(관련된 모든 사람의 시간 절약).

• 제안 및 계약이 한 위치에 통합되어 구매자가 수행해야 하는 단계가 줄어듭니다.

3단계. 내부 계약 승인

계약 준수는 구매자가 모니터링하는 것만이 아닙니다.

내부적으로 영업 전문가는 전체 계약이 양 당사자를 보호할 수 있도록 법무팀과 협력해야 합니다.

법무팀은 모든 새로운 계약에 대해 또는 새로운 언어를 사용하는 계약에 대해서만 계약 검토를 요구할 수 있습니다.

그리고 마케팅 또는 브랜드 팀은 계약과 함께 제공되는 제안을 검토하여 브랜드 가이드라인과 일치하는지 확인할 수 있습니다.

계약 워크플로를 자동화하여 여러 승인으로 인한 병목 현상을 제거할 수 있습니다. Proposify를 사용하면 적절한 사람이 제안과 해당 계약을 검토해야 할 때 알림을 받을 수 있도록 계약 승인 워크플로를 설정할 수 있습니다.

4단계. 협상 및 승인

내부 승인 절차가 끝나면 외부 승인 절차를 진행할 차례입니다.

영업 담당자 또는 계정 담당자가 승인을 위해 제안서와 계약서를 클라이언트에게 보냅니다.

협상 및 계약 변경이 일반적입니다. 사실, 4~5번의 수정이 있는 계약은 수정이 전혀 없는 것보다 닫힐 가능성이 더 큽니다.

판매자는 계약 시간을 단축 또는 연장하거나, 결과물을 추가하거나, 계약이 적용되는 상점, 직원 또는 기타 리소스의 수를 업데이트해야 할 수 있습니다.

5단계. 출시 또는 실행

다음으로 솔루션을 배포할 차례입니다.

소프트웨어의 경우 이는 플랫폼을 조직 전체에 배포하기 전에 파일럿 그룹에 배포하는 것을 의미할 수 있습니다.

실습 프로젝트의 경우 마케팅 프로젝트, 건설 또는 다른 무엇이든 계약서에 설명된 작업을 완료하는 것을 의미합니다.

이 단계에서 구매자와 판매자 모두 계약 범위를 주시합니다. 구매자는 지불한 비용을 모두 받고 있는지 확인하고 판매자는 범위가 커지는 것을 주의해야 합니다.

6단계. 지속적인 관리 및 규정 준수

이 단계의 기간은 계약 유형에 따라 다릅니다. 몇 달 동안 지속되는 짧은 일회성 프로젝트라면 할 일이 많지 않을 것입니다.

그러나 계약이 1년 이상 지속되는 경우 계약 관리자 또는 조달 전문가가 확인하려는…

• 공급업체의 관행이 여전히 기업 정책과 일치하는지 확인합니다.

• 공급업체 회사는 계약을 위반하거나 일종의 내부 위험 완화를 초래할 수 있는 PR 스캔들 또는 법적 문제에 관여하지 않았습니다.

• 공급업체 회사가 진행중인 프로젝트 또는 서비스 유지 관리에 대한 계약을 충족하고 있는지 여부

7단계. 사전 갱신

갱신을 한 달 이상 미리 준비하는 것이 현명합니다.

이 단계에서 판매자는 자신의 계정으로 체크인하여 서비스 또는 솔루션이 성공적인지 확인합니다. 일부 회사에서는 고객의 성공이 갱신 프로세스를 소유합니다.

한편 CLM 소프트웨어를 사용하여 계약을 추적하는 현명한 구매자는 모든 이해 관계자와 사용량을 논의하고 갱신 필요성을 평가해야 합니다.

8단계. 갱신

갱신 단계에서 단순히 적용 범위를 확장하거나 설명된 결과물 및 작업을 수정하는지 여부에 관계없이 새로운 계약이 작성됩니다.

그런 다음 수명 주기는 5단계로 돌아가 실행, 관리 및 규정 준수를 다시 순환합니다.

CLM 소프트웨어

CLM 소프트웨어는 대상 사용자에 따라 다른 기능을 제공합니다.

판매자는 진행 중인 계약과 보류 중인 계약을 추적하는 데 집중하고 구매자는 서명된 계약과 진행 중인 계약을 추적해야 합니다.

판매자용

판매자는 더 많은 거래를 성사시키는 데 도움이 되는 기능이 필요합니다.

제안서와 계약서를 한 곳에 포함시키면 고객이 최종 승인과 함께 귀하와 함께 작업하도록 권장하는 모든 정보를 넣을 수 있습니다.

Proposify를 사용하면 여러 페이지로 된 계약과 목차를 제안서에 추가할 수 있습니다.

또한 리드가 제안 및 계약을 본 시점을 확인할 수도 있습니다. 이것은 후속 조치로 이어지는 것과 말할 내용을 아는 데 도움이 될 것입니다. 여러 번 본 경우 변경 사항이 필요한지 물어볼 수 있습니다.

또한 계약 분석을 통해 다양한 유형의 계약에 대한 평균 마감 비율과 조회율을 확인할 수 있으므로 결과를 벤치마킹하고 제안 및 조건을 최적화할 수 있습니다.

구매자를 위해

계약 수명 주기 관리 소프트웨어는 구매자가 계약 데이터를 쉽게 저장할 수 있도록 설계되어 비용이 낭비되지 않습니다.

각 계약에 대해 내부 연락처를 기록해 두어 조달 전문가가 계약이 곧 종료되거나 갱신될 것이라는 알림을 받았을 때 잠재적인 갱신 비용에 대한 논의를 위해 누구에게 연락해야 하는지 알 수 있습니다.

예를 들어 Terzo를 사용하면 모든 활성 계약을 한 곳에서 확인하고 몇 년 동안의 지출을 미리 예측하고 개별 계약의 수명 주기를 확인할 수 있습니다.

다음 단계: CLM 모범 사례 구현을 시작하는 방법

이 팁을 사용하여 거래의 어느 쪽에 있든 관계를 최대한 활용하십시오.

판매자용

1. 구매자 활동을 검토하고 작업을 간소화하기 위한 기능이 있는 전용 제안 및 계약 소프트웨어를 사용합니다.

2. 제안 및 계약을 위한 브랜드 자산 라이브러리를 만듭니다.

3. 계약 승인 워크플로를 구현합니다.

4. 계약 분석을 사용하여 잠재 구매자가 언제 계약을 조회했는지 알 수 있습니다(따라서 누구에게 후속 조치를 취하고 수정 사항을 제안해야 하는지 알 수 있음).

5. 계약 전반에 걸쳐 고객에게 가치를 더하는 프로세스를 만들어 고객이 갱신할 기회를 늘리고 조직 내에서 누가 상향 판매를 소유하고 있는지 명확히 하십시오.

구매자를 위해

1. 소프트웨어를 사용하여 한 곳에서 모든 공급업체 계약을 추적합니다.

2. 계약 관리 솔루션 내에서 계약을 체결한 내부 연락 담당자를 포함해야 합니다.

3. 계약 종료 날짜 및 갱신 날짜를 추적합니다.

4. 계약 중 조건을 깨는 공급업체 관계를 처리하는 방법에 대한 회사 정책을 만듭니다.

계약 관리는 법무 부서의 협업뿐만 아니라 판매 및 조달도 함께 수행해야 하는 복잡한 프로세스입니다.

회사 규모가 클수록 더 많은 계약을 체결하고 더 많은 계약을 사전에 추적해야 합니다.

제안, 계약, 전자 서명 및 마감 분석을 모두 한 곳에서 보려면 Proposify 를 확인하십시오 .