정보에 입각한 구매자 되기: 비즈니스 소프트웨어의 진정한 비용 이해

비즈니스 소프트웨어에 대한 예산 책정은 복잡합니다. 우리는 그것을 무너뜨리기 위해 왔습니다.

참고: 이 기사는 독자들에게 미국의 비즈니스 관련 우려 사항을 알리기 위한 것입니다. 재정적 조언을 제공하거나 특정 조치를 지지하기 위한 것이 아닙니다. 특정 상황에 대한 조언은 회계사 또는 재무 컨설턴트에게 문의하십시오.

이상적인 세상에서 소프트웨어를 구입하는 것은 거의 모든 것을 구입하는 것만큼 간단합니다. 정해진 가격이 있고 지불하면 끝입니다. 소프트웨어를 소유하고 있습니다!

그러나 비즈니스를 위한 다양한 소프트웨어 옵션을 조사하기 시작했다면 이것이 그렇게 간단하지 않다는 것을 이미 알고 있을 것입니다. 소프트웨어 공급업체는 완전히 다른 가격 책정 모델을 사용할 뿐만 아니라 시스템 소유 및 운영에 내재된 추가 비용도 부담합니다.

소규모 기업의 소프트웨어 구매 동향에 대한 2019년 Capterra 설문 조사에 따르면 비용이 예산을 초과할 것이라는 두려움이 비즈니스 소프트웨어 투자의 가장 큰 내부 장벽입니다. 소프트웨어 소유의 진정한 비용을 알지 못한다면 예산을 초과할 위험은 매우 현실적입니다.

(예산 초과를 방지하려면 여기에서 총 소유 비용 계산기를 확인하십시오.)

여기에서는 비즈니스 소프트웨어를 소유하는 데 드는 총 비용을 구성하는 5가지 주요 구성 요소를 분석합니다. 목표? 소프트웨어 비용을 명확히 하여 소프트웨어 구매 결정에 확신을 가질 수 있도록 합니다.

비용 요소 #1: 소프트웨어 라이선스 자체

소프트웨어 라이선스(소프트웨어를 실제로 소유하고 사용하는 데 드는 비용)는 소프트웨어 가격의 상당 부분을 차지한다는 두 가지 장점 과 비즈니스를 확장함에 따라 시간이 지남에 따라 가격이 얼마나 크게 달라질 수 있기 때문에 명확하게 파악하기 어려운 비용이라는 두 가지 장점이 있습니다.

영구 가격 책정과 구독 가격 책정이라는 두 가지 주요 소프트웨어 라이선스 가격 책정 모델이 있습니다.

영구 가격 을 사용하면 소프트웨어를 무기한 소유하기 위해 한 가지 가격을 선불로 지불합니다(즉, 영구 , 따라서 이름). 이 가격 책정 모델은 가장 오래되었으며 일반적으로 "온프레미스"로 배포되는 소프트웨어에 사용됩니다. 즉, 기업의 로컬 컴퓨터나 서버에 다운로드되어 저장됩니다.

H&R Block은 영구 가격 책정의 예입니다. $89.95의 일회성 비용으로 이 소규모 비즈니스 세금 준비 소프트웨어를 구입할 수 있습니다.

구독 가격 을 사용하면 소프트웨어를 사용하기 위해 월간 또는 연간 구독료를 지불합니다. 지불을 중단하거나 계약을 갱신하지 않으면 소프트웨어를 사용할 수 없게 됩니다. 이 가격 책정 모델은 보다 최근에 사용되었으며 클라우드를 통해 배포된 소프트웨어에 자주 사용됩니다(이 배포 모델은 "Software-as-a-Service" 또는 "SaaS"라고도 함). 즉, 소프트웨어 공급업체의 자체 서버에서 호스팅되고 인터넷을 통해 고객이 액세스할 수 있습니다.

Basecamp는 고정 구독 가격의 예입니다. 이 프로젝트 관리 시스템을 월 $99에 구입할 수 있습니다.

소비, 크기 및 사용자 기반 가격과 같은 다양한 요인에 따라 요금이 달라지는 세 가지 다른 유형의 구독 가격 책정도 있습니다.

1. 사용량 기반 가격 책정 은 구독료를 소프트웨어 또는 관련 서비스를 실제로 사용하는 양과 연결합니다. 청구 플랫폼인 Cheddar는 소비 기반 가격 책정을 사용하며 시스템을 통해 이루어진 거래 수에 따라 월 99달러에 수수료를 부과합니다.
2. 크기 기반 가격 책정 은 직원 또는 고객 수와 같은 조직의 규모에 따라 구독료를 결정합니다. HR 부서용 소프트웨어 플랫폼인 WebHR은 크기 기반 가격 책정을 사용합니다. 직원이 150명인 회사의 경우 WebHR은 직원당 월 $1.85를 청구합니다.
3. 사용자 기반 가격 은 소프트웨어를 사용하는 사용자 수에 따라 구독료를 결정합니다. 엔지니어링 설계 소프트웨어인 Onshape는 사용자 기반 가격 책정을 사용합니다. 그들의 "Professional" 요금제는 연간 사용자당 $2,100입니다.

대부분의 경우 어떤 소프트웨어 가격 책정 모델을 선택하느냐에 따라 결정됩니다. 소프트웨어 공급업체가 제품에 대해 영구 및 구독 옵션을 모두 제공하는 경우는 드뭅니다.

그래도 선택의 여지가 있거나 영구 제품을 구독 제품과 비교하는 경우 각각의 장단점을 비교하여 비즈니스에 가장 적합한 모델을 결정하십시오.

비용 요소 #2: 하드웨어

당연한 말이지만 구매한 소프트웨어를 실행하는 데 드는 하드웨어 비용을 고려하는 것은 여전히 ​​중요합니다. 이는 소프트웨어를 호스팅하기 위해 서버를 구입해야 할 뿐만 아니라 올바른 운영 체제를 사용하는 새 장치를 구입해야 하는 온프레미스 배포에 특히 중요합니다. 즉, Mac을 사용하지만 원하는 소프트웨어가 Windows 전용인 경우 상당한 비용이 듭니다.

웹 브라우저를 통해 액세스할 수 있기 때문에 SaaS 배포는 훨씬 더 많은 하드웨어 유연성을 제공합니다. 컴퓨터, 태블릿 또는 스마트폰이 작동합니다. 회사는 또한 직원이 집에서 자신의 장치를 가져오도록 허용하여 하드웨어 비용을 절약할 수 있습니다(IT 취약성을 줄이기 위해 포괄적인 BYOD(bring-your-own-device) 정책과 결합해야 함).

특정 범주의 소프트웨어는 추가 하드웨어 구매도 필요합니다. 예를 들어 생체 인식 출석 시스템은 사람의 지문이나 기타 고유 식별자를 사용하여 자신이 누구인지 확인합니다. 이러한 플랫폼은 생체 인식을 정확하게 등록하기 위해 특수 하드웨어가 필요합니다.

uAttend 는 웹사이트에서 소프트웨어와 호환되는 시간 시계를 판매합니다( 출처 ).

일부 공급업체는 관련 하드웨어를 소프트웨어와 함께 사용하도록 요구하거나 자유롭게 쇼핑할 수 있습니다.

비용 요소 #3: 구현

공급업체는 소프트웨어를 구현하고 비즈니스에서 실행하도록 하기 위해 구매 시 일회성 요금을 청구할 수 있습니다. 기본 설치 및 설정 외에도 구현 비용은 다음과 같은 요구 사항도 충족할 수 있습니다.

• 소프트웨어 사용자 정의
• 이전 시스템에서 데이터 마이그레이션
• 현재 시스템과의 통합

소프트웨어 구현을 직접 처리할 수 있는 경우 공급업체에서 이 비용을 면제할 수 있습니다. 예를 들어 ERP(Enterprise Resource Planning) 플랫폼인 Odoo는 도움이 필요한 경우 유료 옵션과 함께 무료 셀프 서비스 구현 옵션을 제공합니다.

Odoo의 구현 옵션( 소스 )

일반적으로 온프레미스 시스템은 클라우드 기반 시스템보다 구현 비용이 더 많이 듭니다. 더 복잡한 시스템은 기본 앱보다 구현하는 데 더 많은 비용이 듭니다.

어떤 경우에는 실제 소프트웨어 라이선스보다 구현에 더 많은 비용을 지출할 수 있습니다. 공급업체에 구현 옵션에 대한 세부 정보와 그에 따라 예산을 책정하는 수수료에 대해 문의하십시오.

비용 요소 #4: 교육

소프트웨어 라이센스 비용에는 일반적으로 도움말 가이드 및 지원 포럼에 대한 액세스가 포함되지만 공급업체는 추가 교육에 대해 별도의 선택적 비용을 청구할 수도 있습니다. 선택한 소프트웨어의 복잡성과 비즈니스에 얼마나 중요한지에 따라 이 교육은 가치 있는 투자가 될 수 있으므로 직원이 플랫폼에 빠르게 익숙해질 수 있습니다.

교육은 비용 범위가 다양한 다양한 형식으로 제공될 수 있습니다.

• 직원을 공급업체 교육 사이트로 보내기
• 회사에 트레이너 데려오기
• 가상 웨비나 세션
• 자가 학습 e-러닝 과정

유명 소프트웨어 공급업체는 사용자가 플랫폼에 대해 잘 알고 있음을 보여주기 위해 획득할 수 있는 인증을 제공할 수도 있습니다. 예를 들어 Salesforce는 $200에서 $6,000 사이의 다양한 인증을 제공합니다.

Salesforce 관리자 인증 목록 ( 출처 )

선호하는 교육 옵션이 무엇이든 초기 사용자뿐만 아니라 향후 시스템을 배워야 하는 신규 직원을 위해 예산을 책정해야 합니다.

비용 구성 요소 #5: 지원

때때로 라이선스 비용에 포함되는 지속적인 지원은 유지 관리, 업그레이드 및 프리미엄 형태의 고객 서비스까지 포함하는 별도의 비용이 될 수도 있습니다.

예를 들어 Adobe 고객은 라이선스 비용의 약 20%에 해당하는 연회비로 연중무휴 우선적으로 고객 지원을 제공하는 Adobe Platinum 유지 관리 및 지원 프로그램을 선택할 수 있습니다.

지원에는 고객 담당자와 연결하여 목표와 소프트웨어를 최대한 활용하는 방법을 논의하기 위해 정기적으로 만나도록 하는 컨설팅 옵션도 포함될 수 있습니다. 마케팅 시스템인 HubSpot은 월 $400에서 $1,600에 이르는 4가지 컨설팅 옵션을 제공합니다.

HubSpot의 컨설팅 옵션( 출처 )

그들이 제공하는 지원 서비스에 따라, 귀하의 공급업체는 귀하가 처리할 수 없는 상당한 관리 부담을 떠맡을 수 있습니다(예: 일부 급여 소프트웨어 공급업체는 귀하를 위해 회사의 급여 요구를 처리할 수 있음).

이러한 작업을 소프트웨어 공급업체에 아웃소싱하는 것과 내부적으로 완료하는 데 드는 비용을 비교해 보십시오.

소프트웨어 절약을 위한 마지막 팁

소프트웨어 가격 책정은 공급업체 웹 사이트에 표시되는 것처럼 간단하지 않습니다. 숨겨진 비용은 만연하며 이를 고려하지 않으면 소프트웨어 예산을 초과하게 될 것입니다.

비즈니스 소프트웨어의 실제 비용에 들어가는 모든 요소를 ​​이해하면 비용을 대비하고 유지하는 데 도움이 됩니다.

참고: 이 문서에 언급된 소프트웨어 공급업체는 다양한 소프트웨어 가격 책정 모델을 설명하기 위한 목적으로만 선택되었으며 보증 또는 권장 사항이 아닙니다. 이러한 가격 책정 전략은 이들 회사에만 국한된 것이 아니며 수많은 다른 소프트웨어 공급업체에서 제공합니다.

Capterra의 2019년 중소기업 소프트웨어 구매 동향 조사에 대한 정보

Capterra는 2019년 9월부터 10월까지 129명의 미국 기반 중소기업 리더를 대상으로 이 설문조사를 실시했습니다. 기업은 직원이 2-249명이고 전사적 연간 매출이 1억 달러 미만인 기업을 규모별로 선별했습니다. 그들은 최근 12개월 동안 최소 1개의 소프트웨어를 미화 $5,000 이상으로 구매해야 했습니다. 또한 응답자는 조직의 소프트웨어 구매 결정에 영향을 미치는 사무실 관리자 이상이어야 했습니다.