클라이언트 커뮤니케이션 및 청구 단순화

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고객 커뮤니케이션과 청구서는 비즈니스 웰빙의 중요한 부분이지만 이러한 프로세스를 완벽하게 만드는 것은 쉽지 않습니다. 실제로 46%의 기업이 의사소통 불량으로 인해 고객을 잃었고, 77%의 고객이 기업에 대한 신뢰에 영향을 미치는 청구 문제를 경험했습니다.

해당 통계에 포함되지 않으려면 두 프로세스를 모두 단순화해야 합니다. 이 가이드는 Joist와 우리 Flock 작성 팀의 조언을 사용하여 작업하는 데 도움이 될 것입니다.

청구 및 고객 커뮤니케이션 프로세스를 단순화하는 방법

청구 및 고객 커뮤니케이션 프로세스를 단순화하려면 약간의 시간과 구조 조정이 필요할 수 있지만 수익 증가와 고객 관계 개선의 이점을 누릴 수 있습니다.

청구 문화 조성

이 문서의 나머지 솔루션을 활용하려면 청구 문화를 조성하는 것이 매우 중요합니다. 수수료를 징수할 수 있는 구조를 만들고 필요할 때 이를 요청하는 데 주저함이 없다면 비즈니스를 계속해서 발전시킬 수 있습니다.

이것은 고객을 사냥한다는 의미가 아닙니다. Joist 에는 송장에 미리 작성된 정중한 메시지 요청을 보낼 수 있는 "결제 알림 보내기"가 시스템에 내장되어 있습니다.

이렇게 하면 앞뒤로 가는 과정이 단순화될 뿐만 아니라 비즈니스의 의미도 알 수 있습니다. 계약 조건이나 연체료는 중요성을 강조하지 않으면 위협이 되지 않습니다(자세한 내용은 나중에 설명). 그러나 후속 조치가 제공되도록 하려면 직원을 참여시켜야 합니다.

청구서 및 후속 조치가 어떻게 진행되는지 직원에게 교육하십시오. 고객의 신속한 지불은 보다 안정적인 비즈니스를 의미하며 이는 직원 급여에 중요하다는 점을 설명하십시오.

송장에 있어야 할 것과 넣지 말아야 할 것에 대해 토론하십시오.

송장은 별도의 문서가 아닌 커뮤니케이션 도구로 사용해야 합니다. 고객이 기대할 수 있는 구속력 없는 범위를 제공하면 혼란을 제거하고 기대치를 형성할 수 있습니다.

Flock에서는 고객에 따라 변경될 수 있으므로 송장에 포함되어야 할 사항과 포함되지 말아야 할 사항을 전달하기 위해 당사 제품을 사용하는 것이 좋습니다. 이 목적을 위해 특별히 Flock에 채널을 만들 수 있습니다. 그런 다음 프로젝트 관리자가 볼 수 있도록 Flock 내에서 송장이나 청구 파일을 교환할 수 있습니다. 최종 확정되면 고객에게 안심하고 보낼 수 있습니다.

송장 정보에 대한 몇 가지 모범 사례가 필요한 경우 다음을 참조하세요.

• 수수료가 일시불이라면 그 가격은 충분할 것입니다.
• 시간당 비용을 청구하는 경우 해당 시간에 수행된 작업에 대해 논의하세요.

수수료 구조, 남은 수수료, 제공된 작업 또는 추가 추가 기능과 같은 세부 사항은 계약서나 서면 메시지를 통해 청구서가 제공되기 전에 논의되어야 합니다.

사업을 시작하기 전에 뛰어난 계약서를 작성하세요

송장 발행과 관련하여 기업이 직면하는 가장 큰 문제 중 하나는 기대치가 일치하지 않는다는 것입니다. 고객이 프로젝트 범위를 변경하거나 특정 항목에 대해 비용이 청구되는 이유에 대해 혼란스러워한 경우, 여기서 분명한 원인은 의사소통 부족입니다.

Joist는 아직 제공되지 않은 상품과 서비스의 개요를 설명하는 예비 견적 또는 견적인 견적 송장을 보낼 것을 권장합니다. 이를 통해 고객에게 귀하가 하려는 의도와 고객이 지불할 것으로 예상되는 금액을 정확하게 보여줄 수 있습니다. 결국 이것은 많은 혼란을 제거합니다.

그러나 고객 서비스 팀의 93%가 고객의 기대치가 이전보다 높아졌다고 말하므로 서면으로 제공하는 내용을 매우 명확하게 밝혀야 합니다.

귀하의 계약서는 모든 사람을 참여시키는 데 필요한 가장 중요한 문서입니다. 계약을 사용하여 청구 관행, 당사자, 책임 및 역할, 작업 범위, 권장 시간표 및 수수료 구조를 간략히 설명하십시오.

고객에게 계약을 안내하는 것이 최선의 방법입니다. 질문이 있으면 그때 답변해 주세요. 범위를 변경하려고 하면 비용을 청구해야 한다고 말할 수 있습니다.

고객에게 옵션을 제공하되 확고함을 유지하세요

모든 기업에는 귀하의 조건에 구두로 동의하고 계약서에 서명한 후에도 자신이 할 수 있는 것과 할 수 없는 것에 대해 여전히 혼란스러워하는 고객이 있습니다. 무지하든 고의적인 행동이든 결과는 동일합니다. 양측 모두에게 시간과 돈을 낭비하고 엄청난 지연이 발생합니다.

지연이 발생하면 첫 번째 단계는 고객에게 호소하는 것입니다. 결정을 승인할 수 없는 경우 제3자가 대신 승인하도록 하십시오. 청구 시간표가 고객에게 적합하지 않은 경우 다른 시간이 더 나은지 물어보십시오. 하지만 이 작업은 프로젝트당 한 번만 수행하세요. 일부 고객은 이 기회를 이용하여 더 많은 것을 요구할 것입니다. 대신 계약 조건을 다시 참조하세요.

Joist가 말했듯이, 고객을 위해 할 수 있는 일을 반드시 해야 하지만, 지속적으로 자신의 비용을 들여야 한다면 그렇게 해서는 안 됩니다. 귀하에게는 아직 운영해야 할 사업이 있으며 연체료를 요구하거나 건전한 관계 구축을 위한 고객의 요청을 거부할 권리가 있습니다.

전문 회계 소프트웨어 사용

적절한 송장 발행과 자금 관리가 함께 이루어집니다. 더 나은 인보이스 발행에 기여하는 현금 관리, 고정 자산 관리 및 재고에 주의를 기울이고 싶다면 전문 회계 소프트웨어가 필요합니다. 하지만 어떤 솔루션을 선택해야 할까요?

당사의 기사: " 회계 도구 및 소프트웨어에 대한 중소기업 가이드 "는 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 회계 소프트웨어에 대한 조언을 제공할 수 있습니다. QuickBooks, FreshBooks 및 Xero는 모두 훌륭한 선택이며 급여 및 조달을 관리하기 때문만은 아닙니다.

회계 소프트웨어는 비즈니스의 주요 구성 요소를 자동화하므로 고객과의 커뮤니케이션 및 청구에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 전문 회계 소프트웨어를 송장 발행 소프트웨어에 연결할 수도 있으므로 비즈니스의 현금 흐름을 더 쉽게 추적할 수 있습니다.

결론적으로…

Joist와 Flock의 작가 모두 효과적인 고객 커뮤니케이션과 청구 프로세스를 유지하는 것이 무엇을 의미하는지 이해하고 있습니다. 전문가의 조언을 종합하면 고객에게 깊은 인상을 남기고, 연체된 청구서를 줄이고, 수익을 높이는 데 큰 도움이 될 것입니다.