협업, 커뮤니케이션 및 팀워크를 개선하는 8가지 최고의 방법

전국의 비즈니스 리더들과 함께 앉아 그들의 성공 비결에 대해 묻는다면 작업장 협업이 반복적으로 언급될 가능성이 높습니다. 직장 협업은 종종 성공의 지표로 언급되지만 그 용어가 의미하는 바가 항상 명확한 것은 아닙니다.

직장에서의 협업이란?

직장 협업은 두 명 이상의 개인이 공동의 문제를 해결하기 위해 함께 모이는 것입니다. 직장에서의 협업은 매우 효과적일 수 있습니다. 서로 다른 전문성, 관점 및 아이디어를 가진 개인이 혁신적인 솔루션을 찾고 아이디어를 구현하기 위해 브레인스토밍할 수 있습니다. 기업이 문제를 더 빠르고 효율적으로 해결할 수 있기 때문에 중요합니다.

작업장 협업 부족은 회사가 잠재력을 극대화하지 못하고 있다는 신호일 수 있습니다. Fierce Inc. 연구 응답자의 86%는 작업장 실패의 원인이 협업 부족 또는 비효율적인 커뮤니케이션이라고 보고했습니다.

협업은 쇼핑객이 매장을 방문하지 않고도 시계나 안경과 같은 액세서리를 "착용"할 수 있는 증강 현실과 같은 다양한 형태로 제공됩니다. 작업장에서는 할당된 좌석을 없애는 것과 같은 간단한 것만으로도 직원 상호 작용을 늘리고 공동 작업을 촉진할 수 있습니다.

귀사는 협업을 장려하여 생산성을 극대화하고 있습니까? 직장에서 협업을 개선할 수 있는 8가지 팁을 정리했습니다.

직장 협업을 강화하기 위한 8가지 팁

1. 대체 커뮤니케이션 채널 활용

이메일은 여전히 ​​온라인 업무 커뮤니케이션의 지배적인 방법일 수 있지만 실제로는 이메일이 생산성을 저해한다는 많은 증거가 있습니다.

다음과 같은 실망스러운 수치로 인해 직장 생산성이 타격을 받는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

Slack은 작업 팀을 위해 설계된 인스턴트 메시징 및 협업 시스템입니다. Slack은 채널, 다이렉트 메시지 및 알림을 사용하여 이메일이 할 수 없는 방식으로 과도한 정보를 잘라냅니다. 직원은 필요한 관련 정보만 얻을 수 있도록 Slack 기본 설정을 지정할 수 있습니다. 많은 양의 메시지를 선별하는 프로세스의 시간 소모가 줄어듭니다.

Slack은 이메일의 효과적인 대안이기 때문에 최근 몇 년 동안 인기가 급상승했습니다. Slack 사용자를 대상으로 한 설문 조사에 따르면 서비스를 사용한 팀의 생산성이 32% 더 높은 것으로 나타났습니다. 한 가지 중요한 이유는 팀이 이메일 사용량을 48.6% 줄였다는 것입니다.

2. 파일 공유 프로세스 간소화

편집을 위해 이메일 첨부 파일을 주고받은 적이 있다면 그 과정이 얼마나 답답하고 시간이 많이 걸리는지 이해할 것입니다. 기고자가 많은 문서는 수십 번 주고받을 수 있으며 이전 버전의 문서를 받으면 전체 프로세스를 며칠 또는 몇 주 앞당길 수 있습니다.

Dropbox 및 Box와 같은 파일 저장 애플리케이션은 기업이 파일을 클라우드에 보관하고 단 하나의 문서만 공유할 수 있도록 하여 이전 파일 버전 문제를 제거하므로 이 프로세스에 혁신을 가져왔습니다.

Dropbox의 파일 동기화 기능은 공유 파일을 즉시 업데이트합니다. 이를 통해 사용자는 서로 다른 위치에서 함께 작업할 수 있으며 항상 최신 버전의 파일을 갖게 됩니다. 그리고 이전 버전을 참조해야 하는 경우 사용자는 30일 동안 파일의 이전 버전을 복구할 수 있습니다.

Dropbox와 마찬가지로 Box를 사용하면 클라우드에 저장된 데이터를 데스크톱에서 미러링하여 쉽게 액세스할 수 있습니다. 데스크탑에서 로컬로 파일을 변경하면 클라우드와 동기화되고 Box 계정에 저장된 파일이 업데이트됩니다.

TrackVia는 클라우드 스토리지를 사용하는 회사가 서비스가 효율성에 긍정적인 영향을 미친다고 믿는다는 사실을 발견했습니다. 설문 조사에 참여한 기업의 47%는 클라우드가 생산성을 높여준다고 답했으며 40%는 클라우드가 유연성을 높여준다고 말했습니다.

클라우드는 파일 공유 프로세스를 단순화했으며 매년 Dropbox 및 Box와 같은 서비스를 사용하는 회사의 비율이 더 높습니다. 오래된 파일과 이메일 첨부 파일의 문제를 제거함으로써 클라우드는 협업을 위한 귀중한 도구가 되었습니다.

3. 네트워크 보안 향상

공동 작업을 생각할 때 가장 먼저 떠오르는 것은 서버의 보안이 아닐 수 있습니다. 그러나 클라우드에서 업로드/다운로드되는 파일의 양은 엄청나고 그 어느 때보다 많은 직원이 자신의 장치를 업무에 가져오고 있습니다. 엄청난 양의 네트워크 사용량으로 인해 해커와 맬웨어가 시스템에 액세스할 수 있는 기회가 점점 더 많아지고 있습니다.

사이버 공격의 규모, 범위 및 중단이 증가하고 있습니다. 네트워크 서비스에 대한 이러한 공격은 직원과 고객에게 중대한 문제를 일으킬 수 있습니다. 올해 초 150개 이상의 국가를 강타한 랜섬웨어 공격으로 인해 수천 대의 장치가 오프라인 상태가 되었고 기업은 수만 달러의 피해를 입었습니다. Ponemon Institute for HPE의 2016년 보고서에 따르면 하루 평균 데이터 유출 비용은 $21,155였습니다!

직원들이 맬웨어의 위험을 모르는 경우가 많기 때문에 강력한 네트워크 보안을 설정하는 것이 중요합니다. Friedrich-Alexander University의 연구에 따르면 78%의 사람들이 이메일에 포함된 알 수 없는 링크의 위험을 알고 있다고 주장하지만 45%는 해당 링크를 클릭합니다.

회사 파일을 암호화하고 해킹으로부터 안전하게 유지하는 것은 안전한 공동 작업을 유지하는 데 중요한 열쇠입니다. 회사의 프로젝트 또는 데이터를 안전하게 유지하는 데 필요한 예방 조치를 취하여 위협에 취약하지 않도록 하십시오.

4. 중첩 영역

미시간 대학의 연구원들은 계획되지 않은 상호 작용을 장려하기 위해 공간 디자인을 사용하면 실제로 과학자들의 전반적인 성과가 향상된다는 사실을 발견했습니다. 공동 작업을 장려하려는 디자이너는 직원 간의 계획되지 않은 상호 작용 기회가 증가하는 "겹침 영역"을 만들고 있습니다.

이러한 계획되지 않은 상호 작용은 협업과 혁신을 촉발할 수 있으며, 이것이 바로 Steve Jobs가 Pixar 본사 디자인을 계획할 때 염두에 두었던 것입니다.

잡스는 우편함, 회의실, 카페테리아를 아트리움으로 옮겨 대본 작가, 아티스트, 애니메이터들이 평소보다 더 많이 교류할 수 있도록 했습니다. Pixar는 직장에서 가장 좋은 협업 사례 중 하나입니다. 그것은 직원들이 자주 길을 건너고, 프로젝트에 대해 토론하고, 아이디어를 공유하도록 강요합니다.

중첩 영역은 Pixar 본사만큼 정교할 필요가 없습니다. 공유 계단이나 여러 부서에서 공유하는 야외 공간처럼 간단할 수 있습니다. 목표는 정기적으로 상호작용하지 않는 직원들이 서로 더 쉽게 대화하도록 하는 것입니다.

5. 핫데스킹

직장은 더 이상 엄격한 규칙에 따라 옆에 앉는 사람을 규정하는 문법 학교와 같지 않습니다. 예를 들어 직장에서의 협업은 이제 라운지 공간, 소파, 카페테리아에서 이루어지고 있습니다. 새로운 작업 트렌드는 생산적인 직원으로 간주되기 위해 8시간 동안 책상에 묶여 있을 필요가 없음을 보여줍니다. 핫데스킹에 들어갑니다.

핫 데스킹은 직원이 더 이상 의무적으로 지정된 좌석이 없는 새로운 트렌드입니다. 할당된 책상 대신 직원들은 공개된 열린 공간을 순환합니다. 현대적인 직장 협업은 유동적이며 직원들이 일반적으로 부서 외부에서 채팅하지 않는 다른 사람들과 상호 작용하도록 권장합니다.

핫 데스킹은 협업 기회를 증가시키는 것 외에도 기업의 비용을 절감해 줍니다. 컨설팅 및 디자인 회사인 Strategy Plus는 사무실 활용률이 특정 날짜에 42%로 최고조에 달한다고 추정합니다. 영국에 기반을 둔 작업 공간 관리 회사인 Condeco는 대부분의 기업이 작업 공간 활용도를 60-70%로 가정한다는 사실을 발견했습니다.

핫 데스킹을 통해 회사는 직원들이 더 자주 상호 작용하고 협업하도록 하는 것 외에도 과도한 공간을 일부 제거할 수 있습니다. 핫 데스킹으로 절약된 비용은 실제로 합산될 수 있습니다. Vodafone의 연구에 따르면 핫 데스킹을 통해 영국 기업은 연간 340억 파운드(또는 43조 달러)를 절약할 수 있습니다.

6. 현재 소프트웨어에 안주하지 마십시오

작업장에서 팀워크와 협업을 개선한다는 것은 회사의 문제에 대한 새로운 솔루션을 지속적으로 찾는 것을 의미합니다. Google Docs와 같은 기술은 비즈니스를 보다 효율적으로 만들고 직원, 팀 및 고객 간의 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다.

클릭 후 랜딩 페이지 디자인은 협업이 필수적인 프로세스이지만 커뮤니케이션 문제로 인해 노력이 비효율적이고 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 클릭 후 랜딩 페이지 생성 프로세스에는 콘텐츠를 작성하는 카피라이터, 와이어프레임을 생성하고 페이지를 사용자 지정하는 디자이너, 프로세스를 감독하는 관리자, 의견을 듣고자 하는 클라이언트 등 많은 이해 관계자가 포함될 수 있습니다.

분명히 원활한 의사 소통 방법이 아닙니다.

모든 사람이 서로 다른 채널을 통해 통신하는 경우 과도한 시간이 추가되고 심각한 문제가 발생할 수 있습니다. 카피라이터가 이메일 첨부 파일을 보내고, 프로젝트 관리자가 Slack에서 통신하고, 고객이 Google Docs를 사용하면 어떻게 될까요? 커뮤니케이션 및 경험 게시 지연을 위한 중앙 위치가 없기 때문에 좌절하게 됩니다.

Instapage Collaboration Solution은 클릭 후 랜딩 페이지 디자인 프로세스를 간소화하여 이러한 비효율적인 워크플로우를 해결하기 위해 만들어졌습니다. 카피라이터, 편집자, 관리자 및 클라이언트는 모두 페이지에 바로 댓글을 남기고 실시간으로 피드백을 받을 수 있습니다.

Instapage 플랫폼은 또한 사용자가 자신의 페이지를 암호로 보호하고 보안 계층을 추가하여 특정 의사 결정자만 액세스할 수 있도록 합니다. 또한 댓글 피드를 사용하면 사용자가 플랫폼을 떠날 필요조차 없는 실행 중인 대화가 가능합니다.

7. 원격 작업자의 참여를 유지하는 화상 회의

올해 Gallup은 미국 직원의 43%가 원격으로 작업하는 데 최소한 일정 시간을 보낸다는 설문 조사를 발표했습니다(2012년보다 4% 포인트 증가). 더 많은 직원이 유연한 일정을 사용하고 있습니다. 기업들은 빠듯한 예산으로 전문적인 작업을 완료하기 위해 원격으로 일하는 프리랜서를 더 많이 고용하고 있습니다.

그러나 원격 직원은 사무실에 있지 않기 때문에 바디랭귀지와 비언어적 의사소통을 놓치는 경우가 많습니다. 대부분의 커뮤니케이션은 비언어적이며 동료와 시각적으로 상호 작용하지 않는 직원은 고립감을 느끼고 생산성이 떨어질 수 있습니다. 바로 화상 회의가 그 간극을 메울 수 있는 곳입니다.

연구에 따르면 화상 회의를 통해 원격 작업자가 팀과 더 연결되어 있다고 느낄 수 있습니다. Polycom은 기업에서 화상 회의가 다음과 같은 이점을 제공한다고 믿습니다.

• 응답자의 94%가 생산성이 향상된다고 말합니다.
• 87%는 의사 결정 속도를 가속화한다고 주장합니다.
• 87%는 여행 비용이 크게 절감된다고 확인했습니다.

여러 위치와 시간대에 걸쳐 수행되는 비즈니스의 양이 증가함에 따라 화상 회의 플랫폼이 더 많은 협업과 효율적인 워크플로를 가능하게 하는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

8. 회의의 비효율성 감소

경영진은 회의의 67%를 실패로 간주합니다. 이러한 비효율성으로 인해 비즈니스 시간과 비용이 소모됩니다.

매년 회사는 비생산적인 회의에 370억 달러 이상의 시간을 낭비합니다. 중간 관리자는 업무 시간의 약 1/3을 회의에 사용합니다. 직원들은 상태 업데이트 회의를 준비하는 데 일주일에 최대 4시간을 소비하기도 합니다.

위의 그래픽에 따르면 조직 전체 시간의 15%가 회의에 사용됩니다. 이것은 회사 시간의 상당 부분을 차지하며 이를 낭비하면 생산성과 협업 기회가 모두 줄어듭니다. 기업은 회의에서 심각한 비효율을 유발할 수 있는 두 가지 문제인 멀티태스킹 및 원격 작업자의 격리와 같은 문제를 고려해야 합니다.

멀티태스킹은 비생산적인 회의의 가장 큰 원인 중 하나입니다. 직원의 약 절반이 관련 없는 프로젝트 작업을 인정하고 거의 70%가 이메일을 확인합니다. 원격 근무자는 대부분의 의사소통이 전화를 통해 파악할 수 없는 신체 언어 및 비언어적 단서에서 나오기 때문에 전화 회의에서 고립감을 느끼는 경우가 많습니다.

회의 품질을 개선하려는 회사는 회의를 짧게 유지하고 멀티태스킹을 줄이는 데 집중해야 합니다. 원격 작업자는 가능하면 화상 회의를 통해 통신해야 합니다. 그들은 비언어적 단서를 포착하고 그룹의 나머지 사람들과 시각적으로 교류할 수 있습니다. 사전에 명확한 기대치와 의제를 설정하면 프로세스 전반에 걸쳐 모든 사람이 참여하도록 할 수 있습니다.

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화상 회의, 데이터 공유 및 오버랩 존은 기업이 협업을 개선하기 위한 조치를 취하는 몇 가지 방법에 불과합니다.

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