클라우드 기반 전화 시스템의 장점과 단점은 무엇입니까?

모든 기업에는 효과적이고 안정적인 커뮤니케이션 시스템이 필요합니다. 오늘날 대부분의 회사에서 이는 인터넷을 통해 작동하는 클라우드 기반 전화 시스템을 의미합니다.

클라우드 기반 전화 시스템 의 유연성과 확장성은 이동 중인 중소기업부터 콜센터를 운영하는 기업에 이르기까지 모든 규모의 기업에 매력적인 선택입니다.

하지만 이것이 귀하의 비즈니스를 위한 최선의 선택일까요?

이번 게시물에서는 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 되도록 클라우드 기반 휴대폰의 장단점을 자세히 살펴보겠습니다.

하지만 시간이 촉박한 경우 필요한 모든 정보를 한 눈에 확인할 수 있습니다.

클라우드 기반 전화 시스템이란 무엇입니까?

클라우드 기반 전화 시스템은 VoIP (Voice over Internet Protocol) 기술을 사용하여 전화 통화를 연결합니다.

유선 전화와 같은 기존 기술과 달리 VoIP 전화에는 특별한 하드웨어나 인프라가 필요하지 않습니다. 기존 유선전화처럼 전화를 걸거나 받기 위해 구리선 네트워크에 의존하지 않습니다. VoIP 통화를 하려면 고속 인터넷 연결만 있으면 됩니다.

이를 통해 기업은 클라우드 기반 전화 시스템을 쉽게 사용할 수 있으며 월간 운영 비용 절감, 원격 작업을 위한 이동성 향상, 유지 관리가 거의 필요 없는 등의 이점을 누릴 수 있습니다.

다음 섹션에서는 클라우드 기반 전화 시스템 사용의 이점에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

클라우드 기반 전화 시스템의 장점

클라우드 기술은 점점 더 일반화되어 기업에 많은 이점을 제공합니다. 유연성부터 원격 근무 혜택까지 이러한 시스템은 직원들의 연결, 협업, 커뮤니케이션 방식을 변화시키고 있습니다.

클라우드 기반 전화 시스템을 성장하는 비즈니스를 위한 현명한 선택으로 만드는 장점을 살펴보겠습니다.

비용 절감

클라우드 기반 전화 시스템은 기존 전화 시스템에 비해 비용 효율적입니다.

평균적으로 유선 전화 시스템의 비용은 시내 또는 국내 통화에 대해 매달 회선당 50달러입니다. 이와 대조적으로 VoIP 요금제는 국제 전화, 화상 회의 및 기타 여러 기능을 포함하여 회선당 월 20달러 미만부터 시작합니다.

클라우드 전화 시스템은 통신 비용을 절감하는 효과적인 방법입니다. 필요한 것은 안정적인 인터넷 연결과 VoIP 기능을 활성화하는 소프트웨어뿐입니다.

이는 다음과 같이 발생했을 전통적인 전화 관련 비용을 줄일 수 있음을 의미합니다.

• 온프레미스 PBX (Private Branch Exchange)에 대한 설치 비용 및 초기 투자
• 반복되는 유지관리 비용
• 자동 전화 교환, 음성 메일 전사, 통화 대기열 등과 같은 기능을 위한 추가 기능입니다.

VoIP를 사용하면 무료 시내 전화번호, 무료 전화번호, 저렴한 국제 전화를 이용할 수 있습니다. 전통적인 유선전화는 결코 비용 대비 동일한 효과를 제공할 수 없습니다.

더 나은 안정성과 성능

클라우드 기반 전화 시스템은 비즈니스 연속성 계획을 위한 훌륭한 안전망입니다. 특히 자연재해나 사이버 공격과 같은 예상치 못한 상황으로 인해 일반 운영이 중단될 경우 더욱 그렇습니다.

한 위치에 기반을 둔 기존 전화 시스템을 사용하면 비즈니스가 다운타임과 위험에 직면할 수 있습니다. 이와 대조적으로 클라우드 기반 전화 시스템은 백업 및 중복 계획이 내장된 원격 데이터 센터에서 작동합니다. 한 데이터 센터에 문제가 발생하면 다른 데이터 센터가 원활하게 인계받습니다.

이를 통해 귀하의 비즈니스가 원활하게 운영되고 고객이 영향을 받지 않게 됩니다. 이들의 정보도 안전하게 유지되며 팀에서 쉽게 사용할 수 있으므로 연결이 끊어지지 않습니다.

따라서 클라우드 전화 시스템은 안정적인 백업과 일관된 성능을 제공하여 예상치 못한 문제가 발생하더라도 비즈니스가 계속 운영되도록 돕습니다.

또한 일상적인 비즈니스 운영에 더욱 신뢰할 수 있는 선택입니다. 장애 발생 시 서비스에 영향을 미칠 수 있는 중요한 지점이 적기 때문에 중단될 가능성이 적습니다. 이러한 신뢰성은 중단 없는 일상적인 업무 활동을 보장합니다.

더 빠른 구현 및 설정

귀하의 전화 시스템이 귀하의 비즈니스 성장을 방해해서는 안됩니다.

기존 전화 시스템에서는 확장을 추가하는 데 시간과 비용이 많이 소요될 수 있습니다. 각 신규 직원에게 전화번호를 제공하려면 새 전화선과 포트를 추가해야 하며 이는 몇 주가 걸릴 수 있습니다. 생산성이 많이 손실된 셈입니다.

클라우드 기반 전화 시스템을 사용하면 언제든지 비즈니스를 확장할 수 있습니다. 모든 비즈니스 커뮤니케이션을 원활하게 유지하면서 팀의 증가하는 요구 사항을 수용할 수 있도록 확장됩니다.

전문가 팁: 직원 공동작업과 생산성을 크게 높이고 싶다면 기존 전화 시스템을 가상 전화 서비스 로 바꿔보세요!

참조: 클라우드 통신의 내부 및 외부 이해

유지보수 감소

유지 관리는 직원 경험에 부정적인 영향을 미칠 수 있는 불필요한 오버헤드입니다. 그리고 유지 관리에 필요한 노력과 투자가 빠르게 증가할 수 있습니다.

레거시 전화 시스템에는 시스템 유지 관리를 전담하는 사람이 한 명 이상 필요합니다. 대부분의 기업은 이미 빡빡한 IT 팀에 과도한 부담을 주거나 외부 계약자를 고용하는 데 더 많은 비용을 지출하게 됩니다.

게다가 기업은 오작동 문제를 해결하고 수리를 수행하는 데 들인 시간과 노력을 설명하지 못합니다. 이는 직원의 생산성과 사기에 영향을 미칠 뿐만 아니라 비즈니스 성장도 둔화시킵니다.

대신 클라우드 PBX를 사용하는 경우 시스템을 사용하면 VoIP 제공업체가 이러한 모든 번거로움을 전문적으로 처리합니다. 이들은 전화 시스템을 완전히 외부 클라우드에서 관리하고 중단 없는 서비스를 우선적으로 보장합니다.

또한 문제 해결을 촉진하기 위해 엄격한 서비스 수준 계약(SLA)과 24시간 고객 서비스를 제공합니다. 그리고 팀의 업무나 고객이 기대하는 비즈니스 커뮤니케이션의 품질을 방해하지 않으면서 이 모든 것이 가능합니다.

강력한 통화 기능에 액세스

클라우드 기반 전화 시스템은 비즈니스 커뮤니케이션을 향상시키는 최첨단 VoIP 기능을 제공합니다. 비즈니스 소유자가 가치 있다고 생각하는 몇 가지 인기 기능은 다음과 같습니다.

분명히 클라우드 기반 전화 시스템에는 비즈니스 커뮤니케이션 수준을 높일 수 있는 고급 기능이 있습니다. 게다가 기능에 대한 액세스는 팀이 고객과 더 효과적으로 소통하고 지속적으로 고객 서비스 품질을 향상시키는 데 도움이 됩니다.

특히 콜센터를 운영하는 경우 클라우드 기반 전화 시스템을 사용하면 안심하고 운영할 수 있습니다. 또한 전화 시스템을 CRM 또는 회계 소프트웨어와 같은 타사 도구와 통합하여 팀을 위한 중앙 저장소를 구축할 수도 있습니다.

가장 좋은 부분? 훌륭한 서비스 제공업체는 하드웨어 업데이트, 복잡한 요청 또는 혼란스러운 전문 용어 없이도 새로운 기능을 추가할 수 있도록 해줍니다. 변화하는 비즈니스 요구에 맞게 필요할 때 클라우드 전화 시스템을 맞춤화할 수 있습니다.

향상된 고객 경험

오늘날의 고객은 가격에 민감한 태도에서 벗어났습니다. 실제로 그들은 뛰어난 고객 경험을 위해 프리미엄을 지불하는 것을 꺼리지 않습니다. 더욱이, 그들은 미래에 이들 회사로부터 제품과 서비스를 구매할 가능성이 더 높습니다.

최근 고객 서비스 통계에 따르면 다음과 같습니다.

• 소비자의 42%는 친절하고 따뜻한 고객 서비스 경험을 위해 더 많은 비용을 지불할 의사가 있습니다.
• 91%의 고객은 훌륭한 고객 서비스 경험을 마친 후 다시 구매할 가능성이 더 높습니다.
• 고객의 68%는 긍정적인 고객 경험이 브랜드 충성도를 크게 향상시켰다고 말했습니다.

클라우드 기반 전화 시스템은 기업에 향상된 유연성, 확장성 및 접근성을 제공하여 긍정적인 고객 경험을 보장합니다.

통화량을 효율적으로 관리하여 통화가 가능한 다음 지원팀 구성원에게 연결되므로 고객은 기다릴 필요가 없습니다. 서비스 상담원이 쉽게 사용할 수 있는 고객 정보는 보다 개인화된 상호 작용을 통해 고객에게 깊은 인상을 남깁니다.

게다가 클라우드 기반 전화 제공업체는 서비스 상담원이 어디서나 작업할 수 있도록 하여 빠르고 효율적으로 중단 없는 지원을 제공합니다. 결국, 지식이 풍부하고 행복한 고객 서비스 상담원은 종종 행복한 고객을 의미합니다!

대기업이 전통적인 유선 전화를 계속 사용할 경우 속도, 품질 및 고객 서비스 현대성에 대한 인식이 위험에 처할 수 있습니다.

원격 및 하이브리드 작업을 쉽게 지원

며칠은 사무실에서, 며칠은 집에서 일하는 하이브리드 작업 모델이 이제 새로운 표준이 되었습니다.

여전히 기존 전화 시스템을 사용하는 기업의 경우 이는 두 가지 문제입니다. 첫째, 사무실의 기존 인프라를 유지해야 합니다. 둘째, 원격 인력의 역량을 강화하기 위해 시간과 리소스를 투자해야 합니다.

여기에는 직원에게 업무를 효율적으로 수행하는 데 필요한 올바른 도구와 모든 고객 정보를 제공하는 것이 포함됩니다.

클라우드 기반 휴대폰은 이러한 사용 사례에 적합합니다. 복잡한 설정 없이 즉시 원격 근무 기능을 사용할 수 있습니다. 팀은 사무실에서 VoIP 일반 전화를 사용하고 집에서 일할 때는 회사 전화 앱을 사용할 수 있습니다. 그것은 두 세계의 최고입니다!

근무 위치에 관계없이 모든 팀원은 다음을 수행할 수 있습니다.

• 동일한 전화번호를 유지하고 고객과 동료가 계속 연락할 수 있도록 하세요.
• VoIP 소프트폰 앱으로 전화 걸고 받기
• 착신전환, 가상 음성 메일, 통화 녹음 등의 고급 기능을 사용하세요.
• HD Voice 덕분에 훨씬 향상된 통화 품질 로 명확하게 의사소통할 수 있습니다.

통합 커뮤니케이션

클라우드 기반 전화 시스템을 사용하면 기존 인프라나 재택근무 기술을 변경하지 않고도 모든 비즈니스 통신을 단일 플랫폼 에 쉽게 중앙 집중화할 수 있습니다.

UCaaS (Unified Communications as a Service)라고 하는 이 솔루션에는 전화 통화, 화상 회의, 인스턴트 메시징, 전화 회의 및 파일 공유가 포함됩니다.

UCaaS는 현장 직원과 원격 팀 간의 생산성과 협업을 향상시킵니다. 누구나 일상 생활에 필요한 관련 커뮤니케이션 도구에 액세스할 수 있습니다.

클라우드 전화 서비스는 직원 온보딩을 가속화하고 가상 회의를 단순화합니다. 이는 이러한 고급 기능이 부족한 기존 전화기와 같은 구형 통신 시스템과 관련된 장벽과 사일로를 제거합니다.

클라우드 기반 전화 시스템 단점

클라우드 기반 전화 시스템에는 몇 가지 단점이 있지만 완벽한 기술은 없습니다. 귀하의 비즈니스에 특히 관심이 있을 수 있는 본질적인 문제가 있으므로 클라우드 기반 전화 시스템의 옵션이 덜 매력적입니다.

비즈니스 전화 시스템을 인터넷을 통해 완전히 운영할 때 발생할 수 있는 잠재적인 단점은 다음과 같습니다.

가격이 합산될 수 있습니다.

오늘날 클라우드 기반 전화 시스템은 사용자당 월 단위로 요금을 청구하는 경우가 많습니다. 시간이 지남에 따라 이러한 비용이 추가될 수 있습니다.

사용할 의도도 없는 추가 기능에 대해 요금이 부과될 수 있으며, 자주 사용하는 다른 기능에 대해서는 측정된 가격이 발생할 수 있습니다. 소규모 기업의 경우 단순히 기존 전화선을 사용하는 것보다 가입비가 높을 수 있습니다.

그러나 오늘날 대부분의 클라우드 기반 전화 시스템에는 공동 작업 도구가 내장되어 있습니다. 따라서 Zoom, Slack 또는 별도의 컨퍼런스 브리지 와 같은 값비싼 협업 도구가 필요하지 않습니다.

또한 IT 지원, 시스템 문제 복구, 보안 및 규정 준수 보장 등에 소요되는 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

이러한 모든 이점은 클라우드 기반 전화 시스템의 월별 비용을 상쇄할 수 있어 겉보기에는 저렴해 보이는 기존 전화보다 비용 효율성이 더 높습니다.

Nextiva의 클라우드 기반 전화 시스템이 귀사에 얼마나 많은 비용이 들 것인지 여전히 확신할 수 없는 경우, 의무 없는 가격 견적을 요청할 수 있습니다.

빠른 네트워킹 장비가 필요합니다

클라우드 기반 전화 시스템에는 고속 광대역 인터넷 연결이 필요합니다.

클라우드 기반 전화 시스템은 Wi-Fi를 사용하여 작동하지만 Wi-Fi는 벽을 통해서는 잘 작동하지 않습니다. 사무실에서 무선 사이트 감사를 실시하지 않은 경우 사각지대가 있을 수 있습니다.

하지만 이 문제를 쉽게 해결할 수 있고 저렴한 솔루션이 있습니다. 지터를 방지하려면 네트워크에 대한 QoS (서비스 품질)를 설정해야 할 수도 있습니다.

대규모 사무실의 경우 최대 속도와 적용 범위를 위해 메시 Wi-Fi 네트워크를 추가하는 것이 좋습니다.

안정적인 인터넷 연결 없이는 작동하지 않습니다.

전화 시스템을 클라우드로 이전함으로써 얻을 수 있는 모든 이점을 성사시키거나 깨뜨릴 수 있는 한 가지는 바로 인터넷 연결입니다!

인터넷 연결이 실패하면 클라우드 기반 전화 시스템의 작동이 중단될 수 있습니다. 그러나 안정적인 인터넷 연결은 클라우드 기반 전화 시스템의 유일한 시스템 요구 사항입니다.

하지만 오늘날 안정적인 인터넷은 어디에나 있습니다! 거의 모든 카페에서는 화상 통화 및 스트리밍에 사용할 수 있을 만큼 강력한 Wi-Fi를 제공합니다.

지난 10년 동안 인터넷 속도가 향상되면서 안정성도 향상되었습니다. 집이나 직장에서 100Mbps 이상의 속도를 보는 것은 드문 일이 아닙니다. 이 대역폭은 한 번에 1,000개 이상의 VoIP 통화를 지원할 수 있습니다!

인터넷 연결이 얼마나 안정적인지 확신할 수 없다면 무료 VoIP 용량 테스트를 통해 귀하의 네트워크가 VoIP를 사용할 준비가 되었는지 확인할 수 있습니다.

ISP가 다운되면 귀하와 귀하의 팀은 휴대 전화에서 자동으로 전화를 받거나 후속 조치를 위해 음성 메일 상자로 전달할 수 있습니다. 클라우드 기반 VoIP에는 기본적으로 "통화 중 신호"가 없습니다.

다른 인터넷 연결을 사용할 수 없는 경우 지원팀에 전화하시면 긴급 요청을 처리해 드릴 수 있습니다.

추가 자료: 비즈니스 착신 전환이란 무엇이며 어떻게 설정합니까?

긴급 통화 시 위치 정보가 제한됩니다.

이는 대부분의 사람들에게 문제가 되지 않지만 인터넷을 통해 911에 전화를 걸 때 반드시 정확한 위치 데이터가 첨부되어 있는 것은 아닙니다.

인터넷 기반 통화가 긴급 콜센터(PSAP라고도 함)로 연결되면 교환원은 귀하의 위치나 전화번호 조차 알지 못할 수 있습니다. 기본적으로 전화는 계정 소유자의 주소를 기준으로 가장 가까운 PSAP에 도착합니다.

이 문제를 해결하려면 클라우드 전화 시스템의 각 회사 전화 회선에 할당된 고정 주소를 업데이트하세요. 이 설정을 Enhanced 911 이라고 합니다. 그리고 당신이 익숙해져야 할 것입니다. 직원이 재택근무 또는 사무실 밖에서 근무하는 경우 즉시 업데이트해야 합니다.

GPS 데이터와 셀룰러 삼각 측량이 위치 데이터를 근처 PSAP에 즉시 전달하므로 인터넷 기반 통화에는 스마트폰을 사용하는 것이 좋습니다.

아날로그 장치와의 제한된 호환성

팩스기와 같은 전통적인 전화 장비를 좋아한다면 클라우드 전화 시스템에 별로 흥미를 느끼지 못할 것입니다. 이 장비는 90년대에 전성기를 누렸지만 오늘날에는 그 시간이 제한되어 있습니다.

보안 시스템이나 게이트 사이에 PSTN 연결이 필요한 경우에는 아날로그 전화 어댑터 또는 간단히 "ATA"를 사용해야 할 수도 있습니다. 반면에 이러한 서비스에 대한 셀룰러 연결은 견고한 신뢰성으로 널리 사용 가능합니다.

전화 서비스를 클라우드로 이전하기 위한 팁

우리는 기업이 클라우드로 업그레이드하면서 상당한 성공을 거두었습니다. 약간 위협적일 수 있지만 약간의 계획만 세우면 큰 성공을 거둘 수 있습니다.

사무실 전화 시스템을 클라우드로 이동하면 기존 유선 전화로는 비교할 수 없는 이점을 얻을 수 있습니다. 장점이 단점보다 더 큽니다.

클라우드로의 마이그레이션을 원활하게 진행하기 위한 몇 가지 작업 항목은 다음과 같습니다.

• 미리 계획하세요 – 회사의 성장, 네트워크 요구 사항, ISP 대역폭 및 팀 작업 흐름을 예측하세요.
• 강력한 VoIP 기능 활용 – 클라우드 기반 전화 시스템을 최대한 활용하려면 팀의 사용 사례와 가장 필요한 내장 기능을 철저하게 평가하십시오.
• VoIP 제공업체의 권장 사항을 따르십시오. – 클라우드 기반 전화 시스템으로 전환하는 경우 많은 질문을 하십시오. 평판이 좋은 서비스 제공업체가 시간을 내어 귀하의 질문에 답변하고 원활한 마이그레이션을 도와드릴 것입니다.

비즈니스 커뮤니케이션 시스템을 선택할 때 고려해야 할 사항이 많습니다. 클라우드 기반 전화 시스템은 성장하는 비즈니스에 필요한 적절한 유연성, 확장성 및 기능을 제공합니다.

하지만 클라우드 기반 전화 시스템을 향한 여정에서는 올바른 파트너를 선택해야 합니다. 클라우드로의 원활한 전환, 최적화된 성능, 고객과 직원 모두에게 더욱 긍정적인 경험을 보장합니다.