작업을 분류하고 고객에게 제공하는 방법

우리는 모두 작업을 분류하는 방법과 새로운 프로젝트마다 일정을 잡는 방법을 가지고 있지만, 클라이언트에게 진행 상황을 제시해야 할 때가 옵니다. 대부분의 경우 우리는 그들이 보고 싶어하는 데이터를 기반으로 보고서를 작성합니다. 그러나 보고 방식에 대한 몇 가지 간단한 변경이 어떻게 양 당사자에게 엄청난 가치를 가져다 줄 뿐만 아니라 고객 만족도를 높이고 재방문 가능성을 높일 수 있는지 보여주려고 합니다.

모든 신규 고객과 채팅

그들이 어떤 종류의 정보를 가치 있게 여기는지 알아내야 합니다. 이것은 그들과의 관계가 관련성을 유지하고 서로에게 무엇을 기대해야 하는지를 알기 위함입니다. 추가된 보너스는 다음과 같습니다.

• 명확한 목표 설정;
• 당신의 클라이언트가 비즈니스 사람으로서 어떤 것인지에 대한 느낌 얻기;
• 그들이 어떤 종류의 보고서를 좋아하는지 알고 마감일을 협상합니다.
• 예상 시간 및 비용에 대한 투명성.

더 많은 정보를 교환할수록 실제로 보고서를 작성해야 할 때 더 잘 준비할 수 있습니다. 그들이 보고 싶어하는 정보를 알 수 있으므로 두 번째 추측이 거의 또는 전혀 없을 것입니다.

이 회의를 녹음하거나(물론 고객의 동의하에) 광범위한 메모를 하십시오. 그것은 정보 분류 및 보고를 숫자로 그리는 것처럼 쉽게 만듭니다.

작업을 분류하는 방법

업무를 분류할 때 생산성과 업무 처리 방식이 반영됩니다. 그러나 보고할 때 그러한 결정을 설명하기 위해 고객이 질문할 수 있도록 준비하십시오. 대부분의 보고서는 여러 분류 방법에 의존합니다.

우선순위에 따른 분류

우선 순위는 가장 자주 사용되는 방법 중 하나입니다. 시간은 모든 프로젝트의 핵심이기 때문에 클라이언트와 계약자 모두에게 효과적입니다. 모든 것이 제 시간에 맞춰지면 고객의 비용을 절약하고 생산성을 높이며 비즈니스 관계를 원활하게 운영할 수 있습니다.

프로젝트의 어떤 측면이 가장 중요한지 결정하십시오. 예를 들어, 작가로서 클라이언트가 나에게 작업할 주제 세트를 제공하면 나는 그들이 주로 연구, 인터뷰, 데이터시트 또는 완전히 다른 것이 필요한지 식별할 것입니다. 텍스트의 유형과 목표가 내가 해야 할 준비의 종류를 결정하기 때문입니다. 인터뷰를 기반으로 한 기사는 다른 사람들과의 조정이 필요하기 때문에 그것을 첫 번째 목표로 두고 이를 중심으로 작업을 구성할 것입니다.

같은 방식으로 나는 내 계획과 결정을 클라이언트에게 설명하고 내 전략이 장기적으로 프로젝트에 어떻게 도움이 되는지 설명합니다.

작업 유형 또는 사용 기술에 따른 분류

다음 방법은 프로젝트 분석에 의존합니다. 더 큰 목표를 더 작은 단계로 분할하고 나면 이를 함께 여러 유형으로 묶을 수 있습니다. 예: 연구, 디자인, 검토, 피드백 등

또한 작업 유형에는 다양한 플랫폼이나 소프트웨어가 포함될 수 있습니다. 소셜 미디어 관리자는 캠페인을 홍보하기 위해 사용하는 플랫폼별로 작업을 분류할 수 있습니다. 그리고 나중에 클라이언트에게 제시하기 위해 각각에 소요된 시간을 추적할 수 있습니다. 자신의 추론과 전략을 바탕으로 프로젝트가 어떻게 진행되고 있으며 프로젝트를 가장 잘 추진하기 위해 어떤 선택을 했는지 더 잘 설명할 수 있습니다.

예상 시간별 분류

프로젝트가 작업으로 분류될 때 이미 대부분의 작업에 대해 정신적 시간을 추정하고 있을 수 있습니다. 따라서 작업을 분류하는 또 다른 방법은 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 기준으로 하는 것입니다.

이 방법은 일일 일정에 가장 유용하지만 고객에게도 유용한 통찰력을 제공할 수 있습니다. 예상 시간은 자원과 재정이 사용되는 방식에 대한 훌륭한 지표이기 때문에 이 분류를 사용하면 몇 가지 이점이 있습니다(고객에게 중요). 예를 들어, Clockify 에서 수행하는 각 작업에 대한 예상 시간을 설정할 수 있습니다.

그런 다음 나중에 예상 시간과 실제 추적 시간을 비교합니다. 여기에서 필수 정보만 포함된 클라이언트 보고서를 생성할 수 있습니다.

출처: 정확한 작업 시간 추정

Clockify에는 프로젝트 추정치와 프레젠테이션을 훨씬 쉽게 추적할 수 있는 강력한 보고 시스템이 있습니다.

난이도/에너지 수준으로 분류

마지막은 조금 이상하게 들릴 수 있습니다. 에너지 수준에 따라 일을 어떻게 분류합니까?

수락한 작업을 세분화할 때 낮 동안의 생산성에 따라 일정에 따라 작업을 변경할 가능성이 있습니다. 나에게 아침은 처음 1시간 동안 더 쉬운 작업과 이메일 확인으로 시작하고 점심 시간까지 더 어려운 작업으로 이동합니다.

더 많은 집중, 노력 또는 연구가 필요한 작업을 하루 중 가장 생산적인 시간으로 자연스럽게 전환합니다. 그것이 아침이든, 오후이든, 저녁이든. 이러한 종류의 분석을 요청하는 고객은 매우 드물지만 보고할 때 통찰력이 유용할 수 있습니다.

• 마감일을 지키지 못할 경우 이 분류를 사용하여 클라이언트가 귀하의 관점에서 작업을 볼 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 단순히 "작업이 더 많은 에너지를 소모하므로 마감일을 다시 조정하기로 결정했습니다"라고 말하고 그들이 당신의 말을 받아들일 것으로 기대하는 대신 실제로 백업할 데이터가 있습니다.
• 수집된 정보는 자신의 작업 흐름을 연구하는 데에도 매우 유용합니다.
• 전체 프로젝트 진행 상황과 어려운 작업과 쉬운 작업의 비율을 보여줍니다.

이제 작업 자체를 처리하는 다양한 방법을 다루었으므로 고객에게 보고해야 하는 경우를 살펴보겠습니다.

고객에게 보고할 때

운 좋게도 위압적인 고객은 서서히 과거의 일이 되고 있습니다. 새로운 세대와 함께 듣고 협상하려는 전문적인 개인이 더 많이 옵니다. 그러나 그 대가로 완전한 투명성과 공정성을 요구하기도 합니다. 이것이 보고 프로세스가 거의 항상 귀하와 그들 간의 협상 문제인 이유입니다.

보고서 일정 협상

두 가지 유형의 클라이언트가 있습니다. 프로젝트에 대한 (건전한) 감독을 원하는 클라이언트

• 선호하는 관계가 없는 고객 – 첫 번째 미팅에서 템플릿을 준비합니다. 그들이 당신과의 회의에 별로 관심이 없다고(또는 계획할 시간이 없다고) 말할 때에도 그들에게 일정을 제안하는 것은 매우 전문적일 것입니다.

시간을 내어 이와 같은 경우에 사용할 수 있는 템플릿 일정을 생각해 보십시오. 가능성은 클라이언트가 시작하기 위한 기반이 있을 때 일정에 더 기꺼이 참여할 것입니다.

다음은 해당 템플릿이 어떻게 보이는지 보여주는 예입니다.

물론 보고 일정과 보고 유형은 이 예와 다를 수 있습니다. 달력은 귀하가 일하는 산업, 클라이언트가 일하는 방식, 가장 중요한 것은 프로젝트를 처리하는 방식에 따라 만들어야 합니다.

• 친밀감을 선호하는 고객 - 기대에 대해 질문하고 작업 프로세스와 일반적인 보고 관행을 명확하게 설명하십시오. 양측 모두에게 통할 공통점을 찾으십시오. 예를 들어, 일부 고객은 이메일을 읽을 시간이 없고 즉시 피드백을 제공할 수 있도록 15분 화면 공유 통화를 원합니다.

초기 및 최종 프레젠테이션

이것은 프로젝트의 시작과 끝에서 갖는 회의를 의미합니다.

처음 만났을 때 귀하와 고객은 요금, 비용, 마감일 및 목표에 대해 더 자세히 논의할 수 있습니다. 그러나 며칠 또는 일주일 후에 모든 세부 사항을 제시하는 프로젝트 보고서로 회의에 후속 조치를 취하는 것이 좋습니다. 그것은 당신이 같은 페이지에 있는지 확인하고 작업이 이미 시작되었음을 클라이언트를 안심시키는 방법입니다. 이 "초기" 보고서에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 전체 프로젝트 레이아웃;
• 작업 분류;
• 초기 비용 및 시간 평가 등

그러나 정보를 일반적으로 유지하십시오. 개별 작업이나 각각에 대한 시간 평가에 들어가지 마십시오. 고객은 시간별 월요일 계획보다 중요한 작업 및 목표에 대해 이러한 평가를 보게 될 것입니다. 더 빈번한 체크인을 위해 남겨두어야 합니다.

체크인

체크인은 정기적인 프로젝트 업데이트입니다. 위의 예제 테이블에서 월요일 보고서와 격주 금요일 보고서는 체크인으로 간주됩니다.

보고할 특별한 사항이 없더라도 그렇게 해야 한다는 점에 유의하는 것이 중요합니다. 한 주에 사건이 없었더라도 클라이언트에게 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 알려야 합니다. 피드백과 비교할 수 있습니다. 회사에서 일하는 동안 부서장에게 제가 잘하고 있는지 어떻게 알 수 있는지 물었습니다. 그가 말한 것은 다음과 같습니다.

“그렇지 않다면 누군가가 당신에게 그것을 지적할 것입니다. 아무도 아무 말도 하지 않는 한 당신은 잘하고 있습니다.”

처음에는 피드백을 기대하는 것이 자기 중심적인 것처럼 보였기 때문에 문제가 없었습니다. 하지만, 언제 나쁜 피드백이 올까 하는 생각에 가끔씩 긴장이 되기도 했습니다. 거의 같은 방식으로, 느린 주간에 가장 기본적인 정보를 가지고도 보고해야 합니다. 기한 푸시백이나 프로젝트 문제가 있을 때만 보고하는 경우 클라이언트는 받은 편지함에서 귀하의 이메일을 보는 것을 두려워할 수 있습니다.

언제 체크인을 예약해야 하나요(프로젝트 유형에 따라 다름):

• 주간;
• 일주일에 두 번 또는 한 달에 두 번;
• 월간(더 넓은 범위의 체크인).

체크인 빈도에 따라 보고서를 작성해야 하는 것은 당연합니다. 간단히 말해서, 포인트 정보는 주간 체크인에 가장 적합하여 귀하와 고객의 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다. 이메일을 준수하고 필요한 경우 매우 짧은 통화(최대 15분)를 합니다.

쉬운 단계의 분류 및 프레젠테이션

시간 추적과 함께 우리는 Clockify 의 클라이언트 청구 보고에 세심한 주의를 기울였습니다. 디지털 시간 추적이 클라이언트와 계약자 사이의 가장 신뢰할 수 있는 신뢰와 투명성의 원천이 되었기 때문에 보고서는 필요한 만큼 쉽고 상세하며 다용도로 만들어졌습니다.

사용자 정의 필드를 사용하여 카테고리 지정

Clockify 에서는 사용자 정의 필드 덕분에 번거롭지 않은 보고서를 작성할 수 있습니다. 이는 각 작업의 선택적 텍스트 상자로, 추적 중인 항목을 정확히 지정할 수 있습니다. 사용자 정의 필드를 사용하면 텍스트, 숫자, 링크, 코드, 위치 등을 입력할 수 있습니다. 특정 작업에 비용이 있는 경우 비용을 입력할 수도 있습니다.

Clockify 의 사용자 정의 필드

추적 시간

이것은 보고 프로세스의 고기와 감자입니다.

범주화되면 각 범주의 각 작업에 대한 작업 시간을 추적해야 합니다. 그리고 추정을 했다면 클릭 한 번이면 모든 것을 완료하는 데 걸린 실제 시간과 비교할 수 있습니다.

Clockify에서 프로젝트 진행 추정치를 추적합니다.

보고서 작성

오늘날 디지털 시간 추적기는 보고서에 가능한 한 많은 레이어를 제공할 수 있는 방대한 기능 세트를 갖추고 있습니다. 간단하거나 상세하거나 중요한 사항만 요약할 수 있습니다.

위와 같은 보고서는 전체 시간을 추적한 다음 주어진 순간에 프레젠테이션할 내용을 선택할 수 있습니다. 예를 들어, 몇 달 간의 작업 후 체크인 전화를 받고 주간 보고서를 제공하는 경우 클라이언트는 몇 가지 수치를 확인하기 위해 전체 프로젝트 진행 상황에 대해 질문할 수 있습니다.

이와 같이 동기화된 보고서를 사용하면 해당 정보를 쉽게 가져올 수 있습니다. 클라이언트가 요구하는 사항에 따라 한 탭에서 다른 탭으로 간단히 전환할 수 있습니다. 이를 통해 회의 흐름에 적응할 수 있으며 필요한 데이터가 없어 "현장에 투입"되는 경우가 거의 없습니다.

보고서 발표

가능하면 초기 회의에서 고객에게 보고서가 어떻게 전달되고 표시되기를 원하는지 물어보십시오. 실제 슬라이드를 선호하는 사람도 있고 엑셀 시트나 그래프를 원하는 사람도 있습니다. 또한 보고서의 빈도와 성격에 따라 변경됩니다.

그들에게 가장 적합한 것을 찾아 한 가지 형식을 고수하십시오. 그러나 그래프와 차트는 따라하기 쉬운 시각적 표현이므로 손에 들고 있어야 합니다.

요약

클라이언트 보고가 업무의 부기맨 측면일 필요는 없습니다. 양 당사자가 동의한 기준으로 작업을 분류하기만 하면 많은 혼란과 오해를 예방할 수 있습니다. 그 다음부터는 시간을 추적하고 소프트웨어가 적절한 보고서를 생성하도록 하기만 하면 됩니다. 통화 및 이메일 보고 시간을 예약하고 발표할 새로운 내용이 거의 또는 전혀 없더라도 이를 준수하세요. 클라이언트-계약자 관계는 투명성을 기반으로 합니다. 이와 같은 소프트웨어가 제공할 수 있습니까?